Die Top 3 Dokumentenverwaltungssoftware für die Personalabteilung

Veröffentlicht: 2022-11-25

Dokumentenverwaltungssoftware hilft HR-Teams, Mitarbeiterdokumente zu verwalten und zu speichern.

HR-Profis führen unter anderem Bewerbungsgespräche mit Kandidaten, führen neue Mitarbeiter ein und führen Austrittsgespräche. Alle diese Prozesse beinhalten Stapel von Dokumenten, deren Handhabung mit einem manuellen papierbasierten System einfach nicht ausreicht. Die Investition in eine Dokumentenverwaltungssoftware für die Personalverwaltung kann dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren und zu digitalisieren.

Dokumentenverwaltungslösungen helfen dabei, Mitarbeiterdokumente zu speichern und zu organisieren, Compliance aufrechtzuerhalten und die administrative Effizienz von HR-Teams zu verbessern. Dieser Artikel befasst sich mit den drei besten Dokumentenverwaltungstools, denen echte Benutzer aus der Personalbranche vertrauen. (Lesen Sie, wie wir diese Produkte ausgewählt haben.)

Welche Funktionen bietet eine HR-Dokumentenmanagement-Software?

Die Kernfunktionen der HR-Dokumentenverwaltungssoftware sind:

  • Dokumentenerfassung: Konvertieren Sie physische Dokumente in digitale Dateien.

  • Dokumentenspeicherung: Speichern Sie Dokumente für einen einfachen Zugriff in einem zentralen Repository.

  • Volltextsuche: Durchsuchen Sie HR- Dokumente, um bestimmte Informationen wie die Adresse eines Mitarbeiters zu finden.

Alle in diesem Bericht aufgeführten Produkte enthalten die oben genannten Funktionen.

Neben diesen Kernfunktionen bieten HR-Dokumentenmanagementsysteme üblicherweise auch:

  • Zugriffskontrollen/Berechtigungen

  • Archivierung und Aufbewahrung

  • Werkzeuge zur Zusammenarbeit

  • Compliance-Verfolgung

  • Dokumentenklassifizierung

  • Dateikonvertierung

  • Dateiverwaltung und -freigabe

  • Mitarbeiterdatenportal

  • Optische Zeichenerkennung

  • Versionskontrolle

Was wir für jedes Produkt abdecken

Für jedes Produkt decken wir Folgendes ab:

Wie haben Benutzer die vorgestellten Produkte in Bezug auf verschiedene Aspekte bewertet?

Wir haben 71 Bewertungen aller Produkte analysiert, um herauszufinden, wie Benutzer diese Produkte in Bezug auf Parameter wie Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport, Preis-Leistungs-Verhältnis und Funktionalität wahrnehmen.

Was sagen Nutzer zu den Produkten?

Für jedes der vorgestellten Produkte haben wir einige Rezensionsauszüge aus dem vergangenen Jahr beigefügt.

Wie sind die Produkte preislich?

Preismodelle sind im Allgemeinen eines der folgenden: Flatrate, nutzungsbasiert, pro Benutzer oder pro Funktion. Außerdem ist die Zahlungshäufigkeit meistens entweder einmalig, jährlich oder monatlich.

Passen die Produkte zu Ihren HR-Mitarbeitern?

Einige Tools wurden speziell für Unternehmen entwickelt, während andere perfekt für kleine oder mittelständische Unternehmen geeignet sind. Die Kenntnis der typischen Benutzerbasis dieser Produkte ist ein weiterer Unterscheidungsfaktor, um die richtige Lösung für Ihre HR-Mitarbeiter zu finden.

Top 3 HR-Dokumentenverwaltungssoftware

Hinweis: Die Produkte sind alphabetisch aufgelistet.

