La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) expliquée

Contenu de ce guide :

• Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?

• Industries utilisant CLM

• L'importance de la gestion du cycle de vie des contrats

• Les étapes de la gestion du cycle de vie des contrats

• Comment commencer à mettre en œuvre les meilleures pratiques CLM

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?

Certaines organisations ont tellement de contrats à gérer qu'elles doivent embaucher des gestionnaires de contrats ou des spécialistes des achats dédiés dont le travail consiste à examiner les fournisseurs selon plusieurs critères, à approuver les valeurs des contrats, à suivre l'exécution des contrats et à collaborer avec toutes les parties prenantes pour prendre en charge des renouvellements précis.

Quelle est la différence entre un système de gestion des contrats et un système de gestion du cycle de vie des contrats ?

Un système de gestion des contrats fait généralement référence à un logiciel conçu pour créer des contrats et collecter des signatures électroniques, tandis qu'un système de gestion du cycle de vie des contrats est conçu pour suivre où se trouvent les contrats, qui en est responsable en interne, le point de contact chez le fournisseur, quand le contrat sera renouvelé, etc.

Un CLM est très similaire à un CRM en ce sens qu'il suit la progression de différents comptes, mais au lieu de suivre les prospects et les clients, vous suivez les contrats et les offres.

Industries utilisant CLM

Les plates-formes CLM sont utilisées par de grandes organisations dans une variété d'industries, et par de petites entreprises dans des espaces hautement réglementés comme la fintech ou l'éducation.

Voici quelques exemples d'industries qui utilisent les systèmes CLM :

• Logiciel

• Les services aux entreprises

• Bancaire

• Les universités

• Restaurants

• Immobilier

• Gouvernement

• Ecoles et universités

• Soins de santé

L'importance de la gestion du cycle de vie des contrats

"Les plus grandes entreprises du monde s'appuient toujours sur des feuilles de calcul, des e-mails et d'autres solutions ponctuelles pour obtenir des informations critiques telles que les conditions contractuelles clés et les données sur les dépenses réelles par rapport aux dépenses engagées. Les entreprises manquent de centralisation des données. La plupart des outils de gestion du cycle de vie des contrats sont conçus pour des cas d'utilisation légaux, et non pour la gestion des fournisseurs ou l'approvisionnement. »
- Brandon Card, PDG de Terzo

Les équipes juridiques doivent gérer les contrats pour la conformité des entreprises et des gouvernements. Nous avons tendance à considérer la gestion du cycle de vie des contrats comme quelque chose qui n'a d'importance que pour des raisons juridiques.

Mais ce n'est pas le cas. Si CLM est conservé uniquement au sein du service juridique, cela signifie que les responsables des autres services auront du mal à tirer le meilleur parti de leurs contrats et gaspilleront de l'argent en renouvellements inutiles.

Par exemple, supposons qu'une entreprise ait acheté un logiciel de gestion de projet pour l'ensemble de l'organisation. Mais seuls deux départements apprécient et utilisent réellement ce logiciel particulier. 75 % des places payées par l'entreprise ne sont pas utilisées. Les responsables de l'informatique, des achats et des départements doivent être conscients de l'utilisation des contrats afin d'éviter que des contrats inutiles ne se reproduisent, car beaucoup seront automatiquement renouvelés (même les grands projets d'entreprise complexes).

Dans l'ensemble, les avantages des bonnes pratiques CLM incluent :

• Maximiser l'utilisation des contrats en cours

• Veiller au respect des réglementations gouvernementales

• Se conformer aux politiques de l'entreprise

• Surveiller les relations et les performances des fournisseurs

• Limitez les renouvellements aux seules dépenses nécessaires

• Évaluer et atténuer les risques de manière proactive

Les étapes de la gestion du cycle de vie des contrats

La gestion du cycle de vie des contrats suit les contrats au fur et à mesure qu'ils progressent à travers les différentes étapes. Les acheteurs et les vendeurs de différentes entreprises auront leurs propres processus pour suivre ces étapes, mais ils ont tendance à s'aligner sur ces phases principales :

1. Initiation

2. Rédaction de contrat

3. Approbation du contrat interne

4. Négociation et signature

5. Déploiement ou exécution

6. Gestion et conformité continues

7. Pré-renouvellement

8. Renouvellement

Étape 1. Initiation

L'étape d'initiation peut commencer de différentes manières.

