Manajemen Siklus Hidup Kontrak (CLM) Dijelaskan

Apa yang ada di panduan ini:

• Apa itu manajemen siklus hidup kontrak?

• Industri yang menggunakan CLM

• Pentingnya manajemen siklus hidup kontrak

• Tahapan manajemen siklus hidup kontrak

• Bagaimana mulai menerapkan praktik terbaik CLM

Apa itu manajemen siklus hidup kontrak?

Beberapa organisasi memiliki begitu banyak kontrak untuk dikelola sehingga mereka perlu mempekerjakan manajer kontrak khusus atau spesialis pengadaan yang tugasnya adalah memeriksa vendor untuk berbagai kriteria, menyetujui nilai kontrak, melacak pemenuhan kontrak, dan berkolaborasi dengan semua pemangku kepentingan untuk mendukung pembaruan yang akurat.

Apa perbedaan antara sistem manajemen kontrak dan sistem manajemen siklus hidup kontrak?

Sistem manajemen kontrak biasanya mengacu pada perangkat lunak yang dirancang untuk membuat kontrak dan mengumpulkan tanda tangan elektronik, sedangkan sistem manajemen siklus hidup kontrak dirancang untuk melacak di mana kontrak berada, siapa yang bertanggung jawab secara internal, titik kontak di perusahaan vendor, kapan kontrak akan diperbarui, dll.

CLM sangat mirip dengan CRM karena melacak kemajuan akun yang berbeda—tetapi alih-alih melacak prospek dan pelanggan, Anda melacak kontrak dan transaksi.

Industri yang menggunakan CLM

Platform CLM digunakan oleh organisasi besar di berbagai industri, dan oleh perusahaan kecil di ruang yang sangat diatur seperti fintech atau pendidikan.

Berikut adalah beberapa contoh industri yang memanfaatkan sistem CLM:

• Perangkat lunak

• Layanan bisnis

• Perbankan

• universitas

• Restoran

• Perumahan

• Pemerintah

• Sekolah dan universitas

• Kesehatan

Pentingnya manajemen siklus hidup kontrak

“Perusahaan terbesar di dunia masih mengandalkan spreadsheet, email, dan solusi poin lainnya untuk informasi penting seperti persyaratan kontrak utama dan data pengeluaran aktual vs komitmen. Perusahaan tidak memiliki sentralisasi data. Sebagian besar alat manajemen siklus hidup kontrak dibuat untuk kasus penggunaan hukum, bukan manajemen vendor atau pengadaan.”
- Kartu Brandon, CEO Terzo

Tim hukum perlu mengelola kontrak untuk kepatuhan perusahaan dan pemerintah. Kita cenderung menganggap manajemen siklus hidup kontrak sebagai sesuatu yang hanya penting untuk tujuan hukum.

Tapi bukan itu masalahnya. Jika CLM hanya disimpan dalam departemen hukum, itu berarti manajer di departemen lain akan berjuang untuk memanfaatkan kontrak mereka sebaik mungkin dan akan membuang-buang uang untuk pembaruan yang tidak perlu.

Misalnya, katakanlah sebuah perusahaan telah membeli perangkat lunak manajemen proyek untuk seluruh organisasi. Tetapi hanya dua departemen yang benar-benar menikmati dan menggunakan perangkat lunak tersebut. 75% dari kursi yang telah dibayar perusahaan tidak digunakan. Pemimpin TI, pengadaan, dan departemen perlu menyadari penggunaan kontrak untuk mencegah terulangnya kontrak yang sia-sia, karena banyak yang akan memperbarui secara otomatis (bahkan proyek perusahaan yang besar dan kompleks).

Secara keseluruhan, manfaat dari praktik CLM yang hebat meliputi:

• Maksimalkan penggunaan kontrak saat ini

• Pastikan kepatuhan dengan peraturan pemerintah

• Mematuhi kebijakan perusahaan

• Pantau hubungan dan kinerja vendor

• Simpan pembaruan hanya untuk pengeluaran yang diperlukan

• Secara proaktif menilai dan mengurangi risiko

Tahapan manajemen siklus hidup kontrak

Manajemen siklus hidup kontrak melacak kontrak saat mereka maju melalui tahapan yang berbeda. Baik pembeli dan penjual di perusahaan yang berbeda akan memiliki proses mereka sendiri untuk melacak tahapan ini, tetapi mereka cenderung menyelaraskan dengan fase utama ini:

1. Inisiasi

2. Pembuatan kontrak

3. Persetujuan kontrak internal

4. Negosiasi dan penandatanganan

5. Peluncuran atau eksekusi

6. Manajemen dan kepatuhan yang berkelanjutan

7. Pra-perpanjangan

8. Pembaruan

Tahap 1. Inisiasi

Tahap inisiasi dapat dimulai dengan berbagai cara.

Mungkin hubungan dimulai dengan kampanye email yang dingin atau pertemuan di pameran dagang.

Selama tahap ini, pembeli mengumpulkan masukan dari pemangku kepentingan, menentukan kebutuhan inti mereka, dan meninjau anggaran mereka. Sementara itu, penjual menawarkan panduan konsultatif dan mengumpulkan informasi yang akan membantu mereka selama pembuatan kontrak.

Tahap 2. Pembuatan kontrak

Langkah selanjutnya dalam proses manajemen siklus hidup kontrak adalah membuat kontrak baru.

Banyak vendor—baik untuk perangkat lunak, produk, atau layanan—menulis kontrak di dalam perangkat lunak proposal mereka.

Ini menawarkan beberapa manfaat:

• Kontrak lebih mungkin untuk ditutup, karena mencakup studi kasus, dampak yang diharapkan, proses proyek, dan detail penting lainnya dalam proposal

• Tim hukum dapat menyediakan templat kontrak atau pustaka klausa plug-and-play untuk digunakan perwakilan penjualan (menghemat waktu untuk semua orang yang terlibat)

• Proposal dan kontrak dikonsolidasikan di satu lokasi sehingga ada lebih sedikit langkah untuk pembeli

Tahap 3. Persetujuan kontrak internal

Kepatuhan kontrak bukan hanya sesuatu yang dipantau oleh pembeli.

Secara internal, profesional penjualan perlu bekerja dengan tim hukum untuk memastikan bahwa seluruh kontrak akan melindungi kedua belah pihak.

Tim hukum mungkin memerlukan tinjauan kontrak untuk setiap kontrak baru atau hanya untuk kontrak yang menggunakan bahasa baru.

Dan tim pemasaran atau merek mungkin meninjau proposal yang sesuai dengan kontrak untuk memeriksa apakah itu sesuai dengan pedoman merek.

Alur kerja kontrak dapat diotomatisasi untuk menghilangkan kemacetan yang disebabkan oleh beberapa persetujuan. Dengan Proposify, Anda dapat mengatur alur kerja persetujuan kontrak sehingga orang yang tepat akan menerima pemberitahuan saat mereka perlu meninjau proposal dan kontraknya.

Tahap 4. Negosiasi dan penandatanganan

Setelah proses persetujuan internal, saatnya untuk proses persetujuan eksternal .

Perwakilan penjualan atau eksekutif akun akan mengirimkan proposal dan kontrak kepada klien untuk ditandatangani.

Negosiasi dan perubahan kontrak adalah hal biasa. Faktanya, perjanjian dengan 4 atau 5 revisi lebih mungkin untuk ditutup daripada yang tidak memiliki revisi sama sekali.

Penjual mungkin perlu mempersingkat atau memperpanjang waktu kontrak, menambah kiriman, atau memperbarui jumlah toko, karyawan, atau sumber daya lain yang tercakup dalam kontrak.

Tahap 5. Peluncuran atau eksekusi

Selanjutnya, saatnya untuk menyebarkan solusi.

Untuk perangkat lunak, itu mungkin berarti meluncurkan platform ke grup percontohan sebelum meluncurkannya ke seluruh organisasi.

Untuk proyek langsung, itu berarti menyelesaikan pekerjaan yang digariskan dalam kontrak, apakah itu proyek pemasaran, konstruksi, atau yang lainnya.

Selama fase ini, baik pembeli dan penjual akan waspada terhadap ruang lingkup kontrak. Pembeli akan ingin memastikan bahwa mereka mendapatkan semua yang mereka bayar, sementara penjual akan mengawasi creep lingkup.

Tahap 6. Manajemen dan kepatuhan berkelanjutan

Lamanya tahapan ini tergantung pada jenis kontrak. Jika ini adalah proyek singkat yang berlangsung beberapa bulan, tidak akan banyak pekerjaan yang harus dilakukan.

Tetapi jika kontrak berlangsung satu tahun atau lebih, manajer kontrak atau spesialis pengadaan akan ingin memverifikasi…

• Bahwa praktik perusahaan vendor masih sejalan dengan kebijakan perusahaan.

• Bahwa perusahaan vendor tidak terlibat dalam skandal PR atau masalah hukum apa pun yang akan melanggar kontrak atau mengakibatkan semacam mitigasi risiko internal.

• Bahwa perusahaan vendor memenuhi kesepakatan mereka untuk proyek yang sedang berlangsung atau pemeliharaan layanan

Tahap 7. Pra-perpanjangan

Adalah cerdas untuk mempersiapkan pembaruan sebulan atau lebih sebelumnya.