1. Dropbox-Geschäft

Auszüge der positivsten Bewertungen für das Produkt:

„Es ist sehr einfach und großartig, ein gemeinsames Ordnersystem mit meinen Kollegen zu haben. Dropbox hat meine täglichen Jobs mit meinen Teamkollegen einfacher gemacht. Früher war es mühsam, gemeinsame Daten mit meinen Teamkollegen zu speichern. Aber jetzt, mit Dropbox, ist es total ein neues Level und eine wunderbare Erfahrung."

„Das wichtigste Merkmal von Dropbox Business ist, dass es die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens ermöglicht. Einzelpersonen können ihre Arbeit in das Programm hochladen und diese Arbeit in Ordnern organisieren, um alles sauber zu halten. Inhalte können auf der Website organisiert werden, für die sie bestimmt sind hochgeladen werden. Die Website ist sehr benutzerfreundlich und zugänglich, was sie zu einem großartigen und einfachen Werkzeug macht, um Ihr Geschäft zu unterstützen."

„Ich liebe die Einfachheit von Dropbox, aber ich bin mit der Preisgestaltung und der Bindung an Lizenzen nicht einverstanden. . . Wenn ich Kunden eine Lösung anbieten soll, muss es Win-Win sein, und andere Lösungen gewinnen einfach aufgrund der Lizenzierung.“

Lesen Sie hier alle Dropbox Business-Bewertungen.

2. Google Drive

Auszüge der positivsten Bewertungen für das Produkt:

„Was mir an dieser Software am besten gefällt, ist, wie ich alles darauf speichern kann. Von Bildern über PDFs bis hin zu Dokumenten. Alles kann auf Google Drive gespeichert werden. In gewisser Weise ist es wie ein tragbares und digitales Flash-Laufwerk Eine große Speichermenge ist auch großartig."

„Es hat viele Funktionen und alle Funktionen sind wirklich großartig, aber meine Lieblingsfunktion ist Cloud-Speicher. Ehrlich gesagt mag ich Cloud-Speicher und ich denke, dies ist die beste Cloud-Sicherung und -Wiederherstellung. Sie können Ihre alten Telefondaten ohne PC auf ein neues Telefon übertragen, Datenkabel, was wirklich eine gute Option ist."

„Google Drive ist die clevere Wahl für die Dateispeicherung und Sicherung wichtiger Dokumente. Es lässt sich problemlos in Google Mail integrieren, was das Teilen von Dateien super einfach und schnell macht. Die Möglichkeit, Dokumente in verschiedenen Ordnern zu organisieren und festzulegen, wer Zugriff auf einzelne Ordner hat, ist großartig Werkzeug."

Lesen Sie hier alle Google Drive-Rezensionen .

3. Microsoft 365

Auszüge der positivsten Bewertungen für das Produkt:

"Eine gute Software für das Cloud-Zeitalter, ausgezeichnet für die Arbeit an den meisten variablen Standorten. Eine Reihe guter Office-Softwares, die jederzeit an einem Ort helfen. Mehr Flexibilität und Funktionalität als andere Suits. Gute Zusammenarbeit mit Microsoft-Software."

„Die 1 TB Speicherplatz auf Onedrive sind einfach fantastisch. Ich habe einen Familienplan, also teilen sich mehrere Personen diesen Vorteil. Die beste Anwendung für mich ist Excel. Die anderen Anwendungen sind auch sehr gut und produktiv.“

„Am besten gefällt mir, dass es sich leicht navigieren lässt und leicht verständlich ist. Durch die vielen Funktionen macht es auch etwas mehr Spaß bei der Arbeit.“

Lesen Sie hier alle Microsoft 365-Rezensionen.

So wählen Sie die richtige HR-Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen aus

Der Kauf von Software kann schwierig sein, wenn Sie nicht wissen, wonach Sie suchen müssen. Hier sind einige Empfehlungen, die Sie bei der Auswahl von Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr HR-Team beachten sollten:

  • Überprüfen Sie, ob die Software die Wiederherstellung von Dokumenten anbietet. Mit dieser Funktion können Sie Mitarbeiterdokumente im Falle eines versehentlichen Löschens wiederherstellen und wiederherstellen. Ein ideales Dokumentenmanagement-Tool wird ein Backup all Ihrer HR-Aufzeichnungen und Dokumente erstellen, um Datenverlust zu vermeiden.

