Wie Sie Ihre Vertriebspipeline aufbauen und optimieren

Ihre Vertriebspipeline ist die Quelle der Wahrheit für Ihr Vertriebsteam.

Es verschafft Ihnen Klarheit über:

• Die Anzahl der Leads, mit denen Sie sprechen, und die damit verbundenen Geschäfte.
• Die Höhe der zukünftigen Einnahmen, die Ihr Unternehmen generieren wird.
• Welche Maßnahmen Ihre Teammitglieder als Nächstes ergreifen müssen.

Kurz gesagt, Ihre Verkaufspipeline spielt eine entscheidende Rolle beim Abschluss von mehr Geschäften und dem Wachstum Ihres Unternehmens.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, was eine Vertriebspipeline ist, wie sie Ihnen helfen kann, Ihre Vertriebsprozesse zu verbessern, Best Practices beim Erstellen Ihrer Pipeline und Metriken, die Sie verfolgen können, um den Erfolg zu messen.

Springen wir hinein.

Was ist eine Verkaufspipeline?

Ihre Verkaufspipeline ist eine Übersicht über die Phasen Ihres Verkaufsprozesses. Es hilft Ihnen und Ihrem Team, Leads durch den Kaufprozess zu führen, bis sie zu Kunden werden.

Viele Unternehmen nutzen ihr CRM als visuelle Darstellung ihrer Pipeline. Dadurch erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, wie viele Leads Sie in Ihrer Pipeline haben, welche potenziellen Einnahmen Sie auf dem Tisch haben und wie gesund Ihre Verkaufsfunktion insgesamt ist.

Welche Phasen gibt es in einer Verkaufspipeline?

Jedes Unternehmen hat eine einzigartige Vertriebspipeline, aber die meisten folgen einer ähnlichen Struktur:

1. Kalte Aussicht
2. Konversation gestartet
3. Demo/Erstgespräch gebucht
4. Angebot oder Vertrag wird geprüft
5. Geschäft abgeschlossen

Diese Pipeline-Phasen decken die meisten Situationen ab, aber Sie können Pipeline-Phasen hinzufügen oder entfernen, um sie an die individuellen Anforderungen Ihres Vertriebsteams anzupassen.

Vorteile einer Vertriebspipeline für Ihr Vertriebsteam

1. Verbessert Ihren Kontext für Gespräche mit Leads

Der erste wesentliche Vorteil einer Vertriebspipeline besteht darin, dass sie Ihnen einen klaren Überblick darüber gibt, wo sich jeder Lead im Kaufprozess befindet.

Wenn Ihr Team in Ihren CRM-Aufzeichnungen Notizen über frühere Interaktionen hinterlässt, die es mit jedem Lead hatte, können Sie jedes Gespräch mit vollem Kontext angehen und die Interaktion so weit wie möglich personalisieren.

Wenn beispielsweise ein Lead auf Ihre Cold-E-Mail mit spezifischen Fragen geantwortet hat, können Sie diese zu Ihrem CRM-Datensatz hinzufügen, um andere Teammitglieder über die spezifischen Einwände oder Schmerzpunkte zu informieren, auf die sie sich bezogen haben.

Sie sollten auch alle E-Mail-Marketingaktivitäten in das CRM einbringen, um deren Engagement mit Ihrer Marketingkommunikation zu überwachen.

Profi-Tipp: Die Encharge-Integration mit HubSpot synchronisiert alle E-Mail-Marketingaktivitäten mit dem Kontakt-Feed Ihres CRM.

2. Hilft Ihnen beim Erstellen von KPIs und Zielen für Vertrieb und Marketing

Wenn Sie wissen, wie viel Umsatz sich in Ihrer Verkaufspipeline befindet, können Sie die Gesundheit Ihres Unternehmens beurteilen und zukünftige Ziele festlegen.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie im ersten Quartal 20.000 US-Dollar an neuen jährlichen wiederkehrenden Einnahmen generieren konnten, indem Sie 100 potenzielle Kunden pro Woche erreichten und fünf Verkaufsgespräche pro Woche buchten, können Sie diese Zahlen zurückentwickeln, um neue Ziele festzulegen.

