Objaśnienie zarządzania cyklem życia umowy (CLM)

Co zawiera ten przewodnik:

• Co to jest zarządzanie cyklem życia umowy?

• Branże korzystające z CLM

• Znaczenie zarządzania cyklem życia umowy

• Etapy zarządzania cyklem życia umowy

• Jak rozpocząć wdrażanie najlepszych praktyk CLM

Co to jest zarządzanie cyklem życia umowy?

Niektóre organizacje mają tak wiele kontraktów do zarządzania, że ​​muszą zatrudniać dedykowanych kierowników kontraktów lub specjalistów ds. zaopatrzenia, których zadaniem jest sprawdzanie dostawców pod kątem wielu kryteriów, zatwierdzanie wartości kontraktów, śledzenie realizacji kontraktów i współpraca ze wszystkimi interesariuszami w celu wsparcia dokładnego odnawiania.

Jaka jest różnica między systemem zarządzania umowami a systemem zarządzania cyklem życia umowy?

System zarządzania umowami zazwyczaj odnosi się do oprogramowania przeznaczonego do tworzenia umów i zbierania podpisów elektronicznych, podczas gdy system zarządzania cyklem życia umowy jest przeznaczony do śledzenia, gdzie znajdują się umowy, kto jest za nie odpowiedzialny wewnętrznie, punktem kontaktowym w firmie dostawcy, kiedy umowa zostanie odnowiona itp.

CLM jest bardzo podobny do CRM pod tym względem, że śledzi postępy na różnych kontach — ale zamiast śledzić potencjalnych klientów i klientów, śledzisz kontrakty i transakcje.

Branże korzystające z CLM

Platformy CLM są używane przez duże organizacje z różnych branż oraz przez małe firmy w ściśle regulowanych obszarach, takich jak fintech czy edukacja.

Oto kilka przykładów branż, które wykorzystują systemy CLM:

• Oprogramowanie

• Usługi biznesowe

• Bankowość

• Uniwersytety

• Restauracje

• Nieruchomość

• Rząd

• Szkoły i uczelnie

• Opieka zdrowotna

Znaczenie zarządzania cyklem życia umowy

„Największe firmy na świecie nadal polegają na arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach e-mail i innych rozwiązaniach punktowych w zakresie krytycznych informacji, takich jak kluczowe warunki umowy i dane dotyczące rzeczywistych i zaangażowanych wydatków. Przedsiębiorstwa nie mają centralizacji danych. Większość narzędzi do zarządzania cyklem życia umowy jest tworzona z myślą o legalnych przypadkach użycia, a nie zarządzaniu dostawcami lub zamówieniach”.
- Brandon Card, prezes Terzo

Zespoły prawne muszą zarządzać umowami zarówno pod kątem zgodności z przepisami korporacyjnymi, jak i rządowymi. Zwykle myślimy o zarządzaniu cyklem życia umowy jako o czymś, co ma znaczenie tylko dla celów prawnych.

Ale tak nie jest. Jeśli CLM jest utrzymywany tylko w dziale prawnym, oznacza to, że menedżerowie z innych działów będą mieli trudności z jak najlepszym wykorzystaniem swoich kontraktów i będą marnować pieniądze na niepotrzebne przedłużenia.

Załóżmy na przykład, że firma zakupiła oprogramowanie do zarządzania projektami dla całej organizacji. Ale tylko dwa działy faktycznie korzystają z tego konkretnego oprogramowania. 75% miejsc, za które firma zapłaciła, nie jest używanych. Liderzy IT, zaopatrzenia i działów muszą być świadomi wykorzystania kontraktów, aby zapobiec ponownemu pojawianiu się marnotrawnych kontraktów, ponieważ wielu z nich będzie automatycznie odnawiać (nawet duże, złożone projekty korporacyjne).

Podsumowując, korzyści płynące z doskonałych praktyk CLM obejmują:

• Maksymalizuj wykorzystanie aktualnych umów

• Zapewnij zgodność z przepisami rządowymi

• Przestrzegaj zasad firmy

• Monitoruj relacje z dostawcami i wydajność

• Zachowaj odnowienia tylko do niezbędnych wydatków

• Proaktywnie oceniaj i ograniczaj ryzyko

Etapy zarządzania cyklem życia umowy

Zarządzanie cyklem życia kontraktu śledzi kontrakty w miarę ich przechodzenia przez różne etapy. Zarówno kupujący, jak i sprzedający w różnych firmach będą mieli własne procesy śledzenia tych etapów, ale zazwyczaj są one zgodne z tymi głównymi fazami:

1. Inicjacja

2. Tworzenie umowy

3. Zatwierdzenie umowy wewnętrznej

4. Negocjacje i podpisanie

5. Wdrożenie lub wykonanie

6. Bieżące zarządzanie i zgodność

7. Przed odnowieniem

8. Odnowienie

Etap 1. Inicjacja

Etap inicjacji może rozpocząć się na różne sposoby.

