Explicación de la gestión del ciclo de vida del contrato (CLM)
Publicado: 2022-09-09Qué hay en esta guía:
¿Qué es la gestión del ciclo de vida del contrato?
Industrias que utilizan CLM
La importancia de la gestión del ciclo de vida de los contratos
Las etapas de la gestión del ciclo de vida del contrato
Cómo comenzar a implementar las mejores prácticas de CLM
¿Qué es la gestión del ciclo de vida del contrato?
Algunas organizaciones tienen tantos contratos que administrar que necesitan contratar administradores de contratos dedicados o especialistas en adquisiciones cuyo trabajo sea examinar a los proveedores según múltiples criterios, aprobar los valores de los contratos, realizar un seguimiento del cumplimiento de los contratos y colaborar con todas las partes interesadas para respaldar renovaciones precisas.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema de gestión de contratos y un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos?
Un sistema de gestión de contratos generalmente se refiere a un software diseñado para crear contratos y recopilar firmas electrónicas, mientras que un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos está diseñado para rastrear dónde están los contratos, quién es responsable de ellos internamente, el punto de contacto en la empresa proveedora, cuándo el contrato se renovará, etc.
Un CLM es muy similar a un CRM en el sentido de que realiza un seguimiento del progreso de diferentes cuentas, pero en lugar de realizar un seguimiento de clientes potenciales y clientes, realiza un seguimiento de contratos y acuerdos.
Industrias que utilizan CLM
Las plataformas CLM son utilizadas por grandes organizaciones en una variedad de industrias y por pequeñas empresas en espacios altamente regulados como fintech o educación.
Estos son algunos ejemplos de industrias que utilizan sistemas CLM:
Software
Servicios de negocios
Bancario
universidades
Restaurantes
Bienes raíces
Gobierno
Escuelas y universidades
Cuidado de la salud
La importancia de la gestión del ciclo de vida de los contratos
“Las empresas más grandes del mundo aún confían en las hojas de cálculo, el correo electrónico y otras soluciones puntuales para obtener información crítica, como los términos clave del contrato y los datos de gastos reales frente a los comprometidos. Las empresas carecen de centralización de datos. La mayoría de las herramientas de gestión del ciclo de vida de los contratos están diseñadas para casos de uso legal, no para la gestión de proveedores ni para la adquisición”.
- Brandon Card, CEO de Terzo
Los equipos legales necesitan administrar contratos para el cumplimiento corporativo y gubernamental. Tendemos a pensar en la gestión del ciclo de vida del contrato como algo que solo importa a efectos legales.
Pero ese no es el caso. Si CLM se mantiene solo dentro del departamento legal, eso significa que los gerentes de otros departamentos tendrán dificultades para aprovechar al máximo sus contratos y gastarán dinero en renovaciones innecesarias.
Por ejemplo, supongamos que una empresa ha adquirido un software de gestión de proyectos para toda la organización. Pero solo dos departamentos realmente disfrutan y usan ese software en particular. El 75% de los asientos que ha pagado la empresa no se utilizan. Los líderes de TI, adquisiciones y departamentos deben conocer el uso de los contratos para evitar que se vuelvan a producir contratos inútiles, ya que muchos se renovarán automáticamente (incluso en proyectos empresariales grandes y complejos).
En general, los beneficios de las excelentes prácticas de CLM incluyen:
Maximizar el uso de los contratos actuales
Asegurar el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales
Cumplir con las políticas corporativas
Supervisar las relaciones y el rendimiento de los proveedores
Mantenga las renovaciones solo para los gastos necesarios
Evalúe y mitigue los riesgos de forma proactiva
Las etapas de la gestión del ciclo de vida del contrato
La gestión del ciclo de vida del contrato realiza un seguimiento de los contratos a medida que avanzan a través de diferentes etapas. Tanto los compradores como los vendedores de diferentes empresas tendrán sus propios procesos para realizar el seguimiento de estas etapas, pero tienden a alinearse con estas fases principales:
Iniciación
Autoría de contratos
Aprobación interna del contrato
Negociación y cierre de sesión
Lanzamiento o ejecución
Gestión continua y cumplimiento
Pre-renovación
Renovación
Etapa 1. Iniciación
La etapa de iniciación puede comenzar de varias maneras.
