อธิบายการจัดการวงจรอายุสัญญา (CLM)

มีอะไรอยู่ในคู่มือนี้:

• การจัดการวงจรอายุสัญญาคืออะไร?

• อุตสาหกรรมที่ใช้ CLM

• ความสำคัญของการจัดการวงจรอายุสัญญา

• ขั้นตอนของการจัดการวงจรอายุสัญญา

• วิธีเริ่มใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ CLM

การจัดการวงจรอายุสัญญาคืออะไร?

บางองค์กรมีสัญญามากมายที่ต้องจัดการจนต้องจ้างผู้จัดการสัญญาโดยเฉพาะหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อซึ่งมีหน้าที่ตรวจสอบผู้ขายตามเกณฑ์ที่หลากหลาย อนุมัติมูลค่าสัญญา ติดตามการปฏิบัติตามสัญญา และร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อสนับสนุนการต่ออายุที่ถูกต้อง

อะไรคือความแตกต่างระหว่างระบบการจัดการสัญญาและระบบการจัดการวงจรอายุสัญญา?

ระบบการจัดการสัญญาโดยทั่วไปหมายถึงซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อสร้างสัญญาและรวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะที่ระบบการจัดการวงจรอายุสัญญาได้รับการออกแบบมาเพื่อติดตามว่าสัญญาอยู่ที่ใด ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบภายในนั้น จุดติดต่อที่บริษัทผู้ขาย เมื่อ สัญญาจะต่ออายุ ฯลฯ

CLM นั้นคล้ายกับ CRM มากในการติดตามความคืบหน้าของบัญชีต่างๆ—แต่แทนที่จะติดตามลูกค้าเป้าหมายและลูกค้า คุณกำลังติดตามสัญญาและข้อตกลง

อุตสาหกรรมที่ใช้ CLM

แพลตฟอร์ม CLM ถูกใช้โดยองค์กรขนาดใหญ่ในหลากหลายอุตสาหกรรม และโดยบริษัทขนาดเล็กในพื้นที่ที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น ฟินเทคหรือการศึกษา

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของอุตสาหกรรมที่ใช้ระบบ CLM:

• ซอฟต์แวร์

• บริการทางธุรกิจ

• การธนาคาร

• มหาวิทยาลัย

• ร้านอาหาร

• อสังหาริมทรัพย์

• รัฐบาล

• โรงเรียนและมหาวิทยาลัย

• ดูแลสุขภาพ

ความสำคัญของการจัดการวงจรอายุสัญญา

“บริษัทที่ใหญ่ที่สุดในโลกยังคงใช้สเปรดชีต อีเมล และโซลูชันจุดอื่นๆ สำหรับข้อมูลที่สำคัญ เช่น เงื่อนไขสัญญาที่สำคัญและข้อมูลการใช้จ่ายจริงเทียบกับที่ตกลงไว้ องค์กรต่างๆ ขาดการรวมศูนย์ข้อมูล เครื่องมือการจัดการวงจรอายุสัญญาส่วนใหญ่สร้างขึ้นสำหรับกรณีการใช้งานทางกฎหมาย ไม่ใช่การจัดการผู้ขายหรือการจัดซื้อ”
- แบรนดอน คาร์ด ซีอีโอของ Terzo

ทีมกฎหมายจำเป็นต้องจัดการสัญญาสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งขององค์กรและภาครัฐ เรามักจะคิดว่าการจัดการวงจรอายุสัญญาเป็นสิ่งที่มีความสำคัญสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมายเท่านั้น

แต่นั่นไม่ใช่กรณี หาก CLM ถูกเก็บไว้เฉพาะในแผนกกฎหมาย นั่นหมายความว่าผู้จัดการในแผนกอื่นๆ จะพยายามใช้สัญญาให้เกิดประโยชน์สูงสุด และจะเสียเงินกับการต่ออายุโดยไม่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทซื้อซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับทั้งองค์กร แต่มีเพียงสองแผนกเท่านั้นที่สนุกและใช้ซอฟต์แวร์นั้น 75% ของที่นั่งที่บริษัทจ่ายให้นั้นไม่ได้ถูกใช้งาน หัวหน้าแผนกไอที การจัดซื้อ และแผนกต้องตระหนักถึงการใช้สัญญาเพื่อป้องกันไม่ให้สัญญาที่สิ้นเปลืองเกิดขึ้นซ้ำ เนื่องจากหลายๆ คนจะต่ออายุโดยอัตโนมัติ (แม้โครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนขององค์กร)

