ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทรัพยากรบุคคล 3 อันดับแรก

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้ทีม HR จัดการและจัดเก็บเอกสารของพนักงาน

ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR สัมภาษณ์ผู้สมัคร รับพนักงานใหม่ และสัมภาษณ์การออกจากงาน รวมถึงงานด้านการจัดการแรงงานอื่นๆ กระบวนการทั้งหมดเหล่านี้เกี่ยวข้องกับเอกสารกองโต การจัดการโดยใช้ระบบกระดาษแบบแมนนวลนั้นไม่ได้ช่วยอะไร การลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลสามารถช่วยเพิ่มความคล่องตัวและทำให้กระบวนการเป็นแบบดิจิทัล

โซลูชันการจัดการเอกสารช่วยจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารของพนักงาน รักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และปรับปรุงประสิทธิภาพการบริหารของทีมทรัพยากรบุคคล บทความนี้กล่าวถึงเครื่องมือการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสามรายการที่ได้รับความไว้วางใจจากผู้ใช้จริงจากอุตสาหกรรมทรัพยากรบุคคล (อ่านวิธีที่เราเลือกผลิตภัณฑ์เหล่านี้)

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR มีฟีเจอร์อะไรบ้าง?

คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR คือ:

• การจับภาพเอกสาร: แปลงเอกสารจริงเป็นไฟล์ดิจิทัล

• การจัดเก็บเอกสาร: จัด เก็บเอกสารในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

• การค้นหาข้อความแบบเต็ม : ดูเอกสาร HR เพื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะ เช่น ที่อยู่ของพนักงาน

ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่แสดงอยู่ในรายงานนี้มีคุณลักษณะที่กล่าวถึงข้างต้น

นอกจากคุณสมบัติหลักเหล่านี้แล้ว ระบบการจัดการเอกสาร HR ยังเสนอ:

• การควบคุมการเข้าถึง/สิทธิ์

• การเก็บถาวรและการเก็บรักษา

• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

• การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด

• การจัดประเภทเอกสาร

• การแปลงไฟล์

• การจัดการไฟล์และการแบ่งปัน

• พอร์ทัลข้อมูลพนักงาน

• การรู้จำอักขระด้วยแสง

• การควบคุมเวอร์ชัน

สิ่งที่เราครอบคลุมสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์

สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ เราครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้:

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR 3 อันดับแรก

1. ธุรกิจ Dropbox

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

"มันง่ายและยอดเยี่ยมมากที่มีระบบโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานของฉัน Dropbox ทำให้การทำงานประจำวันของฉันกับเพื่อนร่วมทีมง่ายขึ้น ก่อนหน้านี้การจัดเก็บข้อมูลที่แบ่งปันกับเพื่อนร่วมทีมเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่ตอนนี้ Dropbox ทำได้โดยสิ้นเชิง ระดับใหม่และประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม"

"คุณลักษณะที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับ Dropbox Business คือช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันภายในบริษัทของคุณ แต่ละคนสามารถอัปโหลดงานของตนลงในโปรแกรม และงานนั้นสามารถจัดระเบียบเป็นโฟลเดอร์เพื่อให้ทุกอย่างสะอาดเรียบร้อย สามารถจัดระเบียบเนื้อหาไปยังไซต์ที่ต้องการได้ อัปโหลดไปที่ ไซต์นี้เป็นมิตรกับผู้ใช้มากและเข้าถึงได้ทำให้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการช่วยเหลือธุรกิจของคุณ"

"ชอบความเรียบง่ายของ Dropbox แต่ฉันไม่เห็นด้วยกับการกำหนดราคาและการล็อคอินสำหรับสิทธิ์การใช้งาน . . ถ้าฉันจะเสนอโซลูชันให้กับลูกค้า โซลูชันนั้นจะต้อง win-win และโซลูชันอื่นๆ ก็ชนะเพราะสิทธิ์การใช้งาน"

อ่านบทวิจารณ์ Dropbox Business ทั้งหมดที่นี่

2. Google ไดรฟ์

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

"สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดเกี่ยวกับซอฟต์แวร์นี้คือวิธีที่ฉันสามารถบันทึกอะไรต่างๆ ลงบนซอฟต์แวร์ได้ ตั้งแต่รูปภาพไปจนถึง PDF ไปจนถึงเอกสาร ทุกสิ่งสามารถบันทึกลงใน Google ไดรฟ์ได้ ในลักษณะที่เหมือนกับแฟลชไดรฟ์พกพาและดิจิทัล หน่วยความจำจำนวนมากก็ยอดเยี่ยมเช่นกัน”

"มันมีฟีเจอร์มากมายและฟีเจอร์ทั้งหมดก็ยอดเยี่ยมจริงๆ แต่ฟีเจอร์โปรดของฉันคือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ บอกตามตรงว่าฉันชอบที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และฉันคิดว่านี่เป็นการสำรองข้อมูลและกู้คืนบนคลาวด์ที่ดีที่สุด คุณสามารถรับข้อมูลโทรศัพท์เครื่องเก่าของคุณลงในโทรศัพท์เครื่องใหม่โดยไม่ต้องใช้พีซีใดๆ สายเคเบิลข้อมูลซึ่งเป็นตัวเลือกที่ดีจริงๆ"

"Google ไดรฟ์เป็นตัวเลือกที่ชาญฉลาดสำหรับการจัดเก็บไฟล์และการสำรองเอกสารสำคัญ โดยทำงานร่วมกับ Gmail ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งทำให้การแบ่งปันไฟล์เป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วมาก ความสามารถในการจัดระเบียบเอกสารเป็นโฟลเดอร์ต่างๆ และกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงแต่ละโฟลเดอร์ได้นั้นยอดเยี่ยมมาก เครื่องมือ."

