3 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Sumber Daya Manusia Teratas

Diterbitkan: 2022-11-25

Perangkat lunak manajemen dokumen membantu tim SDM mengelola dan menyimpan dokumen karyawan.

Para profesional SDM mewawancarai kandidat, merekrut karyawan baru, dan melakukan wawancara keluar, di antara tugas manajemen tenaga kerja lainnya. Semua proses tersebut melibatkan tumpukan dokumen, penanganan yang menggunakan sistem berbasis kertas manual saja tidak cukup. Berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen dokumen sumber daya manusia dapat membantu merampingkan dan mendigitalkan proses.

Solusi manajemen dokumen membantu menyimpan dan mengatur dokumen karyawan, menjaga kepatuhan, dan meningkatkan efisiensi administrasi tim SDM. Artikel ini membahas tiga alat manajemen dokumen terbaik yang dipercaya oleh pengguna nyata dari industri SDM. (Baca bagaimana kami memilih produk ini.)

Fitur apa yang ditawarkan perangkat lunak manajemen dokumen SDM?

Fitur inti dari perangkat lunak manajemen dokumen SDM adalah:

  • Pengambilan dokumen: Ubah dokumen fisik menjadi file digital.

  • Penyimpanan dokumen: Simpan dokumen dalam repositori terpusat untuk akses mudah.

  • Pencarian teks lengkap : Telusuri dokumen SDM untuk menemukan informasi spesifik seperti alamat karyawan.

Semua produk yang tercantum dalam laporan ini menyertakan fitur yang disebutkan di atas.

Selain fitur-fitur inti ini, sistem manajemen dokumen SDM juga umumnya menawarkan:

  • Akses kontrol/izin

  • Pengarsipan dan penyimpanan

  • Alat kolaborasi

  • Pelacakan kepatuhan

  • Klasifikasi dokumen

  • Konversi file

  • Manajemen dan berbagi file

  • Portal data karyawan

  • Pengenalan karakter optik

  • Kontrol versi

Apa yang kami tutupi untuk setiap produk

Untuk setiap produk, kami membahas hal-hal berikut:

Bagaimana pengguna menilai produk unggulan pada berbagai aspek?

Kami menganalisis 71 ulasan di semua produk untuk mengungkap bagaimana pengguna memandang produk ini pada parameter seperti kemudahan penggunaan, dukungan pelanggan, nilai uang, dan fungsionalitas.

Apa yang pengguna katakan tentang produk?

Untuk setiap produk unggulan, kami menyertakan beberapa kutipan ulasan dari tahun terakhir.

Bagaimana harga produknya?

Model penetapan harga biasanya salah satu dari berikut ini: tarif tetap, berbasis penggunaan, per pengguna, atau per fitur. Juga, sebagian besar waktu, frekuensi pembayaran adalah satu kali, tahunan, atau bulanan.

Apakah produk tersebut cocok untuk staf SDM Anda?

Beberapa alat dibuat khusus untuk perusahaan, sementara yang lain bekerja dengan sempurna untuk perusahaan kecil atau menengah. Mengetahui basis pengguna umum dari produk ini adalah faktor pembeda lain untuk membantu memutuskan kecocokan yang tepat untuk staf SDM Anda.

3 perangkat lunak manajemen dokumen SDM teratas

Catatan: Produk terdaftar menurut abjad.

1. Dropbox Bisnis

Kutipan ulasan paling positif untuk produk:

"Sangat mudah dan luar biasa untuk memiliki sistem folder bersama dengan rekan kerja saya. Dropbox membuat pekerjaan saya hari ini dengan rekan satu tim saya lebih mudah. ​​Sebelumnya menyimpan data bersama dengan rekan satu tim saya sangat merepotkan. Tapi sekarang, dengan dropbox itu sepenuhnya level baru dan pengalaman yang luar biasa."

"Fitur yang paling penting tentang Dropbox Business adalah memungkinkan kolaborasi dalam perusahaan Anda. Individu dapat mengunggah pekerjaan mereka ke dalam program dan pekerjaan itu dapat diatur ke dalam folder untuk menjaga semuanya tetap bersih. Konten dapat diatur ke situs mana yang dimaksud diunggah ke. Situs ini sangat ramah pengguna dan mudah diakses menjadikannya alat yang sangat mudah untuk membantu bisnis Anda."

"Suka kesederhanaan Dropbox, tetapi saya tidak setuju dengan penetapan harga dan penguncian mereka untuk lisensi... Jika saya menawarkan solusi kepada klien, itu harus winwin, dan solusi lain hanya menang karena lisensi."

Baca semua ulasan Dropbox Business di sini.

2.Google Drive

Kutipan ulasan paling positif untuk produk:

"Yang paling saya sukai dari perangkat lunak ini adalah bagaimana saya dapat menyimpan apa pun ke dalamnya. Dari gambar hingga PDF hingga dokumen. Apa pun dapat disimpan ke Google Drive. Ini seperti flash drive portabel dan digital. The memori dalam jumlah besar juga bagus."

"Ini memiliki banyak fitur dan semua fitur benar-benar luar biasa tetapi fitur favorit saya adalah penyimpanan cloud. Sejujurnya saya suka penyimpanan cloud dan menurut saya ini adalah pencadangan dan pemulihan cloud terbaik. Anda bisa memasukkan data ponsel lama ke ponsel baru tanpa komputer apa pun, kabel data yang merupakan pilihan yang sangat bagus."