Może związek zaczął się od zimnej kampanii e-mailowej lub spotkania na targach.

Na tym etapie kupujący zbiera informacje od interesariuszy, określa ich podstawowe potrzeby i dokonuje przeglądu swojego budżetu. Tymczasem sprzedawca oferuje wskazówki konsultacyjne i zbiera informacje, które pomogą mu podczas tworzenia umowy.

Etap 2. Tworzenie umowy

Kolejnym krokiem w procesie zarządzania cyklem życia umowy jest utworzenie nowej umowy.

Wielu dostawców — oprogramowania, produktów lub usług — sporządza umowy w swoim oprogramowaniu do składania ofert.

Daje to kilka korzyści:

• Kontrakty są bardziej prawdopodobne do zamknięcia, ponieważ zawierają studia przypadków, oczekiwany wpływ, proces projektu i inne ważne szczegóły we wniosku

• Zespół prawny może dostarczyć szablony umów lub bibliotekę klauzul plug-and-play, z której mogą korzystać przedstawiciele handlowi (oszczędzając czas dla wszystkich zaangażowanych)

• Oferty i umowy są konsolidowane w jednym miejscu, dzięki czemu kupujący ma mniej kroków

Etap 3. Wewnętrzna akceptacja umowy

Zgodność z umową to nie tylko coś, co monitoruje kupujący.

Wewnętrznie specjaliści ds. sprzedaży muszą współpracować z zespołem prawnym, aby upewnić się, że cała umowa będzie chronić obie strony.

Zespół prawny może wymagać przeglądu umowy dla każdej nowej umowy lub tylko dla tych, które używają nowego języka.

Zespoły ds. marketingu lub marki mogą przejrzeć propozycję, która jest zgodna z umową, aby sprawdzić, czy jest ona zgodna z wytycznymi marki.

Przepływy pracy związane z umowami można zautomatyzować w celu usunięcia wąskich gardeł spowodowanych wielokrotnymi zatwierdzeniami. Dzięki Proposify możesz skonfigurować przepływy pracy zatwierdzania umów, aby odpowiednie osoby otrzymywały powiadomienia, gdy muszą przejrzeć ofertę i jej umowę.

Etap 4. Negocjacje i podpisanie

Po zakończeniu procesu zatwierdzania wewnętrznego nadszedł czas na proces zatwierdzania zewnętrznego .

Przedstawiciel handlowy lub kierownik ds. konta prześle ofertę i umowę do klienta do podpisania.

Negocjacje i zmiany umowy są powszechne. W rzeczywistości umowy z 4 lub 5 korektami są bardziej skłonne do zamknięcia niż te, które w ogóle nie mają zmian.

Sprzedawca może być zmuszony do skrócenia lub wydłużenia czasu trwania umowy, dodania elementów dostawy lub aktualizacji liczby sklepów, pracowników lub innych zasobów objętych umową.

Etap 5. Wdrożenie lub wykonanie

Następnie nadszedł czas na wdrożenie rozwiązania.

W przypadku oprogramowania może to oznaczać udostępnienie platformy grupie pilotażowej przed wdrożeniem jej w całej organizacji.

W przypadku projektu praktycznego oznaczałoby to wykonanie pracy określonej w umowie, niezależnie od tego, czy jest to projekt marketingowy, budowa, czy coś innego.

W tej fazie zarówno kupujący, jak i sprzedający będą zwracać uwagę na zakres umowy. Kupujący będzie chciał się upewnić, że dostanie wszystko, za co zapłacił, podczas gdy sprzedawca będzie uważał na pełzanie zasięgu.

Etap 6. Bieżące zarządzanie i zgodność

Długość tego etapu zależy od rodzaju umowy. Jeśli jest to krótki, jednorazowy projekt, który trwa kilka miesięcy, nie będzie wiele do zrobienia.

Ale jeśli kontrakt trwa rok lub dłużej, kierownik kontraktu lub specjalista ds. zakupów będzie chciał zweryfikować…

• Czy praktyki firmy sprzedającej są nadal zgodne z polityką firmy.

• Że firma sprzedająca nie była zaangażowana w żadne skandale PR lub kwestie prawne, które mogłyby naruszyć umowę lub spowodować pewnego rodzaju wewnętrzne ograniczenie ryzyka.

• Czy firma dostawcy wywiązuje się z umowy na bieżące utrzymanie projektu lub usługi

Etap 7. Przed odnowieniem

Dobrze jest przygotować się na odnowienie z miesięcznym lub dłuższym wyprzedzeniem.