  • Suchen Sie nach dem Dienst zum Scannen von Dokumenten. Die manuelle Eingabe von Daten aus einem Papierdokument in die Software ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Wenn die von Ihnen gewählte Software jedoch eine Dokumentenscanfunktion bietet, können Sie Papierdateien einfach scannen, um sie in digitale oder elektronische Dokumente umzuwandeln.

  • Stellen Sie sicher, dass die Software über ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal verfügt. Wählen Sie eine Dokumentenverwaltungslösung, die ein Self-Service-Portal bietet, über das Ihre Mitarbeiter ihre Dokumente aktualisieren und darauf zugreifen können, z. B. W-2s und I-9s. Diese Funktionalität wird nicht nur dazu beitragen, die Belastung Ihrer Personalabteilung zu verringern, sondern auch die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

Häufige Fragen, die Anbieter beim Kauf von HR-Dokumentenverwaltungssoftware stellen sollten

Bietet Ihre Software eine Textsuche für Dokumente?

Ein ideales Dokumentenmanagement-Tool sollte es Ihnen ermöglichen, mithilfe einer Textsuchfunktion nach bestimmten Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen oder Mitarbeiterverträgen zu suchen, um Prozesse wie Einarbeitungs- und Austrittsgespräche effizienter zu gestalten.

Kann ich Dokumente unter verschiedenen Kategorien speichern und den Benutzerzugriff steuern?

Die Suche nach Informationen wird einfacher, wenn Sie mit Ihrem digitalen Dokumentenverwaltungssystem Dokumente in mehreren Unterkategorien speichern können, z. B. Mitarbeiterdaten und Geschäftsinformationen, und sie mit bestimmten Personen in Ihrem Unternehmen teilen können. Wenn Sie Softwareoptionen in die engere Wahl ziehen, fragen Sie die Anbieter, ob Sie mit ihrem Produkt Dokumenttypen segmentieren und den Benutzerzugriff darauf einschränken können.

Lässt sich Ihre Software in Dateiverwaltungsplattformen von Drittanbietern integrieren?

Die von Ihnen gekaufte Software sollte sich in Anwendungen von Drittanbietern integrieren lassen, damit Sie wichtige Mitarbeiterdaten und -dokumente einfach migrieren und übertragen können. Stellen Sie sicher, dass Sie Anbieter fragen, ob ihr Produkt über solche Integrationsmöglichkeiten verfügt.

Wie haben wir diese Produkte ausgewählt? Wir nicht – Sie haben es getan

Um Ihre ideale Softwarelösung zu finden, benötigen Sie Informationen, denen Sie vertrauen können – damit Sie Zeit sparen, Ihr Budget einhalten und sich mehr auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Aus diesem Grund prüfen und verifizieren wir alle unsere Benutzerbewertungen und empfehlen nur die Tools, die von Menschen wie Ihnen empfohlen werden.

Mit anderen Worten, unsere Produktempfehlungen werden niemals gekauft oder verkauft oder basieren auf der Meinung einer einzelnen Person – sie werden von Ihren Kollegen ausgewählt und spiegeln die Ansichten und Erfahrungen unserer unabhängigen Basis von Software-Rezensenten wider.

Die in diesem Artikel vorgestellten Tools zur Verwaltung von Personaldokumenten sind die am meisten empfohlenen, basierend auf verifizierten Benutzerbewertungen. Wenn sie jedoch nicht die Dokumentenverwaltungsanforderungen Ihres HR-Teams erfüllen, können Sie in unserem Dokumentenverwaltungssoftware-Verzeichnis nachsehen, um eine am besten geeignete Lösung zu finden.