Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi (CLM) Açıklaması

Bu kılavuzda neler var:

• Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi nedir?

• CLM kullanan endüstriler

• Sözleşme yaşam döngüsü yönetiminin önemi

• Sözleşme yaşam döngüsü yönetiminin aşamaları

• CLM en iyi uygulamalarını uygulamaya nasıl başlanır?

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi nedir?

Bazı kuruluşların yönetmesi gereken o kadar çok sözleşmesi vardır ki, işi birden fazla kriter için satıcıları incelemek, sözleşme değerlerini onaylamak, sözleşmenin yerine getirilmesini izlemek ve doğru yenilemeleri desteklemek için tüm paydaşlarla işbirliği yapmak olan özel sözleşme yöneticileri veya satın alma uzmanlarını işe almaları gerekir.

Sözleşme yönetim sistemi ile sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi arasındaki fark nedir?

Bir sözleşme yönetim sistemi tipik olarak, sözleşmeler oluşturmak ve elektronik imza toplamak için tasarlanmış bir yazılıma atıfta bulunurken, bir sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi, sözleşmelerin nerede olduğunu, bunlardan dahili olarak kimin sorumlu olduğunu, ne zaman satıcı şirketteki temas noktasını izlemek için tasarlanmıştır. sözleşme yenilenecek vs.

Bir CLM, farklı hesapların ilerlemesini izlemesi bakımından bir CRM'ye çok benzer; ancak potansiyel müşterileri ve müşterileri izlemek yerine sözleşmeleri ve anlaşmaları izliyorsunuz.

CLM kullanan endüstriler

CLM platformları, çeşitli sektörlerdeki büyük kuruluşlar tarafından ve fintech veya eğitim gibi yüksek düzeyde düzenlenmiş alanlarda küçük şirketler tarafından kullanılır.

İşte CLM sistemlerini kullanan bazı endüstri örnekleri:

• Yazılım

• İş hizmetleri

• Bankacılık

• Üniversiteler

• Restoranlar

• Emlak

• Devlet

• Okullar ve üniversiteler

• Sağlık hizmeti

Sözleşme yaşam döngüsü yönetiminin önemi

“Dünyanın en büyük şirketleri, temel sözleşme koşulları ve gerçek ve taahhüt edilen harcama verileri gibi kritik bilgiler için hâlâ elektronik tablolara, e-postaya ve diğer nokta çözümlerine güveniyor. İşletmeler veri merkezileştirmeden yoksundur. Çoğu sözleşme yaşam döngüsü yönetimi aracı, satıcı yönetimi veya satın alma için değil, yasal kullanım durumları için oluşturulmuştur."
- Brandon Card, Terzo'nun CEO'su

Hukuk ekiplerinin hem kurumsal hem de resmi uyumluluk için sözleşmeleri yönetmesi gerekir. Sözleşme yaşam döngüsü yönetimini yalnızca yasal amaçlar için önemli olan bir şey olarak düşünme eğilimindeyiz.

Ama durum böyle değil. CLM yalnızca hukuk departmanında tutulursa, bu, diğer departmanlardaki yöneticilerin sözleşmelerinden en iyi şekilde yararlanmak için mücadele edecekleri ve gereksiz yenilemelere para harcayacakları anlamına gelir.

Örneğin, bir şirketin tüm organizasyon için proje yönetimi yazılımı satın aldığını varsayalım. Ancak yalnızca iki departman bu özel yazılımı gerçekten beğenir ve kullanır. Şirketin parasını ödediği koltukların %75'i kullanılmıyor. BT, satın alma ve departman liderlerinin, çoğu otomatik olarak yenileneceğinden (büyük, karmaşık kurumsal projeler bile) boşa giden sözleşmelerin tekrar oluşmasını önlemek için sözleşme kullanımının farkında olması gerekir.

Sonuç olarak, harika CLM uygulamalarının faydaları şunları içerir:

• Mevcut sözleşmelerin kullanımını en üst düzeye çıkarın

• Devlet düzenlemelerine uygunluğu sağlayın

• Kurumsal politikalara uymak

• Satıcı ilişkilerini ve performansını izleyin

• Yenilemeleri yalnızca gerekli harcamalarda tutun

• Riskleri proaktif olarak değerlendirin ve azaltın

Sözleşme yaşam döngüsü yönetiminin aşamaları

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi, sözleşmeleri farklı aşamalardan geçerken takip eder. Farklı şirketlerdeki hem alıcılar hem de satıcılar bu aşamaları izlemek için kendi süreçlerine sahip olacaklar, ancak bu ana aşamalarla uyumlu olma eğilimindeler:

1. başlatma

2. Sözleşme yazma

3. Dahili sözleşme onayı

4. Müzakere ve imza

5. Kullanıma sunma veya yürütme

6. Devam eden yönetim ve uyumluluk

7. Ön yenileme

8. yenileme

Aşama 1. Başlatma

Başlatma aşaması çeşitli şekillerde başlayabilir.