"Google drive adalah pilihan cerdas untuk penyimpanan file dan mencadangkan dokumen penting. Ini terintegrasi dengan mudah dengan Gmail, yang membuat berbagi file menjadi sangat mudah dan cepat. Mampu mengatur dokumen ke dalam folder yang berbeda dan menentukan siapa yang memiliki akses ke masing-masing folder adalah hal yang hebat alat."

Baca semua ulasan Google Drive di sini .

3.Microsoft 365

Kutipan ulasan paling positif untuk produk:

"Perangkat lunak yang bagus untuk era cloud, sangat baik untuk bekerja di sebagian besar lokasi variabel. Satu set perangkat lunak Office yang bagus yang membantu sepanjang waktu di satu tempat.. Lebih banyak fleksibilitas dan fungsionalitas daripada Setelan lainnya. Kolaborasi yang baik dengan Perangkat Lunak Microsoft."

"Ruang 1 TB di Onedrive sungguh luar biasa. Saya memiliki paket keluarga sehingga beberapa orang berbagi manfaat ini. Aplikasi terbaik bagi saya adalah Excel. Aplikasi lainnya juga sangat bagus dan produktif."

"Yang paling saya suka adalah kenyataan bahwa itu dapat dengan mudah dinavigasi dan mudah dimengerti. Membuat bekerja sedikit lebih menyenangkan juga karena banyaknya fitur."

Baca semua ulasan Microsoft 365 di sini.

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen SDM yang tepat untuk bisnis Anda

Membeli perangkat lunak dapat menjadi tantangan jika Anda tidak tahu apa yang harus dicari. Berikut beberapa rekomendasi yang perlu diingat saat memilih perangkat lunak manajemen dokumen untuk tim SDM Anda:

  • Periksa apakah perangkat lunak menawarkan pemulihan dokumen. Fitur ini memungkinkan Anda memulihkan dan memulihkan dokumen karyawan jika terjadi penghapusan yang tidak disengaja. Alat manajemen dokumen yang ideal akan menyimpan cadangan semua catatan dan dokumen SDM Anda untuk mencegah kehilangan data.

  • Cari layanan pemindaian dokumen. Memasukkan data secara manual dari dokumen kertas ke dalam perangkat lunak adalah tugas yang memakan waktu. Tetapi jika perangkat lunak pilihan Anda menawarkan fungsionalitas pemindaian dokumen, Anda dapat dengan mudah memindai file kertas untuk mengubahnya menjadi dokumen digital atau elektronik.

  • Pastikan perangkat lunak memiliki portal swalayan karyawan. Pilih solusi manajemen dokumen yang menawarkan portal layanan mandiri tempat karyawan Anda dapat memperbarui dan mengakses dokumen mereka, seperti W-2 dan I-9. Fungsionalitas ini tidak hanya akan membantu mengurangi beban departemen SDM Anda, tetapi juga meningkatkan pengalaman karyawan.

Pertanyaan umum untuk ditanyakan kepada vendor saat membeli perangkat lunak manajemen dokumen SDM

Apakah perangkat lunak Anda menawarkan pencarian teks untuk dokumen?

Alat manajemen dokumen yang ideal harus memungkinkan Anda mencari dokumen tertentu seperti catatan penggajian atau kontrak karyawan menggunakan fitur pencarian teks untuk membuat proses seperti wawancara masuk dan keluar lebih efisien.

Bisakah saya menyimpan dokumen dalam berbagai kategori dan mengontrol akses pengguna?

Pencarian informasi akan menjadi lebih mudah jika sistem manajemen dokumen digital Anda memungkinkan Anda menyimpan dokumen dalam beberapa subkategori, seperti data karyawan dan informasi bisnis, dan membaginya dengan orang tertentu dalam organisasi Anda. Saat memilih opsi perangkat lunak, tanyakan vendor apakah produk mereka memungkinkan Anda mengelompokkan jenis dokumen dan membatasi akses pengguna ke sana.

Apakah perangkat lunak Anda terintegrasi dengan platform manajemen file pihak ketiga?

Perangkat lunak yang Anda beli harus dapat diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga sehingga Anda dapat dengan mudah melakukan migrasi dan mentransfer data dan dokumen penting karyawan. Pastikan untuk bertanya kepada vendor apakah produk mereka memiliki kemampuan integrasi seperti itu.

Bagaimana kami memilih produk ini? Kami tidak—Anda melakukannya

Untuk menemukan kecocokan perangkat lunak ideal Anda, Anda memerlukan informasi yang dapat Anda percayai—sehingga Anda dapat menghemat waktu, tetap pada anggaran, dan lebih memfokuskan energi untuk mengembangkan bisnis Anda. Itu sebabnya kami memeriksa dan memverifikasi semua ulasan pengguna kami dan hanya merekomendasikan alat yang didukung oleh orang-orang seperti Anda.

Dengan kata lain, rekomendasi produk kami tidak pernah dibeli atau dijual, atau berdasarkan pendapat satu individu—mereka dipilih oleh rekan Anda, yang mencerminkan pandangan dan pengalaman basis peninjau perangkat lunak independen kami.

Alat manajemen dokumen sumber daya manusia yang ditampilkan dalam artikel ini adalah yang paling direkomendasikan berdasarkan ulasan pengguna yang terverifikasi. Namun, jika mereka tidak memenuhi persyaratan manajemen dokumen tim SDM Anda, Anda dapat melihat direktori perangkat lunak manajemen dokumen kami untuk menemukan solusi yang paling sesuai.