Tal vez la relación comenzó con una campaña de correo electrónico en frío o una reunión en una feria comercial.
Durante esta etapa, el comprador recopila información de las partes interesadas, determina sus necesidades principales y revisa su presupuesto. Mientras tanto, el vendedor ofrece orientación consultiva y recopila información que lo ayudará durante la creación del contrato.
Etapa 2. Autorización del contrato
El siguiente paso en el proceso de gestión del ciclo de vida del contrato es crear un nuevo contrato.
Muchos proveedores, ya sea de software, productos o servicios, redactan contratos dentro de su software de propuesta.
Esto ofrece algunos beneficios:
Es más probable que se cierren los contratos, porque incluyen estudios de casos, el impacto esperado, el proceso del proyecto y otros detalles importantes en la propuesta.
El equipo legal puede proporcionar plantillas de contrato o una biblioteca de cláusulas plug-and-play para que las usen los representantes de ventas (ahorrando tiempo para todos los involucrados)
Las propuestas y los contratos se consolidan en un solo lugar, por lo que hay menos pasos para el comprador.
Etapa 3. Aprobación interna del contrato
El cumplimiento del contrato no es solo algo que el comprador está monitoreando.
Internamente, los profesionales de ventas deben trabajar con el equipo legal para asegurarse de que el contrato completo proteja a ambas partes.
El equipo legal puede requerir la revisión del contrato para todos y cada uno de los contratos nuevos o solo para los que usan un lenguaje nuevo.
Y los equipos de marketing o marca pueden revisar la propuesta que acompaña al contrato para verificar que se alinee con las pautas de la marca.
Los flujos de trabajo de contratos se pueden automatizar para eliminar los cuellos de botella causados por múltiples aprobaciones. Con Proposify, puede configurar flujos de trabajo de aprobación de contratos para que las personas adecuadas reciban notificaciones cuando necesiten revisar una propuesta y su contrato.
Etapa 4. Negociación y aprobación
Después del proceso de aprobación interno, llega el momento del proceso de aprobación externo .
El representante de ventas o ejecutivo de cuenta enviará la propuesta y el contrato al cliente para su aprobación.
La negociación y los cambios de contrato son comunes. De hecho, es más probable que se cierren acuerdos con 4 o 5 revisiones que aquellos sin ninguna revisión.
Es posible que el vendedor necesite acortar o alargar el tiempo del contrato, agregar entregables o actualizar la cantidad de tiendas, empleados u otros recursos cubiertos por el contrato.
Etapa 5. Lanzamiento o ejecución
A continuación, es el momento de implementar la solución.
Para el software, eso podría significar implementar la plataforma en un grupo piloto antes de implementarla en toda la organización.
Para un proyecto práctico, eso significaría completar el trabajo descrito en el contrato, ya sea un proyecto de marketing, construcción u otra cosa.
Durante esta fase, tanto el comprador como el vendedor estarán atentos al alcance del contrato. El comprador querrá asegurarse de que está recibiendo todo lo que pagó, mientras que el vendedor estará atento a la desviación del alcance.
Etapa 6. Gestión continua y cumplimiento
La duración de esta etapa depende del tipo de contrato. Si es un proyecto corto, puntual, de un par de meses, no habrá mucho trabajo por hacer.
Pero si el contrato dura un año o más, el administrador de contratos o el especialista en adquisiciones querrán verificar...
Que las prácticas de la empresa proveedora sigan en línea con las políticas corporativas.
Que la empresa proveedora no haya estado involucrada en ningún escándalo de relaciones públicas o problemas legales que pudieran incumplir el contrato o resultar en algún tipo de mitigación de riesgo interno.
Que la empresa proveedora está cumpliendo con su acuerdo para el mantenimiento continuo del proyecto o servicio.
