Come costruire e ottimizzare la pipeline di vendita

La tua pipeline di vendita è la fonte di verità del tuo team di vendita.

Ti dà chiarezza su:

• Il numero di contatti con cui stai parlando e le offerte ad essi associati.
• L'importo delle entrate future che la tua azienda genererà.
• Quali azioni devono intraprendere i membri del tuo team.

In breve, la tua pipeline di vendita gioca un ruolo fondamentale nella conclusione di più affari e nella crescita della tua azienda.

In questa guida, ti illustrerò cos'è una pipeline di vendita, come può aiutarti a migliorare i processi di vendita, le best practice durante la creazione della pipeline e le metriche da monitorare per misurare il successo.

Entriamo.

Che cos'è una pipeline di vendita?

La pipeline di vendita è una panoramica delle fasi del processo di vendita. Aiuta te e il tuo team a guidare i lead di vendita attraverso il processo di acquisto fino a quando non diventano clienti.

Molte aziende utilizzano il proprio CRM come rappresentazione visiva della propria pipeline. Questo ti darà un'idea chiara di quanti lead hai nella tua pipeline, delle potenziali entrate che hai sul tavolo e di quanto sia sana la tua funzione di vendita complessiva.

Quali sono le fasi di una pipeline di vendita?

Ogni azienda ha una pipeline di vendita unica, ma la maggior parte segue una struttura simile:

1. Prospettiva fredda
2. conversazione iniziata
3. Demo/incontro iniziale prenotato
4. Proposta o contratto in esame
5. Affare chiuso

Queste fasi della pipeline copriranno la maggior parte delle situazioni, ma puoi aggiungere o rimuovere fasi della pipeline per soddisfare le esigenze specifiche del tuo team di vendita.

Vantaggi di avere una pipeline di vendita per il tuo team di vendita

1. Migliora il tuo contesto per le conversazioni con i lead

Il primo vantaggio significativo per una pipeline di vendita è che ti offre una chiara panoramica di dove si trova ogni lead nel processo di acquisto.

Se il tuo team lascia note sui tuoi record CRM sulle interazioni passate che hanno avuto con ciascun lead, puoi affrontare ogni conversazione con il contesto completo e personalizzare l'interazione il più possibile.

Ad esempio, se un lead ha risposto alla tua e-mail fredda con domande specifiche, puoi aggiungerle al record CRM per informare gli altri membri del team sulle obiezioni o sui punti deboli a cui facevano riferimento.

Vorresti anche portare qualsiasi attività di email marketing nel CRM per monitorare il loro coinvolgimento con la tua comunicazione di marketing.

Suggerimento per professionisti: l'integrazione di Encharge con HubSpot sincronizza tutte le attività di email marketing con il feed dei contatti del tuo CRM.

2. Ti aiuta a creare KPI e obiettivi per le vendite e il marketing

Sapere quante entrate ci sono nella tua pipeline di vendita ti aiuta a giudicare lo stato di salute della tua attività e a fissare obiettivi futuri.

Ad esempio, se sai che nel primo trimestre sei stato in grado di generare $ 20.000 in nuove entrate ricorrenti annuali raggiungendo 100 potenziali clienti a settimana e prenotando cinque riunioni di vendita a settimana, puoi decodificare quei numeri per fissare nuovi obiettivi.

Se devi prenotare più riunioni, sai che la prima cosa che puoi fare è creare un elenco più ampio di persone da contattare. Se hai bisogno di concludere più affari, puoi lavorare per migliorare il tuo script di chiamata demo o semplificare le proposte che invii.

Puoi basare i tuoi obiettivi su dati storici accurati e assicurarti che sia impegnativo ma realistico per la tua squadra colpire e rimanere motivato.

3. Dimostra un modo chiaro per strutturare la rendicontazione

Avere una pipeline di vendita regolarmente aggiornata significa che il tuo team ha un'unica fonte di verità su ciò che accade nel tuo reparto vendite.

