Como escrever uma carta comercial pessoal para alcançar seus objetivos e mostrar sua experiência

1. O que é uma carta comercial pessoal?
2. Qual é a diferença entre cartas comerciais pessoais e cartas comerciais?
3. Principais motivos para escrever uma carta comercial pessoal
4. Quais informações devem ser incluídas em uma carta comercial pessoal?
5. Guia passo a passo: Como escrever e estruturar uma carta comercial pessoal
6. Fundamentos da formatação de carta comercial pessoal
7. Erros comuns ao escrever cartas comerciais pessoais
8. Dicas para escrever uma carta comercial pessoal forte
9. Como enviar uma carta de e-mail comercial pessoal por e-mail
10. As 5 melhores amostras para todas as ocasiões

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Remetente - Criador e remetente de e-mail
3. Reply.io - Contato pessoal por e-mail, chamadas e tarefas
4. RocketLink - Seu linker curto de marca
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

No centro de qualquer relacionamento está a comunicação. Isso também vale para as relações comerciais: elas dependem de reuniões constantes, ligações e correspondências escritas.

Felizmente, toda a tecnologia torna a interação com os outros muito mais simples e eficiente em termos de tempo. Não há mais necessidade de estar fisicamente presente em uma reunião, e o envio de cartas se tornou uma atividade instantânea graças ao e-mail. E ainda assim, de vez em quando é esperado que você escreva uma carta comercial em papel e a envie pelo correio.

Por quê então? Em primeiro lugar, é mais profissional. Em segundo lugar, é um gesto que mostra que você investiu mais tempo para alcançar uma determinada pessoa ou organização.

Se você acha que escrever cartas reais é muito desafiador, não tenha medo: este é um artigo para você. Nele, abordaremos todos os principais aspectos da redação de cartas comerciais pessoais e analisaremos o seguinte:

• Como escrever uma carta comercial pessoal
• Qual é a diferença entre uma carta comercial pessoal e uma carta comercial?
• Como formatar uma carta comercial pessoal
• Dicas e práticas recomendadas para escrever cartas comerciais pessoais
• Quais amostras universais você pode usar ao escrever cartas comerciais pessoais

Vamos começar com o básico primeiro.

O que é uma carta comercial pessoal?

Normalmente, uma carta comercial pessoal é aquela que você escreve como indivíduo para uma empresa ou para outros indivíduos dentro de um determinado negócio. Normalmente é datilografado. Embora as razões e ocasiões para escrever um possam ser diferentes, seu objetivo principal geralmente é de caráter pessoal, enquanto seu relacionamento é de natureza comercial. Um ponto importante a ter em mente é que as cartas comerciais pessoais são ligeiramente diferentes das cartas comerciais.

Imagem cortesia de Sampletemplates

Qual é a diferença entre cartas comerciais pessoais e cartas comerciais?

O principal objetivo dos e-mails comerciais pessoais é construir relacionamentos e estabelecer contato . No entanto, isso também é verdade para cartas comerciais. A principal diferença entre os dois é que você escreve o pessoal em seu nome. Nem cartas de marketing nem de vendas se encaixam aqui.

As razões para escrever uma carta comercial pessoal , por outro lado, podem ser diferentes. Vamos dar uma olhada em algumas das situações comuns no próximo parágrafo.

Principais razões para escrever uma carta comercial pessoal

• Para solicitar informações ou ação

O exemplo mais comum é uma carta a funcionários do governo ou ao representante do seu banco. Por exemplo, você deseja obter uma declaração de previdência social ou solicitar uma pontuação de crédito. Outro caso de uso popular é uma carta de solicitação de emprego.

• Parabenizar

Há muitas ocasiões para isso: aniversário, nascimento de um filho, aniversário de trabalho, promoção na carreira ou, por exemplo, quando a empresa que você está assistindo recebe um financiamento impressionante.

• Para dizer “obrigado”

Pode-se ser grato por qualquer coisa. Você pode escrever uma carta para agradecer a alguém por uma reunião ou entrevista de emprego, por orientá-lo ou por compartilhar com você algumas informações úteis.

• Para acompanhar depois de uma ocasião

Existem inúmeras ocasiões possíveis para isso também. Você pode fazer o acompanhamento com seu gerente de contratação, com um condutor de oficina, com seu agente de seguros ou com um parceiro de negócios. O acompanhamento é uma ótima maneira de lembrar as pessoas de você.

• Para contar sobre sua decisão

Por exemplo, ao romper o contrato com seu provedor de serviços ou aceitar uma oferta de emprego, você pode usar um formato de carta comercial pessoal para torná-lo mais profissional.

• Para pedir desculpas

Se você não puder comparecer a um evento ou a qualquer ocasião, pode ser mais educado escrever uma carta em que se desculpe pela mudança de planos. Também pode ser usado quando você expressa seus arrependimentos quando algo ruim aconteceu.

• Para convidar para um evento

Embora os convites, como notas de felicitações, geralmente sejam enviados com cartões, você também pode usar uma carta comercial pessoal. Tudo depende do nível de formalidade.

• Para dar as boas-vindas a um novo parceiro de negócios

Se você tem um novo parceiro de negócios, pode enviar uma carta tanto da empresa que representa quanto em seu nome. No caso deste último, uma carta comercial pessoal é a escolha certa.

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Quais informações devem ser incluídas em uma carta comercial pessoal?

