Contract Lifecycle Management (CLM) erklärt
Veröffentlicht: 2022-09-09Inhalt dieser Anleitung:
Was ist Contract Lifecycle Management?
Branchen, die CLM verwenden
Die Bedeutung des Vertragslebenszyklusmanagements
Die Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements
So beginnen Sie mit der Implementierung von CLM Best Practices
Was ist Contract Lifecycle Management?
Einige Unternehmen müssen so viele Verträge verwalten, dass sie dedizierte Vertragsmanager oder Beschaffungsspezialisten einstellen müssen, deren Aufgabe es ist, Lieferanten auf mehrere Kriterien zu prüfen, Vertragswerte zu genehmigen, die Vertragserfüllung zu verfolgen und mit allen Beteiligten zusammenzuarbeiten, um genaue Verlängerungen zu unterstützen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Vertragsmanagementsystem und einem Vertragslebenszyklus-Managementsystem?
Ein Vertragsmanagementsystem bezieht sich in der Regel auf eine Software, die zum Erstellen von Verträgen und zum Sammeln elektronischer Unterschriften entwickelt wurde, während ein Vertragslebenszyklus-Managementsystem darauf ausgelegt ist, zu verfolgen, wo sich Verträge befinden, wer intern dafür verantwortlich ist, der Ansprechpartner beim Anbieterunternehmen, wann Der Vertrag verlängert sich usw.
Ein CLM ist einem CRM insofern sehr ähnlich, als es den Fortschritt verschiedener Konten verfolgt – aber anstatt Leads und Kunden zu verfolgen, verfolgen Sie Verträge und Geschäfte.
Branchen, die CLM verwenden
CLM-Plattformen werden von großen Organisationen in einer Vielzahl von Branchen und von kleinen Unternehmen in stark regulierten Bereichen wie Fintech oder Bildung eingesetzt.
Hier sind einige Beispiele für Branchen, die CLM-Systeme einsetzen:
Software
Geschäftsdienstleistungen
Bankwesen
Universitäten
Restaurants
Immobilie
Regierung
Schulen und Universitäten
Gesundheitspflege
Die Bedeutung des Vertragslebenszyklusmanagements
„Die größten Unternehmen der Welt verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationen, E-Mail und andere Punktlösungen für kritische Informationen wie wichtige Vertragsbedingungen und Daten zu tatsächlichen und zugesagten Ausgaben. Unternehmen fehlt es an Datenzentralisierung. Die meisten Tools für das Vertragslebenszyklusmanagement sind für rechtliche Anwendungsfälle konzipiert, nicht für das Lieferantenmanagement oder die Beschaffung.“
- Brandon Card, CEO von Terzo
Rechtsteams müssen Verträge sowohl für die Unternehmens- als auch für die Regierungskonformität verwalten. Wir neigen dazu, Contract Lifecycle Management als etwas zu betrachten, das nur für rechtliche Zwecke von Bedeutung ist.
Aber das ist nicht der Fall. Wenn CLM nur innerhalb der Rechtsabteilung verwaltet wird, bedeutet dies, dass Manager in anderen Abteilungen Schwierigkeiten haben werden, das Beste aus ihren Verträgen zu machen, und Geld für unnötige Vertragsverlängerungen verschwenden.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein Unternehmen Projektmanagement-Software für die gesamte Organisation gekauft hat. Aber nur zwei Abteilungen genießen und nutzen diese spezielle Software tatsächlich. 75 % der Plätze, für die das Unternehmen bezahlt hat, werden nicht genutzt. IT-, Beschaffungs- und Abteilungsleiter müssen sich der Vertragsnutzung bewusst sein, um zu verhindern, dass sich verschwenderische Verträge wiederholen, da viele automatisch verlängert werden (selbst große, komplexe Unternehmensprojekte).
Alles in allem gehören zu den Vorteilen großartiger CLM-Praktiken:
Maximieren Sie die Nutzung aktueller Verträge
Stellen Sie die Einhaltung staatlicher Vorschriften sicher
Halten Sie die Unternehmensrichtlinien ein
Überwachen Sie Lieferantenbeziehungen und -leistung
Beschränken Sie Verlängerungen nur auf die notwendigen Kosten
Risiken proaktiv bewerten und mindern
Die Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements
Contract Lifecycle Management verfolgt Verträge, während sie verschiedene Phasen durchlaufen. Sowohl Käufer als auch Verkäufer in verschiedenen Unternehmen haben ihre eigenen Prozesse zur Verfolgung dieser Phasen, aber sie neigen dazu, sich an diesen Hauptphasen auszurichten:
Einleitung
Vertragserstellung
Interne Vertragsfreigabe
Verhandlung und Abmeldung
Rollout oder Ausführung
Laufende Verwaltung und Compliance
Vorverlängerung
Erneuerung
Stufe 1. Einweihung
Die Initiationsphase kann auf verschiedene Weise beginnen.
