15 ตัวอย่างและตัวอย่างการเขียนเชิงเทคนิค

ธุรกิจใช้เอกสารทางเทคนิคเพื่อสื่อสารกับลูกค้า ผู้ขาย คู่ค้า และพนักงาน การอ่านเอกสารเหล่านี้อาจเป็นเรื่องที่น่ากังวลสำหรับทุกคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีเวลาไม่มาก นักเขียนด้านเทคนิคมืออาชีพสามารถกลั่นกรองเอกสารที่น่าเบื่อและน่าเบื่อเหล่านี้เพื่อให้น่าสนใจ

การทำความเข้าใจการเขียนทางเทคนิคเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างเอกสารที่ดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน คู่มือนี้จะสำรวจตัวอย่างการเขียนทางเทคนิคทั่วไป 10 ตัวอย่างควบคู่ไปกับเคล็ดลับในการทำให้ผู้ชมของคุณเข้าถึงได้มากขึ้น

การเขียนเชิงเทคนิคคืออะไร?

การเขียนเชิงเทคนิคหมายถึงการสื่อสารที่ขับเคลื่อนด้วยข้อเท็จจริงทุกรูปแบบซึ่งแจ้งให้ผู้อ่านทราบเกี่ยวกับแนวคิดเฉพาะทาง การเลือกผู้ชมที่เหมาะสมสำหรับเนื้อหาทางเทคนิคของคุณและการทำความเข้าใจสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้วเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเขียนบทความที่เกี่ยวข้องและอ่านง่าย

ตัวอย่างเช่น ผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์ที่สรุปการทดลองยาสามารถสรุปได้ว่าผู้ชมส่วนใหญ่คุ้นเคยกับคำศัพท์ทางกายวิภาค บทสรุปของการศึกษาเดียวกันสำหรับนิตยสารด้านสุขภาพทั่วไปจะต้องมีภาษาที่ง่ายกว่าเพื่อดึงดูดคนจำนวนมาก

ทักษะที่จำเป็นสำหรับการเขียนทางเทคนิค: ความสำคัญของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง (SMEs)

นักเขียนด้านเทคนิคควรมีทักษะในการสื่อสารและการวิจัยที่ดีเยี่ยม และมีความเข้าใจในวงกว้างเกี่ยวกับวิธีการเขียนสำหรับผู้ชมที่แตกต่างกัน โดยเน้นที่ความชัดเจนและโครงสร้าง

เอกสารบางฉบับต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านในเชิงลึก คุณจะไม่เขียนชุดพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับมืออาชีพหากคุณไม่เข้าใจโค้ด แต่เมื่อจับคู่กับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่แข็งแกร่ง คุณสามารถสร้างสิ่งที่นักพัฒนารายอื่นอยากอ่านได้

ประเภทของเอกสารการเขียนทางเทคนิค

ตัวอย่างของการเขียนทางเทคนิคมีอยู่มากมาย แต่สามารถแบ่งออกเป็นสี่ประเภททั่วไป:

• การเขียนเชิงเทคนิคสำหรับผู้ใช้ปลายทาง จะให้ความรู้แก่ผู้ใช้ผลิตภัณฑ์เกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานและเคล็ดลับการแก้ปัญหา
• การเขียนเชิงเทคนิคจากผู้เชี่ยวชาญถึงผู้เชี่ยวชาญ เขียนขึ้นสำหรับผู้ฟังที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
• การเขียนเอกสารกระบวนการ จะบอกผู้อ่านถึงวิธีการดำเนินการตามกระบวนการให้เสร็จสิ้น
• การสื่อสารการตลาดเชิงเทคนิค ให้ความรู้แก่ผู้ชมที่มีความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ซับซ้อน

1. คู่มือการใช้งานและเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์

เอกสารผลิตภัณฑ์ประกอบด้วยข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับคุณสมบัติและการใช้งานของผลิตภัณฑ์ เอกสารผลิตภัณฑ์จำนวนมากเขียนขึ้นสำหรับผู้ที่มีความคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์และถือว่าพวกเขาสามารถเข้าใจหัวข้อที่ซับซ้อนได้