Wenn Sie mehr Meetings buchen müssen, wissen Sie, dass Sie als Erstes eine größere Lead-Liste von Personen erstellen können, die Sie erreichen können. Wenn Sie weitere Geschäfte abschließen müssen, können Sie Ihr Demo-Call-Skript verbessern oder die von Ihnen gesendeten Angebote optimieren.

Sie können Ihre Ziele auf genaue historische Daten stützen und sicherstellen, dass es für Ihr Team herausfordernd, aber realistisch ist, zu treffen und motiviert zu bleiben.

3. Zeigt einen klaren Weg zur Strukturierung der Berichterstattung

Eine regelmäßig aktualisierte Vertriebspipeline bedeutet, dass Ihr Team eine einzige Quelle der Wahrheit darüber hat, was in Ihrer Vertriebsabteilung passiert.

Die meisten guten CRM-Plattformen bieten Pipeline-Analysen, die es einfach machen, sich einen schnellen Überblick über Ihre wichtigsten Kennzahlen zu verschaffen oder Daten in eine Tabelle zu exportieren und sich die Details anzusehen.

Wenn Sie keine einfache Möglichkeit haben, Ihre Pipeline zu messen, können Sie nicht wissen, was funktioniert, und riskieren, Gelegenheiten zur Verbesserung Ihrer Vertriebsprozesse zu verpassen.

Best Practices beim Aufbau Ihrer Vertriebspipeline

1. Gestalten Sie die Phasen Ihrer Verkaufspipeline spezifisch

Die effektivsten Verkaufspipelines sind für jeden, der sie verwendet, strukturiert und klar – selbst wenn es sich um einen neuen Mitarbeiter oder Auftragnehmer handelt, mit dem Sie zusammenarbeiten und der gerade erst begonnen hat, Ihre Pipeline zu verwenden.

Sie könnten jeder Phase einen bestimmten Namen geben, der Ihrem Team hilft, den Status jedes Leads zu kennen, ohne Fragen zur Klärung zu stellen.

Sie könnten zum Beispiel Vertriebspipeline-Phasen mit Namen haben wie:

• „Auf Cold-E-Mail-Kampagne geantwortet“
• „Demo-Meeting erledigt“
• „Warten auf Unterzeichnung des Vorschlags“

Je klarer Sie Ihre Pipeline-Schritte gestalten, desto einfacher ist es sicherzustellen, dass Sie keine Einnahmen auf dem Tisch lassen, indem Sie Leads vergessen.

Ihr Team weiß immer, was als nächstes zu tun ist, egal ob es darum geht, ein Angebot mit Preisdetails zu erstellen, eine Folge-E-Mail zu senden oder einen weiteren Anruf zu planen.

In einigen Fällen sind solche Schritte möglicherweise nicht erforderlich. Wenn sich Kunden beispielsweise über ein Self-Service-Abrechnungssystem anmelden, müssen Sie keine Angebote senden oder sich vor dem Verkauf intensiv darum kümmern. Diese Leads befinden sich jedoch immer noch in irgendeiner Form in Ihrer Pipeline. Passen Sie die Schritte also an Ihr einzigartiges Unternehmen an.

2. Führen Sie Schlüsselaktionen durch, die in jeder Phase der Pipeline stattfinden

Ihre Verkaufspipeline kann als Ausgangspunkt für die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Prozesse Ihres Unternehmens dienen.

Sie könnten beispielsweise eine SOP haben, die eine Checkliste mit Maßnahmen ist, die jemand ergreifen muss, nachdem ein Lead ein Meeting mit Ihnen gebucht hat oder nachdem Sie Ihr erstes Meeting beendet haben.

