Os 3 principais softwares de gerenciamento de documentos de recursos humanos
Publicados: 2022-11-25O software de gerenciamento de documentos ajuda as equipes de RH a gerenciar e armazenar os documentos dos funcionários.
Profissionais de RH entrevistam candidatos, integram novos funcionários e conduzem entrevistas de desligamento, entre outras tarefas de gerenciamento da força de trabalho. Todos esses processos envolvem pilhas de documentos, cujo manuseio usando um sistema manual baseado em papel simplesmente não resolve. Investir em software de gerenciamento de documentos de recursos humanos pode ajudar a simplificar e digitalizar o processo.
As soluções de gerenciamento de documentos ajudam a armazenar e organizar os documentos dos funcionários, manter a conformidade e melhorar a eficiência administrativa das equipes de RH. Este artigo analisa as três melhores ferramentas de gerenciamento de documentos nas quais usuários reais do setor de RH confiam. (Leia como selecionamos esses produtos.)
Quais recursos o software de gerenciamento de documentos de RH oferece?
Os principais recursos do software de gerenciamento de documentos de RH são:
Captura de documentos: converta documentos físicos em arquivos digitais.
Armazenamento de documentos: armazene documentos em um repositório centralizado para facilitar o acesso.
Pesquisa de texto completo : Examine os documentos de RH para encontrar informações específicas, como o endereço de um funcionário.
Todos os produtos listados neste relatório incluem os recursos mencionados acima.
Além desses recursos principais, os sistemas de gerenciamento de documentos de RH também costumam oferecer:
Controles/permissões de acesso
Arquivamento e retenção
Ferramentas de colaboração
Rastreamento de conformidade
Classificação de documentos
Conversão de arquivo
Gerenciamento e compartilhamento de arquivos
Portal de dados do funcionário
Reconhecimento óptico de caracteres
Controle de versão
O que cobrimos para cada produto
Para cada produto, cobrimos o seguinte:
Como os usuários classificaram os produtos em destaque em diferentes aspectos?
Analisamos 71 análises de todos os produtos para descobrir como os usuários percebem esses produtos em parâmetros como facilidade de uso, suporte ao cliente, valor pelo dinheiro e funcionalidade.
O que os usuários dizem sobre os produtos?
Para cada um dos produtos apresentados, incluímos alguns trechos de revisão do ano anterior.
Como são precificados os produtos?
Os modelos de preços são geralmente um dos seguintes: taxa fixa, com base no uso, por usuário ou por recurso. Além disso, na maioria das vezes, a frequência de pagamento é única, anual ou mensal.
Os produtos são adequados para sua equipe de RH?
Algumas ferramentas são criadas especificamente para empresas, enquanto outras funcionam perfeitamente para pequenas ou médias empresas. Conhecer a base de usuários típica desses produtos é outro fator de diferenciação para ajudar a decidir o ajuste certo para sua equipe de RH.
Os 3 principais softwares de gerenciamento de documentos de RH
Nota: Os produtos estão listados em ordem alfabética.
1. Dropbox Business
Trechos das avaliações mais positivas do produto:
"É muito fácil e incrível ter um sistema de pastas compartilhadas com meus colegas de trabalho. O Dropbox facilitou meu trabalho diário com meus colegas de equipe. Anteriormente, era um incômodo armazenar dados compartilhados com meus colegas de equipe. Mas agora, com o dropbox, é totalmente um novo nível e uma experiência maravilhosa."
"O recurso mais importante do Dropbox Business é que ele permite a colaboração dentro da sua empresa. As pessoas podem enviar seus trabalhos para o programa e esse trabalho pode ser organizado em pastas para manter tudo limpo. O conteúdo pode ser organizado para o site a que se destina ser carregado. O site é muito fácil de usar e acessível, tornando-o uma ótima ferramenta fácil para ajudar em seus negócios."
"Amo a simplicidade do Dropbox, mas não concordo com seus preços e bloqueio de licenças... Se devo oferecer uma solução aos clientes, ela deve ser ganha-ganha, e outras soluções simplesmente vencem por causa do licenciamento."
Leia todas as análises do Dropbox Business aqui.
2. Google Drive
Trechos das avaliações mais positivas do produto:
"O que mais gosto neste software é como posso salvar qualquer coisa nele. De imagens a PDFs e documentos. Tudo pode ser salvo no google drive. De certa forma, é como um pen drive portátil e digital. O grande quantidade de memória também é ótimo."
"Tem muitos recursos e todos os recursos são realmente incríveis, mas meu recurso favorito é o armazenamento em nuvem. Sinceramente, gosto de armazenamento em nuvem e acho que este é o melhor backup e restauração em nuvem. Você pode obter os dados do telefone antigo no novo telefone sem nenhum PC, cabo de dados que é realmente uma boa opção."
