トップ 3 人事ドキュメント管理ソフトウェア

ドキュメント管理ソフトウェアは、人事チームが従業員のドキュメントを管理および保存するのに役立ちます。

人事担当者は、候補者の面接、新入社員のオンボーディング、退職面接の実施など、その他の従業員管理タスクを行います。 これらのプロセスにはすべて書類の山が含まれており、手作業の紙ベースのシステムでは処理できません。 人事文書管理ソフトウェアへの投資は、プロセスの合理化とデジタル化に役立ちます。

ドキュメント管理ソリューションは、従業員のドキュメントを保存および整理し、コンプライアンスを維持し、人事チームの管理効率を向上させるのに役立ちます。 この記事では、HR 業界の実際のユーザーから信頼されている 3 つの最高のドキュメント管理ツールについて説明します。 (これらの製品をどのように選択したかをお読みください。)

人事文書管理ソフトウェアはどのような機能を提供しますか?

HR ドキュメント管理ソフトウェアの主な機能は次のとおりです。

• ドキュメント キャプチャ:物理的なドキュメントをデジタル ファイルに変換します。

• ドキュメント ストレージ:ドキュメントを一元化されたリポジトリに保存して、簡単にアクセスできるようにします。

• 全文検索: 人事文書を調べて、従業員の住所などの特定の情報を見つけます。

このレポートに記載されているすべての製品には、上記の機能が含まれています。

これらのコア機能に加えて、人事文書管理システムは一般的に次の機能も提供します。

• アクセス制御/許可

• アーカイブと保持

• コラボレーション ツール

• コンプライアンス追跡

• 文書分類

• ファイル変換

• ファイルの管理と共有

• 従業員データ ポータル

• 光学式文字認識

• バージョン管理

各製品の対象範囲

各製品について、以下をカバーします。

トップ 3 人事文書管理ソフトウェア

1. ドロップボックス ビジネス

製品の最も肯定的なレビューの抜粋:

「同僚と共有フォルダ システムを持つことは非常に簡単で素晴らしいことです。Dropbox のおかげで、今日の仕事はチーム メイトと簡単に行うことができました。以前は、チーム メイトと共有データを保存するのが面倒でした。しかし今では、Dropbox のおかげで完全に新しいレベルと素晴らしい経験です。」

「Dropbox Business の最も重要な機能は、社内での共同作業が可能になることです。個人が自分の作品をプログラムにアップロードし、その作品をフォルダーに整理して、すべてをきれいに保つことができます。コンテンツは、目的のサイトに整理できます。このサイトは非常にユーザー フレンドリーでアクセスしやすいため、ビジネスを支援するための非常に簡単なツールです。」

「Dropbox のシンプルさは気に入っていますが、価格設定とライセンスのロックインには同意しません。..クライアントにソリューションを提供する場合、それは winwin でなければなりません。他のソリューションは、ライセンスのおかげで勝ちます。」

ここですべての Dropbox Business のレビューをお読みください。

2. Google ドライブ

製品の最も肯定的なレビューの抜粋:

「このソフトウェアで私が最も気に入っているのは、あらゆるものを保存できることです。写真から PDF、ドキュメントまで、あらゆるものを Google ドライブに保存できます。ある意味では、ポータブルなデジタル フラッシュ ドライブのようなものです。大量のメモリも素晴らしいです。」

「多くの機能があり、すべての機能が本当に素晴らしいですが、私のお気に入りの機能はクラウド ストレージです。正直なところ、私はクラウド ストレージが好きで、これは最高のクラウド バックアップと復元だと思います。PC を使用せずに、古い電話のデータを新しい電話に移すことができます。本当に良いオプションであるデータケーブル。」

「Google ドライブは、ファイル ストレージと重要なドキュメントのバックアップに最適な選択肢です。Gmail と簡単に統合できるため、ファイルを非常に簡単かつ迅速に共有できます。ドキュメントをさまざまなフォルダに整理し、個々のフォルダに誰がアクセスできるかを判断できるのは非常に便利です。道具。"

ここですべての Google ドライブのレビューをお読みください。

3. Microsoft 365

製品の最も肯定的なレビューの抜粋:

「クラウド時代の優れたソフトウェアであり、ほとんどの可変的な場所での作業に優れています。1 か所で常に役立つ優れた Office ソフトウェアのセットです。他のスーツよりも柔軟性と機能性が優れています。Microsoft ソフトウェアとの優れたコラボレーションです。」

「Onedrive の 1 TB の容量は素晴らしいです。私はファミリー プランを持っているので、数人でこのメリットを共有しています。私にとって最適なアプリケーションは Excel です。他のアプリケーションも非常に優れており、生産的です。」

「私が最も気に入っているのは、簡単にナビゲートでき、理解しやすいという事実です。多くの機能により、仕事をするのも少し楽しくなります。」

ここで Microsoft 365 のすべてのレビューをお読みください。

ビジネスに適した人事文書管理ソフトウェアを選択する方法

何を探すべきかわからない場合、ソフトウェアの購入は困難な場合があります。 人事チーム向けのドキュメント管理ソフトウェアを最終候補に挙げる際に留意すべき推奨事項を次に示します。

• ソフトウェアがドキュメントの復元を提供しているかどうかを確認します。 この機能を使用すると、従業員のドキュメントを誤って削除した場合に復元および復元できます。 理想的な文書管理ツールは、データの損失を防ぐために、すべての人事記録と文書のバックアップを維持します。

• ドキュメント スキャン サービスを探します。 紙の文書からソフトウェアに手動でデータを入力するのは、時間のかかる作業です。 ただし、選択したソフトウェアがドキュメント スキャン機能を備えている場合は、紙のファイルを簡単にスキャンして、デジタルまたは電子ドキュメントに変換できます。

• ソフトウェアに従業員セルフサービス ポータルがあることを確認します。 従業員が W-2 や I-9 などのドキュメントを更新およびアクセスできるセルフサービス ポータルを提供するドキュメント管理ソリューションを選択します。 この機能は、人事部門の負担を軽減するだけでなく、従業員のエクスペリエンスを向上させるのにも役立ちます。

HR ドキュメント管理ソフトウェアを購入する際にベンダーに尋ねる一般的な質問

これらの製品をどのように選択したのですか? 私たちはしませんでした—あなたはしました

最適なソフトウェアを見つけるには、信頼できる情報が必要です。これにより、時間を節約し、予算を抑え、ビジネスの成長により多くのエネルギーを注ぐことができます。 そのため、すべてのユーザー レビューを精査して検証し、あなたのような人々によって支持されたツールのみを推奨しています。

言い換えれば、私たちの製品の推奨事項は売買されたり、1 人の個人の意見に基づいたりすることは決してありません。

この記事で取り上げる人事文書管理ツールは、検証済みのユーザー レビューに基づいて最も推奨されるものです。 ただし、人事チームのドキュメント管理要件を満たしていない場合は、ドキュメント管理ソフトウェア ディレクトリをチェックして、最適なソリューションを見つけることができます。