I 3 migliori software di gestione dei documenti per le risorse umane

Il software di gestione dei documenti aiuta i team delle risorse umane a gestire e archiviare i documenti dei dipendenti.

I professionisti delle risorse umane intervistano i candidati, assumono nuovi dipendenti e conducono colloqui di uscita, tra le altre attività di gestione della forza lavoro. Tutti questi processi comportano pile di documenti, la cui gestione utilizzando un sistema manuale basato su carta non basta. Investire nel software di gestione dei documenti delle risorse umane può aiutare a semplificare e digitalizzare il processo.

Le soluzioni di gestione dei documenti aiutano ad archiviare e organizzare i documenti dei dipendenti, mantenere la conformità e migliorare l'efficienza amministrativa dei team delle risorse umane. Questo articolo esamina i tre migliori strumenti di gestione dei documenti considerati affidabili dagli utenti reali del settore delle risorse umane. (Leggi come abbiamo selezionato questi prodotti.)

Quali funzionalità offre il software di gestione dei documenti delle risorse umane?

Le caratteristiche principali del software di gestione dei documenti delle risorse umane sono:

• Acquisizione di documenti: conversione di documenti fisici in file digitali.

• Archiviazione dei documenti: archivia i documenti in un archivio centralizzato per un facile accesso.

• Ricerca full-text : sfoglia i documenti delle risorse umane per trovare informazioni specifiche come l'indirizzo di un dipendente.

Tutti i prodotti elencati in questo rapporto includono le funzionalità sopra menzionate.

Oltre a queste funzionalità principali, i sistemi di gestione dei documenti delle risorse umane offrono comunemente anche:

• Controlli di accesso/autorizzazioni

• Archiviazione e conservazione

• Strumenti di collaborazione

• Monitoraggio della conformità

• Classificazione dei documenti

• Conversione file

• Gestione e condivisione dei file

• Portale dati dipendenti

• Riconoscimento ottico dei caratteri

• Controllo della versione

Cosa copriamo per ogni prodotto

Per ogni prodotto, copriamo quanto segue:

I 3 migliori software di gestione dei documenti delle risorse umane

1. Casella aziendale

Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:

"È molto semplice e fantastico avere un sistema di cartelle condivise con i miei colleghi. Dropbox ha semplificato i miei lavori quotidiani con i miei compagni di squadra. In precedenza era una seccatura archiviare i dati condivisi con i miei compagni di squadra. Ma ora, con Dropbox è totalmente un nuovo livello e un'esperienza meravigliosa."

"La caratteristica più importante di Dropbox Business è che consente la collaborazione all'interno della tua azienda. Le persone possono caricare il proprio lavoro nel programma e tale lavoro può essere organizzato in cartelle per mantenere tutto pulito. Il contenuto può essere organizzato in base al sito a cui è destinato essere caricato. Il sito è molto facile da usare e accessibile, il che lo rende un ottimo strumento facile per aiutarti nella tua attività."

"Adoro la semplicità di Dropbox, ma non sono d'accordo con i loro prezzi e il lock-in per le licenze... Se devo offrire una soluzione ai clienti, deve essere vantaggiosa per tutti, e altre soluzioni vincono semplicemente grazie alle licenze".

Leggi tutte le recensioni di Dropbox Business qui.

2. GoogleDrive

Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:

"Quello che mi piace di più di questo software è il modo in cui sono in grado di salvare qualsiasi cosa su di esso. Dalle immagini ai PDF ai documenti. Qualsiasi cosa può essere salvata su Google Drive. In un certo senso è come un'unità flash portatile e digitale. Il anche una grande quantità di memoria è ottima."

"Ha molte funzionalità e tutte le funzionalità sono davvero fantastiche, ma la mia caratteristica preferita è l'archiviazione nel cloud. Onestamente mi piace l'archiviazione nel cloud e penso che questo sia il miglior backup e ripristino nel cloud. Puoi trasferire i dati del tuo vecchio telefono nel nuovo telefono senza alcun PC, cavo dati che è davvero un'ottima opzione."

"Google Drive è la scelta intelligente per l'archiviazione di file e il backup di documenti importanti. Si integra facilmente con Gmail, il che rende la condivisione dei file super facile e veloce. Essere in grado di organizzare i documenti in cartelle diverse e determinare chi ha accesso alle singole cartelle è un'ottima attrezzo."

Leggi tutte le recensioni di Google Drive qui .

3.Microsoft 365

Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:

"Un buon software per l'era del cloud, eccellente per lavorare nella maggior parte dei luoghi variabili. Una serie di buoni software Office che aiutano sempre in un unico posto.. Maggiore flessibilità e funzionalità rispetto ad altri Suits. Buona collaborazione con i software Microsoft."

"Lo spazio di 1 TB su Onedrive è semplicemente fantastico. Ho un piano famiglia, quindi diverse persone condividono questo vantaggio. La migliore applicazione per me è Excel. Anche le altre applicazioni sono molto buone e produttive."

"Quello che mi piace di più è il fatto che può essere facilmente navigato e facile da capire. Rende anche il lavoro un po' più piacevole grazie alle numerose funzionalità."

Leggi tutte le recensioni di Microsoft 365 qui.

Come scegliere il giusto software di gestione dei documenti delle risorse umane per la tua azienda

L'acquisto di software può essere difficile se non sai cosa cercare. Ecco alcuni consigli da tenere a mente quando selezioni un software di gestione dei documenti per il tuo team delle risorse umane:

• Controlla se il software offre il ripristino dei documenti. Questa funzione ti consentirà di recuperare e ripristinare i documenti dei dipendenti in caso di cancellazioni accidentali. Uno strumento di gestione dei documenti ideale manterrà un backup di tutti i record e i documenti delle risorse umane per prevenire la perdita di dati.

• Cerca il servizio di scansione dei documenti. L'inserimento manuale dei dati da un documento cartaceo nel software è un'attività che richiede molto tempo. Ma se il software scelto offre funzionalità di scansione dei documenti, puoi facilmente scansionare i file cartacei per convertirli in documenti digitali o elettronici.

• Assicurati che il software disponga di un portale self-service per i dipendenti. Seleziona una soluzione di gestione dei documenti che offra un portale self-service in cui i tuoi dipendenti possono aggiornare e accedere ai propri documenti, come W-2 e I-9. Questa funzionalità aiuterà non solo a ridurre l'onere per il reparto risorse umane, ma anche a migliorare l'esperienza dei dipendenti.

Domande comuni da porre ai fornitori al momento dell'acquisto di software per la gestione dei documenti delle risorse umane

Come abbiamo scelto questi prodotti? Noi non... tu l'hai fatto

Per trovare la corrispondenza software ideale, hai bisogno di informazioni di cui ti puoi fidare, in modo da poter risparmiare tempo, rispettare il budget e concentrare più energie sulla crescita della tua attività. È per questo che esaminiamo e verifichiamo tutte le recensioni dei nostri utenti e raccomandiamo solo gli strumenti approvati da persone come te.

In altre parole, i nostri consigli sui prodotti non vengono mai acquistati o venduti o basati sull'opinione di un singolo individuo: vengono scelti dai tuoi colleghi, riflettendo le opinioni e le esperienze della nostra base indipendente di revisori software.

Gli strumenti di gestione dei documenti delle risorse umane descritti in questo articolo sono i più consigliati in base alle recensioni degli utenti verificate. Tuttavia, se non soddisfano i requisiti di gestione dei documenti del tuo team delle risorse umane, puoi consultare la nostra directory del software di gestione dei documenti per trovare la soluzione più adatta.