Ein Beispiel für eine SOP-Checkliste für die Buchung eines Demo-Gesprächs mit einem Kunden könnte sein:

1. Senden Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit Datum und Uhrzeit des Meetings
2. Senden Sie einen Werktag vor dem Anruf eine E-Mail mit einer Fallstudie
3. Senden Sie zwei Stunden vor dem Anruf eine Erinnerungs-E-Mail
4. Senden Sie nach dem Anruf eine Follow-up-E-Mail mit den wichtigsten während des Anrufs besprochenen Punkten und legen Sie ein Datum für die Nachbereitung fest
5. Verschieben Sie den Lead in eine bestimmte Lead-Pflegekampagne in Encharge

Natürlich können Sie viele dieser Prozesse automatisieren, wenn Sie die Marketingautomatisierung mit Ihrem CRM verwenden.

Wenn Sie die Schritte Ihrer Vertriebspipeline einfach befolgen, ist es schwierig, etwas falsch zu machen, und jeder Lead durchläuft denselben Prozess.

Sie können Tools wie Process Street, Notion oder ClickUp verwenden, um die Handhabung des SOP-Erstellungsprozesses zu vereinfachen.

Ihr Team kann diese SOPs dann in jeder Phase der Pipeline befolgen und weiß, dass Leads in der Pipeline nicht nach vorne verschoben werden müssen, bis die SOPs abgeschlossen sind.

3. Berücksichtigen Sie Ihre Lead-Qualifikatoren in jeder Phase

Am Anfang Ihrer Pipeline haben Sie im Allgemeinen mehr Leads. Dazu gehören Personen, die möglicherweise nicht ideal zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung passen.

Sie benötigen für jede Phase Qualifikationskriterien, anhand derer Sie und Ihr Team beurteilen können, ob ein Lead in die nächste Phase übergehen sollte.

Dies kann in Form von Lead Scoring erfolgen. Abhängig von den Aktionen Ihrer Leads weisen Sie ihnen eine Punktzahl zu. Jeder Lead mit einer Punktzahl unter Ihrem Schwellenwert wird disqualifiziert. Dies könnte bedeuten:

• Vergabe einer positiven Bewertung, wenn ein Lead bestimmten firmografischen Kriterien entspricht.
• Positiv oder negativ bewerten, nachdem Sie in Ihren Verkaufsgesprächen spezifische qualifizierende Fragen gestellt haben
• Positive Bewertung, sobald Sie bestätigen, dass Leads über genügend Budget für Ihre Lösung verfügen.

Sie können auch automatisch Maßnahmen basierend auf Ihrer Lead-Bewertung in Encharge ergreifen. Beispielsweise könnte ein Lead in eine bestimmte Lead-Pflegekampagne verschoben werden, wenn er eine bestimmte Punktzahl erreicht.

Es kann sich zwar hart anfühlen, Ihre Vertriebskontakte aktiv zu disqualifizieren, aber dieser Prozess spart Ihrem Vertriebsteam Zeit, mit Menschen zu sprechen, die nicht zu Ihrem Produkt passen. Es wird auch Ihren Leads Zeit und Geld sparen, die sie für eine Lösung ausgeben würden, von der sie nicht den vollen Nutzen ziehen würden, also tun Sie ihnen auch einen Gefallen.

Wenn Sie Leads rigoros disqualifizieren, stellen Sie sicher, dass sich nur die am besten geeigneten Kunden für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung anmelden, was Ihrem Verkaufsteam und Ihrer Kundendienstabteilung das Leben erleichtert, sobald jemand ein zahlender Kunde ist.

4. Führen Sie regelmäßige Sales-Pipeline-Audits durch

Im Laufe der Zeit wird Ihre Pipeline voller Leads – einige qualifiziert und andere nicht. Aber unabhängig von ihrem Qualifikationsniveau nehmen sie Ihrem Vertriebsteam Zeit in Anspruch.

Sie müssen regelmäßige Pipeline-Audits durchführen.

Dies könnte in Form eines wöchentlichen 30-minütigen Meetings mit Ihrem Team erfolgen. In dem Meeting können Sie jede Pipeline-Phase durchlaufen und überprüfen, ob die Leads in dieser Phase für den Kauf qualifiziert sind.