La maggior parte delle buone piattaforme CRM fornirà analisi della pipeline, rendendo facile ottenere una rapida panoramica delle metriche chiave o esportare i dati in un foglio di calcolo e approfondire i dettagli.

Se non hai un modo semplice per misurare la tua pipeline, non sarai in grado di sapere cosa sta funzionando e rischierai di perdere opportunità per migliorare i tuoi processi di vendita.

Migliori pratiche durante la creazione della pipeline di vendita

1. Rendi specifiche le fasi della pipeline di vendita

Le pipeline di vendita più efficaci saranno strutturate e chiare a chiunque le utilizzi, anche se si tratta di un nuovo assunto o di un appaltatore con cui stai lavorando e che ha appena iniziato a utilizzare la pipeline.

Potresti assegnare a ogni fase un nome specifico che aiuta il tuo team a conoscere lo stato di ogni lead senza fare domande di chiarimento.

Ad esempio, potresti avere fasi della pipeline di vendita con nomi come:

• "Ha risposto alla campagna di posta elettronica fredda"
• “Riunione dimostrativa completata”
• “In attesa di firma della proposta”

Più chiari rendi i tuoi passaggi della pipeline, più facile è assicurarti di non lasciare entrate sul tavolo dimenticando i lead.

Il tuo team saprà sempre il passo successivo da compiere, sia che si tratti di preparare una proposta con i dettagli sui prezzi, di inviare un'e-mail di follow-up o di programmare un'altra chiamata.

In alcuni casi, potresti non aver bisogno di passaggi come questi. Ad esempio, se i clienti si registrano tramite un sistema di fatturazione self-service, non sarà necessario inviare proposte o prestare molta attenzione alla prevendita. Tuttavia, quei lead saranno ancora nella tua pipeline in qualche modo, quindi adatta i passaggi per adattarli alla tua attività unica.

2. Avere azioni chiave che si svolgono in ogni fase della pipeline

La pipeline di vendita può fungere da punto di partenza per le procedure e i processi operativi standard della tua azienda.

Ad esempio, potresti avere una SOP che è un elenco di controllo delle azioni che qualcuno deve intraprendere dopo che un lead ha prenotato una riunione con te o dopo che hai terminato la tua prima riunione.

Un esempio di checklist SOP per la prenotazione di una chiamata demo con un cliente potrebbe essere:

1. Invia una mail di conferma con data e ora dell'incontro
2. Invia un'e-mail un giorno lavorativo prima della chiamata con un case study
3. Invia un'e-mail di promemoria due ore prima della chiamata
4. Dopo la chiamata, invia un'e-mail di follow-up con i punti chiave discussi durante la chiamata e fissa una data per il follow-up
5. Sposta il lead su una specifica campagna di lead nurturing in Encharge

Naturalmente, puoi automatizzare molti di questi processi se utilizzi l'automazione del marketing con il tuo CRM.

Rendere i passaggi della pipeline di vendita semplici da seguire significa che è difficile sbagliare e ogni lead passa attraverso lo stesso processo.

Puoi utilizzare strumenti come Process Street, Notion o ClickUp per semplificare la gestione del processo di creazione SOP.

Il tuo team può quindi seguire queste SOP in ogni fase della pipeline e saprà di non far avanzare i lead nella pipeline fino a quando le SOP non saranno state completate.

3. Considera le tue qualificazioni di piombo in ogni fase

All'inizio della tua pipeline, avrai generalmente più lead. Ciò includerà le persone che potrebbero non essere adatte al tuo prodotto o servizio.

Devi disporre di criteri di qualificazione in ogni fase che tu e il tuo team potete utilizzare per valutare se un lead deve passare alla fase successiva.

Questo potrebbe essere sotto forma di punteggio di vantaggio. A seconda delle azioni dei tuoi lead, assegnerai loro un punteggio. Qualsiasi lead con un punteggio inferiore alla tua soglia sarà squalificato. Questo potrebbe significare:

• Assegnare un punteggio positivo se un lead soddisfa criteri firmografici specifici.
• Punteggio positivo o negativo dopo aver posto domande qualificanti specifiche nelle tue chiamate di vendita
• Punteggio positivo dopo aver confermato che i lead hanno un budget sufficiente per la tua soluzione.

Puoi anche intraprendere automaticamente azioni in base al tuo punteggio di vantaggio in Encharge. Ad esempio, un lead potrebbe essere spostato in una specifica campagna di lead nurturing se raggiunge un punteggio specifico.

Sebbene possa sembrare difficile squalificare attivamente i tuoi contatti di vendita, questo processo farà risparmiare tempo al tuo team di vendita a parlare con persone che non sono adatte al tuo prodotto. Farà anche risparmiare tempo e denaro ai tuoi lead che spenderebbero per una soluzione da cui non otterrebbero il pieno valore, quindi anche tu stai facendo un favore a loro.

Se squalifica rigorosamente i lead, ti assicurerai che solo i clienti più adatti si iscrivano al tuo prodotto o servizio, il che semplificherà la vita al tuo team di vendita e al tuo reparto di assistenza clienti una volta che qualcuno è un cliente pagante.

4. Eseguire controlli regolari della pipeline di vendita

Nel tempo, la tua pipeline si riempirà di lead, alcuni qualificati e altri no. Ma, indipendentemente dal loro livello di qualifica, prenderanno tempo dal tuo team di vendita.

È necessario eseguire controlli della pipeline regolari.

Questo potrebbe essere sotto forma di una riunione settimanale di 30 minuti con il tuo team. Nella riunione, puoi eseguire ogni fase della pipeline e verificare che i lead in quella fase siano qualificati per l'acquisto.

Puoi chiedere ai membri del team che si occupano di ciascun lead:

• Quando è stato l'ultimo contatto.
• Se il vantaggio è ancora considerato qualificato.
• Quale sarà la prossima azione che intraprenderanno.

Se hai fatto un buon lavoro nel registrare queste informazioni nel tuo CRM, dovresti già avere quei dati disponibili in prima persona nella tua pipeline.

Questo processo ti aiuterà a mantenere pulita la tua pipeline e a garantire che l'attenzione del tuo team sia sempre concentrata sui lead che molto probabilmente si convertiranno in clienti.

Metriche della pipeline di vendita per monitorare le prestazioni

Ci sono più metriche che devi monitorare nella tua pipeline di vendita. Conoscere questi numeri ti aiuterà a capire le prestazioni del tuo team di vendita e se devi apportare modifiche ai tuoi processi.

1. Tasso di risposta

Questa metrica si riferisce al tuo tasso di risposta alla tua sensibilizzazione alle vendite. Ad esempio, tenere traccia di quante risposte ricevi alle e-mail fredde, quante risposte ricevi ai messaggi di ricerca di LinkedIn che ricevi o quanti potenziali clienti rispondono al telefono quando li chiami a freddo.

Per calcolarlo, usa la formula:

(Numero di risposte / Numero di messaggi di sensibilizzazione inviati) * 100

La maggior parte delle buone piattaforme di posta elettronica fredda e degli strumenti di sensibilizzazione delle vendite monitoreranno automaticamente il tuo tasso di risposta.

Ad esempio, nella dashboard della campagna di QuickMail, puoi vedere tutte le metriche chiave relative alla tua campagna, incluso il tasso di risposta.

In termini di obiettivi, dovresti cercare un tasso di risposta alle tue e-mail fredde del 10-20%. Se riesci a raggiungerlo, sarai al di sopra della media. Di queste risposte, dovresti mirare al 50% o più per essere risposte positive.

Se riesci ad avviare conversazioni con potenziali clienti in modo coerente, è un segno positivo e non passerà molto tempo prima che tu prenoti riunioni e concludi nuove trattative.

2. Tariffa di prenotazione della riunione

Il tasso di prenotazione delle riunioni è un'altra metrica chiave da misurare nella pipeline.