อ่านบทวิจารณ์ Google Drive ทั้งหมด ที่นี่

3. ไมโครซอฟต์ 365

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

"ซอฟต์แวร์ที่ดีสำหรับยุคคลาวด์ ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานในสถานที่ที่หลากหลาย ชุดซอฟต์แวร์ Office ที่ดีที่ช่วยได้ตลอดเวลาในที่เดียว มีความยืดหยุ่นและฟังก์ชันการทำงานมากกว่า Suits อื่นๆ การทำงานร่วมกันที่ดีกับซอฟต์แวร์ของ Microsoft"

"พื้นที่ขนาด 1tb บน Onedrive นั้นยอดเยี่ยมมาก ฉันมีแผนสำหรับครอบครัวเพื่อให้หลายคนแบ่งปันสิทธิประโยชน์นี้ แอปพลิเคชันที่ดีที่สุดสำหรับฉันคือ Excel แอปพลิเคชันอื่นๆ ก็ดีมากและมีประสิทธิภาพเช่นกัน"

"สิ่งที่ฉันชอบที่สุดคือความจริงที่ว่าสามารถนำทางได้ง่ายและเข้าใจง่าย ทำให้การทำงานสนุกขึ้นอีกเล็กน้อยด้วยเนื่องจากมีฟีเจอร์มากมาย"

อ่านบทวิจารณ์ Microsoft 365 ทั้งหมดที่นี่

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

การซื้อซอฟต์แวร์อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายหากคุณไม่รู้ว่าต้องค้นหาอะไร ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำที่ควรคำนึงถึงเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับทีม HR ของคุณ:

• ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์มีการคืนค่าเอกสารหรือไม่ ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้คุณกู้คืนและกู้คืนเอกสารของพนักงานได้ในกรณีที่มีการลบโดยไม่ตั้งใจ เครื่องมือการจัดการเอกสารในอุดมคติจะรักษาข้อมูลสำรองบันทึกและเอกสาร HR ทั้งหมดของคุณเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย

• ค้นหาบริการสแกนเอกสาร การป้อนข้อมูลด้วยตนเองจากเอกสารกระดาษลงในซอฟต์แวร์เป็นงานที่ใช้เวลานาน แต่ถ้าซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกมีฟังก์ชันการสแกนเอกสาร คุณสามารถสแกนไฟล์กระดาษเพื่อแปลงเป็นเอกสารดิจิทัลหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์มีพอร์ทัลบริการตนเองของพนักงาน เลือกโซลูชันการจัดการเอกสารที่มีพอร์ทัลแบบบริการตนเอง ซึ่งพนักงานของคุณสามารถอัปเดตและเข้าถึงเอกสารได้ เช่น W-2 และ I-9 ฟังก์ชันนี้ไม่เพียงช่วยลดภาระในแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณเท่านั้น แต่ยังปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานอีกด้วย

คำถามทั่วไปที่ต้องถามผู้ขายเมื่อซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR

เราเลือกผลิตภัณฑ์เหล่านี้ได้อย่างไร? เราไม่ได้ - คุณทำ

ในการหาซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการของคุณ คุณต้องมีข้อมูลที่สามารถเชื่อถือได้ เพื่อให้คุณประหยัดเวลา อยู่ในงบประมาณ และมุ่งเน้นพลังงานมากขึ้นในการขยายธุรกิจของคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่เราตรวจสอบและยืนยันรีวิวทั้งหมดจากผู้ใช้ของเรา และแนะนำเฉพาะเครื่องมือที่รับรองโดยบุคคลเช่นคุณ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คำแนะนำผลิตภัณฑ์ของเราจะไม่ถูกซื้อหรือขาย หรือขึ้นอยู่กับความคิดเห็นของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง—คำแนะนำเหล่านี้จะถูกเลือกโดยเพื่อนร่วมงานของคุณ ซึ่งสะท้อนถึงมุมมองและประสบการณ์ของฐานผู้ตรวจสอบซอฟต์แวร์อิสระของเรา

เครื่องมือการจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่แนะนำในบทความนี้ได้รับการแนะนำมากที่สุดโดยอิงตามความเห็นของผู้ใช้ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว อย่างไรก็ตาม หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดการจัดการเอกสารของทีม HR ของคุณ คุณสามารถดูไดเร็กทอรีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของเราเพื่อค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด