شرح إدارة دورة حياة العقد (CLM)

ماذا يوجد في هذا الدليل:

• ما هي إدارة دورة حياة العقد؟

• الصناعات التي تستخدم CLM

• أهمية إدارة دورة حياة العقد

• مراحل إدارة دورة حياة العقد

• كيف تبدأ تنفيذ أفضل ممارسات CLM

ما هي إدارة دورة حياة العقد؟

لدى بعض المؤسسات العديد من العقود لإدارتها ، لذا فهي بحاجة إلى تعيين مديري عقود متخصصين أو متخصصين في المشتريات تتمثل مهمتهم في فحص البائعين وفقًا لمعايير متعددة ، والموافقة على قيم العقود ، وتتبع تنفيذ العقود ، والتعاون مع جميع أصحاب المصلحة لدعم عمليات التجديد الدقيقة.

ما هو الفرق بين نظام إدارة العقود ونظام إدارة دورة حياة العقد؟

يشير نظام إدارة العقود عادةً إلى البرامج المصممة لإنشاء العقود وجمع التوقيعات الإلكترونية ، بينما تم تصميم نظام إدارة دورة حياة العقد لتتبع مكان العقود ، ومن المسؤول عنها داخليًا ، ونقطة الاتصال في الشركة الموردة ، عندما سيتم تجديد العقد ، إلخ.

يشبه CLM إلى حد كبير CRM من حيث أنه يتتبع تقدم الحسابات المختلفة - ولكن بدلاً من تتبع العملاء المتوقعين والعملاء ، فأنت تقوم بتتبع العقود والصفقات.

الصناعات التي تستخدم CLM

تُستخدم منصات CLM من قبل المؤسسات الكبيرة عبر مجموعة متنوعة من الصناعات ، ومن قبل الشركات الصغيرة في أماكن منظمة للغاية مثل fintech أو التعليم.

فيما يلي بعض الأمثلة على الصناعات التي تستخدم أنظمة CLM:

• برمجة

• خدمات الأعمال

• الخدمات المصرفية

• الجامعات

• مطاعم

• العقارات

• حكومة

• المدارس والجامعات

• رعاية صحية

أهمية إدارة دورة حياة العقد

"لا تزال أكبر الشركات في العالم تعتمد على جداول البيانات والبريد الإلكتروني وحلول النقاط الأخرى للحصول على معلومات مهمة مثل شروط العقد الرئيسية وبيانات الإنفاق الفعلي مقابل الالتزام. تفتقر الشركات إلى مركزية البيانات. تم تصميم معظم أدوات إدارة دورة حياة العقد لحالات الاستخدام القانوني ، وليس لإدارة البائعين أو المشتريات ".
- براندون كارد ، الرئيس التنفيذي لشركة Terzo

تحتاج الفرق القانونية إلى إدارة العقود الخاصة بالامتثال المؤسسي والحكومي. نميل إلى التفكير في إدارة دورة حياة العقد على أنها شيء مهم فقط للأغراض القانونية.

لكن ليست هذه هي المسألة. إذا تم الاحتفاظ بـ CLM داخل القسم القانوني فقط ، فهذا يعني أن المديرين في الإدارات الأخرى سيكافحون لتحقيق أقصى استفادة من عقودهم وسيضيعون الأموال على التجديدات غير الضرورية.

على سبيل المثال ، لنفترض أن إحدى الشركات قد اشترت برنامج إدارة مشروع للمؤسسة بأكملها. لكن قسمين فقط يستمتعان بالفعل بهذا البرنامج المعين ويستخدمانه. 75٪ من المقاعد التي دفعتها الشركة غير مستخدمة. يحتاج قادة تكنولوجيا المعلومات والمشتريات والقسم إلى أن يكونوا على دراية باستخدام العقود من أجل منع تكرار العقود المهدرة ، حيث سيتم تجديد العقود تلقائيًا (حتى مشاريع المؤسسات الكبيرة والمعقدة).

بشكل عام ، تشمل فوائد ممارسات CLM الرائعة ما يلي:

• تعظيم استخدام العقود الحالية

• ضمان الامتثال للوائح الحكومية

• الامتثال لسياسات الشركة

• مراقبة علاقات البائعين وأدائهم

• الاحتفاظ بالتجديدات للمصروفات الضرورية فقط

• تقييم المخاطر وتخفيفها بشكل استباقي

مراحل إدارة دورة حياة العقد

تتعقب إدارة دورة حياة العقد العقود أثناء تقدمها عبر مراحل مختلفة. سيكون لكل من المشترين والبائعين في شركات مختلفة عملياتهم الخاصة لتتبع هذه المراحل ، لكنهم يميلون إلى التوافق مع هذه المراحل الرئيسية:

1. المبادرة

2. تأليف العقد

3. الموافقة على العقد الداخلي

4. التفاوض والتوقيع

5. الطرح أو التنفيذ

6. الإدارة والامتثال المستمران

7. التجديد المسبق

8. التجديد

المرحلة 1. البدء

يمكن أن تبدأ مرحلة البدء بعدة طرق.