Per conoscere la tua tariffa di prenotazione del meeting, utilizza la seguente formula:

(Numero di incontri prenotati / Numero di prospect contattati) * 100

Riflette come i tuoi lead percepiscono il tuo prodotto o servizio e se pensano che possa aiutare a risolvere un punto dolente che stanno affrontando.

Se riesci a mantenere alto il tasso di prenotazione delle riunioni, avrai più conversazioni con potenziali clienti interessati al tuo servizio e avrai una buona possibilità di trasformare quei contatti di vendita in clienti.

Puoi scambiare il tasso di prenotazione delle riunioni con un'altra metrica simile se non è necessario prenotare le riunioni prima di concludere nuove offerte. La chiave è che è una metrica che in genere mostra che un potenziale cliente sta dimostrando un impegno elevato ed è probabile che continui ad acquistare da te.

3. Tasso di chiusura

Il tuo tasso di chiusura è una delle metriche più critiche della pipeline.

Per calcolarlo, usa la formula:

(Numero di accordi chiusi / Numero totale di contatti in cantiere) * 100

Puoi confrontarlo con diverse metriche diverse, ad esempio:

• Il numero totale di potenziali clienti che hai contattato in una campagna.
• Il numero di riunioni prenotate.
• Il numero di proposte inviate.

Vedere come il tuo tasso di chiusura si confronta con il numero totale di persone con cui interagisci in ogni fase ti darà un buon indicatore dello stato di salute della tua pipeline e della rilevanza dei tuoi potenziali clienti.

Se vedi che alcune fasi della pipeline hanno un tasso di chiusura medio inferiore rispetto ad altre, è un segno che alcuni potenziali clienti non qualificati potrebbero entrare in quelle fasi. Vale la pena considerare come puoi migliorarlo.

4. Velocità di vendita

La velocità di vendita ti dice quanto velocemente i lead passano attraverso le fasi della pipeline e diventano clienti.

Per calcolare la velocità di vendita, utilizzare la formula:

(Numero di lead * Valore dell'offerta stimato * Tasso di chiusura) / Durata media del ciclo di vendita

Conoscere la tua velocità di vendita significa che puoi prevedere con precisione quanto tempo impiegano i lead per convertirsi in clienti. Puoi usarlo per creare obiettivi per la tua sensibilizzazione a freddo o fare previsioni di entrate abbastanza accurate.

Nella maggior parte dei CRM, puoi aggiungere una dimensione dell'offerta stimata a ciascun record.

Puoi quindi utilizzare le dimensioni dell'offerta e la velocità media di vendita per prevedere le entrate che porterai nei prossimi mesi.

5. Valore medio del contratto

Il tuo valore medio del contratto (ACV) ti dice quanto il cliente medio spende per il tuo prodotto o servizio.

Scoprirai il tuo ACV solo dopo aver chiuso regolarmente nuove trattative, ma puoi quindi utilizzare quel punto dati per guardare indietro e stimare l'importo delle entrate future nella tua pipeline.

È una metrica chiave della pipeline da monitorare perché se il tuo ACV è troppo basso, sai che la tua pipeline ha il tipo sbagliato di clienti, poiché non sono pronti a impegnarsi per prezzi più elevati. D'altra parte, se il tuo ACV è costantemente alto, sai che puoi aspettarti che la tua pipeline sia piena di lead qualificati perché le tue tattiche di vendita attirano il giusto tipo di clienti.

Conclusione

La tua pipeline di vendita aiuta te e il tuo team a comprendere lo stato di ogni lead con cui stai parlando.

Ti consente di vedere rapidamente i passaggi successivi e le azioni che il tuo team deve intraprendere, assicurandoti che nessun lead di vendita venga mai dimenticato o perso.

Per aiutarti a gestire la tua pipeline, puoi implementare best practice come avere SOP per ogni fase, verificarla regolarmente e impostare regole per ciò che classifichi come lead qualificato.

Nel tempo puoi monitorare le metriche della tua pipeline e vedere con quanta efficacia stai spostando i lead e trasformandoli in clienti felici e paganti.