ตัวอย่างเช่น บริษัทชีวการแพทย์ Medtronic ได้สร้างคู่มืออุปกรณ์สำหรับระบบกำหนดจังหวะผ่านสายสวนขั้นสูง เอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์ใช้ส่วนหัว ข้อความตัวหนา และสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อจัดระเบียบและลดความซับซ้อนของรายละเอียดที่ซับซ้อน ที่มา: เมดโทรนิค

ในทางกลับกัน คู่มือผู้ใช้ได้รับการออกแบบสำหรับบุคคลทั่วไปเพื่อช่วยให้ลูกค้าเข้าใจวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ได้อย่างรวดเร็ว หลายๆ รายการประกอบด้วยคำแนะนำในการประกอบ ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย และข้อมูลติดต่อสำหรับการสนับสนุนลูกค้า

คู่มือผู้ใช้ Keurig K-Elite ให้ความรู้แก่ลูกค้าเกี่ยวกับวิธีการใช้งานและการดูแลเครื่องชงกาแฟ มีคำแนะนำง่ายๆ ที่เขียนด้วยภาษาตรงพร้อมไดอะแกรม ที่มา: Kuerig

2. เอกสารไวท์เปเปอร์

เอกสารไวท์เปเปอร์เป็นรายงานโดยละเอียดที่ให้ข้อมูลที่ครอบคลุมและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแนวโน้มของอุตสาหกรรมหรือประเด็นเฉพาะ บริษัทในทุกภาคส่วนใช้เอกสารทางเทคนิคเพื่อวัตถุประสงค์หลักสองประการ:

• เพื่อให้ความรู้แก่ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ
• เพื่อสร้างอำนาจของตนในเรื่องนั้น

โดยทั่วไปแล้วกลุ่มเป้าหมายจะเข้าใจหัวข้อนี้ ดังนั้นเอกสารไวท์เปเปอร์จึงไม่ได้อธิบายข้อมูลพื้นฐาน รวมถึงข้อมูลสรุปและการแสดงภาพเพื่อปรับปรุงความชัดเจน

เอกสารไวท์เปเปอร์ “อนาคตของการอยู่อาศัยของผู้อาวุโส” ของ LCS จะตรวจสอบอุตสาหกรรมการอยู่อาศัยของผู้อาวุโส เอกสารไวท์เปเปอร์ใช้ตัวอักษรและข้อความขนาดใหญ่เพื่อเน้นเครื่องหมายคำพูดที่สำคัญ นอกจากนี้ยังแสดงภาพชุดข้อมูลเป็นแผนภูมิสีสันสดใส ช่วยให้ผู้อ่านมองเห็นรูปแบบได้อย่างรวดเร็ว ที่ มา: LCS

3. กรณีศึกษา

กรณีศึกษาให้การวิเคราะห์เชิงลึกว่าลูกค้าใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือเอาชนะความท้าทายที่เฉพาะเจาะจง การผสมผสานการอธิบายและการเขียนเชิงเทคนิคเข้าด้วยกัน ช่วยให้บรรยายกระบวนการได้อย่างชัดเจนพร้อมทั้งเน้นเมตริกหลักๆ การเสนอราคาโดยตรงจากลูกค้าให้ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคล ในขณะที่สถิติเน้นถึงมูลค่าที่จับต้องได้ของผลิตภัณฑ์หรือบริการ

Adobe เผยแพร่กรณีศึกษาที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่ Prudential Financial ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อปรับปรุงการสร้างเนื้อหา เอกสารดังกล่าวบรรยายถึงวิธีที่พรูเด็นเชียลนำซอฟต์แวร์ไปใช้และเครื่องมือปรับปรุงการดำเนินงานอย่างไร กรณีศึกษานี้ประกอบด้วยคำพูด รูปภาพหัวข้อการสัมภาษณ์ และแถบด้านข้างชื่อ "ผลกระทบต่อแคมเปญสร้างสรรค์ล่าสุด" ที่มา อะ โดบี .