Belki ilişki soğuk bir e-posta kampanyasıyla ya da bir ticaret fuarındaki bir toplantıyla başladı.

Bu aşamada alıcı, paydaşlardan girdi toplar, temel ihtiyaçlarını belirler ve bütçelerini gözden geçirir. Bu arada satıcı, danışmanlık rehberliği sunar ve sözleşme oluşturma sırasında kendilerine yardımcı olacak bilgileri toplar.

Aşama 2. Sözleşme yazma

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi sürecindeki bir sonraki adım, yeni bir sözleşme oluşturmaktır.

Yazılım, ürün veya hizmetler için birçok satıcı, teklif yazılımlarının içinde sözleşmeler yazar.

Bu birkaç avantaj sunar:

• Vaka çalışmalarını, beklenen etkiyi, proje sürecini ve teklifteki diğer önemli ayrıntıları içerdiğinden, sözleşmelerin kapanma olasılığı daha yüksektir.

• Hukuk ekibi, satış temsilcilerinin kullanması için sözleşme şablonları veya tak ve çalıştır madde kitaplığı sağlayabilir (ilgili herkes için zamandan tasarruf sağlar)

• Teklifler ve sözleşmeler tek bir yerde birleştirilir, böylece alıcı için daha az adım kalır

Aşama 3. İç sözleşme onayı

Sözleşmeye uygunluk, yalnızca alıcının izlediği bir şey değildir.

Dahili olarak, satış profesyonellerinin tüm sözleşmenin her iki tarafı da koruyacağından emin olmak için hukuk ekibiyle birlikte çalışması gerekir.

Hukuk ekibi, her yeni sözleşme için veya yalnızca yeni dil kullananlar için sözleşme incelemesi talep edebilir.

Pazarlama veya marka ekipleri, marka yönergeleriyle uyumlu olup olmadığını kontrol etmek için sözleşmeyle birlikte gelen teklifi inceleyebilir.

Birden fazla onayın neden olduğu darboğazları ortadan kaldırmak için sözleşme iş akışları otomatikleştirilebilir. Proposify ile, doğru kişilerin bir teklifi ve sözleşmeyi gözden geçirmeleri gerektiğinde bildirim almaları için sözleşme onay iş akışları ayarlayabilirsiniz.

Aşama 4. Müzakere ve imza

İç onay sürecinden sonra sıra dış onay sürecine gelir.

Satış temsilcisi veya hesap yöneticisi, teklifi ve sözleşmeyi imzalaması için müşteriye gönderecektir.

Müzakere ve sözleşme değişiklikleri yaygındır. Aslında, 4 veya 5 revizyonlu anlaşmaların kapanması, hiç revizyonu olmayanlara göre daha olasıdır.

Satıcının sözleşme süresini kısaltması veya uzatması, teslimatları eklemesi veya sözleşme kapsamındaki mağaza, çalışan veya diğer kaynakların sayısını güncellemesi gerekebilir.

Aşama 5. Kullanıma sunma veya yürütme

Ardından, çözümü dağıtma zamanı.

Yazılım için bu, platformu kuruluş çapında kullanıma sunmadan önce bir pilot gruba sunmak anlamına gelebilir.

Uygulamalı bir proje için bu, bir pazarlama projesi, inşaat veya başka bir şey olsun, sözleşmede belirtilen işi tamamlamak anlamına gelir.

Bu aşamada hem alıcı hem de satıcı sözleşme kapsamına dikkat edecektir. Alıcı, ödediği her şeyi aldıklarından emin olmak isteyecek, satıcı ise kapsam kaymasına dikkat edecek.

Aşama 6. Devam eden yönetim ve uyumluluk

Bu aşamanın uzunluğu sözleşmenin türüne bağlıdır. Birkaç ay süren kısa, tek seferlik bir proje ise, yapacak fazla bir şey olmayacaktır.

Ancak sözleşme bir yıl veya daha uzun sürerse, sözleşme yöneticisi veya satın alma uzmanı doğrulamak isteyecektir…

• Satıcı şirketin uygulamalarının hala kurumsal politikalarla uyumlu olması.

• Satıcı şirketin, herhangi bir PR skandalına veya sözleşmeyi ihlal edecek veya bir tür dahili risk azaltma ile sonuçlanacak yasal sorunlara karışmamış olması.

• Satıcı şirketin devam eden proje veya hizmet bakımı için anlaşmasını yerine getirdiğini

Aşama 7. Ön yenileme

Yenileme için bir ay veya daha uzun bir süre önceden hazırlanmak akıllıca olur.

Bu aşamada satıcılar hesaplarını kontrol edecek ve hizmet veya çözümde başarılı olduklarından emin olacaklardır. Bazı şirketlerde, müşteri başarısı yenileme sürecinin sahibi olacaktır.