Vielleicht begann die Beziehung mit einer kalten E-Mail-Kampagne oder einem Treffen auf einer Messe.
In dieser Phase sammelt der Einkäufer Input von Stakeholdern, bestimmt ihre Kernbedürfnisse und überprüft ihr Budget. In der Zwischenzeit bietet der Verkäufer beratende Anleitungen an und sammelt Informationen, die ihm bei der Vertragserstellung helfen.
Stufe 2. Vertragserstellung
Der nächste Schritt im Contract Lifecycle Management-Prozess besteht darin, einen neuen Vertrag zu erstellen.
Viele Anbieter – ob für Software, Produkte oder Dienstleistungen – erstellen Verträge in ihrer Angebotssoftware.
Dies bietet einige Vorteile:
Es ist wahrscheinlicher, dass Verträge abgeschlossen werden, da sie Fallstudien, erwartete Auswirkungen, Projektverfahren und andere wichtige Details im Vorschlag enthalten
Die Rechtsabteilung kann Vertragsvorlagen oder eine Plug-and-Play-Klauselbibliothek für Vertriebsmitarbeiter bereitstellen (was Zeit für alle Beteiligten spart).
Angebote und Verträge werden an einem Ort konsolidiert, sodass für den Käufer weniger Schritte erforderlich sind
Phase 3. Interne Vertragsgenehmigung
Die Vertragseinhaltung ist nicht nur etwas, das der Käufer überwacht.
Intern müssen Vertriebsprofis mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass der gesamte Vertrag beide Parteien schützt.
Die Rechtsabteilung verlangt möglicherweise eine Vertragsüberprüfung für jeden einzelnen neuen Vertrag oder nur für solche, die eine neue Sprache verwenden.
Und Marketing- oder Markenteams überprüfen möglicherweise das Angebot, das mit dem Vertrag einhergeht, um sicherzustellen, dass es mit den Markenrichtlinien übereinstimmt.
Vertragsworkflows können automatisiert werden, um Engpässe zu beseitigen, die durch mehrfache Genehmigungen verursacht werden. Mit Proposify können Sie Workflows zur Vertragsgenehmigung einrichten, damit die richtigen Personen Benachrichtigungen erhalten, wenn sie ein Angebot und seinen Vertrag überprüfen müssen.
Phase 4. Verhandlung und Freigabe
Nach dem internen Genehmigungsprozess ist es Zeit für den externen Genehmigungsprozess.
Der Vertriebsmitarbeiter oder Kundenbetreuer sendet das Angebot und den Vertrag zur Genehmigung an den Kunden.
Verhandlungen und Vertragsänderungen sind üblich. Tatsächlich werden Vereinbarungen mit 4 oder 5 Revisionen eher geschlossen als Vereinbarungen ohne Revisionen.
Der Verkäufer muss möglicherweise die Vertragslaufzeit verkürzen oder verlängern, Leistungen hinzufügen oder die Anzahl der vom Vertrag abgedeckten Filialen, Mitarbeiter oder anderen Ressourcen aktualisieren.
Stufe 5. Rollout oder Ausführung
Als Nächstes ist es an der Zeit, die Lösung bereitzustellen.
Für Software könnte das bedeuten, die Plattform einer Pilotgruppe vorzustellen, bevor sie unternehmensweit eingeführt wird.
Für ein praktisches Projekt würde das bedeuten, die im Vertrag beschriebene Arbeit abzuschließen, egal ob es sich um ein Marketingprojekt, eine Konstruktion oder etwas anderes handelt.
Während dieser Phase werden sowohl Käufer als auch Verkäufer den Vertragsumfang im Auge behalten. Der Käufer wird sicherstellen wollen, dass er alles bekommt, wofür er bezahlt hat, während der Verkäufer auf Scope Creep achtet.
Stufe 6. Laufende Verwaltung und Compliance
Die Dauer dieser Phase hängt von der Vertragsart ab. Wenn es sich um ein kurzes, einmaliges Projekt handelt, das ein paar Monate dauert, gibt es nicht viel zu tun.
Aber wenn der Vertrag ein Jahr oder länger läuft, wird der Vertragsmanager oder Beschaffungsspezialist überprüfen wollen …
Dass die Praktiken des Verkäuferunternehmens immer noch mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Dass das Anbieterunternehmen nicht in PR-Skandale oder rechtliche Probleme verwickelt war, die gegen den Vertrag verstoßen oder zu einer Art interner Risikominderung führen würden.
Dass das Anbieterunternehmen seine Vereinbarung für die laufende Projekt- oder Servicewartung erfüllt
Stufe 7. Vorerneuerung
Es ist klug, sich einen Monat oder länger im Voraus auf eine Verlängerung vorzubereiten.