4. เอกสารของบริษัท

ธุรกิจใช้เอกสารของบริษัทเพื่อจัดการการดำเนินงานหรือสื่อสารข้อมูลที่สำคัญไปยังผู้มีส่วนได้เสีย โดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็นสามประเภท:

• เอกสารการใช้งานภายใน เค้าร่างกระบวนการและสรุปกิจกรรม ตัวอย่างได้แก่ โครงการทางการเงิน คู่มือการเตรียมความพร้อม และนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ
• ข้อตกลงสัญญา เป็นเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับบริษัทและบุคคลอื่น
• กฎหมายกำหนดให้ต้องปฏิบัติตาม ข้อกำหนดและเอกสารขององค์กร ตัวอย่างได้แก่ รายงานการตรวจสอบ รายงานการประชุมของบริษัท และใบอนุญาตประกอบธุรกิจ

สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) ได้โพสต์บทความตัวอย่างการจัดตั้งบริษัทนี้เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินธุรกิจใหม่ ๆ ตลอดกระบวนการยื่นเอกสาร เนื่องจากเอกสารประเภทนี้มีผลผูกพัน จึงกำหนดอย่างชัดเจนในแง่กฎหมายว่าบริษัทสามารถทำอะไรได้บ้างและไม่สามารถดำเนินการใดได้บ้างในฐานะส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน ที่ มา: ก.ล.ต.

5. รายงานประจำปี

บริษัทที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์จะต้องเผยแพร่รายงานประจำปีสำหรับนักลงทุนซึ่งมีรายละเอียดผลการดำเนินงานและสถานะทางการเงินของบริษัท นอกจากนี้ยังรวมถึงประวัติบริษัทและไฮไลท์ประจำปีอีกด้วย

บริษัทมหาชนส่วนใหญ่จะเผยแพร่เอกสารเหล่านี้ทางออนไลน์เพื่อเพิ่มความไว้วางใจของลูกค้าหรือปฏิบัติตามกฎระเบียบของอุตสาหกรรม รายงานประจำปีมักมีการแสดงข้อมูลเป็นภาพเพื่อให้อ่านง่าย

รายงานประจำปีจาก Midwest Food Bank กล่าวถึงค่านิยม วิสัยทัศน์ และพันธกิจในตอนต้นเพื่อดึงดูดนักลงทุนที่มีความคิดเหมือนกัน นอกจากนี้ยังนำเสนอการแสดงภาพข้อมูลที่น่าสนใจอีกด้วย ที่มา: ธนาคารอาหารมิดเวส ต์

6. เอกสารประกอบ API

บริษัทซอฟต์แวร์หลายแห่งใช้ Application Programming Interfaces (API) เพื่อให้ผลิตภัณฑ์ของตนสื่อสารกับโปรแกรมอื่นๆ ได้ เอกสารประกอบ API อธิบายว่าผู้ใช้สามารถเข้าถึงและโต้ตอบกับ API ได้อย่างไร

คู่มือการใช้งานเหล่านี้อธิบายกระบวนการทางเทคนิคและข้อกำหนด เช่น:

• วิธีการรับรองความถูกต้อง
• ตัวอย่างโค้ด
• ข้อความแสดงข้อผิดพลาดและวิธีแก้ไข
• เงื่อนไขการใช้งาน

เอกสารประกอบ API ตัวอย่างนี้ให้ภาพรวมของตำแหน่งข้อมูลของ Reddit API รวมถึงวิธีที่ผู้ใช้สามารถโต้ตอบกับอุปกรณ์เหล่านั้นได้ ที่มา: Reddit .

7. ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP)

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานให้คำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับการทำงานเฉพาะเจาะจงให้เสร็จสิ้น โดยมองว่าเป็นรายการตรวจสอบที่ช่วยให้พนักงานทำซ้ำได้อย่างสม่ำเสมอ นโยบายมีความกว้างมากขึ้น โดยสรุปภารกิจ ค่านิยม กฎเกณฑ์ และแนวคิดภาพรวมอื่นๆ ขององค์กร

สารบัญนี้ช่วยให้ผู้ใช้ไปยังส่วนต่างๆ ของขั้นตอนการปฏิบัติงานและนโยบายมาตรฐานของมหาวิทยาลัยมิชิแกนได้อย่างง่ายดาย มหาวิทยาลัยใช้ส่วนหัวของส่วนเพื่อนำผู้อ่านไปยังข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ที่มา: มหาวิทยาลัย มิชิแกน

8. ข่าวประชาสัมพันธ์

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นแถลงการณ์อย่างเป็นทางการที่เขียนโดยบริษัทเพื่อแจ้งให้สื่อทราบถึงข้อมูลข่าวสารที่ทันเวลา เกี่ยวข้อง มีผลกระทบ และเสนอคุณค่าแก่ผู้ชมเป้าหมาย หัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์ทั่วไป ได้แก่ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การเปลี่ยนแปลงผู้นำที่โดดเด่น หรือแถลงการณ์เกี่ยวกับเหตุการณ์ที่มีชื่อเสียง

ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า ข่าวประชาสัมพันธ์ของ Apple ปี 2023 เกี่ยวกับ iPhone 14 ใหม่นี้มีคุณสมบัติใหม่และสร้างความตื่นเต้นเกี่ยวกับตัวเลือกสีใหม่ ที่มา: แอปเปิ้ล .

9. โบรชัวร์ทางเทคนิค

โบรชัวร์ทางเทคนิคแตกต่างจากรายงานทางเทคนิค เอกสารเหล่านี้สื่อสารถึงวิธีการออกแบบ สร้าง หรือใช้งานผลิตภัณฑ์หรือบริการ โบรชัวร์ประกอบด้วยคำอธิบายเกี่ยวกับสถาปัตยกรรมของผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้าย อินเทอร์เฟซ วัสดุ ฟังก์ชัน และอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น วิศวกรเครื่องบินส่งข้อกำหนดทางเทคนิคไปยังผู้ผลิต พวกเขาใช้เพื่อสั่งชิ้นส่วนและประกอบเพื่อให้ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายเป็นไปตามกฎระเบียบด้านการบินและทำงานได้ตามที่ตั้งใจไว้

ตัวอย่างจาก TES นี้เป็นเทมเพลตที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่สามารถใช้เพื่อพัฒนาโบรชัวร์ด้านเทคนิคที่เป็นประโยชน์ ที่มา: TES .

10. แผนธุรกิจ

แผนธุรกิจที่มั่นคงคือแผนงานที่ระบุเป้าหมายระยะยาวและกลยุทธ์ขององค์กรในการบรรลุเป้าหมาย ในทางตรงกันข้าม แผนโครงการเป็นพิมพ์เขียวขนาดเล็กสำหรับโครงการริเริ่มระยะสั้น เอกสารเหล่านี้เป็นแนวทางในการตัดสินใจภายในและอาจชักชวนนักลงทุนให้เสี่ยงกับบริษัทใหม่

แผนธุรกิจตัวอย่างนี้จะสรุปการวิจัยตลาดของบริษัท รวมถึงภาพรวมของข้อมูลประชากรของลูกค้าและความได้เปรียบทางการแข่งขัน ที่มา: การบริหารธุรกิจขนาดเล็กของ สหรัฐอเมริกา

ค้นหานักเขียนที่ดีที่สุดเพื่อสร้างเนื้อหาทางเทคนิคที่ไร้ที่ติ

การเขียนเนื้อหาทางเทคนิคภายในองค์กรต้องใช้เวลาและความเชี่ยวชาญ แล้วทำไมไม่จ้างเขียนทางเทคนิคจากภายนอกกับ Compose.ly ล่ะ? ทีมงานที่มีทักษะของเรามีความรู้ในอุตสาหกรรมและมีทักษะในการเขียนเพื่อแปลข้อมูลที่ซับซ้อนให้เป็นเอกสารที่สวยงามและน่าสนใจ

สำรวจบริการการเขียนทางเทคนิคของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

‍