Peut-être que la relation a commencé par une campagne d'e-mails froids ou une réunion lors d'un salon professionnel.

Au cours de cette étape, l'acheteur recueille les commentaires des parties prenantes, détermine leurs principaux besoins et examine leur budget. Pendant ce temps, le vendeur offre des conseils consultatifs et recueille des informations qui les aideront lors de la création du contrat.

Étape 2. Rédaction du contrat

La prochaine étape du processus de gestion du cycle de vie des contrats consiste à créer un nouveau contrat.

De nombreux fournisseurs, qu'il s'agisse de logiciels, de produits ou de services, rédigent des contrats dans leur logiciel de proposition.

Cela offre quelques avantages :

• Les contrats sont plus susceptibles d'être conclus, car ils incluent des études de cas, l'impact attendu, le processus du projet et d'autres détails importants dans la proposition.

• L'équipe juridique peut fournir des modèles de contrat ou une bibliothèque de clauses plug-and-play que les commerciaux peuvent utiliser (ce qui fait gagner du temps à toutes les personnes impliquées)

• Les propositions et les contrats sont regroupés en un seul endroit, ce qui réduit le nombre d'étapes pour l'acheteur

Étape 3. Approbation du contrat interne

Le respect du contrat n'est pas seulement quelque chose que l'acheteur surveille.

En interne, les professionnels de la vente doivent travailler avec l'équipe juridique pour s'assurer que l'intégralité du contrat protégera les deux parties.

L'équipe juridique peut exiger une révision du contrat pour chaque nouveau contrat ou seulement pour ceux qui utilisent un nouveau langage.

Et les équipes marketing ou de marque peuvent examiner la proposition qui accompagne le contrat pour vérifier qu'elle est conforme aux directives de la marque.

Les workflows de contrat peuvent être automatisés pour éliminer les goulots d'étranglement causés par les approbations multiples. Avec Proposify, vous pouvez configurer des workflows d'approbation de contrat afin que les bonnes personnes reçoivent des notifications lorsqu'elles doivent examiner une proposition et son contrat.

Étape 4. Négociation et signature

Après le processus d'approbation interne, vient le temps du processus d'approbation externe .

Le représentant commercial ou le chargé de compte enverra la proposition et le contrat au client pour approbation.

Les négociations et les changements de contrat sont courants. En fait, les accords avec 4 ou 5 révisions sont plus susceptibles d'être conclus que ceux sans aucune révision.

Le vendeur peut avoir besoin de raccourcir ou d'allonger la durée du contrat, d'ajouter des livrables ou de mettre à jour le nombre de magasins, d'employés ou d'autres ressources couvertes par le contrat.

Étape 5. Déploiement ou exécution

Ensuite, il est temps de déployer la solution.

Pour les logiciels, cela peut signifier déployer la plate-forme dans un groupe pilote avant de la déployer à l'échelle de l'organisation.

Pour un projet pratique, cela signifierait terminer le travail décrit dans le contrat, qu'il s'agisse d'un projet de marketing, de construction ou d'autre chose.

Au cours de cette phase, l'acheteur et le vendeur seront attentifs à la portée du contrat. L'acheteur voudra s'assurer qu'il obtient tout ce pour quoi il a payé, tandis que le vendeur surveillera la dérive de la portée.

Étape 6. Gestion continue et conformité

La durée de cette étape dépend du type de contrat. S'il s'agit d'un projet court et ponctuel qui dure quelques mois, il n'y aura pas beaucoup de travail à faire.

Mais si le contrat dure un an ou plus, le gestionnaire de contrat ou le spécialiste des achats voudra vérifier…

• Que les pratiques de l'entreprise fournisseur sont toujours conformes aux politiques de l'entreprise.

• Que la société du fournisseur n'a été impliquée dans aucun scandale de relations publiques ou problème juridique qui violerait le contrat ou entraînerait une sorte d'atténuation des risques internes.

• Que la société du fournisseur respecte son accord pour la maintenance continue du projet ou du service

Étape 7. Pré-renouvellement

Il est judicieux de préparer un renouvellement un mois ou plus à l'avance.

