前 3 名人力資源文檔管理軟件
已發表: 2022-11-25文檔管理軟件可幫助人力資源團隊管理和存儲員工文檔。
人力資源專業人員面試候選人、入職新員工、進行離職面談，以及其他勞動力管理任務。 所有這些過程都涉及成堆的文件，使用基於紙張的手動系統處理這些文件並不能解決問題。 投資人力資源文檔管理軟件可以幫助流程簡化和數字化。
文檔管理解決方案有助於存儲和組織員工文檔、保持合規性並提高人力資源團隊的管理效率。 本文著眼於人力資源行業真實用戶信賴的三種最佳文檔管理工具。 （閱讀我們如何選擇這些產品。）
人力資源文檔管理軟件提供哪些功能？
HR文件管理軟件的核心特點是：
文檔捕獲：將物理文檔轉換為數字文件。
文檔存儲：將文檔存儲在一個集中的存儲庫中，以便於訪問。
全文搜索：查看 HR 文檔以查找特定信息，例如員工的地址。
本報告中列出的所有產品均具有上述特徵。
除了這些核心功能外，人力資源文檔管理系統通常還提供：
訪問控制/權限
存檔和保留
協作工具
合規跟踪
文件分類
文件轉換
文件管理和共享
員工數據門戶
光學字符識別
版本控制
我們為每個產品涵蓋的內容
對於每種產品，我們涵蓋以下內容：
用戶如何從不同方面評價特色產品？
我們分析了所有產品的 71 條評論，以揭示用戶如何根據易用性、客戶支持、物有所值和功能等參數來看待這些產品。
用戶對產品有何評價？
對於每個特色產品，我們都包含了過去一年的一些評論摘錄。
產品如何定價？
定價模型通常是以下之一：統一費率、基於使用情況、按用戶或按功能。 此外，大多數時候，付款頻率是一次、一年或每月。
這些產品是否適合您的 HR 員工？
有些工具是專門為企業打造的，而另一些則非常適合中小型公司。 了解這些產品的典型用戶群是另一個差異化因素，有助於決定適合您的 HR 員工。
Top 3 人力資源文檔管理軟件
注意：產品按字母順序列出。
1. Dropbox 業務
產品最正面評價的摘錄：
“與同事共享文件夾系統非常簡單和棒極了。Dropbox 讓我今天與隊友的日常工作變得更加輕鬆。以前與隊友存儲共享數據很麻煩。但現在，有了 Dropbox，這完全是一個新的水平和美妙的體驗。”
“Dropbox Business 最重要的功能是它允許在公司內部進行協作。個人可以將他們的工作上傳到程序中，並且可以將工作整理到文件夾中以保持一切乾淨。內容可以組織到它想要的站點被上傳到。該網站非常用戶友好且易於訪問，使其成為幫助您開展業務的非常簡單的工具。”
“喜歡 Dropbox 的簡單性，但我不同意他們的定價和許可證鎖定......如果我要為客戶提供解決方案，它必須是雙贏的，而其他解決方案只是因為許可而獲勝。”
在此處閱讀所有 Dropbox Business 評論。
2. 谷歌云端硬盤
產品最正面評價的摘錄：
“我最喜歡這個軟件的地方在於我可以將任何東西保存到它上面。從圖片到 PDF 到文檔。任何東西都可以保存到谷歌驅動器上。在某種程度上它就像一個便攜式數字閃存驅動器。大內存也很棒。”
“它有很多功能，所有功能都很棒，但我最喜歡的功能是雲存儲。老實說，我喜歡雲存儲，我認為這是最好的雲備份和恢復。你可以在沒有任何電腦的情況下將舊手機數據導入新手機，數據線真是不錯的選擇。”
“Google Drive 是文件存儲和備份重要文檔的明智選擇。它與 Gmail 輕鬆集成，這使得共享文件超級簡單快捷。能夠將文檔組織到不同的文件夾中並確定誰可以訪問各個文件夾是一個很好的選擇工具。”
在此處閱讀所有 Google Drive 評論。
3. 微軟 365
產品最正面評價的摘錄：
“適用於雲時代的優秀軟件，非常適合在大多數可變地點工作。一套優秀的 Office 軟件，可始終在一個地方提供幫助。比其他 Suit 更具靈活性和功能。與 Microsoft 軟件的良好協作。”
“Onedrive 上的 1tb 空間真是太棒了。我有一個家庭計劃，所以幾個人分享這個好處。對我來說最好的應用程序是 Excel。其他應用程序也非常好且高效。”
“我最喜歡的是它可以輕鬆導航且易於理解。由於功能眾多，工作也變得更加愉快。”
在此處閱讀所有 Microsoft 365 評論。
如何為您的企業選擇合適的人力資源文檔管理軟件
如果您不知道要尋找什麼，那麼購買軟件可能會很困難。 在為您的人力資源團隊篩選文檔管理軟件時，請牢記以下一些建議：
檢查該軟件是否提供文件恢復。 此功能可讓您在意外刪除的情況下恢復和恢復員工文檔。 理想的文檔管理工具將維護您所有人力資源記錄和文檔的備份，以防止數據丟失。
尋找文件掃描服務。 手動將紙質文檔中的數據鍵入軟件是一項耗時的任務。 但如果您選擇的軟件提供文檔掃描功能，您可以輕鬆掃描紙質文件，將其轉換為數字或電子文檔。
確保軟件具有員工自助服務門戶。 選擇提供自助服務門戶的文檔管理解決方案，您的員工可以在其中更新和訪問他們的文檔，例如 W-2 和 I-9。 此功能不僅有助於減輕人力資源部門的負擔，還可以改善員工體驗。
購買 HR 文檔管理軟件時要問供應商的常見問題
您的軟件是否提供文檔文本搜索？
理想的文檔管理工具應該讓您使用文本搜索功能搜索特定文檔，例如工資單記錄或員工合同，從而使入職和離職面談等流程更加高效。
我可以將文檔存儲在不同的類別中並控制用戶訪問嗎？
如果您的數字文檔管理系統允許您將文檔存儲在多個子類別下，例如員工數據和業務信息，並與組織內的特定人員共享，那麼搜索信息將變得更加容易。 在篩選軟件選項時，詢問供應商他們的產品是否允許您細分文檔類型並限制用戶訪問它們。
您的軟件是否與第三方文件管理平台集成？
您購買的軟件應該能夠與第三方應用程序集成，以便您可以輕鬆遷移和傳輸重要的員工數據和文檔。 一定要詢問廠商，他們的產品是否具備這樣的集成能力。
我們是如何選擇這些產品的？ 我們沒有——你做到了
要找到理想的軟件匹配，您需要可以信賴的信息——這樣您就可以節省時間、控制預算並將更多精力用於發展業務。 這就是為什麼我們審查和驗證我們所有的用戶評論，並只推薦像您這樣的人認可的工具。
換句話說，我們的產品推薦絕不會買賣，也不會基於單個人的意見——它們是由您的同行選擇的，反映了我們獨立的軟件評論員群體的觀點和經驗。
本文中介紹的人力資源文檔管理工具是根據經過驗證的用戶評論最推薦的。 但是，如果它們不符合您的人力資源團隊的文檔管理要求，您可以查看我們的文檔管理軟件目錄以找到最合適的解決方案。