前 3 名人力资源文档管理软件
已发表: 2022-11-25文档管理软件可帮助人力资源团队管理和存储员工文档。
人力资源专业人员面试候选人、入职新员工、进行离职面谈，以及其他劳动力管理任务。 所有这些过程都涉及成堆的文件，使用基于纸张的手动系统处理这些文件并不能解决问题。 投资人力资源文档管理软件可以帮助流程简化和数字化。
文档管理解决方案有助于存储和组织员工文档、保持合规性并提高人力资源团队的管理效率。 本文着眼于人力资源行业真实用户信赖的三种最佳文档管理工具。 （阅读我们如何选择这些产品。）
人力资源文档管理软件提供哪些功能？
HR文件管理软件的核心特点是：
文档捕获：将物理文档转换为数字文件。
文档存储：将文档存储在一个集中的存储库中，以便于访问。
全文搜索：查看 HR 文档以查找特定信息，例如员工的地址。
本报告中列出的所有产品均具有上述特征。
除了这些核心功能外，人力资源文档管理系统通常还提供：
访问控制/权限
存档和保留
协作工具
合规跟踪
文件分类
文件转换
文件管理和共享
员工数据门户
光学字符识别
版本控制
我们为每个产品涵盖的内容
对于每种产品，我们涵盖以下内容：
用户如何从不同方面评价特色产品？
我们分析了所有产品的 71 条评论，以揭示用户如何根据易用性、客户支持、物有所值和功能等参数来看待这些产品。
用户对产品有何评价？
对于每个特色产品，我们都包含了过去一年的一些评论摘录。
产品如何定价？
定价模型通常是以下之一：统一费率、基于使用情况、按用户或按功能。 此外，大多数时候，付款频率是一次、一年或每月。
这些产品是否适合您的 HR 员工？
有些工具是专门为企业打造的，而另一些则非常适合中小型公司。 了解这些产品的典型用户群是另一个差异化因素，有助于决定适合您的 HR 员工。
Top 3 人力资源文档管理软件
注意：产品按字母顺序列出。
1. Dropbox 业务
产品最正面评价的摘录：
“与同事共享文件夹系统非常简单和棒极了。Dropbox 让我今天与队友的日常工作变得更加轻松。以前与队友存储共享数据很麻烦。但现在，有了 Dropbox，这完全是一个新的水平和美妙的体验。”
“Dropbox Business 最重要的功能是它允许在公司内部进行协作。个人可以将他们的工作上传到程序中，并且可以将工作整理到文件夹中以保持一切干净。内容可以组织到它想要的站点被上传到。该网站非常用户友好且易于访问，使其成为帮助您开展业务的非常简单的工具。”
“喜欢 Dropbox 的简单性，但我不同意他们的定价和许可证锁定......如果我要为客户提供解决方案，它必须是双赢的，而其他解决方案只是因为许可而获胜。”
在此处阅读所有 Dropbox Business 评论。
2. 谷歌云端硬盘
产品最正面评价的摘录：
“我最喜欢这个软件的地方在于我可以将任何东西保存到它上面。从图片到 PDF 到文档。任何东西都可以保存到谷歌驱动器上。在某种程度上它就像一个便携式数字闪存驱动器。大内存也很棒。”
“它有很多功能，所有功能都很棒，但我最喜欢的功能是云存储。老实说，我喜欢云存储，我认为这是最好的云备份和恢复。你可以在没有任何电脑的情况下将旧手机数据导入新手机，数据线真是不错的选择。”
“Google Drive 是文件存储和备份重要文档的明智选择。它与 Gmail 轻松集成，这使得共享文件超级简单快捷。能够将文档组织到不同的文件夹中并确定谁可以访问各个文件夹是一个很好的选择工具。”
在此处阅读所有 Google Drive 评论。
3. 微软 365
产品最正面评价的摘录：
“适用于云时代的优秀软件，非常适合在大多数可变地点工作。一套优秀的 Office 软件，可始终在一个地方提供帮助。比其他 Suit 更具灵活性和功能。与 Microsoft 软件的良好协作。”
“Onedrive 上的 1tb 空间真是太棒了。我有一个家庭计划，所以几个人分享这个好处。对我来说最好的应用程序是 Excel。其他应用程序也非常好且高效。”
“我最喜欢的是它可以轻松导航且易于理解。由于功能众多，工作也变得更加愉快。”
在此处阅读所有 Microsoft 365 评论。
如何为您的企业选择合适的人力资源文档管理软件
如果您不知道要寻找什么，那么购买软件可能会很困难。 在为您的人力资源团队筛选文档管理软件时，请牢记以下一些建议：
检查该软件是否提供文件恢复。 此功能可让您在意外删除的情况下恢复和恢复员工文档。 理想的文档管理工具将维护您所有人力资源记录和文档的备份，以防止数据丢失。
寻找文件扫描服务。 手动将纸质文档中的数据键入软件是一项耗时的任务。 但如果您选择的软件提供文档扫描功能，您可以轻松扫描纸质文件，将其转换为数字或电子文档。
确保软件具有员工自助服务门户。 选择提供自助服务门户的文档管理解决方案，您的员工可以在其中更新和访问他们的文档，例如 W-2 和 I-9。 此功能不仅有助于减轻人力资源部门的负担，还可以改善员工体验。
购买 HR 文档管理软件时要问供应商的常见问题
您的软件是否提供文档文本搜索？
理想的文档管理工具应该让您使用文本搜索功能搜索特定文档，例如工资单记录或员工合同，从而使入职和离职面谈等流程更加高效。
我可以将文档存储在不同的类别中并控制用户访问吗？
如果您的数字文档管理系统允许您将文档存储在多个子类别下，例如员工数据和业务信息，并与组织内的特定人员共享，那么搜索信息将变得更加容易。 在筛选软件选项时，询问供应商他们的产品是否允许您细分文档类型并限制用户访问它们。
您的软件是否与第三方文件管理平台集成？
您购买的软件应该能够与第三方应用程序集成，以便您可以轻松迁移和传输重要的员工数据和文档。 一定要询问厂商，他们的产品是否具备这样的集成能力。
我们是如何选择这些产品的？ 我们没有——你做到了
要找到理想的软件匹配，您需要可以信赖的信息——这样您就可以节省时间、控制预算并将更多精力用于发展业务。 这就是为什么我们审查和验证我们所有的用户评论，并只推荐像您这样的人认可的工具。
换句话说，我们的产品推荐绝不会买卖，也不会基于单个人的意见——它们是由您的同行选择的，反映了我们独立的软件评论员群体的观点和经验。
本文中介绍的人力资源文档管理工具是根据经过验证的用户评论最推荐的。 但是，如果它们不符合您的人力资源团队的文档管理要求，您可以查看我们的文档管理软件目录以找到最合适的解决方案。