โดยรวมแล้ว ประโยชน์ของแนวทางปฏิบัติ CLM ที่ยอดเยี่ยม ได้แก่:

• ใช้สัญญาปัจจุบันให้เกิดประโยชน์สูงสุด

• รับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาล

• ปฏิบัติตามนโยบายองค์กร

• ตรวจสอบความสัมพันธ์และประสิทธิภาพของผู้ขาย

• ให้ต่ออายุเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นเท่านั้น

• ประเมินและลดความเสี่ยงในเชิงรุก

ขั้นตอนของการจัดการวงจรอายุสัญญา

การจัดการวงจรอายุสัญญาจะติดตามสัญญาขณะที่ดำเนินการผ่านขั้นตอนต่างๆ ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายในบริษัทต่างๆ จะมีกระบวนการของตนเองในการติดตามขั้นตอนเหล่านี้ แต่มีแนวโน้มที่จะสอดคล้องกับขั้นตอนหลักเหล่านี้:

1. การเริ่มต้น

2. การเขียนสัญญา

3. การอนุมัติสัญญาภายใน

4. การเจรจาและลงนาม

5. การเปิดตัวหรือการดำเนินการ

6. การจัดการและการปฏิบัติตามอย่างต่อเนื่อง

7. ก่อนต่ออายุ

8. ต่ออายุ

ระยะที่ 1 การเริ่มต้น

ระยะเริ่มต้นสามารถเริ่มต้นได้หลายวิธี

บางทีความสัมพันธ์อาจเริ่มต้นด้วยแคมเปญอีเมลที่เย็นชาหรือการประชุมที่งานแสดงสินค้า

ในระหว่างขั้นตอนนี้ ผู้ซื้อจะรวบรวมข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กำหนดความต้องการหลัก และทบทวนงบประมาณของพวกเขา ในขณะเดียวกัน ผู้ขายเสนอแนวทางการให้คำปรึกษาและรวบรวมข้อมูลที่จะช่วยพวกเขาในระหว่างการสร้างสัญญา

ระยะที่ 2 การเขียนสัญญา

ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการจัดการวงจรอายุสัญญาคือการสร้างสัญญาใหม่

ผู้จำหน่ายหลายราย ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการ ต่างก็เขียนสัญญาไว้ในซอฟต์แวร์ข้อเสนอของตน

สิ่งนี้มีประโยชน์บางประการ:

• สัญญามีแนวโน้มที่จะปิดมากขึ้น เนื่องจากมีกรณีศึกษา ผลกระทบที่คาดหวัง กระบวนการของโครงการ และรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ ในข้อเสนอ

• ทีมกฎหมายสามารถจัดเตรียมเทมเพลตสัญญาหรือไลบรารีคำสั่ง Plug-and-play ให้กับตัวแทนขายได้ (ประหยัดเวลาสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง)

• ข้อเสนอและสัญญารวมอยู่ในที่เดียว จึงมีขั้นตอนน้อยลงสำหรับผู้ซื้อ

ระยะที่ 3 การอนุมัติสัญญาภายใน

การปฏิบัติตามสัญญาไม่ได้เป็นเพียงสิ่งที่ผู้ซื้อติดตามเท่านั้น

ภายใน ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายต้องทำงานร่วมกับทีมกฎหมายเพื่อให้แน่ใจว่าสัญญาทั้งหมดจะปกป้องทั้งสองฝ่าย

ทีมกฎหมายอาจต้องมีการตรวจสอบสัญญาสำหรับสัญญาใหม่ทุกฉบับหรือเฉพาะสัญญาที่ใช้ภาษาใหม่

และทีมการตลาดหรือแบรนด์อาจตรวจสอบข้อเสนอที่สอดคล้องกับสัญญาเพื่อตรวจสอบว่าสอดคล้องกับหลักเกณฑ์ของแบรนด์

เวิร์กโฟลว์ของสัญญาสามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติเพื่อขจัดปัญหาคอขวดที่เกิดจากการอนุมัติหลายครั้ง ด้วย Proposify คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญา เพื่อให้ผู้ที่เหมาะสมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อพวกเขาต้องการตรวจทานข้อเสนอและสัญญาของข้อเสนอ