Etapa 7. Pre-renovación
Es inteligente prepararse para una renovación con un mes o más de anticipación.
Durante esta etapa, los vendedores verificarán sus cuentas y se asegurarán de que hayan tenido éxito con el servicio o la solución. En algunas empresas, el éxito del cliente será el dueño del proceso de renovación.
Mientras tanto, los compradores inteligentes que utilizan el software CLM para realizar un seguimiento de sus contratos deben discutir el uso con todas las partes interesadas y evaluar la necesidad de renovar.
Etapa 8. Renovación
Durante la etapa de renovación se redactará un nuevo contrato, ya sea simplemente para ampliar la cobertura o para modificar los entregables y trabajos descritos.
Luego, el ciclo de vida vuelve a la Etapa 5 y vuelve a pasar por la ejecución, la gestión y el cumplimiento.
Software CLM
El software CLM ofrecerá diferentes funciones según el usuario objetivo.
Los vendedores se centrarán en realizar un seguimiento de los contratos en curso y pendientes, mientras que los compradores deberán realizar un seguimiento de los contratos firmados y los compromisos en curso.
para vendedores
Los vendedores necesitan funciones que les ayuden a cerrar más tratos.
Cuando incluye propuestas y contratos en un solo lugar, puede colocar toda la información que anima a los clientes a trabajar con usted junto con la aprobación final.
Con Proposify, puede agregar contratos de varias páginas y TOC a sus propuestas.
También puede comprobar cuándo su cliente potencial ha visto la propuesta y el contrato. Esto le ayudará a saber con qué lleva al seguimiento y qué decir. Si lo han visto varias veces, puede preguntarles si necesitan algún cambio.
Y con el análisis de contratos, puede verificar sus tasas de cierre promedio y tasas de visualización para diferentes tipos de contratos para que pueda comparar sus resultados y optimizar sus propuestas y términos.
Para compradores
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos está diseñado para facilitar a los compradores el almacenamiento de datos de contratos, de modo que no se desperdicien gastos.
Para cada contrato, debe anotar el punto de contacto interno para que cuando un especialista en adquisiciones reciba una notificación de que el contrato va a finalizar o renovarse pronto, sepa a quién contactar para discutir el costo de la posible renovación.
Con Terzo, por ejemplo, puede ver todos sus contratos activos en un solo lugar, pronosticar sus gastos con años de anticipación y ver el ciclo de vida de contratos individuales:
Próximos pasos: cómo comenzar a implementar las mejores prácticas de CLM
Utilice estos consejos para aprovechar al máximo sus compromisos, sin importar de qué lado del trato se encuentre.
para vendedores
Utilice un software exclusivo para propuestas y contratos con funciones para revisar la actividad del comprador y optimizar las operaciones.
Cree una biblioteca de activos de marca para propuestas y contratos.
Implementar un flujo de trabajo de aprobación de contratos.
Utilice el análisis de contratos para saber cuándo un posible comprador ha visto un contrato (para que sepa con quién hacer un seguimiento y ofrecer revisiones).
Cree un proceso para agregar valor al cliente a lo largo del contrato para aumentar las posibilidades de que renueven, y asegúrese de que quede claro quién es el propietario de las ventas adicionales dentro de su organización.
Para compradores
Utilice el software para realizar un seguimiento de todos sus contratos de proveedores en un solo lugar.
Dentro de su solución de gestión de contratos, asegúrese de incluir el punto de contacto interno que firmó el contrato.
Realice un seguimiento de las fechas de finalización y renovación del contrato.
Cree una política de la empresa sobre cómo manejar las relaciones con los proveedores que rompen las condiciones durante el compromiso.
La gestión de contratos es un proceso complicado que requiere no solo la colaboración del departamento legal, sino también de ventas y adquisiciones.
Cuanto más grande es su empresa, más contratos tiene y más necesita realizar un seguimiento proactivo.
Para propuestas, contratos, firmas electrónicas y análisis de cierre, todo en un solo lugar, consulte Proposify .