Gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) explicado
Publicados: 2022-09-09O que há neste guia:
O que é o gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
Indústrias que usam CLM
A importância do gerenciamento do ciclo de vida do contrato
As etapas do gerenciamento do ciclo de vida do contrato
Como começar a implementar as melhores práticas de CLM
O que é o gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
Algumas organizações têm tantos contratos para gerenciar que precisam contratar gerentes de contratos dedicados ou especialistas em compras cujo trabalho é examinar fornecedores para vários critérios, aprovar valores de contratos, acompanhar o cumprimento de contratos e colaborar com todas as partes interessadas para oferecer suporte a renovações precisas.
Qual é a diferença entre um sistema de gerenciamento de contratos e um sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
Um sistema de gerenciamento de contratos normalmente se refere a um software projetado para criar contratos e coletar assinaturas eletrônicas, enquanto um sistema de gerenciamento de ciclo de vida de contratos é projetado para rastrear onde estão os contratos, quem é responsável por eles internamente, o ponto de contato na empresa fornecedora, quando o contrato será renovado, etc.
Um CLM é muito semelhante a um CRM, pois rastreia o progresso de diferentes contas, mas em vez de rastrear leads e clientes, você rastreia contratos e negócios.
Indústrias que usam CLM
As plataformas CLM são usadas por grandes organizações em vários setores e por pequenas empresas em espaços altamente regulamentados, como fintech ou educação.
Aqui estão alguns exemplos de indústrias que utilizam sistemas CLM:
Programas
Serviços prestados às empresas
Bancário
Universidades
Restaurantes
Imobiliária
Governo
Escolas e universidades
Assistência médica
A importância do gerenciamento do ciclo de vida do contrato
“As maiores empresas do mundo ainda dependem de planilhas, e-mail e outras soluções pontuais para obter informações críticas, como termos de contrato importantes e dados de gastos reais versus comprometidos. As empresas carecem de centralização de dados. A maioria das ferramentas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato são criadas para casos de uso legal, não para gerenciamento ou aquisição de fornecedores.”
- Brandon Card, CEO da Terzo
As equipes jurídicas precisam gerenciar contratos para conformidade corporativa e governamental. Tendemos a pensar no gerenciamento do ciclo de vida do contrato como algo que só importa para fins legais.
Mas esse não é o caso. Se o CLM for mantido apenas dentro do departamento jurídico, isso significa que os gerentes de outros departamentos terão dificuldades para aproveitar ao máximo seus contratos e desperdiçarão dinheiro em renovações desnecessárias.
Por exemplo, digamos que uma empresa tenha adquirido um software de gerenciamento de projetos para toda a organização. Mas apenas dois departamentos realmente gostam e usam esse software específico. 75% dos assentos pagos pela empresa não estão sendo usados. Os líderes de TI, compras e departamentos precisam estar cientes do uso de contratos para evitar que contratos desnecessários voltem a ocorrer, pois muitos serão renovados automaticamente (mesmo projetos corporativos grandes e complexos).
Em suma, os benefícios das ótimas práticas de CLM incluem:
Maximize o uso dos contratos atuais
Garantir a conformidade com os regulamentos governamentais
Cumpra as políticas corporativas
Monitore o relacionamento e o desempenho dos fornecedores
Manter renovações apenas para despesas necessárias
Avalie e mitigue proativamente os riscos
As etapas do gerenciamento do ciclo de vida do contrato
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato rastreia os contratos à medida que avançam em diferentes estágios. Tanto os compradores quanto os vendedores de diferentes empresas terão seus próprios processos para rastrear essas etapas, mas tendem a se alinhar a essas fases principais:
Iniciação
Autoria de contrato
Aprovação de contrato interno
Negociação e assinatura
Lançamento ou execução
Gerenciamento e conformidade contínuos
Pré-renovação
Renovação
Etapa 1. Iniciação
O estágio de iniciação pode começar de várias maneiras.
Talvez o relacionamento tenha começado com uma campanha de e-mail frio ou uma reunião em uma feira.
Durante esse estágio, o comprador coleta informações das partes interessadas, determina suas principais necessidades e revisa seu orçamento. Enquanto isso, o vendedor oferece orientação consultiva e coleta informações que os ajudarão durante a criação do contrato.
Etapa 2. Criação do contrato
A próxima etapa no processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato é criar um novo contrato.
Muitos fornecedores – seja para software, produtos ou serviços – escrevem contratos dentro de seu software de proposta.
Isso oferece alguns benefícios:
É mais provável que os contratos sejam fechados, pois incluem estudos de caso, impacto esperado, processo do projeto e outros detalhes importantes na proposta
A equipe jurídica pode fornecer modelos de contrato ou uma biblioteca de cláusulas plug-and-play para uso dos representantes de vendas (economizando tempo para todos os envolvidos)
As propostas e os contratos são consolidados em um local para que haja menos etapas para o comprador
Etapa 3. Aprovação do contrato interno
A conformidade do contrato não é apenas algo que o comprador está monitorando.
Internamente, os profissionais de vendas precisam trabalhar com a equipe jurídica para garantir que todo o contrato proteja ambas as partes.
A equipe jurídica pode exigir a revisão do contrato para cada novo contrato ou apenas para aqueles que usam uma nova linguagem.
E as equipes de marketing ou marca podem revisar a proposta que acompanha o contrato para verificar se está alinhada com as diretrizes da marca.
Os fluxos de trabalho de contrato podem ser automatizados para remover gargalos causados por várias aprovações. Com o Proposify, você pode configurar fluxos de trabalho de aprovação de contratos para que as pessoas certas recebam notificações quando precisarem revisar uma proposta e seu contrato.
