Cómo construir y optimizar su canal de ventas

Su flujo de ventas es la fuente de información de su equipo de ventas.

Te da claridad sobre:

• La cantidad de clientes potenciales con los que está hablando y las ofertas asociadas con ellos.
• La cantidad de ingresos futuros que su empresa generará.
• Qué acciones deben tomar los miembros de su equipo a continuación.

En resumen, su flujo de ventas juega un papel fundamental para cerrar más negocios y hacer crecer su empresa.

En esta guía, lo guiaré a través de lo que es un flujo de ventas, cómo puede ayudarlo a mejorar sus procesos de ventas, las mejores prácticas al crear su flujo de ventas y las métricas para rastrear para medir el éxito.

Saltemos.

¿Qué es un pipeline de ventas?

Su embudo de ventas es una descripción general de las etapas de su proceso de ventas. Le ayuda a usted y a su equipo a guiar a los clientes potenciales de ventas a través del proceso de compra hasta que se conviertan en clientes.

Muchas empresas usan su CRM como una representación visual de su canalización. Esto le dará una idea clara de cuántos clientes potenciales tiene en su cartera, los ingresos potenciales que tiene sobre la mesa y qué tan saludable es su función de ventas en general.

¿Qué etapas hay en un Pipeline de ventas?

Cada negocio tiene un canal de ventas único, pero la mayoría sigue una estructura similar:

1. perspectiva fría
2. conversación iniciada
3. Demostración/reunión inicial reservada
4. Propuesta o contrato en consideración
5. Trato cerrado

Estas etapas de canalización cubrirán la mayoría de las situaciones, pero puede agregar o eliminar etapas de canalización para adaptarse a las necesidades únicas de su equipo de ventas.

Beneficios de tener un pipeline de ventas para tu equipo de ventas

1. Mejora su contexto para conversaciones con clientes potenciales

El primer beneficio significativo de un canal de ventas es que le brinda una visión general clara de dónde se encuentra cada cliente potencial en el proceso de compra.

Si su equipo deja notas en sus registros de CRM sobre las interacciones anteriores que han tenido con cada cliente potencial, puede abordar cada conversación con todo el contexto y personalizar la interacción tanto como sea posible.

Por ejemplo, si un cliente potencial respondió a su correo electrónico frío con preguntas específicas, puede agregarlas a su registro de CRM para informar a otros miembros del equipo sobre las objeciones específicas o los puntos débiles a los que se referían.

También le gustaría traer cualquier actividad de marketing por correo electrónico en el CRM para monitorear su compromiso con su comunicación de marketing.

Consejo profesional: la integración de Encharge con HubSpot sincroniza toda la actividad de marketing por correo electrónico con el feed de contactos de tu CRM.

2. Lo ayuda a crear KPI y objetivos para ventas y marketing

Saber cuántos ingresos hay en su flujo de ventas lo ayuda a juzgar la salud de su negocio y establecer objetivos futuros.

Por ejemplo, si sabe que en el primer trimestre pudo generar $ 20,000 en nuevos ingresos recurrentes anuales al llegar a 100 prospectos por semana y programar cinco reuniones de ventas por semana, puede aplicar ingeniería inversa a esos números para establecer nuevos objetivos.

Si necesita programar más reuniones, sabe que lo primero que puede hacer es crear una lista más grande de personas a las que contactar. Si necesita cerrar más tratos, puede trabajar para mejorar su guión de llamada de demostración o simplificar las propuestas que envía.

Puede basar sus objetivos en datos históricos precisos y asegurarse de que sea desafiante pero realista para su equipo alcanzar y mantenerse motivado.

3. Demuestra una forma clara de estructurar informes

Tener un canal de ventas actualizado regularmente significa que su equipo tiene una única fuente de verdad para lo que sucede en su departamento de ventas.

La mayoría de las buenas plataformas de CRM proporcionarán análisis de canalización, lo que facilitará obtener una descripción general rápida de sus métricas clave o exportar datos a una hoja de cálculo y profundizar en los detalles.

Si no tiene una forma sencilla de medir su canalización, no podrá saber qué está funcionando y correrá el riesgo de perder oportunidades para mejorar sus procesos de ventas.

Las mejores prácticas al construir su cartera de ventas

1. Haz que las etapas de tu embudo de ventas sean específicas

Las canalizaciones de ventas más efectivas estarán estructuradas y serán claras para cualquier persona que las utilice, incluso si se trata de un nuevo empleado o contratista con el que está trabajando y que acaba de comenzar a utilizar su canalización.

Puede dar a cada etapa un nombre específico que ayude a su equipo a conocer el estado de cada cliente potencial sin hacer preguntas para aclararlo.

Por ejemplo, podría tener etapas de canalización de ventas con nombres como:

• "Respondí a la campaña de correo electrónico en frío"
• “Reunión de demostración finalizada”
• “A la espera de que se firme la propuesta”

Cuanto más claros sean los pasos de su embudo, más fácil será asegurarse de no dejar ingresos sobre la mesa al olvidar clientes potenciales.