Na tym etapie sprzedawcy zameldują się na swoich kontach i upewnią się, że pomyślnie korzystali z usługi lub rozwiązania. W niektórych firmach proces odnawiania zależy od sukcesu klienta.

W międzyczasie doświadczeni nabywcy, którzy używają oprogramowania CLM do śledzenia swoich umów, powinni omawiać użycie ze wszystkimi zainteresowanymi stronami i oceniać potrzebę odnowienia.

Etap 8. Odnowienie

Na etapie odnowienia zostanie podpisana nowa umowa, czy to w celu po prostu rozszerzenia zakresu, czy też zmiany opisanych produktów i prac.

Następnie cykl życia wraca do etapu 5 i ponownie przechodzi przez wykonanie, zarządzanie i zgodność.

Oprogramowanie CLM

Oprogramowanie CLM będzie oferować różne funkcje w zależności od docelowego użytkownika.

Sprzedawcy skupią się na śledzeniu trwających i oczekujących umów, podczas gdy kupujący będą musieli śledzić podpisane umowy i bieżące zobowiązania.

Dla sprzedawców

Sprzedawcy potrzebują funkcji, które pomogą im w zawieraniu większej liczby transakcji.

Kiedy umieszczasz oferty i umowy w jednym miejscu, możesz umieścić wszystkie informacje, które zachęcają klientów do współpracy z Tobą, wraz z ostatecznym podpisem.

Dzięki Proposify możesz dodawać wielostronicowe umowy i TOC do swoich ofert.

Możesz także sprawdzić, kiedy potencjalny klient zapoznał się z ofertą i umową. Dzięki temu dowiesz się, co prowadzi do kontynuacji i co powiedzieć. Jeśli oglądali go wiele razy, możesz zapytać, czy potrzebują zmian.

A dzięki analityce umów możesz sprawdzić swoje średnie wskaźniki zamknięcia i wyświetlenia dla różnych typów umów, aby móc porównać swoje wyniki i zoptymalizować swoje oferty i warunki.

Dla kupujących

Oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umowy zostało zaprojektowane tak, aby ułatwić kupującym przechowywanie danych umowy, dzięki czemu żadne wydatki nie zostaną zmarnowane.

W przypadku każdego kontraktu należy zanotować wewnętrzny punkt kontaktowy, aby specjalista ds. zakupów, gdy otrzyma powiadomienie o zbliżającym się zakończeniu lub odnowieniu umowy, wiedział, do kogo zwrócić się w celu omówienia kosztów ewentualnego przedłużenia.

Na przykład dzięki Terzo możesz zobaczyć wszystkie swoje aktywne umowy w jednym miejscu, prognozować wydatki z wieloletnim wyprzedzeniem i zobaczyć cykl życia poszczególnych umów:

Kolejne kroki: jak rozpocząć wdrażanie najlepszych praktyk CLM

Skorzystaj z tych wskazówek, aby jak najlepiej wykorzystać swoje zaangażowanie, bez względu na to, po której stronie umowy jesteś.

Dla sprzedawców

1. Korzystaj z dedykowanego oprogramowania do składania ofert i umów z funkcjami umożliwiającymi przeglądanie aktywności kupujących i usprawnianie operacji.

2. Utwórz bibliotekę zasobów związanych z marką dla ofert i umów.

3. Implementuj przepływ pracy zatwierdzania umowy.

4. Korzystaj z analizy umowy, aby wiedzieć, kiedy potencjalny nabywca obejrzał umowę (abyś wiedział, z kim należy się skontaktować i komu oferować poprawki).

5. Stwórz proces dodawania wartości klientowi przez cały okres trwania umowy, aby zwiększyć szanse na odnowienie i upewnij się, że jest jasne, kto jest właścicielem sprzedaży dodatkowej w Twojej organizacji.

Dla kupujących

1. Używaj oprogramowania do śledzenia wszystkich umów z dostawcami w jednym miejscu.

2. W swoim rozwiązaniu do zarządzania umowami pamiętaj, aby uwzględnić wewnętrzną osobę kontaktową, która podpisała zlecenie.

3. Śledź daty zakończenia i odnowienia umowy.

4. Stwórz politykę firmy dotyczącą tego, jak radzić sobie z relacjami z dostawcami, które łamią warunki podczas zaangażowania.

Zarządzanie kontraktami to skomplikowany proces, który wymaga nie tylko współpracy działu prawnego, ale również sprzedaży i zakupów.

Im większa jest Twoja firma, tym więcej masz umów i tym bardziej musisz je aktywnie śledzić.

Oferty, umowy, podpisy elektroniczne i analizy zamknięcia w jednym miejscu znajdziesz na Proposify .