Como construir e otimizar seu pipeline de vendas

Seu pipeline de vendas é a fonte de verdade da sua equipe de vendas.

Dá-lhe clareza sobre:

• O número de leads com os quais você está conversando e os negócios associados a eles.
• A quantidade de receita futura que sua empresa irá gerar.
• Quais ações os membros de sua equipe precisam tomar em seguida.

Em suma, seu pipeline de vendas desempenha um papel crítico no fechamento de mais negócios e no crescimento de sua empresa.

Neste guia, mostrarei o que é um pipeline de vendas, como ele pode ajudá-lo a melhorar seus processos de vendas, práticas recomendadas ao criar seu pipeline e métricas para acompanhar e medir o sucesso.

Vamos pular.

O que é um pipeline de vendas?

Seu pipeline de vendas é uma visão geral das etapas do seu processo de vendas. Ele ajuda você e sua equipe a orientar os leads de vendas pelo processo de compra até que eles se tornem clientes.

Muitas empresas usam seu CRM como uma representação visual de seu pipeline. Isso lhe dará uma ideia clara de quantos leads você tem em seu pipeline, a receita potencial que você tem na mesa e quão saudável é sua função geral de vendas.

Quais são as etapas de um pipeline de vendas?

Cada negócio tem um pipeline de vendas único, mas a maioria segue uma estrutura semelhante:

1. Prospecto frio
2. Conversa iniciada
3. Demonstração/reunião inicial reservada
4. Proposta ou contrato em análise
5. Negócio fechado

Esses estágios de pipeline abrangerão a maioria das situações, mas você pode adicionar ou remover estágios de pipeline para atender às necessidades exclusivas de sua equipe de vendas.

Benefícios de ter um pipeline de vendas para sua equipe de vendas

1. Melhora seu contexto para conversas com leads

O primeiro benefício significativo de um pipeline de vendas é que ele fornece uma visão clara de onde cada lead está no processo de compra.

Se sua equipe deixar anotações em seus registros de CRM sobre interações anteriores que tiveram com cada lead, você poderá abordar cada conversa com contexto completo e personalizar a interação o máximo possível.

Por exemplo, se um lead respondeu ao seu email frio com perguntas específicas, você pode adicioná-las ao seu registro de CRM para informar outros membros da equipe sobre as objeções específicas ou pontos problemáticos que eles estavam fazendo referência.

Você também gostaria de trazer qualquer atividade de marketing por e-mail no CRM para monitorar o envolvimento deles com sua comunicação de marketing.

Dica profissional: a integração do Encharge com o HubSpot sincroniza todas as atividades de marketing por e-mail com o feed de contatos do seu CRM.

2. Ajuda a criar KPIs e metas para vendas e marketing

Saber quanta receita está em seu pipeline de vendas ajuda você a avaliar a saúde de sua empresa e definir metas futuras.

Por exemplo, se você sabe que no primeiro trimestre você conseguiu gerar US$ 20.000 em nova receita recorrente anual alcançando 100 clientes em potencial por semana e agendando cinco reuniões de vendas por semana, você pode fazer engenharia reversa desses números para definir novas metas.

Se você precisa agendar mais reuniões, sabe que a primeira coisa que pode fazer é criar uma lista maior de pessoas para entrar em contato. Se você precisar fechar mais negócios, poderá trabalhar para melhorar seu script de chamada de demonstração ou simplificar as propostas enviadas.

Você pode basear suas metas em dados históricos precisos e garantir que seja desafiador, mas realista para sua equipe atingir e permanecer motivada.

3. Demonstra uma maneira clara de estruturar relatórios

Ter um pipeline de vendas atualizado regularmente significa que sua equipe tem uma única fonte de verdade para o que acontece em seu departamento de vendas.

A maioria das boas plataformas de CRM fornecerá análises de pipeline, facilitando obter uma visão geral rápida de suas principais métricas ou exportar dados para uma planilha e aprofundar os detalhes.

Se você não tiver uma maneira direta de medir seu pipeline, não poderá saber o que está funcionando e correr o risco de perder oportunidades para melhorar seus processos de vendas.

Práticas recomendadas ao construir seu pipeline de vendas

1. Torne os estágios do seu pipeline de vendas específicos

Os pipelines de vendas mais eficazes serão estruturados e claros para qualquer pessoa que os use – mesmo que seja um novo contratado ou contratado com quem você está trabalhando e que acabou de começar a usar seu pipeline.

Você pode dar a cada estágio um nome específico que ajude sua equipe a saber o status de cada lead sem fazer perguntas para esclarecimento.

Por exemplo, você pode ter estágios de pipeline de vendas com nomes como:

• “Resposta à campanha de e-mail frio”
• “Reunião de demonstração concluída”
• “Aguardando proposta sendo assinada”

Quanto mais claro você deixar suas etapas de pipeline, mais fácil será garantir que você não esteja deixando a receita na mesa esquecendo os leads.