Sie können die Teammitglieder, die sich mit jedem Lead befassen, fragen:

• Wann der letzte Kontakt war.
• Ob der Lead noch als qualifiziert gilt.
• Was die nächste Maßnahme ist, die sie ergreifen werden.

Wenn Sie diese Informationen in Ihrem CRM gut erfasst haben, sollten Sie diese Daten bereits aus erster Hand in Ihrer Pipeline haben.

Dieser Prozess hilft Ihnen, Ihre Pipeline sauber zu halten und sicherzustellen, dass sich die Aufmerksamkeit Ihres Teams immer auf die Leads konzentriert, die höchstwahrscheinlich zu Kunden werden.

Sales-Pipeline-Metriken zum Nachverfolgen der Leistung

Es gibt mehrere Metriken, die Sie in Ihrer Verkaufspipeline verfolgen müssen. Die Kenntnis dieser Zahlen hilft Ihnen zu verstehen, wie gut Ihr Vertriebsteam arbeitet und ob Sie Änderungen an Ihren Prozessen vornehmen müssen.

1. Rücklaufquote

Diese Kennzahl bezieht sich auf Ihre Antwortrate auf Ihre Vertriebskontakte. Verfolgen Sie beispielsweise, wie viele Antworten auf Kalt-E-Mails Sie erhalten, wie viele Antworten auf LinkedIn-Prospecting-Nachrichten Sie erhalten oder wie viele Interessenten zum Telefon greifen, wenn Sie sie kalt anrufen.

Um es zu berechnen, verwenden Sie die Formel:

(Anzahl der Antworten / Anzahl der gesendeten Outreach-Nachrichten) * 100

Die meisten guten Cold-E-Mail-Plattformen und Sales-Outreach-Tools verfolgen Ihre Rücklaufquote automatisch für Sie.

Im Kampagnen-Dashboard von QuickMail können Sie beispielsweise alle wichtigen Kennzahlen zu Ihrer Kampagne sehen, einschließlich der Antwortrate.

In Bezug auf die Ziele sollten Sie eine Antwortquote von 10-20% auf Ihre kalten E-Mails anstreben. Wenn du das schaffst, bist du überdurchschnittlich. Von diesen Antworten sollten mindestens 50 % positive Antworten sein.

Wenn Sie regelmäßig Gespräche mit potenziellen Kunden führen können, ist dies ein positives Zeichen, und es wird nicht lange dauern, bis Sie Meetings buchen und neue Geschäfte abschließen.

2. Tagungsbuchungsrate

Ihre Meeting-Buchungsrate ist eine weitere wichtige Kennzahl, die Sie in Ihrer Pipeline messen sollten.

Verwenden Sie die folgende Formel, um Ihre Tagungsbuchungsrate zu ermitteln:

(Anzahl der gebuchten Meetings / Anzahl der kontaktierten Interessenten) * 100

Es spiegelt wider, wie Ihre Leads Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung wahrnehmen und ob sie glauben, dass es wahrscheinlich hilft, einen Schmerzpunkt zu lösen, mit dem sie konfrontiert sind.

Wenn Sie Ihre Buchungsrate für Meetings hoch halten können, werden Sie mehr Gespräche mit Interessenten führen, die an Ihrem Service interessiert sind, und Sie haben eine gute Chance, diese Leads in Kunden umzuwandeln.

Sie können Ihre Meeting-Buchungsrate gegen eine andere ähnliche Metrik eintauschen, wenn Sie keine Meetings buchen müssen, bevor Sie neue Geschäfte abschließen. Der Schlüssel ist, dass es sich um eine Kennzahl handelt, die typischerweise zeigt, dass ein potenzieller Kunde ein hohes Engagement zeigt und wahrscheinlich weiter bei Ihnen kaufen wird.

3. Schlussrate

Ihre Abschlussrate ist eine der wichtigsten Pipeline-Metriken.

