Top 3 software de management al documentelor de resurse umane

Publicat: 2022-11-25

Software-ul de gestionare a documentelor ajută echipele de HR să gestioneze și să stocheze documentele angajaților.

Profesioniștii în HR intervievează candidații, îmbarcă noi angajați și efectuează interviuri de ieșire, printre alte sarcini de gestionare a forței de muncă. Toate aceste procese implică grămezi de documente, manipularea care folosind un sistem manual bazat pe hârtie pur și simplu nu le reduce. Investiția în software-ul de gestionare a documentelor de resurse umane poate ajuta la eficientizarea și digitalizarea procesului.

Soluțiile de gestionare a documentelor ajută la stocarea și organizarea documentelor angajaților, la menținerea conformității și la îmbunătățirea eficienței administrative a echipelor de resurse umane. Acest articol analizează cele mai bune trei instrumente de gestionare a documentelor în care au încredere utilizatorii reali din industria de resurse umane. (Citiți cum am selectat aceste produse.)

Ce caracteristici oferă software-ul de management al documentelor de resurse umane?

Caracteristicile de bază ale software-ului de management al documentelor de resurse umane sunt:

  • Captură document: convertiți documente fizice în fișiere digitale.

  • Stocarea documentelor: stocați documentele într-un depozit centralizat pentru acces ușor.

  • Căutare integrală : căutați prin documentele de resurse umane pentru a găsi informații specifice, cum ar fi adresa unui angajat.

Toate produsele enumerate în acest raport includ caracteristicile menționate mai sus.

Pe lângă aceste caracteristici de bază, sistemele de gestionare a documentelor de resurse umane oferă de asemenea:

  • Controale de acces/permisiuni

  • Arhivare și păstrare

  • Instrumente de colaborare

  • Urmărirea conformității

  • Clasificarea documentelor

  • Conversie de fișiere

  • Gestionarea și partajarea fișierelor

  • Portalul de date privind angajații

  • Recunoaștere optică a caracterelor

  • Controlul versiunii

Ce acoperim pentru fiecare produs

Pentru fiecare produs, acoperim următoarele:

Cum au evaluat utilizatorii produsele prezentate în diferite aspecte?

Am analizat 71 de recenzii pentru toate produsele pentru a descoperi modul în care utilizatorii percep aceste produse cu privire la parametri precum ușurința în utilizare, asistența pentru clienți, raportul calitate-preț și funcționalitatea.

Ce spun utilizatorii despre produse?

Pentru fiecare dintre produsele prezentate, am inclus câteva fragmente de recenzii din ultimul an.

Cum sunt prețurile produselor?

Modelele de prețuri sunt, în general, unul dintre următoarele: tarif fix, bazat pe utilizare, pe utilizator sau pe funcție. De asemenea, de cele mai multe ori, frecvența de plată este fie o singură dată, anuală sau lunară.

Sunt produsele potrivite pentru personalul dvs. de resurse umane?

Unele instrumente sunt create special pentru întreprinderi, în timp ce altele funcționează perfect pentru companiile mici sau mijlocii. Cunoașterea bazei obișnuite de utilizatori a acestor produse este un alt factor de diferențiere pentru a ajuta la alegerea potrivită pentru personalul dvs. de resurse umane.

Top 3 software de management al documentelor HR

Notă: produsele sunt listate în ordine alfabetică.

1. Dropbox Business

Extrase din cele mai pozitive recenzii pentru produs:

„Este foarte ușor și grozav să am un sistem de foldere partajate cu colegii mei. Dropbox mi-a făcut munca de astăzi mai ușoară cu colegii mei de echipă. Înainte era o problemă să stochez datele partajate cu colegii mei de echipă. Dar acum, cu Dropbox, este complet un nou nivel și o experiență minunată.”

„Cea mai importantă caracteristică despre Dropbox Business este că permite colaborarea în cadrul companiei dvs. Persoanele fizice își pot încărca munca în program și această lucrare poate fi organizată în dosare pentru a menține totul curat. Conținutul poate fi organizat pe site-ul căruia este menit. să fie încărcat în. Site-ul este foarte ușor de utilizat și accesibil, ceea ce îl face un instrument foarte ușor de ajutat în afacerea dvs..”

„Îmi place simplitatea Dropbox, dar nu sunt de acord cu prețul lor și cu blocarea licențelor... Dacă vreau să ofer o soluție clienților, trebuie să fie câștigătoare, iar alte soluții pur și simplu câștigă din cauza licențelor.”

Citiți aici toate recenziile Dropbox Business.

2. Google Drive

Extrase din cele mai pozitive recenzii pentru produs:

„Ceea ce îmi place cel mai mult la acest software este modul în care pot salva orice pe el. De la imagini la PDF-uri la documente. Orice poate fi salvat pe google drive. Într-un fel, este ca o unitate flash portabilă și digitală. memorie mare este, de asemenea, grozavă.”

„Are multe funcții și toate caracteristicile sunt cu adevărat minunate, dar caracteristica mea preferată este stocarea în cloud. Sincer îmi place stocarea în cloud și cred că aceasta este cea mai bună copie de rezervă și restaurare în cloud. Puteți să introduceți datele telefonului vechi într-un telefon nou fără computer, cablu de date, care este o opțiune foarte bună.”