ขั้นตอนที่ 4 การเจรจาและลงนาม

หลังจากกระบวนการอนุมัติภายใน ก็ถึงเวลาสำหรับกระบวนการอนุมัติ ภายนอก

ตัวแทนฝ่ายขายหรือผู้บริหารบัญชีจะส่งข้อเสนอและสัญญาไปยังลูกค้าเพื่อลงชื่อออก

การเจรจาต่อรองและการเปลี่ยนแปลงสัญญาเป็นเรื่องปกติ อันที่จริง ข้อตกลงที่มีการแก้ไข 4 หรือ 5 ครั้งมีแนวโน้มที่จะปิดมากกว่าข้อตกลงที่ไม่มีการแก้ไขเลย

ผู้ขายอาจต้องย่นหรือขยายเวลาสัญญา เพิ่มสินค้าที่ส่งมอบ หรืออัปเดตจำนวนร้านค้า พนักงาน หรือทรัพยากรอื่นๆ ที่ครอบคลุมในสัญญา

ด่าน 5. การเปิดตัวหรือการดำเนินการ

ต่อไปก็ถึงเวลาปรับใช้โซลูชัน

สำหรับซอฟต์แวร์ นั่นอาจหมายถึงการเปิดตัวแพลตฟอร์มไปยังกลุ่มนำร่องก่อนที่จะเปิดตัวทั่วทั้งองค์กร

สำหรับโครงการที่ลงมือปฏิบัติจริง นั่นหมายถึงการทำงานตามที่ระบุไว้ในสัญญาให้เสร็จสิ้น ไม่ว่าจะเป็นโครงการการตลาด การก่อสร้าง หรืออย่างอื่น

ในระยะนี้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายจะเฝ้าระวังขอบเขตสัญญา ผู้ซื้อจะต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับทุกสิ่งที่พวกเขาจ่ายไป ในขณะที่ผู้ขายจะคอยระวังการคืบคลานขอบเขต

ขั้นตอนที่ 6 การจัดการและการปฏิบัติตามอย่างต่อเนื่อง

ความยาวของขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของสัญญา หากเป็นโครงการสั้นๆ แบบครั้งเดียวซึ่งกินเวลาสองเดือน จะไม่มีงานให้ทำมากนัก

แต่ถ้าสัญญามีอายุหนึ่งปีหรือนานกว่านั้น ผู้จัดการสัญญาหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจะต้องการตรวจสอบ...

• ว่าแนวปฏิบัติของบริษัทผู้ขายยังคงเป็นไปตามนโยบายของบริษัท

• ว่าบริษัทผู้ขายไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องอื้อฉาวประชาสัมพันธ์หรือประเด็นทางกฎหมายใด ๆ ที่จะละเมิดสัญญาหรือผลอื่น ๆ ในการลดความเสี่ยงภายในบางประเภท

• ว่าบริษัทผู้ขายปฏิบัติตามข้อตกลงสำหรับโครงการหรือการบำรุงรักษาบริการอย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 7 ก่อนต่ออายุ

เป็นการดีที่จะเตรียมตัวสำหรับการต่ออายุล่วงหน้าหนึ่งเดือนหรือนานกว่านั้น

ในระหว่างขั้นตอนนี้ ผู้ขายจะเช็คอินด้วยบัญชีของตนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ประสบความสำเร็จกับบริการหรือโซลูชัน ในบางบริษัท ความสำเร็จของลูกค้าจะเป็นเจ้าของกระบวนการต่ออายุ

ในขณะเดียวกัน ผู้ซื้อที่เชี่ยวชาญซึ่งใช้ซอฟต์แวร์ CLM เพื่อติดตามสัญญาควรปรึกษาการใช้งานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดและประเมินความจำเป็นในการต่ออายุ

ด่านที่ 8 การต่ออายุ

ในระหว่างขั้นตอนการต่ออายุ สัญญาใหม่จะถูกเขียนขึ้น ไม่ว่าจะเพียงขยายความคุ้มครองหรือแก้ไขสิ่งที่ส่งมอบและงานที่อธิบายไว้

จากนั้น วงจรชีวิตจะกลับไปที่ขั้นตอนที่ 5 และวนรอบการดำเนินการ การจัดการ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดอีกครั้ง

ซอฟต์แวร์ CLM

ซอฟต์แวร์ CLM จะนำเสนอคุณสมบัติที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับผู้ใช้เป้าหมาย

ผู้ขายจะมุ่งเน้นไปที่การติดตามสัญญาที่อยู่ระหว่างดำเนินการและที่รอดำเนินการ ในขณะที่ผู้ซื้อจะต้องติดตามสัญญาที่ลงนามและการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง

สำหรับผู้ขาย

ผู้ขายต้องการคุณสมบัติที่ช่วยปิดการขายได้มากขึ้น

เมื่อคุณรวมข้อเสนอและสัญญาไว้ในที่เดียว คุณสามารถใส่ข้อมูลทั้งหมดที่ส่งเสริมให้ลูกค้าทำงานร่วมกับคุณควบคู่ไปกับการลงทะเบียนครั้งสุดท้าย

ด้วย Proposify คุณสามารถเพิ่มสัญญาแบบหลายหน้าและ TOC ให้กับข้อเสนอของคุณได้

คุณยังตรวจสอบได้เมื่อลีดของคุณดูข้อเสนอและสัญญา สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าสิ่งใดนำไปสู่การติดตามผลและจะพูดอะไร หากพวกเขาดูหลายครั้ง คุณอาจถามว่าพวกเขาต้องการการเปลี่ยนแปลงใดๆ หรือไม่

และด้วยการวิเคราะห์สัญญา คุณสามารถตรวจสอบอัตราการปิดเฉลี่ยและอัตราการดูสัญญาประเภทต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบผลลัพธ์และเพิ่มประสิทธิภาพข้อเสนอและข้อกำหนดของคุณ

สำหรับผู้ซื้อ

ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญาได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ผู้ซื้อจัดเก็บข้อมูลสัญญาได้ง่าย จึงไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ

สำหรับแต่ละสัญญา คุณควรสังเกตจุดติดต่อภายในเพื่อที่ว่าเมื่อผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อได้รับการแจ้งเตือนว่าสัญญากำลังจะสิ้นสุดหรือต่ออายุเร็วๆ นี้ พวกเขารู้ว่าควรติดต่อใครเพื่อหารือเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการต่ออายุที่อาจเกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น ด้วย Terzo คุณสามารถดูสัญญาที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดได้ในที่เดียว คาดการณ์การใช้จ่ายของคุณล่วงหน้าหลายปี และดูวงจรชีวิตของแต่ละสัญญา:

ขั้นตอนถัดไป: วิธีเริ่มใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ CLM

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อทำให้การนัดหมายของคุณเกิดประโยชน์สูงสุด ไม่ว่าคุณจะอยู่ในข้อตกลงด้านใด

สำหรับผู้ขาย

1. ใช้ซอฟต์แวร์ข้อเสนอและสัญญาเฉพาะพร้อมฟีเจอร์สำหรับตรวจสอบกิจกรรมของผู้ซื้อและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน

2. สร้างคลังเนื้อหาในแบรนด์สำหรับข้อเสนอและสัญญา

3. ใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญา

4. ใช้การวิเคราะห์สัญญาเพื่อทราบเมื่อผู้ซื้อที่คาดหวังได้ดูสัญญา (เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องติดตามผลและเสนอการแก้ไขให้ใคร)

5. สร้างกระบวนการเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้าตลอดสัญญาเพื่อเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะต่ออายุ และตรวจสอบให้ชัดเจนว่าใครเป็นเจ้าของการขายต่อยอดภายในองค์กรของคุณ

สำหรับผู้ซื้อ

1. ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อติดตามสัญญาผู้ขายทั้งหมดของคุณในที่เดียว

2. ภายในโซลูชันการจัดการสัญญาของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมจุดติดต่อภายในที่ลงนามในการมีส่วนร่วม

3. ติดตามวันที่สิ้นสุดสัญญาและวันที่ต่ออายุ

4. สร้างนโยบายบริษัทสำหรับวิธีจัดการกับความสัมพันธ์กับผู้จัดจำหน่ายที่ผิดเงื่อนไขในระหว่างการนัดหมาย

การจัดการสัญญาเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งไม่เพียงต้องอาศัยความร่วมมือจากฝ่ายกฎหมายเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยการขายและการจัดซื้ออีกด้วย

ยิ่งบริษัทของคุณมีขนาดใหญ่เท่าใด คุณก็ยิ่งมีสัญญามากขึ้นเท่านั้น และคุณจำเป็นต้องติดตามในเชิงรุกมากขึ้นเท่านั้น

สำหรับข้อเสนอ สัญญา ลายเซ็น และการวิเคราะห์การปิดทั้งหมดในที่เดียว ดู ที่ Proposify