Tu equipo siempre sabrá cuál es el próximo paso a seguir, ya sea preparar una propuesta con detalles de precios, enviar un correo electrónico de seguimiento o programar otra llamada.

En algunos casos, es posible que no necesite pasos como estos. Por ejemplo, si los clientes se registran a través de un sistema de facturación de autoservicio, no necesitará enviar propuestas ni hacer mucha atención previa a la venta. Sin embargo, esos clientes potenciales seguirán estando en su tubería de alguna forma, así que ajuste los pasos para que se ajusten a su negocio único.

2. Tener acciones clave que se lleven a cabo en cada etapa del pipeline

Su flujo de ventas puede actuar como un punto de partida para los procesos y procedimientos operativos estándar (SOP) de su empresa.

Por ejemplo, podría tener un SOP que sea una lista de verificación de las acciones que alguien debe realizar después de que un cliente potencial haya reservado una reunión con usted o después de que haya terminado su primera reunión.

Un ejemplo de una lista de verificación de SOP para reservar una llamada de demostración con un cliente podría ser:

1. Envía un email de confirmación con la fecha y hora de la reunión
2. Envíe un correo electrónico un día hábil antes de la llamada con un caso práctico
3. Enviar un correo electrónico de recordatorio dos horas antes de la llamada
4. Después de la llamada, envíe un correo electrónico de seguimiento con los puntos clave discutidos en la llamada y establezca una fecha para el seguimiento.
5. Mover el cliente potencial a una campaña específica de fomento de clientes potenciales en Encharge

Por supuesto, puede automatizar muchos de estos procesos si utiliza la automatización de marketing con su CRM.

Hacer que los pasos de su flujo de ventas sean fáciles de seguir significa que es difícil equivocarse, y cada cliente potencial pasa por el mismo proceso.

Puede usar herramientas como Process Street, Notion o ClickUp para facilitar el manejo del proceso de creación de SOP.

Luego, su equipo puede seguir estos SOP en cada etapa de la canalización y sabrá que no debe hacer avanzar a los clientes potenciales en la canalización hasta que se hayan completado los SOP.

3. Considere sus calificadores principales en cada etapa

Al comienzo de su embudo, generalmente tendrá más clientes potenciales. Esto incluirá personas que pueden no ser ideales para su producto o servicio.

Debe tener criterios de calificación en cada etapa que usted y su equipo puedan usar para evaluar si un cliente potencial debe pasar a la siguiente etapa.

Esto podría ser en forma de puntuación de plomo. Dependiendo de las acciones de sus clientes potenciales, les asignará una puntuación. Cualquier cliente potencial con una puntuación inferior a su umbral será descalificado. Esto podría significar:

• Dar una puntuación positiva si un cliente potencial coincide con criterios firmográficos específicos.
• Puntuación positiva o negativa después de hacer preguntas calificativas específicas en sus llamadas de ventas
• Puntuación positiva una vez que confirme que los clientes potenciales tienen suficiente presupuesto para su solución.

También puede realizar acciones automáticamente en función de su puntuación de clientes potenciales en Encharge. Por ejemplo, un cliente potencial podría moverse a una campaña específica de fomento de clientes potenciales si alcanza un puntaje específico.

Si bien puede parecer duro descalificar activamente a sus clientes potenciales de ventas, este proceso le ahorrará tiempo a su equipo de ventas al hablar con personas que no son aptas para su producto. También le ahorrará tiempo y dinero a sus clientes potenciales que gastarían en una solución de la que no obtendrían el valor total, por lo que también les está haciendo un favor.

Si descalifica rigurosamente a los clientes potenciales, se asegurará de que solo los clientes más adecuados se suscriban a su producto o servicio, lo que facilitará la vida de su equipo de ventas y de su departamento de atención al cliente una vez que alguien sea un cliente que paga.

4. Realice auditorías periódicas del canal de ventas

Con el tiempo, su tubería se llenará de clientes potenciales, algunos calificados y otros no. Pero, independientemente de su nivel de calificación, le quitarán tiempo a su equipo de ventas.

Debe ejecutar auditorías de canalización periódicas.

Esto podría ser en forma de una reunión semanal de 30 minutos con su equipo. En la reunión, puede recorrer cada etapa del embudo y verificar que los clientes potenciales en esa etapa estén calificados para comprar.

Puede preguntar a los miembros del equipo que están tratando con cada cliente potencial:

• Cuando fue el último contacto.
• Si el cliente potencial todavía se considera calificado.
• Cuál es la próxima acción que van a tomar.

Si ha hecho un buen trabajo al registrar esta información en su CRM, ya debería tener esos datos disponibles de primera mano en su tubería.

Este proceso lo ayudará a mantener limpio su flujo de trabajo y garantizará que la atención de su equipo siempre se centre en los clientes potenciales que probablemente se convertirán en clientes.

Métricas de canalización de ventas para realizar un seguimiento del rendimiento

Hay múltiples métricas que necesita para realizar un seguimiento en su canal de ventas. Conocer estos números lo ayudará a comprender qué tan bien se está desempeñando su equipo de ventas y si necesita realizar algún cambio en sus procesos.