Während dieser Phase melden sich die Verkäufer bei ihren Konten an und stellen sicher, dass sie mit dem Service oder der Lösung erfolgreich waren. In einigen Unternehmen bestimmt der Kundenerfolg den Erneuerungsprozess.
In der Zwischenzeit sollten versierte Einkäufer, die CLM-Software zur Nachverfolgung ihrer Verträge verwenden, die Nutzung mit allen Beteiligten besprechen und die Notwendigkeit einer Verlängerung abwägen.
Stufe 8. Erneuerung
Während der Verlängerungsphase wird ein neuer Vertrag abgeschlossen, sei es zur einfachen Verlängerung der Deckung oder zur Änderung der beschriebenen Leistungen und Arbeiten.
Dann kehrt der Lebenszyklus zu Phase 5 zurück und durchläuft erneut Ausführung, Verwaltung und Compliance.
CLM-Software
Die CLM-Software bietet je nach Zielbenutzer unterschiedliche Funktionen.
Verkäufer werden sich auf die Verfolgung laufender und ausstehender Verträge konzentrieren, während Käufer unterzeichnete Verträge und laufende Engagements verfolgen müssen.
Für Verkäufer
Verkäufer benötigen Funktionen, die ihnen helfen, mehr Geschäfte abzuschließen.
Wenn Sie Angebote und Verträge an einem Ort zusammenfassen, können Sie alle Informationen, die Kunden dazu ermutigen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, neben der endgültigen Freigabe ablegen.
Mit Proposify können Sie Ihren Angeboten mehrseitige Verträge und Inhaltsverzeichnisse hinzufügen.
Sie können auch überprüfen, wann Ihr Lead das Angebot und den Vertrag angesehen hat. So wissen Sie, welche Leads Sie weiterverfolgen und was Sie sagen sollten. Wenn sie es mehrmals angesehen haben, fragen Sie vielleicht, ob sie Änderungen benötigen.
Und mit der Vertragsanalyse können Sie Ihre durchschnittlichen Abschlussraten und Einsichtsraten für verschiedene Arten von Verträgen überprüfen, damit Sie Ihre Ergebnisse bewerten und Ihre Angebote und Bedingungen optimieren können.
Für Käufer
Software für das Vertragslebenszyklusmanagement wurde entwickelt, um Käufern das Speichern von Vertragsdaten zu erleichtern, damit keine Kosten verschwendet werden.
Für jeden Vertrag sollten Sie den internen Ansprechpartner notieren, damit ein Beschaffungsspezialist, wenn er eine Benachrichtigung erhält, dass der Vertrag bald endet oder verlängert wird, weiß, an wen er sich wenden kann, um die Kosten einer möglichen Verlängerung zu erörtern.
Mit Terzo können Sie beispielsweise alle Ihre aktiven Verträge an einem Ort sehen, Ihre Ausgaben für Jahre im Voraus prognostizieren und den Lebenszyklus einzelner Verträge einsehen:
Nächste Schritte: So beginnen Sie mit der Implementierung von CLM Best Practices
Verwenden Sie diese Tipps, um das Beste aus Ihren Engagements zu machen, egal auf welcher Seite des Deals Sie stehen.
Für Verkäufer
Verwenden Sie eine dedizierte Angebots- und Vertragssoftware mit Funktionen zur Überprüfung der Käuferaktivitäten und zur Optimierung von Abläufen.
Erstellen Sie eine Bibliothek mit markenkonformen Assets für Angebote und Verträge.
Implementieren Sie einen Workflow zur Vertragsgenehmigung.
Verwenden Sie die Vertragsanalyse, um zu erfahren, wann ein potenzieller Käufer einen Vertrag angesehen hat (damit Sie wissen, mit wem Sie nachfassen und Überarbeitungen anbieten müssen).
Erstellen Sie einen Prozess, um dem Kunden während des gesamten Vertrags einen Mehrwert zu bieten, um die Chancen auf eine Verlängerung zu erhöhen, und stellen Sie sicher, dass klar ist, wem Upsells in Ihrem Unternehmen gehören.
Für Käufer
Verwenden Sie Software, um alle Ihre Lieferantenverträge an einem Ort zu verfolgen.
Stellen Sie in Ihrer Vertragsverwaltungslösung sicher, dass Sie den internen Ansprechpartner angeben, der das Engagement unterschrieben hat.
Verfolgen Sie Vertragsenddaten und Verlängerungsdaten.
Erstellen Sie eine Unternehmensrichtlinie für den Umgang mit Lieferantenbeziehungen, die Bedingungen während des Engagements verletzen.
Die Verwaltung von Verträgen ist ein komplizierter Prozess, der nicht nur die Zusammenarbeit der Rechtsabteilung, sondern auch des Vertriebs und der Beschaffung erfordert.
Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Verträge haben Sie und desto mehr müssen Sie diese proaktiv verfolgen.
Angebote, Verträge, Unterschriften und Abschlussanalysen an einem Ort finden Sie unter Proposify .