合同生命週期管理 (CLM) 解釋
已發表: 2022-09-09本指南的內容：
什麼是合同生命週期管理？
使用 CLM 的行業
合同生命週期管理的重要性
合同生命週期管理的階段
如何開始實施 CLM 最佳實踐
什麼是合同生命週期管理？
一些組織有太多的合同要管理，以至於他們需要聘請專門的合同經理或採購專家，他們的工作是審查供應商的多個標準、批准合同價值、跟踪合同履行情況，並與所有利益相關者合作以支持準確的續約。
合同管理系統和合同生命週期管理系統有什麼區別？
合同管理系統通常是指設計用於創建合同和收集電子簽名的軟件，而合同生命週期管理系統旨在跟踪合同的位置、內部負責人、供應商公司的聯繫點、何時合同將續籤等
CLM 與 CRM 非常相似，因為它跟踪不同帳戶的進度，但不是跟踪潛在客戶和客戶，而是跟踪合同和交易。
使用 CLM 的行業
CLM 平台被各行各業的大型組織以及金融科技或教育等高度監管領域的小公司使用。
以下是一些使用 CLM 系統的行業示例：
軟件
商業服務
銀行業
大學
餐廳
房地產
政府
學校和大學
衛生保健
合同生命週期管理的重要性
“世界上最大的公司仍然依賴電子表格、電子郵件和其他單點解決方案來獲取關鍵信息，例如關鍵合同條款和實際與承諾的支出數據。 企業缺乏數據集中化。 大多數合同生命週期管理工具都是為合法用例而構建的，而不是供應商管理或採購。”
——Brandon Card，Terzo 首席執行官
法律團隊需要管理公司和政府合規的合同。 我們傾向於將合同生命週期管理視為僅出於法律目的才有意義的事情。
但事實並非如此。 如果 CLM 只保留在法律部門內，這意味著其他部門的經理將難以充分利用他們的合同，並將在不必要的續籤上浪費金錢。
例如，假設一家公司為整個組織購買了項目管理軟件。 但只有兩個部門真正享受和使用該特定軟件。 公司支付的 75% 的席位沒有被使用。 IT、採購和部門領導需要了解合同的使用情況，以防止重複發生浪費的合同，因為許多合同會自動續訂（即使是大型、複雜的企業項目）。
總而言之，出色的 CLM 實踐的好處包括：
最大限度地利用當前合同
確保遵守政府法規
遵守公司政策
監控供應商關係和績效
只續訂必要的費用
主動評估和降低風險
合同生命週期管理的階段
合同生命週期管理跟踪合同在不同階段的進展。 不同公司的買家和賣家都有自己的流程來跟踪這些階段，但它們往往與以下主要階段保持一致：
引發
合同創作
內部合同審批
談判和簽字
推出或執行
持續管理和合規
預續訂
續訂
階段 1. 啟動
啟動階段可以以多種方式開始。
也許這種關係始於冷淡的電子郵件活動或貿易展覽會上的一次會議。
在這個階段，買方收集利益相關者的意見，確定他們的核心需求，並審查他們的預算。 同時，賣方提供諮詢指導並收集有助於他們在合同創建過程中的信息。
階段 2. 合同創作
合同生命週期管理流程的下一步是創建新合同。
許多供應商——無論是軟件、產品還是服務——在他們的提案軟件中寫下合同。
這提供了一些好處：
合同更有可能完成，因為它們包括案例研究、預期影響、項目流程和提案中的其他重要細節
法律團隊可以提供合同模板或即插即用的條款庫供銷售代表使用（為所有相關人員節省時間）
提案和合同合併在一個位置，因此買方的步驟更少
階段 3. 內部合同審批
合同合規性不僅僅是買方正在監控的事情。
在內部，銷售專業人員需要與法律團隊合作，以確保整個合同能夠保護雙方。
法律團隊可能要求對每份新合同或僅對使用新語言的合同進行合同審查。
營銷或品牌團隊可能會審查合同隨附的提案，以檢查它是否符合品牌指南。
合同工作流程可以自動化，以消除由多次批准引起的瓶頸。 使用 Proposify，您可以設置合同審批工作流程，以便合適的人員在需要查看提案及其合同時收到通知。