Au cours de cette étape, les vendeurs vérifieront leurs comptes et s'assureront qu'ils ont réussi avec le service ou la solution. Dans certaines entreprises, le succès du client sera propriétaire du processus de renouvellement.

Pendant ce temps, les acheteurs avertis qui utilisent le logiciel CLM pour suivre leurs contrats devraient discuter de l'utilisation avec toutes les parties prenantes et évaluer la nécessité de renouveler.

Étape 8. Renouvellement

Lors de la phase de renouvellement, un nouveau contrat sera rédigé, qu'il s'agisse d'étendre simplement la couverture ou de modifier les livrables et les travaux décrits.

Ensuite, le cycle de vie revient à l'étape 5 et passe à nouveau par l'exécution, la gestion et la conformité.

Logiciel CLM

Le logiciel CLM proposera différentes fonctionnalités en fonction de l'utilisateur cible.

Les vendeurs se concentreront sur le suivi des contrats en cours et en attente, tandis que les acheteurs devront suivre les contrats signés et les engagements en cours.

Pour les vendeurs

Les vendeurs ont besoin de fonctionnalités qui les aident à conclure davantage de transactions.

Lorsque vous incluez des propositions et des contrats en un seul endroit, vous pouvez mettre toutes les informations qui encouragent les clients à travailler avec vous à côté de la signature finale.

Avec Proposify, vous pouvez ajouter des contrats de plusieurs pages et des TOC à vos propositions.

Vous pouvez également vérifier quand votre prospect a consulté la proposition et le contrat. Cela vous aidera à savoir quelles sont les pistes à suivre et quoi dire. S'ils l'ont consulté plusieurs fois, vous pouvez leur demander s'ils ont besoin de modifications.

Et avec l'analyse des contrats, vous pouvez vérifier vos taux de clôture moyens et vos taux de consultation pour différents types de contrats afin de comparer vos résultats et d'optimiser vos propositions et conditions.

Pour les acheteurs

Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats est conçu pour permettre aux acheteurs de stocker facilement les données des contrats afin qu'aucune dépense ne soit gaspillée.

Pour chaque contrat, vous devez noter le point de contact interne afin que lorsqu'un spécialiste des achats reçoit une notification indiquant que le contrat va bientôt se terminer ou se renouveler, il sache à qui s'adresser pour discuter du coût du renouvellement potentiel.

Avec Terzo, par exemple, vous pouvez voir tous vos contrats actifs en un seul endroit, prévoir vos dépenses des années à l'avance et voir le cycle de vie des contrats individuels :

Prochaines étapes : comment commencer à mettre en œuvre les meilleures pratiques CLM

Utilisez ces conseils pour tirer le meilleur parti de vos engagements, quel que soit votre camp.

Pour les vendeurs

1. Utilisez un logiciel de proposition et de contrat dédié avec des fonctionnalités permettant d'examiner l'activité de l'acheteur et de rationaliser les opérations.

2. Créez une bibliothèque d'actifs sur la marque pour les propositions et les contrats.

3. Mettre en œuvre un workflow d'approbation de contrat.

4. Utilisez l'analyse des contrats pour savoir quand un acheteur potentiel a consulté un contrat (afin de savoir avec qui effectuer le suivi et proposer des révisions).

5. Créez un processus pour ajouter de la valeur au client tout au long du contrat afin d'augmenter les chances de renouvellement et assurez-vous qu'il est clair qui détient les ventes incitatives au sein de votre organisation.

Pour les acheteurs

1. Utilisez un logiciel pour suivre tous vos contrats de fournisseurs en un seul endroit.

2. Dans votre solution de gestion des contrats, assurez-vous d'inclure le point de contact interne qui a signé l'engagement.

3. Suivez les dates de fin de contrat et les dates de renouvellement.

4. Créez une politique d'entreprise sur la façon de gérer les relations avec les fournisseurs qui rompent les conditions pendant l'engagement.

La gestion des contrats est un processus compliqué qui nécessite non seulement la collaboration du service juridique, mais également celle des ventes et de l'approvisionnement.

Plus votre entreprise est grande, plus vous avez de contrats et plus vous devez les suivre de manière proactive.

Pour les propositions, les contrats, les signatures électroniques et les analyses de clôture en un seul endroit, consultez Proposify .