契約ライフサイクル管理 (CLM) の説明

このガイドの内容:

• 契約ライフサイクル管理とは何ですか?

• CLM を使用する業界

• 契約ライフサイクル管理の重要性

• 契約ライフサイクル管理の段階

• CLM ベスト プラクティスの実装を開始する方法

契約ライフサイクル管理とは何ですか?

一部の組織では、管理すべき契約が非常に多いため、専任の契約マネージャーまたは調達スペシャリストを雇う必要があります。その仕事は、複数の基準についてベンダーを精査し、契約値を承認し、契約の履行を追跡し、すべての利害関係者と協力して正確な更新をサポートすることです。

契約管理システムと契約ライフサイクル管理システムの違いは何ですか?

契約管理システムは通常、契約を作成して電子署名を収集するように設計されたソフトウェアを指します。一方、契約ライフサイクル管理システムは、契約がどこにあり、誰が内部で責任を負い、ベンダー会社の連絡先であるかを追跡するために設計されています。契約更新など。

CLM は、さまざまなアカウントの進行状況を追跡するという点で CRM に非常に似ていますが、見込み客や顧客を追跡する代わりに、契約や取引を追跡しています。

CLM を使用する業界

CLM プラットフォームは、さまざまな業界の大規模な組織や、フィンテックや教育などの規制の厳しい分野の小規模企業によって使用されています。

CLM システムを利用する業界の例を次に示します。

• ソフトウェア

• ビジネスサービス

• バンキング

• 大学

• レストラン

• 不動産

• 政府

• 学校と大学

• 健康管理

契約ライフサイクル管理の重要性

「世界の大企業は、重要な契約条件や実際の支出データとコミットされた支出データなどの重要な情報を得るために、依然としてスプレッドシート、電子メール、その他のポイント ソリューションに依存しています。 企業にはデータの集中化が欠けています。 ほとんどの契約ライフサイクル管理ツールは、ベンダーの管理や調達ではなく、法的なユースケース向けに構築されています。」
- ブランドン カード、Terzo の CEO

法務チームは、企業と政府の両方のコンプライアンスのために契約を管理する必要があります。 私たちは、契約のライフサイクル管理を法的な目的のためにのみ重要なものと考える傾向があります。

しかし、そうではありません。 CLM が法務部門のみに保持されている場合、他の部門のマネージャーは契約を最大限に活用するのに苦労し、不要な更新にお金を浪費することになります。

たとえば、ある会社が組織全体のプロジェクト管理ソフトウェアを購入したとします。 しかし、実際にその特定のソフトウェアを楽しんで使用している部門は 2 つだけです。 同社が支払ったシートの 75% は使用されていません。 IT、調達、および部門のリーダーは、無駄な契約が繰り返されるのを防ぐために、契約の使用法を認識する必要があります。多くの契約は自動的に更新されます (大規模で複雑なエンタープライズ プロジェクトであっても)。

全体として、優れた CLM プラクティスには次のような利点があります。

• 現在の契約を最大限に活用

• 政府規制へのコンプライアンスを確保する

• 企業ポリシーの遵守

• ベンダーとの関係とパフォーマンスを監視する

• 更新は必要経費のみに留める

• リスクを事前に評価して軽減する

契約ライフサイクル管理の段階

契約ライフサイクル管理は、契約がさまざまな段階を経て進行するのを追跡します。 さまざまな企業の買い手と売り手の両方が、これらの段階を追跡するための独自のプロセスを持っていますが、これらの主要な段階に沿っている傾向があります。

1. 開始

2. コントラクトオーサリング

3. 内部契約承認

4. 交渉とサインオフ

5. ロールアウトまたは実行

6. 継続的な管理とコンプライアンス

7. リニューアル前

8. リニューアル

ステージ 1. イニシエーション

開始段階は、さまざまな方法で開始できます。

この関係は、コールド メール キャンペーンやトレード ショーでのミーティングから始まったのかもしれません。

この段階で、バイヤーは利害関係者から情報を収集し、主要なニーズを決定し、予算を見直します。 その間、販売者はコンサルティング ガイダンスを提供し、契約作成時に役立つ情報を収集します。

ステージ 2. コントラクトのオーサリング

契約ライフサイクル管理プロセスの次のステップは、新しい契約を作成することです。

多くのベンダーは、ソフトウェア、製品、またはサービスのいずれであっても、提案ソフトウェア内で契約を作成します。

これにはいくつかの利点があります。

• ケーススタディ、予想される影響、プロジェクトプロセス、およびその他の重要な詳細が提案に含まれているため、契約が成立する可能性が高くなります。

• 法務チームは、営業担当者が使用する契約テンプレートまたはプラグアンドプレイ条項ライブラリを提供できます (関係者全員の時間を節約できます)。

• 提案と契約が 1 つの場所に統合されるため、購入者の手順が少なくなります。

ステージ 3. 内部契約の承認

契約の遵守は、買い手が監視しているだけではありません。

内部的には、営業担当者は法務チームと協力して、契約全体が両当事者を保護することを確認する必要があります。

法務チームは、新しい契約ごとに、または新しい言語を使用する契約についてのみ、契約のレビューを要求する場合があります。

また、マーケティング チームやブランド チームは、契約に付随する提案をレビューして、それがブランド ガイドラインに沿っているかどうかを確認する場合があります。

契約ワークフローを自動化して、複数の承認によって生じるボトルネックを解消できます。 Proposify を使用すると、契約承認ワークフローを設定して、適切な担当者が提案とその契約を確認する必要があるときに通知を受け取ることができます。