階段 4. 談判和簽字
在內部審批流程之後，是時候進行外部審批流程了。
銷售代表或客戶經理會將提案和合同發送給客戶以供簽署。
談判和合同變更很常見。 事實上，經過 4 次或 5 次修訂的協議比根本沒有修訂的協議更有可能達成。
賣方可能需要縮短或延長合同時間、添加可交付成果或更新合同涵蓋的商店、員工或其他資源的數量。
第 5 階段。推出或執行
接下來，是部署解決方案的時候了。
對於軟件，這可能意味著在將平台推廣到整個組織之前，先將其推廣到試點組。
對於動手項目，這意味著完成合同中列出的工作，無論是營銷項目、建設還是其他。
在此階段，買賣雙方都將注意合同範圍。 買方將希望確保他們得到了他們所支付的一切，而賣方將注意範圍蔓延。
階段 6. 持續管理和合規
這個階段的長度取決於合同的類型。 如果這是一個持續幾個月的短暫的一次性項目，那麼將沒有太多工作要做。
但如果合同持續一年或更長時間，合同經理或採購專家將需要核實……
表明供應商公司的做法仍然符合公司政策。
供應商公司沒有涉及任何可能違反合同或導致某種內部風險緩解的公關醜聞或法律問題。
供應商公司滿足他們對正在進行的項目或服務維護的協議
階段 7. 預更新
提前一個月或更長時間準備續訂是明智之舉。
在此階段，賣家將檢查他們的賬戶，並確保他們已成功使用服務或解決方案。 在一些公司中，客戶的成功將擁有更新過程。
同時，使用 CLM 軟件跟踪合同的精明買家應該與所有利益相關者討論使用情況並評估續訂的必要性。
階段 8. 更新
在續訂階段，將編寫一份新合同，無論是簡單地擴大覆蓋範圍還是修改所描述的可交付成果和工作。
然後，生命週期回到第 5 階段，並再次循環執行、管理和合規。
CLM 軟件
CLM 軟件將根據目標用戶提供不同的功能。
賣方將專注於跟踪正在進行和未決的合同，而買方將需要跟踪已簽署的合同和正在進行的合同。
對於賣家
賣家需要能夠幫助他們完成更多交易的功能。
當您在一個地方包含提案和合同時，您可以將鼓勵客戶與您合作的所有信息與最終簽署放在一起。
使用 Proposify，您可以將多頁合同和 TOC 添加到您的提案中。
您還可以檢查您的潛在客戶何時查看了提案和合同。 這將幫助您了解哪些會導致跟進以及該說些什麼。 如果他們已多次查看，您可能會詢問他們是否需要進行任何更改。
通過合同分析，您可以檢查不同類型合同的平均成交率和查看率，以便您對結果進行基準測試並優化您的提案和條款。
對於買家
合同生命週期管理軟件旨在讓買家輕鬆存儲合同數據，因此不會浪費任何費用。
對於每份合同，您應該記下內部聯繫人，以便在採購專家收到合同即將結束或續籤的通知時，他們知道該聯繫誰來討論潛在續籤的成本。
例如，使用 Terzo，您可以在一個地方查看所有有效合同，提前幾年預測您的支出，並查看單個合同的生命週期：
下一步：如何開始實施 CLM 最佳實踐
無論您處於交易的哪一邊，都可以使用這些技巧來充分利用您的參與。
對於賣家
使用具有審查買方活動和簡化操作功能的專用提案和合同軟件。
為提案和合同創建品牌資產庫。
實施合同審批工作流程。
使用合同分析來了解潛在買家何時查看了合同（這樣您就知道該跟誰跟進並向誰提供修訂）。
創建一個在整個合同期間為客戶增加價值的流程，以增加他們續訂的機會，並確保清楚誰在您的組織內擁有追加銷售。
對於買家
使用軟件在一處跟踪您的所有供應商合同。
在您的合同管理解決方案中，確保包括簽署合同的內部聯繫人。
跟踪合同結束日期和續訂日期。
為如何處理在參與期間打破條件的供應商關係制定公司政策。
管理合同是一個複雜的過程，不僅需要法律部門的協作，還需要銷售和採購部門的協作。
您的公司越大，您擁有的合同就越多，您就越需要主動跟踪它們。
對於提案、合同、簽名和結束分析都集中在一個地方，請查看 Proposify 。