1. Tasa de respuesta

Esta métrica se relaciona con su tasa de respuesta a su alcance de ventas. Por ejemplo, rastrear cuántas respuestas a correos electrónicos en frío recibe, cuántas respuestas en mensajes de prospección de LinkedIn recibe o cuántos prospectos contestan el teléfono cuando los llama en frío.

Para calcularlo, usa la fórmula:

(Número de respuestas / Número de mensajes de divulgación enviados) * 100

La mayoría de las buenas plataformas de correo electrónico en frío y las herramientas de divulgación de ventas rastrearán su tasa de respuesta automáticamente.

Por ejemplo, en el panel de campañas de QuickMail, puede ver todas las métricas clave relacionadas con su campaña, incluida la tasa de respuesta.

En términos de objetivos, debe buscar una tasa de respuesta a sus correos electrónicos fríos del 10-20%. Si puedes alcanzar eso, estarás por encima del promedio. De esas respuestas, debe aspirar a que el 50% o más sean respuestas positivas.

Si puede iniciar conversaciones con prospectos de manera constante, es una señal positiva y no pasará mucho tiempo antes de que programe reuniones y cierre nuevos acuerdos.

2. Tasa de reserva de reuniones

Su tasa de reserva de reuniones es otra métrica clave para medir en su tubería.

Para conocer su tasa de reserva de reuniones, utilice la siguiente fórmula:

(Número de reuniones reservadas / Número de prospectos contactados) * 100

Refleja cómo sus clientes potenciales perciben su producto o servicio y si creen que es probable que ayude a resolver un punto crítico al que se enfrentan.

Si puede mantener alta su tasa de reserva de reuniones, tendrá más conversaciones con prospectos interesados ​​en su servicio y tendrá una buena oportunidad de convertir esos contactos de ventas en clientes.

Puede cambiar su tasa de reserva de reuniones por otra métrica similar si no necesita reservar reuniones antes de cerrar nuevos tratos. La clave es que es una métrica que normalmente muestra que un prospecto demuestra un alto compromiso y es probable que te compre.

3. Tasa de cierre

Su tasa de cierre es una de las métricas de canalización más críticas.

Para calcularlo, usa la fórmula:

(Número de tratos cerrados / Número total de clientes potenciales en proceso) * 100

Puede compararlo con varias métricas diferentes, por ejemplo:

• El número total de prospectos a los que contactó en una campaña.
• El número de reuniones reservadas.
• El número de propuestas enviadas.

Ver cómo se compara su tasa de cierre con la cantidad total de personas con las que interactúa en cada etapa le dará un buen indicador de la salud de su cartera y la relevancia de sus prospectos.

Si ve que algunas etapas de la canalización tienen una tasa de cierre promedio más baja que otras, es una señal de que algunos prospectos no calificados podrían estar entrando en esas etapas. Vale la pena considerar cómo puedes mejorar eso.

4. Velocidad de venta

La velocidad de ventas le dice qué tan rápido se mueven los clientes potenciales a través de las etapas de su embudo y se convierten en clientes.

Para calcular la velocidad de ventas, utilice la fórmula:

(Número de clientes potenciales * Valor estimado del trato * Tasa de cierre) / Duración promedio del ciclo de ventas

Conocer la velocidad de sus ventas significa que puede predecir con precisión cuánto tiempo tardan los clientes potenciales en convertirse en clientes. Puede usar esto para crear objetivos para su alcance en frío o hacer pronósticos de ingresos bastante precisos.

En la mayoría de los CRM, puede agregar un tamaño de trato estimado a cada registro.

Luego puede usar esos tamaños de trato y su velocidad de ventas promedio para predecir los ingresos que generará en los próximos meses.

5. Valor medio del contrato

Su valor de contrato promedio (ACV) le indica cuánto gasta el cliente promedio en su producto o servicio.

Solo descubrirá su ACV después de cerrar nuevos tratos regularmente, pero luego puede usar ese punto de datos para mirar hacia atrás y estimar la cantidad de ingresos futuros en su tubería.

Es una métrica de canalización clave para realizar un seguimiento porque si su ACV es demasiado bajo, sabrá que su canalización tiene el tipo de clientes incorrecto, ya que no están listos para comprometerse con precios más altos. Por otro lado, si su ACV es constantemente alto, sabe que puede esperar que su cartera esté llena de clientes potenciales calificados porque sus tácticas de ventas atraen al tipo correcto de clientes.

Conclusión

Su flujo de ventas lo ayuda a usted y a su equipo a comprender el estado de cada cliente potencial con el que está hablando.

Le permite ver rápidamente los próximos pasos y acciones que debe realizar su equipo, lo que garantiza que nunca se olvide ni se pierda ninguna oportunidad de venta.

Para ayudarlo a administrar su canalización, puede implementar las mejores prácticas, como tener SOP para cada etapa, auditarlo regularmente y establecer reglas para lo que clasifica como un cliente potencial calificado.

Con el tiempo, puede realizar un seguimiento de las métricas de su embudo y ver la eficacia con la que está moviendo clientes potenciales y convirtiéndolos en clientes satisfechos que pagan.