Managementul ciclului de viață al contractului (CLM) explicat

Ce este în acest ghid:

• Ce este managementul ciclului de viață al contractului?

• Industrii care utilizează CLM

• Importanța managementului ciclului de viață al contractului

• Etapele managementului ciclului de viață al contractului

• Cum să începeți implementarea celor mai bune practici CLM

Ce este managementul ciclului de viață al contractului?

Unele organizații au atât de multe contracte de gestionat încât trebuie să angajeze manageri de contracte dedicați sau specialiști în achiziții a căror sarcină este să verifice furnizorii pentru mai multe criterii, să aprobe valorile contractelor, să urmărească îndeplinirea contractului și să colaboreze cu toate părțile interesate pentru a sprijini reînnoiri precise.

Care este diferența dintre un sistem de management al contractelor și un sistem de management al ciclului de viață al contractului?

Un sistem de management al contractelor se referă, de obicei, la software-ul care este conceput pentru crearea de contracte și colectarea semnăturilor electronice, în timp ce un sistem de management al ciclului de viață al contractului este conceput pentru a urmări unde sunt contractele, cine este responsabil pentru ele intern, punctul de contact al companiei furnizor, atunci când contractul se va reînnoi etc.

Un CLM este foarte asemănător cu un CRM prin faptul că urmărește progresul diferitelor conturi, dar în loc să urmăriți clienții potențiali, urmăriți contractele și ofertele.

Industrii care utilizează CLM

Platformele CLM sunt folosite de organizații mari dintr-o varietate de industrii și de companii mici în spații foarte reglementate, cum ar fi fintech sau educație.

Iată câteva exemple de industrii care utilizează sisteme CLM:

• Software

• Servicii de afaceri

• Bancar

• universități

• Restaurante

• Imobiliare

• Guvern

• Școli și universități

• Sănătate

Importanța managementului ciclului de viață al contractului

„Cele mai mari companii din lume se bazează în continuare pe foi de calcul, e-mail și alte soluții punctuale pentru informații critice, cum ar fi termenii cheie ale contractului și datele privind cheltuielile reale vs. Întreprinderilor le lipsește centralizarea datelor. Majoritatea instrumentelor de gestionare a ciclului de viață al contractelor sunt create pentru cazuri de utilizare legale, nu pentru managementul furnizorilor sau achiziții.”
- Brandon Card, CEO al Terzo

Echipele juridice trebuie să gestioneze contractele atât pentru conformitatea corporativă, cât și pentru cea guvernamentală. Tindem să ne gândim la managementul ciclului de viață al contractului ca la ceva care contează doar în scopuri legale.

Dar nu este cazul. Dacă CLM este păstrat doar în cadrul departamentului juridic, asta înseamnă că managerii din alte departamente se vor strădui să profite la maximum de contractele lor și vor pierde bani pe reînnoiri inutile.

De exemplu, să presupunem că o companie a achiziționat software de management de proiect pentru întreaga organizație. Dar doar două departamente se bucură și folosesc de fapt acel software special. 75% din locurile pentru care compania a plătit nu sunt folosite. Liderii IT, achiziții și departamente trebuie să fie conștienți de utilizarea contractelor pentru a preveni reapariția contractelor risipitoare, deoarece multe se vor reînnoi automat (chiar și proiectele mari și complexe ale întreprinderilor).

Una peste alta, beneficiile unor practici excelente CLM includ:

• Maximizați utilizarea contractelor curente

• Asigurați conformitatea cu reglementările guvernamentale

• Respectați politicile corporative

• Monitorizați relațiile cu furnizorii și performanța

• Păstrați reînnoirile numai pentru cheltuielile necesare

• Evaluați și reduceți în mod proactiv riscurile

Etapele managementului ciclului de viață al contractului

Managementul ciclului de viață al contractelor urmărește contractele pe măsură ce progresează prin diferite etape. Atât cumpărătorii, cât și vânzătorii de la diferite companii vor avea propriile lor procese pentru urmărirea acestor etape, dar tind să se alinieze la aceste faze principale:

1. Iniţiere

2. Crearea contractului

3. Aprobarea contractului intern

4. Negociere și semnare

5. Lansare sau execuție

6. Management continuu și conformitate

7. Pre-reînnoire

8. Reînnoire

Etapa 1. Inițiere

Etapa de inițiere poate începe într-o varietate de moduri.

