İlk 3 İnsan Kaynakları Doküman Yönetimi Yazılımı

Belge yönetimi yazılımı, İK ekiplerinin çalışan belgelerini yönetmesine ve saklamasına yardımcı olur.

İK uzmanları, diğer iş gücü yönetimi görevlerinin yanı sıra adaylarla, işe yeni alınan çalışanlarla görüşür ve çıkış görüşmeleri yürütür. Tüm bu işlemler, manuel kağıt tabanlı bir sistem kullanmanın yeterli olmadığı belge yığınlarını içerir. İnsan kaynakları belge yönetimi yazılımına yatırım yapmak, süreci kolaylaştırmaya ve dijitalleştirmeye yardımcı olabilir.

Belge yönetimi çözümleri, çalışan belgelerinin saklanmasına ve düzenlenmesine, uygunluğun sürdürülmesine ve İK ekiplerinin idari verimliliğinin artırılmasına yardımcı olur. Bu makale, İK endüstrisindeki gerçek kullanıcıların güvendiği en iyi üç belge yönetimi aracını incelemektedir. (Bu ürünleri nasıl seçtiğimizi okuyun.)

İK belge yönetimi yazılımı hangi özellikleri sunar?

İK belge yönetimi yazılımının temel özellikleri şunlardır:

• Belge yakalama: Fiziksel belgeleri dijital dosyalara dönüştürün.

• Belge saklama: Kolay erişim için belgeleri merkezi bir havuzda saklayın.

• Tam metin arama : Bir çalışanın adresi gibi belirli bilgileri bulmak için İK belgelerine bakın.

Bu raporda listelenen tüm ürünler yukarıda belirtilen özellikleri içermektedir.

Bu temel özelliklerin yanı sıra, İK belge yönetim sistemleri de yaygın olarak şunları sunar:

• Erişim denetimleri/izinleri

• Arşivleme ve saklama

• Işbirliği araçları

• Uyumluluk takibi

• Belge sınıflandırması

• Dosya dönüştürme

• Dosya yönetimi ve paylaşımı

• Çalışan veri portalı

• Optik karakter tanıma

• Sürüm kontrolü

Her ürün için neleri kapsıyoruz?

Her ürün için aşağıdakileri ele alıyoruz:

En iyi 3 İK belge yönetimi yazılımı

1. Dropbox İşletmesi

Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:

"İş arkadaşlarımla paylaşılan bir klasör sistemine sahip olmak çok kolay ve harika. Dropbox, bugün ekip arkadaşlarımla yaptığım işleri kolaylaştırdı. Önceden ekip arkadaşlarımla paylaşılan verileri depolamak bir güçlüktü. Ama şimdi, dropbox ile tamamen yeni bir seviye ve harika bir deneyim."

"Dropbox Business ile ilgili en önemli özellik, şirketiniz içinde işbirliğine izin vermesidir. Bireyler çalışmalarını programa yükleyebilir ve bu işler, her şeyi temiz tutmak için klasörler halinde düzenlenebilir. İçerik, hangi siteye ait olduğu konusunda düzenlenebilir. site çok kullanıcı dostu ve erişilebilir, bu da onu işinizde yardımcı olmak için harika ve kolay bir araç haline getiriyor."

"Dropbox'ın basitliğine bayılıyorum, ancak fiyatlandırmalarına ve lisansları sabitlemelerine katılmıyorum... Müşterilere bir çözüm sunacaksam, bu herkesin kazanacağı bir çözüm olmalı ve diğer çözümler sadece lisanslama sayesinde kazanıyor."

Tüm Dropbox Business incelemelerini buradan okuyun.

2. Google Drive

Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:

"Bu yazılımla ilgili en sevdiğim şey, üzerine her şeyi kaydedebilmem. Resimlerden PDF'lere ve belgelere. Her şey Google Drive'a kaydedilebiliyor. Bir bakıma taşınabilir ve dijital bir flash sürücü gibi. büyük miktarda bellek de harika."

"Pek çok özelliği var ve tüm özellikleri gerçekten harika ama benim favori özelliğim bulut depolama. Dürüst olmak gerekirse, bulut depolamayı seviyorum ve bunun en iyi bulut yedekleme ve geri yükleme olduğunu düşünüyorum. Herhangi bir bilgisayar olmadan eski telefon verilerinizi yeni telefona aktarabilirsiniz, gerçekten iyi bir seçenek olan veri kablosu."