ربما بدأت العلاقة بحملة بريد إلكتروني باردة أو اجتماع في معرض تجاري.

خلال هذه المرحلة ، يجمع المشتري المدخلات من أصحاب المصلحة ، ويحدد احتياجاتهم الأساسية ، ويراجع ميزانيتهم. وفي الوقت نفسه ، يقدم البائع إرشادات استشارية ويجمع المعلومات التي ستساعده أثناء إنشاء العقد.

المرحلة 2. تأليف العقد

تتمثل الخطوة التالية في عملية إدارة دورة حياة العقد في إنشاء عقد جديد.

يكتب العديد من البائعين - سواء كانوا للبرامج أو المنتجات أو الخدمات - العقود داخل برنامج عروضهم.

يقدم هذا بعض الفوائد:

• من المرجح أن يتم إغلاق العقود لأنها تتضمن دراسات الحالة والأثر المتوقع وعملية المشروع وتفاصيل مهمة أخرى في الاقتراح

• يمكن للفريق القانوني توفير قوالب العقود أو مكتبة فقرات التوصيل والتشغيل لاستخدام مندوبي المبيعات (توفير الوقت لجميع المعنيين)

• يتم توحيد المقترحات والعقود في مكان واحد بحيث تكون هناك خطوات أقل للمشتري

المرحلة 3. الموافقة على العقد الداخلي

الامتثال للعقد ليس مجرد شيء يراقبه المشتري.

داخليًا ، يحتاج محترفو المبيعات إلى العمل مع الفريق القانوني للتأكد من أن العقد بأكمله سيحمي كلا الطرفين.

قد يطلب الفريق القانوني مراجعة العقد لكل عقد جديد أو فقط للعقود التي تستخدم لغة جديدة.

وقد تقوم فرق التسويق أو العلامة التجارية بمراجعة الاقتراح الذي يتماشى مع العقد للتحقق من توافقه مع إرشادات العلامة التجارية.

يمكن أتمتة تدفقات عمل العقد لإزالة الاختناقات الناتجة عن الموافقات المتعددة. باستخدام Proposify ، يمكنك إعداد مهام سير عمل الموافقة على العقد بحيث يتلقى الأشخاص المناسبون إعلامات عندما يحتاجون إلى مراجعة اقتراح وعقده.

المرحلة 4. التفاوض والتوقيع

بعد عملية الموافقة الداخلية ، حان وقت عملية الموافقة الخارجية .

سيرسل مندوب المبيعات أو المسؤول التنفيذي عن الحساب الاقتراح والعقد إلى العميل للموافقة عليه.

التفاوض والتغييرات في العقد أمر شائع. في الواقع ، من المرجح أن يتم إغلاق الاتفاقات التي تحتوي على 4 أو 5 مراجعات من تلك التي لم تخضع للمراجعات على الإطلاق.

قد يحتاج البائع إلى تقصير أو إطالة وقت العقد أو إضافة التسليمات أو تحديث عدد المتاجر أو الموظفين أو الموارد الأخرى التي يغطيها العقد.

المرحلة 5. الطرح أو التنفيذ

بعد ذلك ، حان الوقت لنشر الحل.

بالنسبة للبرامج ، قد يعني ذلك طرح النظام الأساسي لمجموعة تجريبية قبل طرحه على مستوى المؤسسة.

بالنسبة لمشروع عملي ، قد يعني ذلك إكمال العمل المحدد في العقد ، سواء كان مشروعًا تسويقيًا أو إنشاءات أو أي شيء آخر.

خلال هذه المرحلة ، سيراقب كل من البائع والمشتري نطاق العقد. سيرغب المشتري في التأكد من حصوله على كل ما دفعه من أجله ، بينما سيراقب البائع زحف النطاق.

المرحلة 6. الإدارة المستمرة والامتثال

طول هذه المرحلة يعتمد على نوع العقد. إذا كان مشروعًا قصيرًا لمرة واحدة ويستغرق شهرين ، فلن يكون هناك الكثير من العمل للقيام به.

ولكن إذا استمر العقد لمدة عام أو أكثر ، سيرغب مدير العقد أو أخصائي المشتريات في التحقق من ...

• أن ممارسات الشركة الموردة لا تزال تتماشى مع سياسات الشركة.

• أن الشركة الموردة لم تتورط في أي فضائح علاقات عامة أو قضايا قانونية من شأنها أن تخرق العقد أو تؤدي إلى نوع من التخفيف من المخاطر الداخلية.

• أن الشركة الموردة تفي باتفاقها بشأن صيانة المشروع أو الخدمة المستمرة

المرحلة 7. التجديد المسبق

من الذكاء الاستعداد للتجديد قبل شهر أو أكثر مقدمًا.

خلال هذه المرحلة ، سيقوم البائعون بتسجيل الوصول بحساباتهم والتأكد من نجاحهم في الخدمة أو الحل. في بعض الشركات ، يمتلك نجاح العميل عملية التجديد.

وفي الوقت نفسه ، يجب على المشترين الأذكياء الذين يستخدمون برنامج CLM لتتبع عقودهم مناقشة الاستخدام مع جميع أصحاب المصلحة وتقييم الحاجة إلى التجديد.

المرحلة 8. التجديد

أثناء مرحلة التجديد ، سيتم كتابة عقد جديد ، سواء لمجرد تمديد التغطية أو لتعديل المخرجات والعمل الموصوف.

بعد ذلك ، تعود دورة الحياة إلى المرحلة 5 وتدور خلال التنفيذ والإدارة والامتثال مرة أخرى.

برنامج CLM

سيقدم برنامج CLM ميزات مختلفة اعتمادًا على المستخدم المستهدف.

سيركز البائعون على تتبع العقود قيد التنفيذ والعقود المعلقة ، بينما سيحتاج المشترون إلى تتبع العقود الموقعة والارتباطات المستمرة.

للبائعين

يحتاج البائعون إلى ميزات تساعدهم في إتمام المزيد من الصفقات.

عندما تقوم بتضمين العروض والعقود في مكان واحد ، يمكنك وضع جميع المعلومات التي تشجع العملاء على العمل معك جنبًا إلى جنب مع التوقيع النهائي.

باستخدام Proposify ، يمكنك إضافة عقود متعددة الصفحات وشروط استخدام المحتويات إلى مقترحاتك.

يمكنك أيضًا التحقق من الوقت الذي شاهد فيه العميل المحتمل الاقتراح والعقد. سيساعدك هذا في معرفة ما الذي يؤدي إلى المتابعة وماذا ستقول. إذا شاهدوه عدة مرات ، فقد تسأل عما إذا كانوا بحاجة إلى أي تغييرات.

وباستخدام تحليلات العقود ، يمكنك التحقق من متوسط ​​معدلات الإغلاق ومعدلات المشاهدة لأنواع مختلفة من العقود حتى تتمكن من قياس نتائجك وتحسين مقترحاتك وشروطك.

للمشترين

تم تصميم برنامج إدارة دورة حياة العقد ليسهل على المشترين تخزين بيانات العقد حتى لا تضيع أي نفقات.

بالنسبة لكل عقد ، يجب عليك ملاحظة نقطة الاتصال الداخلية بحيث عندما يتلقى اختصاصي المشتريات إشعارًا بأن العقد سينتهي أو يتم تجديده قريبًا ، يعرف من الذي يتواصل معه لإجراء مناقشات حول تكلفة التجديد المحتمل.

مع Terzo ، على سبيل المثال ، يمكنك رؤية جميع عقودك النشطة في مكان واحد ، والتنبؤ بإنفاقك لسنوات مقدمًا ، والاطلاع على دورة حياة العقود الفردية:

الخطوات التالية: كيفية البدء في تنفيذ أفضل ممارسات CLM

استخدم هذه النصائح لتحقيق أقصى استفادة من ارتباطاتك ، بغض النظر عن جانب الصفقة الذي تتعامل معه.

للبائعين

1. استخدم عرضًا مخصصًا وبرنامج عقد مع ميزات لمراجعة نشاط المشتري وتبسيط العمليات.

2. قم بإنشاء مكتبة للأصول الخاصة بالعلامة التجارية للعروض والعقود.

3. تنفيذ سير عمل الموافقة على العقد.

4. استخدم تحليلات العقد لمعرفة وقت عرض المشتري المحتمل للعقد (حتى تعرف من الذي يجب عليك المتابعة معه وتقديم المراجعات إليه).

5. قم بإنشاء عملية لإضافة قيمة إلى العميل طوال العقد لزيادة فرص تجديده ، وتأكد من الواضح من يمتلك عمليات البيع داخل مؤسستك.

للمشترين

1. استخدم البرنامج لتتبع جميع عقود البائعين الخاصة بك في مكان واحد.

2. ضمن حل إدارة العقود الخاص بك ، تأكد من تضمين نقطة الاتصال الداخلية التي وقعت على المشاركة.

3. تتبع تواريخ انتهاء العقد وتواريخ التجديد.

4. قم بإنشاء سياسة الشركة لكيفية التعامل مع علاقات الموردين التي تكسر الشروط أثناء المشاركة.

تعد إدارة العقود عملية معقدة لا تتطلب فقط التعاون من القسم القانوني ولكن أيضًا المبيعات والمشتريات.

كلما كانت شركتك أكبر ، زادت العقود التي لديك ، وكلما احتجت إلى تتبعها بشكل استباقي.

للمقترحات والعقود والتوقيعات وتحليلات الإغلاق كلها في مكان واحد ، تحقق من Proposify .