合同生命周期管理 (CLM) 解释
已发表: 2022-09-09本指南的内容：
什么是合同生命周期管理？
使用 CLM 的行业
合同生命周期管理的重要性
合同生命周期管理的阶段
如何开始实施 CLM 最佳实践
什么是合同生命周期管理？
一些组织有太多的合同要管理，以至于他们需要聘请专门的合同经理或采购专家，他们的工作是审查供应商的多个标准、批准合同价值、跟踪合同履行情况，并与所有利益相关者合作以支持准确的续约。
合同管理系统和合同生命周期管理系统有什么区别？
合同管理系统通常是指设计用于创建合同和收集电子签名的软件，而合同生命周期管理系统旨在跟踪合同的位置、内部负责人、供应商公司的联系点、何时合同将续签等
CLM 与 CRM 非常相似，因为它跟踪不同帐户的进度，但不是跟踪潜在客户和客户，而是跟踪合同和交易。
使用 CLM 的行业
CLM 平台被各行各业的大型组织以及金融科技或教育等高度监管领域的小公司使用。
以下是一些使用 CLM 系统的行业示例：
软件
商业服务
银行业
大学
餐厅
房地产
政府
学校和大学
卫生保健
合同生命周期管理的重要性
“世界上最大的公司仍然依赖电子表格、电子邮件和其他单点解决方案来获取关键信息，例如关键合同条款和实际与承诺的支出数据。 企业缺乏数据集中化。 大多数合同生命周期管理工具都是为合法用例而构建的，而不是供应商管理或采购。”
——Brandon Card，Terzo 首席执行官
法律团队需要管理公司和政府合规的合同。 我们倾向于将合同生命周期管理视为仅出于法律目的才有意义的事情。
但事实并非如此。 如果 CLM 只保留在法律部门内，这意味着其他部门的经理将难以充分利用他们的合同，并将在不必要的续签上浪费金钱。
例如，假设一家公司为整个组织购买了项目管理软件。 但只有两个部门真正享受和使用该特定软件。 公司支付的 75% 的席位没有被使用。 IT、采购和部门领导需要了解合同的使用情况，以防止重复发生浪费的合同，因为许多合同会自动续订（即使是大型、复杂的企业项目）。
总而言之，出色的 CLM 实践的好处包括：
最大限度地利用当前合同
确保遵守政府法规
遵守公司政策
监控供应商关系和绩效
只续订必要的费用
主动评估和降低风险
合同生命周期管理的阶段
合同生命周期管理跟踪合同在不同阶段的进展。 不同公司的买家和卖家都有自己的流程来跟踪这些阶段，但它们往往与以下主要阶段保持一致：
引发
合同创作
内部合同审批
谈判和签字
推出或执行
持续管理和合规
预续订
续订
阶段 1. 启动
启动阶段可以以多种方式开始。
也许这种关系始于冷淡的电子邮件活动或贸易展览会上的一次会议。
在这个阶段，买方收集利益相关者的意见，确定他们的核心需求，并审查他们的预算。 同时，卖方提供咨询指导并收集有助于他们在合同创建过程中的信息。
阶段 2. 合同创作
合同生命周期管理流程的下一步是创建新合同。
许多供应商——无论是软件、产品还是服务——在他们的提案软件中写下合同。
这提供了一些好处：
合同更有可能完成，因为它们包括案例研究、预期影响、项目流程和提案中的其他重要细节
法律团队可以提供合同模板或即插即用的条款库供销售代表使用（为所有相关人员节省时间）
提案和合同合并在一个位置，因此买方的步骤更少
阶段 3. 内部合同审批
合同合规性不仅仅是买方正在监控的事情。
在内部，销售专业人员需要与法律团队合作，以确保整个合同能够保护双方。
法律团队可能要求对每份新合同或仅对使用新语言的合同进行合同审查。
营销或品牌团队可能会审查合同随附的提案，以检查它是否符合品牌指南。
合同工作流程可以自动化，以消除由多次批准引起的瓶颈。 使用 Proposify，您可以设置合同审批工作流程，以便合适的人员在需要查看提案及其合同时收到通知。