Sua equipe sempre saberá o próximo passo a ser dado, seja preparar uma proposta com detalhes de preços, enviar um e-mail de acompanhamento ou agendar outra ligação.

Em alguns casos, talvez você não precise de etapas como essas. Por exemplo, se os clientes se cadastrarem por meio de um sistema de faturamento de autoatendimento, você não precisará enviar propostas ou fazer muito atendimento pré-venda. No entanto, esses leads ainda estarão em seu pipeline de alguma forma, portanto, ajuste as etapas para se adequar ao seu negócio exclusivo.

2. Tenha as principais ações que ocorrem em cada estágio do pipeline

Seu pipeline de vendas pode atuar como um ponto de partida para os procedimentos operacionais padrão (SOPs) e processos de sua empresa.

Por exemplo, você pode ter um SOP que é uma lista de verificação de ações que alguém precisa realizar depois que um lead agendar uma reunião com você ou depois que você terminar sua primeira reunião.

Um exemplo de uma lista de verificação SOP para agendar uma chamada de demonstração com um cliente pode ser:

1. Envie um e-mail de confirmação com a data e hora da reunião
2. Envie um e-mail um dia útil antes da ligação com um estudo de caso
3. Envie um e-mail de lembrete duas horas antes da chamada
4. Após a ligação, envie um e-mail de acompanhamento com os principais pontos discutidos na ligação e defina uma data para o acompanhamento
5. Mova o lead para uma campanha específica de nutrição de leads no Encharge

Obviamente, você pode automatizar muitos desses processos se usar a automação de marketing com seu CRM.

Tornar as etapas do pipeline de vendas simples de seguir significa que é difícil dar errado, e todos os leads passam pelo mesmo processo.

Você pode usar ferramentas como Process Street, Notion ou ClickUp para facilitar o manuseio do processo de criação do SOP.

Sua equipe pode seguir esses SOPs em cada estágio do pipeline e saberá que não deve avançar os leads no pipeline até que os SOPs sejam concluídos.

3. Considere seus qualificadores de leads em cada estágio

No início do seu pipeline, você geralmente terá mais leads. Isso incluirá pessoas que podem não ser ideais para o seu produto ou serviço.

Você precisa ter critérios de qualificação em cada estágio que você e sua equipe possam usar para avaliar se um lead deve passar para o próximo estágio.

Isso pode ser na forma de pontuação de leads. Dependendo das ações de seus leads, você atribuirá uma pontuação a eles. Qualquer lead com pontuação inferior ao seu limite será desqualificado. Isso pode significar:

• Dar uma pontuação positiva se um lead corresponder a critérios firmográficos específicos.
• Pontuação positiva ou negativa depois de fazer perguntas de qualificação específicas em suas ligações de vendas
• Pontuação positiva quando você confirma que os leads têm orçamento suficiente para sua solução.

Você também pode realizar ações automaticamente com base em sua pontuação de lead no Encharge. Por exemplo, um lead pode ser movido para uma campanha específica de nutrição de leads se atingir uma pontuação específica.

Embora possa parecer difícil desqualificar ativamente seus leads de vendas, esse processo economizará tempo de sua equipe de vendas conversando com pessoas que não são adequadas para o seu produto. Também economizará tempo e dinheiro para seus leads que eles gastariam em uma solução da qual não obteriam o valor total, então você também está fazendo um favor a eles.

Se você desqualificar rigorosamente os leads, garantirá que apenas os clientes mais adequados se inscrevam no seu produto ou serviço, o que facilitará a vida de sua equipe de vendas e de seu departamento de suporte ao cliente quando alguém for um cliente pagante.

4. Realize auditorias regulares do pipeline de vendas

Com o tempo, seu pipeline ficará cheio de leads – alguns qualificados e outros não. Mas, independentemente do nível de qualificação, eles ocuparão tempo de sua equipe de vendas.

Você deve executar auditorias regulares de pipeline.

Isso pode ser na forma de uma reunião semanal de 30 minutos com sua equipe. Na reunião, você pode percorrer cada estágio do pipeline e verificar se os leads nesse estágio estão qualificados para comprar.

Você pode perguntar aos membros da equipe que estão lidando com cada lead:

• Quando foi o último contato.
• Se o lead ainda é considerado qualificado.
• Qual é a próxima ação que eles vão tomar.

Se você fez um bom trabalho ao registrar essas informações em seu CRM, já deve ter esses dados disponíveis em primeira mão em seu pipeline.

Esse processo ajudará você a manter seu pipeline limpo e garantirá que a atenção de sua equipe esteja sempre focada nos leads que provavelmente se converterão em clientes.

Métricas do pipeline de vendas para acompanhar o desempenho

Existem várias métricas que você precisa acompanhar em seu pipeline de vendas. Conhecer esses números ajudará você a entender o desempenho de sua equipe de vendas e se você precisa fazer alterações em seus processos.