ステージ 4. 交渉と承認

内部承認プロセスの後、外部承認プロセスの時間です。

営業担当者またはアカウント エグゼクティブは、承認のために提案書と契約書をクライアントに送信します。

交渉や契約変更はよくあることです。 実際、4 回または 5 回の改訂がある契約は、まったく改訂されていない契約よりも成立する可能性が高くなります。

販売者は、契約期間の短縮または延長、成果物の追加、または契約の対象となる店舗、従業員、またはその他のリソースの数の更新が必要になる場合があります。

ステージ 5. ロールアウトまたは実行

次に、ソリューションをデプロイします。

ソフトウェアの場合、それはプラットフォームを組織全体に展開する前に、パイロット グループに展開することを意味する場合があります。

ハンズオン プロジェクトの場合、それは、マーケティング プロジェクト、建設、その他のプロジェクトのいずれであっても、契約に記載されている作業を完了することを意味します。

この段階では、買い手と売り手の両方が契約範囲に注意を払います。 買い手は、支払ったすべてのものを確実に手に入れたいと思うでしょうが、売り手はスコープクリープに気をつけています.

ステージ 6. 継続的な管理とコンプライアンス

この段階の長さは、契約の種類によって異なります。 数か月続く短い 1 回限りのプロジェクトの場合、やるべきことはあまりありません。

しかし、契約が1年以上続く場合、契約管理者または調達スペシャリストは確認したいと思うでしょう...

• ベンダー企業の慣行が依然として企業ポリシーに沿っていること。

• ベンダー会社が、契約に違反したり、何らかの内部リスクの軽減につながるような PR スキャンダルや法的な問題に関与していないこと。

• ベンダー企業が進行中のプロジェクトまたはサービスの保守に関する契約を満たしていること

ステージ 7. 更新前

1 か月以上前から更新の準備をしておくのが賢明です。

この段階で、売り手は自分のアカウントでチェックインし、サービスまたはソリューションで成功したことを確認します。 一部の企業では、顧客の成功が更新プロセスを担当します。

一方、CLM ソフトウェアを使用して契約を追跡している知識豊富な購入者は、すべての利害関係者と使用法について話し合い、更新の必要性を評価する必要があります。

ステージ 8. 更新

更新段階では、単に補償範囲を延長するか、記載されている成果物と作業を修正するかを問わず、新しい契約が作成されます。

その後、ライフサイクルはステージ 5 に戻り、実行、管理、コンプライアンスを再び繰り返します。

CLM ソフトウェア

CLM ソフトウェアは、ターゲット ユーザーに応じてさまざまな機能を提供します。

売り手は、進行中および保留中の契約の追跡に焦点を当てますが、買い手は、署名済みの契約と進行中の契約を追跡する必要があります。

販売者向け

売り手は、より多くの取引を成立させるのに役立つ機能を必要としています。

提案書と契約書を 1 か所にまとめることで、クライアントがあなたと協力することを奨励するすべての情報を、最終的なサインオフと一緒に置くことができます。

Proposify を使用すると、複数ページの契約書と TOC を提案書に追加できます。

見込み客がいつ提案書と契約書を閲覧したかを確認することもできます。 これは、フォローアップにつながり、何を言うべきかを知るのに役立ちます。 何度も閲覧している場合は、変更が必要かどうかを尋ねることができます。

また、契約分析を使用すると、さまざまなタイプの契約の平均成約率と表示率を確認できるため、結果をベンチマークし、提案と条件を最適化できます。

購入者向け

契約ライフサイクル管理ソフトウェアは、購入者が契約データを簡単に保存できるように設計されているため、費用が無駄になりません。

契約ごとに、内部の連絡先を書き留めておく必要があります。これにより、調達スペシャリストは、契約が間もなく終了または更新されるという通知を受け取ったときに、潜在的な更新のコストについて話し合うために連絡先を知ることができます。

たとえば、Terzo を使用すると、すべてのアクティブな契約を 1 か所で確認し、何年も前に支出を予測し、個々の契約のライフサイクルを確認できます。

次のステップ: CLM ベスト プラクティスの実装を開始する方法

これらのヒントを使用して、取引のどちら側にいても、エンゲージメントを最大限に活用してください。

販売者向け

1. バイヤーの活動を確認し、業務を効率化するための機能を備えた専用の提案および契約ソフトウェアを使用します。

2. 提案書と契約書のブランド資産のライブラリを作成します。

3. 契約承認ワークフローを実装します。

4. 契約分析を使用して、見込み客がいつ契約を閲覧したかを知ることができます (したがって、誰にフォローアップして改訂を申し出るかがわかります)。

5. 契約全体を通じてクライアントに価値を付加するプロセスを作成して、クライアントが更新する可能性を高め、組織内で誰がアップセルを所有しているかを明確にします。

購入者向け

1. ソフトウェアを使用して、すべてのベンダー契約を 1 か所で追跡します。

2. 契約管理ソリューション内に、エンゲージメントを承認した社内の連絡先を必ず含めてください。

3. 契約の終了日と更新日を追跡します。

4. エンゲージメント中に条件を破るベンダーとの関係を処理する方法について、会社のポリシーを作成します。

契約の管理は、法務部門だけでなく、営業や調達の協力も必要とする複雑なプロセスです。

会社が大きくなればなるほど、より多くの契約があり、それらを積極的に追跡する必要があります。

提案、契約、電子署名、クロージング分析をすべて 1 か所で行うには、 Proposify を確認してください。