Selama tahap ini, penjual akan memeriksa akun mereka dan memastikan bahwa mereka telah berhasil dengan layanan atau solusi. Di beberapa perusahaan, keberhasilan pelanggan akan memiliki proses pembaruan.

Sementara itu, pembeli cerdas yang menggunakan perangkat lunak CLM untuk melacak kontrak mereka harus mendiskusikan penggunaan dengan semua pemangku kepentingan dan mengevaluasi kebutuhan untuk memperbarui.

Tahap 8. Pembaruan

Selama tahap pembaruan, kontrak baru akan ditulis, apakah hanya untuk memperpanjang cakupan atau untuk mengubah kiriman dan pekerjaan yang dijelaskan.

Kemudian, siklus hidup kembali ke Tahap 5 dan siklus melalui eksekusi, manajemen, dan kepatuhan lagi.

Perangkat Lunak CLM

Perangkat lunak CLM akan menawarkan fitur yang berbeda tergantung pada pengguna target.

Penjual akan fokus pada pelacakan kontrak yang sedang berlangsung dan yang tertunda, sementara pembeli perlu melacak kontrak yang ditandatangani dan keterlibatan yang sedang berlangsung.

Untuk penjual

Penjual membutuhkan fitur yang membantu mereka mendapatkan lebih banyak kesepakatan.

Saat Anda memasukkan proposal dan kontrak di satu tempat, Anda dapat meletakkan semua informasi yang mendorong klien untuk bekerja dengan Anda di samping persetujuan akhir.

Dengan Proposify, Anda dapat menambahkan kontrak multi-halaman dan TOC ke proposal Anda.

Anda juga dapat memeriksa kapan prospek Anda telah melihat proposal dan kontrak. Ini akan membantu Anda mengetahui mana yang mengarah ke tindak lanjut dan apa yang harus dikatakan. Jika mereka telah melihatnya beberapa kali, Anda mungkin bertanya apakah mereka memerlukan perubahan.

Dan dengan analitik kontrak, Anda dapat memeriksa tingkat penutupan rata-rata dan tingkat penayangan untuk berbagai jenis kontrak sehingga Anda dapat membandingkan hasil Anda dan mengoptimalkan proposal dan persyaratan Anda.

Untuk pembeli

Perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak dirancang untuk memudahkan pembeli menyimpan data kontrak sehingga tidak ada biaya yang terbuang percuma.

Untuk setiap kontrak, Anda harus mencatat titik kontak internal sehingga ketika spesialis pengadaan mendapat pemberitahuan bahwa kontrak akan segera berakhir atau diperpanjang, mereka tahu siapa yang harus dihubungi untuk berdiskusi tentang biaya perpanjangan potensial.

Dengan Terzo, misalnya, Anda dapat melihat semua kontrak aktif Anda di satu tempat, memperkirakan pengeluaran Anda selama bertahun-tahun sebelumnya, dan melihat siklus hidup kontrak individual:

Langkah selanjutnya: cara mulai menerapkan praktik terbaik CLM

Gunakan kiat-kiat ini untuk memaksimalkan keterlibatan Anda, apa pun sisi kesepakatan Anda.

Untuk penjual

1. Gunakan proposal khusus dan perangkat lunak kontrak dengan fitur untuk meninjau aktivitas pembeli dan menyederhanakan operasi.

2. Buat perpustakaan aset merek untuk proposal dan kontrak.

3. Menerapkan alur kerja persetujuan kontrak.

4. Gunakan analitik kontrak untuk mengetahui kapan calon pembeli telah melihat kontrak (sehingga Anda tahu siapa yang harus ditindaklanjuti dan menawarkan revisi).

5. Buat proses untuk menambah nilai bagi klien di seluruh kontrak untuk meningkatkan peluang mereka akan memperbarui, dan pastikan jelas siapa yang memiliki peningkatan penjualan dalam organisasi Anda.

Untuk pembeli

1. Gunakan perangkat lunak untuk melacak semua kontrak vendor Anda di satu tempat.

2. Dalam solusi manajemen kontrak Anda, pastikan untuk menyertakan kontak internal yang menandatangani pertunangan.

3. Lacak tanggal akhir kontrak dan tanggal perpanjangan.

4. Buat kebijakan perusahaan tentang cara menangani hubungan vendor yang merusak kondisi selama pertunangan.

Mengelola kontrak adalah proses rumit yang tidak hanya membutuhkan kolaborasi dari departemen hukum tetapi juga penjualan dan pengadaan.

Semakin besar perusahaan Anda, semakin banyak kontrak yang Anda miliki, dan semakin Anda perlu melacaknya secara proaktif.

Untuk proposal, kontrak, tanda tangan, dan analitik penutupan semuanya di satu tempat, lihat Proposify .