1. Taxa de resposta

Essa métrica está relacionada à sua taxa de resposta ao seu alcance de vendas. Por exemplo, rastreando quantas respostas a e-mails frios você recebe, quantas respostas a mensagens de prospecção do LinkedIn você recebe ou quantos clientes em potencial atendem o telefone quando você liga para eles.

Para calculá-lo, use a fórmula:

(Número de respostas / Número de mensagens de divulgação enviadas) * 100

A maioria das boas plataformas de cold email e ferramentas de divulgação de vendas rastrearão sua taxa de resposta automaticamente.

Por exemplo, no painel de campanha do QuickMail, você pode ver todas as principais métricas relacionadas à sua campanha, incluindo a taxa de resposta.

Em termos de metas, você deve procurar uma taxa de resposta para seus e-mails frios de 10 a 20%. Se você conseguir isso, estará acima da média. Dessas respostas, você deve apontar para 50% ou mais de respostas positivas.

Se você puder iniciar conversas com clientes em potencial de forma consistente, é um sinal positivo e não demorará muito para que você marque reuniões e feche novos negócios.

2. Taxa de reserva de reunião

Sua taxa de reserva de reuniões é outra métrica importante para medir em seu pipeline.

Para descobrir sua taxa de reserva de reunião, use a seguinte fórmula:

(Número de reuniões agendadas / Número de prospects contatados) * 100

Ele reflete como seus leads percebem seu produto ou serviço e se eles acham que isso pode ajudar a resolver um ponto problemático que estão enfrentando.

Se você conseguir manter sua taxa de agendamento de reuniões alta, terá mais conversas com clientes em potencial interessados ​​em seu serviço e terá uma boa chance de transformar esses leads de vendas em clientes.

Você pode trocar sua taxa de reserva de reunião por outra métrica semelhante se não precisar agendar reuniões antes de fechar novos negócios. A chave é que é uma métrica que normalmente mostra que um cliente em potencial está demonstrando alto compromisso e provavelmente comprará de você.

3. Taxa de fechamento

Sua taxa de fechamento é uma das métricas de pipeline mais críticas.

Para calculá-lo, use a fórmula:

(Número de negócios fechados / Número total de leads em pipeline) * 100

Você pode compará-lo com várias métricas diferentes, por exemplo:

• O número total de clientes em potencial que você alcançou em uma campanha.
• O número de reuniões agendadas.
• O número de propostas enviadas.

Ver como sua taxa de fechamento se compara ao número total de pessoas com as quais você se envolve em cada estágio fornecerá um bom indicador da saúde do seu pipeline e da relevância de seus clientes em potencial.

Se você perceber que alguns estágios do pipeline têm uma taxa média de fechamento mais baixa do que outros, é um sinal de que alguns clientes potenciais não qualificados podem estar entrando nesses estágios. Vale a pena considerar como você pode melhorar isso.

4. Velocidade de vendas

A velocidade de vendas informa a rapidez com que os leads passam pelos estágios do pipeline e se tornam clientes.

Para calcular a velocidade de vendas, use a fórmula:

(Número de leads * Valor estimado do negócio * Taxa de fechamento) / Duração média do ciclo de vendas

Conhecer sua velocidade de vendas significa que você pode prever com precisão quanto tempo leva para converter leads em clientes. Você pode usar isso para criar metas para seu alcance frio ou fazer previsões de receita bastante precisas.

Na maioria dos CRMs, você pode adicionar um tamanho de negócio estimado a cada registro.

Você pode usar esses tamanhos de negócios e sua velocidade média de vendas para prever a receita que trará nos próximos meses.

5. Valor médio do contrato

Seu valor médio de contrato (ACV) informa quanto o cliente médio gasta em seu produto ou serviço.

Você só descobrirá seu ACV depois de fechar novos negócios regularmente, mas poderá usar esse ponto de dados para analisar e estimar a quantidade de receita futura em seu pipeline.

É uma métrica de pipeline importante a ser rastreada porque, se seu ACV for muito baixo, você saberá que seu pipeline tem o tipo errado de clientes, pois eles não estão prontos para se comprometer com preços mais altos. Por outro lado, se o seu ACV for consistentemente alto, você sabe que pode esperar que seu pipeline esteja cheio de leads qualificados porque suas táticas de vendas atraem o tipo certo de clientes.

Conclusão

Seu pipeline de vendas ajuda você e sua equipe a entender o status de cada lead com quem você está conversando.

Ele permite que você veja rapidamente as próximas etapas e ações que sua equipe precisa realizar, garantindo que nenhum lead de vendas seja esquecido ou perdido.

Para ajudá-lo a gerenciar seu pipeline, você pode implementar práticas recomendadas, como ter SOPs para cada estágio, auditá-lo regularmente e definir regras para o que você classifica como lead qualificado.

Com o tempo, você pode acompanhar suas métricas de pipeline e ver com que eficiência você está movendo leads e transformando-os em clientes satisfeitos e pagantes.