"O Google Drive é a escolha inteligente para armazenamento de arquivos e backup de documentos importantes. Ele se integra facilmente ao Gmail, o que torna o compartilhamento de arquivos superfácil e rápido. Ser capaz de organizar documentos em diferentes pastas e determinar quem tem acesso a pastas individuais é uma ótima ferramenta."
Leia todos os comentários do Google Drive aqui .
3.Microsoft 365
Trechos das avaliações mais positivas do produto:
"Um bom software para a era da nuvem, excelente para trabalhar na maioria dos locais variáveis. Um conjunto de bons softwares Office que ajudam o tempo todo em um só lugar. Mais flexibilidade e funcionalidade do que outros Suits. Boa colaboração com os softwares Microsoft."
"O espaço de 1 TB no Onedrive é simplesmente fantástico. Tenho um plano familiar, então várias pessoas compartilham esse benefício. O melhor aplicativo para mim é o Excel. Os outros aplicativos também são muito bons e produtivos."
"O que eu mais gosto é o fato de que ele pode ser facilmente navegado e fácil de entender. Torna o trabalho um pouco mais agradável devido aos muitos recursos."
Leia todas as análises do Microsoft 365 aqui.
Como escolher o software de gerenciamento de documentos de RH certo para o seu negócio
Comprar um software pode ser um desafio se você não souber o que procurar. Aqui estão algumas recomendações a serem lembradas ao selecionar um software de gerenciamento de documentos para sua equipe de RH:
Verifique se o software oferece restauração de documentos. Esse recurso permite recuperar e restaurar documentos de funcionários em caso de exclusões acidentais. Uma ferramenta de gerenciamento de documentos ideal manterá um backup de todos os seus registros e documentos de RH para evitar a perda de dados.
Procure o serviço de digitalização de documentos. A digitação manual de dados de um documento em papel no software é uma tarefa demorada. Mas se o software escolhido oferecer funcionalidade de digitalização de documentos, você poderá digitalizar facilmente arquivos em papel para convertê-los em documentos digitais ou eletrônicos.
Certifique-se de que o software tenha um portal de autoatendimento para funcionários. Selecione uma solução de gerenciamento de documentos que ofereça um portal de autoatendimento onde seus funcionários possam atualizar e acessar seus documentos, como W-2s e I-9s. Essa funcionalidade ajudará não apenas a reduzir a carga do departamento de RH, mas também a melhorar a experiência do funcionário.
Perguntas comuns a serem feitas aos fornecedores ao comprar software de gerenciamento de documentos de RH
O seu software oferece pesquisa de texto para documentos?
Uma ferramenta de gerenciamento de documentos ideal deve permitir que você pesquise documentos específicos, como registros de folha de pagamento ou contratos de funcionários, usando um recurso de pesquisa de texto para tornar processos como integração e entrevistas de saída mais eficientes.
Posso armazenar documentos em várias categorias e controlar o acesso do usuário?
Ficará mais fácil pesquisar informações se seu sistema de gerenciamento de documentos digitais permitir que você armazene documentos em várias subcategorias, como dados de funcionários e informações comerciais, e compartilhe-os com pessoas específicas em sua organização. Ao selecionar as opções de software, pergunte aos fornecedores se o produto deles permite segmentar os tipos de documentos e restringir o acesso do usuário a eles.
Seu software se integra a plataformas de gerenciamento de arquivos de terceiros?
O software que você compra deve ser capaz de se integrar a aplicativos de terceiros para que você possa migrar e transferir facilmente dados e documentos importantes dos funcionários. Certifique-se de perguntar aos fornecedores se seus produtos possuem tais recursos de integração.
Como escolhemos esses produtos? Nós não - você fez
Para encontrar o seu software ideal, você precisa de informações nas quais possa confiar, para economizar tempo, manter o orçamento e concentrar mais energia no crescimento de seus negócios. É por isso que examinamos e verificamos todas as avaliações de nossos usuários e recomendamos apenas as ferramentas endossadas por pessoas como você.
Em outras palavras, nossas recomendações de produtos nunca são compradas ou vendidas, ou baseadas na opinião de um único indivíduo – elas são escolhidas por seus colegas, refletindo as opiniões e experiências de nossa base independente de revisores de software.
As ferramentas de gerenciamento de documentos de recursos humanos apresentadas neste artigo são as mais recomendadas com base em análises verificadas de usuários. No entanto, se eles não atenderem aos requisitos de gerenciamento de documentos de sua equipe de RH, você pode conferir nosso diretório de software de gerenciamento de documentos para encontrar a solução mais adequada.