Poate că relația a început cu o campanie rece de e-mail sau o întâlnire la un târg comercial.

În această etapă, cumpărătorul colectează informații de la părțile interesate, le determină nevoile principale și le revizuiește bugetul. Între timp, vânzătorul oferă îndrumări consultative și colectează informații care îi vor ajuta în timpul creării contractului.

Etapa 2. Crearea contractului

Următorul pas în procesul de management al ciclului de viață al contractului este crearea unui nou contract.

Mulți furnizori, fie că sunt software, produse sau servicii, întocmesc contracte în cadrul software-ului propus.

Aceasta oferă câteva beneficii:

• Este mai probabil ca contractele să se închidă, deoarece includ studii de caz, impactul așteptat, procesul proiectului și alte detalii importante în propunere

• Echipa juridică poate oferi șabloane de contract sau o bibliotecă de clauze plug-and-play pe care să le folosească reprezentanții de vânzări (economisind timp pentru toți cei implicați)

• Propunerile și contractele sunt consolidate într-o singură locație, astfel încât cumpărătorul are mai puțini pași

Etapa 3. Aprobarea contractului intern

Respectarea contractului nu este doar ceva pe care cumpărătorul îl monitorizează.

Pe plan intern, profesioniștii în vânzări trebuie să lucreze cu echipa juridică pentru a se asigura că întregul contract va proteja ambele părți.

Echipa juridică ar putea solicita revizuirea contractului pentru fiecare contract nou sau doar pentru cele care folosesc limbaj nou.

Și echipele de marketing sau de brand ar putea revizui propunerea care vine împreună cu contractul pentru a verifica dacă se aliniază cu liniile directoare ale mărcii.

Fluxurile de lucru contractuale pot fi automatizate pentru a elimina blocajele cauzate de aprobări multiple. Cu Proposify, puteți configura fluxuri de lucru pentru aprobarea contractelor, astfel încât persoanele potrivite să primească notificări atunci când trebuie să examineze o propunere și contractul acesteia.

Etapa 4. Negociere și semnare

După procesul de aprobare internă, este timpul pentru procesul de aprobare externă .

Reprezentantul de vânzări sau directorul de cont va trimite clientului propunerea și contractul pentru semnare.

Schimbările de negociere și contract sunt frecvente. De fapt, acordurile cu 4 sau 5 revizuiri sunt mai susceptibile de a se încheia decât cele fără revizuiri deloc.

Vânzătorul ar putea avea nevoie să scurteze sau să prelungească durata contractului, să adauge livrabile sau să actualizeze numărul de magazine, angajați sau alte resurse acoperite de contract.

Etapa 5. Lansare sau execuție

Apoi, este timpul să implementați soluția.

Pentru software, asta ar putea însemna lansarea platformei către un grup pilot înainte de a o implementa la nivelul întregii organizații.

Pentru un proiect practic, asta ar însemna finalizarea lucrărilor descrise în contract, fie că este vorba despre un proiect de marketing, construcție sau altceva.

În această fază, atât cumpărătorul, cât și vânzătorul vor fi atenți la sfera contractului. Cumpărătorul va dori să se asigure că primește tot ceea ce a plătit, în timp ce vânzătorul va fi atent la scăderea domeniului de aplicare.

Etapa 6. Management continuu și conformitate

Durata acestei etape depinde de tipul contractului. Dacă este un proiect scurt, unic, care durează câteva luni, nu va fi prea mult de lucru.

Dar dacă contractul durează un an sau mai mult, managerul de contract sau specialistul în achiziții vor dori să verifice...

• Că practicile companiei vânzătoare sunt încă în conformitate cu politicile corporative.

• Că compania vânzătoare nu a fost implicată în niciun scandal de PR sau în probleme juridice care ar încălca contractul sau ar avea ca rezultat un fel de diminuare a riscurilor interne.

• Că compania vânzătoare își îndeplinește acordul pentru întreținerea în curs de desfășurare a proiectului sau a serviciului

Etapa 7. Pre-reînnoire

Este inteligent să vă pregătiți pentru o reînnoire cu o lună sau mai mult înainte.

În această etapă, vânzătorii se vor verifica cu conturile lor și se vor asigura că au avut succes cu serviciul sau soluția. În unele companii, succesul clienților va deține procesul de reînnoire.