阶段 4. 谈判和签字
在内部审批流程之后，是时候进行外部审批流程了。
销售代表或客户经理会将提案和合同发送给客户以供签署。
谈判和合同变更很常见。 事实上，经过 4 次或 5 次修订的协议比根本没有修订的协议更有可能达成。
卖方可能需要缩短或延长合同时间、添加可交付成果或更新合同涵盖的商店、员工或其他资源的数量。
第 5 阶段。推出或执行
接下来，是部署解决方案的时候了。
对于软件，这可能意味着在将平台推广到整个组织之前，先将其推广到试点组。
对于动手项目，这意味着完成合同中列出的工作，无论是营销项目、建设还是其他。
在此阶段，买卖双方都将注意合同范围。 买方将希望确保他们得到了他们所支付的一切，而卖方将注意范围蔓延。
阶段 6. 持续管理和合规
这个阶段的长度取决于合同的类型。 如果这是一个持续几个月的短暂的一次性项目，那么将没有太多工作要做。
但如果合同持续一年或更长时间，合同经理或采购专家将需要核实……
表明供应商公司的做法仍然符合公司政策。
供应商公司没有涉及任何可能违反合同或导致某种内部风险缓解的公关丑闻或法律问题。
供应商公司满足他们对正在进行的项目或服务维护的协议
阶段 7. 预更新
提前一个月或更长时间准备续订是明智之举。
在此阶段，卖家将检查他们的账户，并确保他们已成功使用服务或解决方案。 在一些公司中，客户的成功将拥有更新过程。
同时，使用 CLM 软件跟踪合同的精明买家应该与所有利益相关者讨论使用情况并评估续订的必要性。
阶段 8. 更新
在续订阶段，将编写一份新合同，无论是简单地扩大覆盖范围还是修改所描述的可交付成果和工作。
然后，生命周期回到第 5 阶段，并再次循环执行、管理和合规。
CLM 软件
CLM 软件将根据目标用户提供不同的功能。
卖方将专注于跟踪正在进行和未决的合同，而买方将需要跟踪已签署的合同和正在进行的合同。
对于卖家
卖家需要能够帮助他们完成更多交易的功能。
当您在一个地方包含提案和合同时，您可以将鼓励客户与您合作的所有信息与最终签署放在一起。
使用 Proposify，您可以将多页合同和 TOC 添加到您的提案中。
您还可以检查您的潜在客户何时查看了提案和合同。 这将帮助您了解哪些会导致跟进以及该说些什么。 如果他们已多次查看，您可能会询问他们是否需要进行任何更改。
通过合同分析，您可以检查不同类型合同的平均成交率和查看率，以便您对结果进行基准测试并优化您的提案和条款。
对于买家
合同生命周期管理软件旨在让买家轻松存储合同数据，因此不会浪费任何费用。
对于每份合同，您应该记下内部联系人，以便在采购专家收到合同即将结束或续签的通知时，他们知道该联系谁来讨论潜在续签的成本。
例如，使用 Terzo，您可以在一个地方查看所有有效合同，提前几年预测您的支出，并查看单个合同的生命周期：
下一步：如何开始实施 CLM 最佳实践
无论您处于交易的哪一边，都可以使用这些技巧来充分利用您的参与。
对于卖家
使用具有审查买方活动和简化操作功能的专用提案和合同软件。
为提案和合同创建品牌资产库。
实施合同审批工作流程。
使用合同分析来了解潜在买家何时查看了合同（这样您就知道该跟谁跟进并向谁提供修订）。
创建一个在整个合同期间为客户增加价值的流程，以增加他们续订的机会，并确保清楚谁在您的组织内拥有追加销售。
对于买家
使用软件在一处跟踪您的所有供应商合同。
在您的合同管理解决方案中，确保包括签署合同的内部联系人。
跟踪合同结束日期和续订日期。
为如何处理在参与期间打破条件的供应商关系制定公司政策。
管理合同是一个复杂的过程，不仅需要法律部门的协作，还需要销售和采购部门的协作。
您的公司越大，您拥有的合同就越多，您就越需要主动跟踪它们。
对于提案、合同、签名和结束分析都集中在一个地方，请查看 Proposify 。