Etapa 4. Negociação e aprovação
Após o processo de aprovação interna, é hora do processo de aprovação externa .
O representante de vendas ou executivo de contas enviará a proposta e o contrato ao cliente para aprovação.
Negociação e mudanças de contrato são comuns. De fato, acordos com 4 ou 5 revisões são mais propensos a fechar do que aqueles sem nenhuma revisão.
O vendedor pode precisar encurtar ou prolongar o tempo do contrato, adicionar entregas ou atualizar o número de lojas, funcionários ou outros recursos cobertos pelo contrato.
Etapa 5. Lançamento ou execução
Em seguida, é hora de implantar a solução.
Para software, isso pode significar lançar a plataforma para um grupo piloto antes de implementá-la em toda a organização.
Para um projeto prático, isso significaria concluir o trabalho descrito no contrato, seja um projeto de marketing, construção ou qualquer outra coisa.
Durante esta fase, tanto o comprador quanto o vendedor estarão atentos ao escopo do contrato. O comprador vai querer ter certeza de que está recebendo tudo pelo que pagou, enquanto o vendedor estará atento ao aumento do escopo.
Estágio 6. Gerenciamento e conformidade contínuos
A duração desta fase depende do tipo de contrato. Se for um projeto curto e único que dura alguns meses, não haverá muito trabalho a fazer.
Mas se o contrato durar um ano ou mais, o gerente de contrato ou o especialista em compras desejará verificar…
Que as práticas da empresa fornecedora ainda estão alinhadas com as políticas corporativas.
Que a empresa fornecedora não se envolveu em nenhum escândalo de relações públicas ou questões legais que violariam o contrato ou resultariam em algum tipo de mitigação de risco interno.
Que a empresa fornecedora está cumprindo seu contrato para manutenção contínua do projeto ou serviço
Etapa 7. Pré-renovação
É inteligente se preparar para uma renovação com um mês ou mais de antecedência.
Durante esse estágio, os vendedores farão check-in em suas contas e se certificarão de que foram bem-sucedidos com o serviço ou solução. Em algumas empresas, o sucesso do cliente será o responsável pelo processo de renovação.
Enquanto isso, os compradores experientes que estão usando o software CLM para rastrear seus contratos devem discutir o uso com todas as partes interessadas e avaliar a necessidade de renovação.
Etapa 8. Renovação
Durante a fase de renovação, um novo contrato será redigido, seja para simplesmente estender a cobertura ou para alterar as entregas e trabalhos descritos.
Em seguida, o ciclo de vida volta ao Estágio 5 e passa pela execução, gerenciamento e conformidade novamente.
Software CLM
O software CLM oferecerá recursos diferentes dependendo do usuário de destino.
Os vendedores se concentrarão no rastreamento de contratos em andamento e pendentes, enquanto os compradores precisarão rastrear contratos assinados e compromissos em andamento.
Para vendedores
Os vendedores precisam de recursos que os ajudem a fechar mais negócios.
Ao incluir propostas e contratos em um só lugar, você pode colocar todas as informações que incentivam os clientes a trabalhar com você ao lado da aprovação final.
Com o Proposify, você pode adicionar contratos de várias páginas e TOCs às suas propostas.
Você também pode verificar quando seu lead visualizou a proposta e o contrato. Isso ajudará você a saber quais leads devem ser seguidos e o que dizer. Se eles visualizaram várias vezes, você pode perguntar se eles precisam de alguma alteração.
E com a análise de contratos, você pode verificar suas taxas médias de fechamento e taxas de visualização para diferentes tipos de contratos para poder comparar seus resultados e otimizar suas propostas e prazos.
Para compradores
O software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato foi projetado para facilitar aos compradores o armazenamento de dados do contrato, de modo que nenhuma despesa seja desperdiçada.
Para cada contrato, você deve observar o ponto de contato interno para que, quando um especialista em compras receber uma notificação de que o contrato será rescindido ou renovado em breve, ele saiba com quem entrar em contato para discutir o custo da possível renovação.
Com o Terzo, por exemplo, você pode ver todos os seus contratos ativos em um só lugar, prever seus gastos com anos de antecedência e ver o ciclo de vida dos contratos individuais:
Próximas etapas: como começar a implementar as práticas recomendadas de CLM
Use essas dicas para aproveitar ao máximo seus compromissos, não importa de que lado do negócio você esteja.
Para vendedores
Use um software de proposta e contrato dedicado com recursos para revisar a atividade do comprador e simplificar as operações.
Crie uma biblioteca de ativos na marca para propostas e contratos.
Implemente um fluxo de trabalho de aprovação de contrato.
Use a análise de contrato para saber quando um possível comprador visualizou um contrato (para que você saiba com quem acompanhar e oferecer revisões).
Crie um processo para agregar valor ao cliente ao longo do contrato para aumentar as chances de renovação e certifique-se de que está claro quem possui upsells dentro de sua organização.
Para compradores
Use o software para rastrear todos os seus contratos de fornecedores em um só lugar.
Em sua solução de gerenciamento de contratos, inclua o ponto de contato interno que assinou o contrato.
Acompanhe as datas de término do contrato e as datas de renovação.
Crie uma política da empresa sobre como lidar com relacionamentos com fornecedores que quebram as condições durante o engajamento.
Gerenciar contratos é um processo complicado que requer não apenas a colaboração do departamento jurídico, mas também de vendas e compras.
Quanto maior a sua empresa, mais contratos você tem e mais você precisa rastreá-los de forma proativa.
Para propostas, contratos, assinaturas e análises de fechamento em um só lugar, confira Proposify .