„Google Drive este alegerea inteligentă pentru stocarea fișierelor și copierea de rezervă a documentelor importante. Se integrează cu ușurință cu Gmail, ceea ce face ca partajarea fișierelor să fie foarte ușoară și rapidă. A putea organiza documente în dosare diferite și a determina cine are acces la dosare individuale este un lucru grozav. instrument."

Citiți aici toate recenziile Google Drive .

3. Microsoft 365

Extrase din cele mai pozitive recenzii pentru produs:

„Un software bun pentru era cloud, excelent pentru lucru pe majoritatea locațiilor variabile. Un set de software Office bune care ajută tot timpul într-un singur loc. Mai multă flexibilitate și funcționalitate decât alte Suits. Bună colaborare cu Microsoft Softwares.”

"Spațiul de 1 tb pe Onedrive este pur și simplu fantastic. Am un plan de familie, așa că mai mulți oameni împărtășesc acest beneficiu. Cea mai bună aplicație pentru mine este Excel. Celelalte aplicații sunt, de asemenea, foarte bune și productive."

„Ceea ce îmi place cel mai mult este faptul că poate fi navigat cu ușurință și ușor de înțeles. Face munca și mai plăcută datorită numeroaselor funcții.”

Citiți toate recenziile Microsoft 365 aici.

Cum să alegi software-ul de management al documentelor de resurse umane potrivit pentru afacerea ta

Achiziționarea de software poate fi o provocare dacă nu știți ce să căutați. Iată câteva recomandări de care trebuie să țineți cont atunci când selectați software-ul de gestionare a documentelor pentru echipa dvs. de resurse umane:

  • Verificați dacă software-ul oferă restaurarea documentelor. Această funcție vă va permite să recuperați și să restaurați documentele angajaților în caz de ștergere accidentală. Un instrument ideal de gestionare a documentelor va menține o copie de rezervă a tuturor înregistrărilor și documentelor dvs. de resurse umane pentru a preveni pierderea datelor.

  • Căutați serviciul de scanare a documentelor. Introducerea manuală a datelor dintr-un document de hârtie în software este o sarcină care necesită timp. Dar dacă software-ul ales oferă funcționalitate de scanare a documentelor, puteți scana cu ușurință fișiere de hârtie pentru a le converti în documente digitale sau electronice.

  • Asigurați-vă că software-ul are un portal de autoservire pentru angajați. Selectați o soluție de gestionare a documentelor care oferă un portal de autoservire unde angajații dvs. își pot actualiza și accesa documentele, cum ar fi W-2 și I-9. Această funcționalitate va ajuta nu numai la reducerea sarcinii pentru departamentul dumneavoastră de resurse umane, ci și la îmbunătățirea experienței angajaților.

Întrebări frecvente pe care trebuie să le adresați furnizorilor atunci când cumpărați software de gestionare a documentelor de resurse umane

Software-ul dvs. oferă căutare text pentru documente?

Un instrument ideal de gestionare a documentelor ar trebui să vă permită să căutați anumite documente, cum ar fi registrele de salarizare sau contractele angajaților, folosind o funcție de căutare text pentru a eficientiza procesele precum interviurile de îmbarcare și de ieșire.

Pot stoca documente în diferite categorii și pot controla accesul utilizatorilor?

Va deveni mai ușor să căutați informații dacă sistemul dvs. digital de gestionare a documentelor vă permite să stocați documente în mai multe subcategorii, cum ar fi datele angajaților și informațiile comerciale, și să le partajați anumitor persoane din cadrul organizației dvs. Când selectați opțiunile software, întrebați furnizorii dacă produsul lor vă permite să segmentați tipurile de documente și să restricționați accesul utilizatorilor la acestea.

Software-ul dvs. se integrează cu platforme terțe de gestionare a fișierelor?

Software-ul pe care îl cumpărați ar trebui să se poată integra cu aplicații terțe, astfel încât să puteți migra și transfera cu ușurință datele și documentele importante ale angajaților. Asigurați-vă că întrebați furnizorii dacă produsul lor are astfel de capacități de integrare.

Cum am ales aceste produse? Noi nu - tu ai făcut-o

Pentru a găsi software-ul potrivit, aveți nevoie de informații în care puteți avea încredere, astfel încât să puteți economisi timp, să vă păstrați bugetul și să vă concentrați mai multă energie pe dezvoltarea afacerii dvs. De aceea verificăm și verificăm toate recenziile utilizatorilor noștri și recomandăm doar instrumentele aprobate de oameni ca tine.

Cu alte cuvinte, recomandările noastre de produse nu sunt niciodată cumpărate sau vândute sau se bazează pe opinia unei singure persoane – sunt alese de colegii dvs., reflectând opiniile și experiențele bazei noastre independente de examinatori de software.

Instrumentele de gestionare a documentelor de resurse umane prezentate în acest articol sunt cele mai recomandate pe baza recenziilor verificate de utilizatori. Cu toate acestea, dacă nu îndeplinesc cerințele de gestionare a documentelor ale echipei dvs. de resurse umane, puteți consulta directorul nostru de software de gestionare a documentelor pentru a găsi soluția cea mai potrivită.