Um es zu berechnen, verwenden Sie die Formel:

(Anzahl der abgeschlossenen Deals / Gesamtzahl der Leads in der Pipeline) * 100

Sie können es mit mehreren verschiedenen Metriken vergleichen, zum Beispiel:

• Die Gesamtzahl der potenziellen Kunden, die Sie in einer Kampagne erreicht haben.
• Die Anzahl der gebuchten Meetings.
• Die Anzahl der gesendeten Vorschläge.

Wenn Sie sehen, wie Ihre Abschlussrate im Vergleich zur Gesamtzahl der Personen, mit denen Sie in jeder Phase zusammenarbeiten, abschneidet, erhalten Sie einen guten Indikator für den Zustand Ihrer Pipeline und die Relevanz Ihrer potenziellen Kunden.

Wenn Sie sehen, dass einige Pipeline-Phasen eine niedrigere durchschnittliche Abschlussrate aufweisen als andere, ist dies ein Zeichen dafür, dass einige unqualifizierte Interessenten in diese Phasen gelangen könnten. Es lohnt sich, darüber nachzudenken, wie Sie das verbessern können.

4. Verkaufsgeschwindigkeit

Die Verkaufsgeschwindigkeit sagt Ihnen, wie schnell sich Leads durch Ihre Pipeline-Phasen bewegen und zu Kunden werden.

Um die Verkaufsgeschwindigkeit zu berechnen, verwenden Sie die Formel:

(Anzahl der Leads * Geschätzter Geschäftswert * Abschlussrate) / Durchschnittliche Länge des Verkaufszyklus

Wenn Sie Ihre Verkaufsgeschwindigkeit kennen, können Sie genau vorhersagen, wie lange es dauert, bis Leads in Kunden umgewandelt werden. Sie können dies verwenden, um Ziele für Ihre kalte Reichweite zu erstellen oder ziemlich genaue Umsatzprognosen zu erstellen.

In den meisten CRMs können Sie jedem Datensatz eine geschätzte Transaktionsgröße hinzufügen.

Anhand dieser Transaktionsgrößen und Ihrer durchschnittlichen Verkaufsgeschwindigkeit können Sie dann den Umsatz prognostizieren, den Sie in den nächsten Monaten erzielen werden.

5. Durchschnittlicher Auftragswert

Ihr durchschnittlicher Vertragswert (ACV) sagt Ihnen, wie viel der durchschnittliche Kunde für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ausgibt.

Sie erfahren Ihren ACV erst, nachdem Sie regelmäßig neue Geschäfte abgeschlossen haben, aber Sie können diesen Datenpunkt dann verwenden, um zurückzublicken und die Höhe der zukünftigen Einnahmen in Ihrer Pipeline zu schätzen.

Es ist eine wichtige Pipeline-Metrik, die es zu verfolgen gilt, denn wenn Ihr ACV zu niedrig ist, wissen Sie, dass Ihre Pipeline die falsche Art von Kunden hat, da sie nicht bereit sind, sich zu höheren Preisen zu verpflichten. Wenn Ihr ACV andererseits konstant hoch ist, können Sie davon ausgehen, dass Ihre Pipeline voller qualifizierter Leads ist, da Ihre Verkaufstaktiken die richtige Art von Kunden anziehen.

Fazit

Ihre Vertriebspipeline hilft Ihnen und Ihrem Team, den Status jedes Leads zu verstehen, mit dem Sie sprechen.

Sie können schnell die nächsten Schritte und Maßnahmen erkennen, die Ihr Team ergreifen muss, und sicherstellen, dass kein Vertriebskontakt jemals vergessen wird oder verloren geht.

Um Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Pipeline zu helfen, können Sie Best Practices implementieren, wie z. B. SOPs für jede Phase, regelmäßige Audits und das Festlegen von Regeln für das, was Sie als qualifizierten Lead klassifizieren.

Im Laufe der Zeit können Sie Ihre Pipeline-Metriken verfolgen und sehen, wie effektiv Sie Leads durchleiten und sie in zufriedene, zahlende Kunden verwandeln.