Bu arada, sözleşmelerini takip etmek için CLM yazılımını kullanan bilinçli alıcılar, kullanımı tüm paydaşlarla görüşmeli ve yenileme ihtiyacını değerlendirmelidir.

Aşama 8. Yenileme

Yenileme aşamasında, kapsamı genişletmek veya açıklanan çıktıları ve işi değiştirmek için yeni bir sözleşme yazılacaktır.

Ardından, yaşam döngüsü Aşama 5'e geri döner ve yürütme, yönetim ve uyumluluk yoluyla tekrar döngüye girer.

CLM Yazılımı

CLM yazılımı, hedef kullanıcıya bağlı olarak farklı özellikler sunacaktır.

Satıcılar, devam eden ve bekleyen sözleşmeleri izlemeye odaklanırken, alıcıların imzalanmış sözleşmeleri ve devam eden sözleşmeleri izlemesi gerekecek.

Satıcılar için

Satıcılar, daha fazla anlaşma yapmalarına yardımcı olacak özelliklere ihtiyaç duyar.

Teklifleri ve sözleşmeleri tek bir yere eklediğinizde, son imzanın yanı sıra müşterileri sizinle çalışmaya teşvik eden tüm bilgileri koyabilirsiniz.

Proposify ile tekliflerinize çok sayfalı sözleşmeler ve TOC'ler ekleyebilirsiniz.

Ayrıca, müşteri adayınızın teklifi ve sözleşmeyi ne zaman görüntülediğini de kontrol edebilirsiniz. Bu, hangisinin takibe yol açacağını ve ne söyleyeceğinizi bilmenize yardımcı olacaktır. Birden çok kez görüntüledilerse, herhangi bir değişikliğe ihtiyaçları olup olmadığını sorabilirsiniz.

Sözleşme analitiğiyle, farklı sözleşme türleri için ortalama kapanış oranlarınızı ve görüntüleme oranlarınızı kontrol edebilir, böylece sonuçlarınızı kıyaslayabilir ve tekliflerinizi ve şartlarınızı optimize edebilirsiniz.

alıcılar için

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi yazılımı, hiçbir masrafın boşa gitmemesi için alıcıların sözleşme verilerini depolamasını kolaylaştırmak için tasarlanmıştır.

Her sözleşme için, bir satın alma uzmanının sözleşmenin yakında sona ereceğine veya yenileneceğine dair bir bildirim aldığında, potansiyel yenilemenin maliyetiyle ilgili tartışmalar için kime ulaşacağını bilmesi için dahili irtibat kişisini not etmelisiniz.

Örneğin Terzo ile tüm aktif sözleşmelerinizi tek bir yerde görebilir, harcamalarınızı yıllar öncesinden tahmin edebilir ve bireysel sözleşmelerin yaşam döngüsünü görebilirsiniz:

Sonraki adımlar: CLM en iyi uygulamalarını uygulamaya nasıl başlanır?

Anlaşmanın hangi tarafında olursanız olun, etkileşimlerinizden en iyi şekilde yararlanmak için bu ipuçlarını kullanın.

Satıcılar için

1. Alıcı etkinliğini gözden geçirme ve işlemleri kolaylaştırma özelliklerine sahip özel bir teklif ve sözleşme yazılımı kullanın.

2. Teklifler ve sözleşmeler için marka üstü varlıklardan oluşan bir kitaplık oluşturun.

3. Bir sözleşme onay iş akışı uygulayın.

4. Potansiyel bir alıcının bir sözleşmeyi ne zaman görüntülediğini bilmek için sözleşme analitiğini kullanın (böylece kiminle görüşeceğinizi ve revizyon teklifinde bulunacağınızı bilirsiniz).

5. Müşterinin yenileme şansını artırmak için sözleşme boyunca müşteriye değer katmak için bir süreç oluşturun ve kuruluşunuzda yukarı satışların kime ait olduğunun net olduğundan emin olun.

alıcılar için

1. Tüm satıcı sözleşmelerinizi tek bir yerde izlemek için yazılımı kullanın.

2. Sözleşme yönetimi çözümünüze, sözleşmeyi imzalayan dahili irtibat kişisini eklediğinizden emin olun.

3. Sözleşme bitiş tarihlerini ve yenileme tarihlerini takip edin.

4. Katılım sırasında koşulları bozan satıcı ilişkilerinin nasıl ele alınacağına ilişkin bir şirket politikası oluşturun.

Sözleşmeleri yönetmek, yalnızca hukuk departmanının değil, aynı zamanda satış ve satın almanın da işbirliğini gerektiren karmaşık bir süreçtir.

Şirketiniz ne kadar büyükse, o kadar çok sözleşmeniz olur ve bunları proaktif olarak izlemeniz gerekir.

Teklifler, sözleşmeler, e-imzalar ve kapanış analizleri için tek bir yerde, Proposify'a göz atın .