Între timp, cumpărătorii pricepuți care folosesc software-ul CLM pentru a-și urmări contractele ar trebui să discute despre utilizare cu toate părțile interesate și să evalueze necesitatea reînnoirii.

Etapa 8. Reînnoire

În timpul etapei de reînnoire, se va întocmi un nou contract, fie pentru a extinde pur și simplu acoperirea sau pentru a modifica livrabilele și lucrările descrise.

Apoi, ciclul de viață se întoarce la Etapa 5 și trece din nou prin execuție, management și conformitate.

Software CLM

Software-ul CLM va oferi diferite caracteristici în funcție de utilizatorul țintă.

Vânzătorii se vor concentra pe urmărirea contractelor în curs și în așteptare, în timp ce cumpărătorii vor trebui să urmărească contractele semnate și angajamentele în curs.

Pentru vanzatori

Vânzătorii au nevoie de funcții care să îi ajute să încheie mai multe oferte.

Când includeți propuneri și contracte într-un singur loc, puteți pune toate informațiile care încurajează clienții să lucreze cu dvs. alături de semnarea finală.

Cu Proposify, puteți adăuga contracte cu mai multe pagini și TOC la propunerile dvs.

De asemenea, puteți verifica când clientul dvs. a văzut propunerea și contractul. Acest lucru vă va ajuta să știți care duce la urmărire și ce să spuneți. Dacă l-au văzut de mai multe ori, ați putea să întrebați dacă au nevoie de modificări.

Și cu analiza contractelor, puteți verifica ratele medii de închidere și ratele de vizualizare pentru diferite tipuri de contracte, astfel încât să vă puteți compara rezultatele și să vă optimizați propunerile și termenii.

Pentru cumpărători

Software-ul de gestionare a ciclului de viață al contractului este conceput pentru a le permite cumpărătorilor să stocheze cu ușurință datele contractului, astfel încât să nu se piardă nicio cheltuială.

Pentru fiecare contract, ar trebui să notați punctul de contact intern, astfel încât, atunci când un specialist în achiziții primește o notificare că contractul se va încheia sau se va reînnoi în curând, să știe cui să se adreseze pentru discuții cu privire la costul potențialei reînnoiri.

Cu Terzo, de exemplu, puteți vedea toate contractele dvs. active într-un singur loc, puteți estima cheltuielile cu ani în avans și puteți vedea ciclul de viață al contractelor individuale:

Următorii pași: cum să începeți implementarea celor mai bune practici CLM

Utilizați aceste sfaturi pentru a profita la maximum de angajamentele dvs., indiferent de partea în care vă aflați.

Pentru vanzatori

1. Folosiți un software dedicat pentru propuneri și contracte, cu funcții pentru revizuirea activității cumpărătorului și eficientizarea operațiunilor.

2. Creați o bibliotecă de active pe marcă pentru propuneri și contracte.

3. Implementați un flux de lucru pentru aprobarea contractului.

4. Utilizați analiza contractelor pentru a afla când un potențial cumpărător a vizualizat un contract (astfel încât să știți cui să urmăriți și cui să oferi revizuiri).

5. Creați un proces de adăugare de valoare pentru client pe tot parcursul contractului pentru a crește șansele ca acesta să se reînnoiască și asigurați-vă că este clar cine deține vânzările în plus în cadrul organizației dvs.

Pentru cumpărători

1. Utilizați software-ul pentru a urmări toate contractele dvs. cu furnizorii într-un singur loc.

2. În soluția dvs. de gestionare a contractelor, asigurați-vă că includeți punctul de contact intern care a semnat angajamentul.

3. Urmăriți datele de încheiere a contractului și datele de reînnoire.

4. Creați o politică a companiei despre cum să gestionați relațiile cu furnizorii care încalcă condițiile în timpul angajamentului.

Gestionarea contractelor este un proces complicat care necesită nu numai colaborarea din partea departamentului juridic, ci și vânzări și achiziții.

Cu cât compania dvs. este mai mare, cu atât aveți mai multe contracte și cu atât trebuie să le urmăriți în mod proactiv.

Pentru propuneri, contracte, semnături electronice și analize de închidere, toate într-un singur loc, consultați Proposify .