"Google Drive, dosya depolama ve önemli belgeleri yedekleme için akıllıca bir seçimdir. Gmail ile kolayca entegre olur, bu da dosya paylaşımını son derece kolay ve hızlı hale getirir. Belgeleri farklı klasörler halinde düzenleyebilmek ve tek tek klasörlere kimin erişebileceğini belirleyebilmek harika bir şey. alet."

Tüm Google Drive incelemelerini buradan okuyun .

3.Microsoft 365

Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:

"Bulut çağı için iyi bir yazılım, çoğu değişken konumda çalışmak için mükemmel. Tek bir yerde her zaman yardımcı olan bir dizi iyi Office yazılımı. Diğer Suitlerden daha fazla esneklik ve işlevsellik. Microsoft Yazılımları ile iyi işbirliği."

"Onedrive'daki 1 tb alan tek kelimeyle harika. Bir aile planım var, bu yüzden birkaç kişi bu avantajı paylaşıyor. Benim için en iyi uygulama Excel. Diğer uygulamalar da çok iyi ve verimli."

"En sevdiğim yanı, kolayca gezinilebilir ve kolay anlaşılır olması. Birçok özelliği sayesinde iş yapmayı da biraz daha keyifli hale getiriyor."

Tüm Microsoft 365 incelemelerini buradan okuyun.

İşletmeniz için doğru İK belge yönetimi yazılımını nasıl seçersiniz?

Ne arayacağınızı bilmiyorsanız yazılım satın almak zor olabilir. İK ekibiniz için belge yönetimi yazılımını kısa listeye alırken aklınızda bulundurmanız gereken bazı öneriler:

• Yazılımın belge geri yükleme sunup sunmadığını kontrol edin. Bu özellik, yanlışlıkla silinmesi durumunda çalışan belgelerini kurtarmanıza ve geri yüklemenize olanak tanır. İdeal bir belge yönetimi aracı, veri kaybını önlemek için tüm İK kayıtlarınızın ve belgelerinizin yedeğini alacaktır.

• Belge tarama hizmetini arayın. Bir kağıt belgedeki verileri yazılıma manuel olarak girmek zaman alan bir iştir. Ancak, seçtiğiniz yazılım belge tarama işlevi sunuyorsa, kağıt dosyaları dijital veya elektronik belgelere dönüştürmek için kolayca tarayabilirsiniz.

• Yazılımın bir çalışan self servis portalına sahip olduğundan emin olun. Çalışanlarınızın W-2'ler ve I-9'lar gibi belgelerini güncelleyebilecekleri ve erişebilecekleri bir self-servis portalı sunan bir belge yönetimi çözümü seçin. Bu işlevsellik, yalnızca İK departmanınızın yükünü azaltmakla kalmayacak, aynı zamanda çalışan deneyimini de iyileştirecektir.

İK belge yönetimi yazılımı satın alırken satıcılara sorulacak yaygın sorular

Bu ürünleri nasıl seçtik? biz yapmadık sen yaptın

İdeal yazılım eşleşmenizi bulmak için güvenebileceğiniz bilgilere ihtiyacınız vardır; böylece zamandan tasarruf edebilir, bütçenizi aşmayabilir ve enerjinizi işinizi büyütmeye odaklayabilirsiniz. Bu nedenle, tüm kullanıcı incelemelerimizi inceleyip doğruluyoruz ve yalnızca sizin gibi kişiler tarafından onaylanan araçları öneriyoruz.

Başka bir deyişle, ürün önerilerimiz asla satın alınmaz veya satılmaz veya tek bir kişinin görüşüne dayanmaz; bağımsız yazılım incelemecileri tabanımızın görüş ve deneyimlerini yansıtan meslektaşlarınız tarafından seçilir.

Bu makalede yer alan insan kaynakları belge yönetimi araçları, doğrulanmış kullanıcı incelemelerine göre en çok tavsiye edilen araçlardır. Ancak, İK ekibinizin belge yönetimi gereksinimlerini karşılamıyorlarsa, en uygun çözümü bulmak için belge yönetimi yazılımı dizinimize göz atabilirsiniz.