Vamos agora ver quais são as partes principais de uma carta comercial pessoal . Em quase todos os casos, o papel deve consistir no seguinte:

• Informações do remetente
• A data
• Informações do destinatário
• Saudação
• Corpo
• Fechamento
• Sua assinatura

Dependendo da finalidade da sua correspondência, outros elementos também podem estar presentes. Por exemplo, o logotipo da sua empresa (se você estiver escrevendo como representante de sua empresa) ou uma nota adicional listando os anexos, caso você tenha algum.

Vejamos os componentes com mais profundidade.

Guia passo a passo: Como escrever e estruturar uma carta comercial pessoal

Abaixo está o seu guia principal sobre como escrever uma carta comercial pessoal para qualquer ocasião. Basta fazer uma lista desses elementos antes de começar a elaborar sua mensagem. Aconselhamo-lo a fazer um modelo e guardá-lo, para que, uma vez surgida a ocasião, possa simplesmente preencher os dados necessários.

Nota: Esta instrução segue o estilo de formatação do bloco. Falaremos mais sobre isso abaixo.

1. Informações do remetente

Comece com seu endereço no topo da página. Lembre-se que você só precisa do nome da rua, número do prédio, apartamento ou suíte (se aplicável), CEP, cidade e país para correspondência internacional. Não inclua seu nome aqui, pois ele seguirá na parte inferior da página. Além disso, lembre-se de evitar abreviações de qualquer tipo. Por exemplo, escreva “Street” em vez de “St.”

2. Data

Uma linha vazia após o endereço do remetente, escreva a data em que a carta foi escrita. Certifique-se de usar o formato de data correto, dependendo do seu país. Por exemplo, nos EUA, será assim:

6 de março de 2022

e assim no Reino Unido e na Europa:

6 de março de 2022

3. Informações do destinatário

Agora deixe novamente uma linha vazia após a data e escreva o nome e o endereço do destinatário. Use o título apropriado se seu relacionamento com o destinatário for formal. Não se esqueça dos títulos acadêmicos se a pessoa tiver um diploma. Para o endereço, siga as mesmas regras da etapa 1 (Informações do remetente).

4. Saudação

Uma linha vazia após o bloco anterior, dirija-se à pessoa para quem você está escrevendo. Comece com “Caro” e use o título apropriado. Lembre-se: se o destinatário é uma mulher, e você não sabe se ela prefere Srta, Sra. ou Sra., use o neutro Sra. Se você conhece bem a pessoa, pode usar apenas o primeiro nome. Siga a saudação com dois pontos e deixe uma linha em branco.

5. Corpo

Comece o corpo da sua mensagem com uma letra maiúscula. Não se esqueça de uma breve introdução se a pessoa não souber (ou não se lembrar) quem você é. Em seguida, indique o objetivo de sua escrita e forneça os detalhes necessários. Se você tiver mais de um parágrafo, separe-os com uma linha em branco. No final do corpo, resuma o que você disse e faça um apelo à ação.

6. Fechamento

Use um fechamento formal com o qual você se sinta confortável e que funcione nessa situação específica. A maneira segura de ir é “Atenciosamente” ou algo semelhante. “Obrigado” ou “Atenciosamente” também funcionariam em alguns casos.

7. Assinatura

O bloco de assinatura consiste em:

• Sua assinatura manuscrita
• Seu nome
• (Opcional: o nome da sua empresa)
• Seu endereço e informações de contato (ou seus dados de contato corporativo, se estiver escrevendo em nome da empresa)

Inicie este bloco com quatro linhas vazias após o fechamento. Você usará este espaço para sua assinatura. Escreva seu nome, endereço, número de telefone e e-mail — quaisquer detalhes de contato que funcionem para você. Caso você esteja escrevendo como representante da empresa, use o nome e o endereço da empresa.

8. Elementos opcionais

Para linhas vazias após seu endereço e número de telefone, você pode mencionar todos os documentos que você anexou e está enviando junto com a carta atual. Você pode indicar o número de anexos ou listá-los todos.

Fundamentos da formatação de carta comercial pessoal

Imagem cortesia de Stocksnap

Você deve se lembrar de que as cartas comerciais pessoais exigem estilo e formatação oficiais. Nesta seção, falaremos mais sobre como escrever corretamente uma carta comercial pessoal , para que ela tenha uma aparência profissional.

• Usar formatação de bloco

Quando escrevemos sobre os elementos, tínhamos em mente o formato de bloco de uma carta comercial pessoal . Caracteriza-se por deixar um determinado número de linhas vazias entre determinados blocos e parágrafos. As principais regras são:

• Alinhe à esquerda todo o seu texto, incluindo o corpo e outros blocos (endereços, data, saudação, encerramento e assinatura).
• Use a margem de 2 polegadas da parte superior da página.
• Use as margens de 1 polegada nos lados esquerdo e direito.
• Espaço único no seu texto.
• Deixe 1 linha em branco após: informações do remetente, data, informações do destinatário, saudação e cada parágrafo do corpo.
• Deixe 4 linhas vazias depois: o fechamento e sua assinatura.
• Não recue parágrafos.
  

• Escolha um estilo de fonte apropriado

Escolha o tipo e o estilo de fonte adequados. Certifique-se de usar apenas uma fonte. Use fontes padrão, como Times New Roman ou Arial. Se o seu destinatário for menos conservador, você pode usar outras fontes legíveis que sejam amplamente aceitas e usadas para correspondência comercial. O tamanho adequado da fonte é 12.

• Destaque partes importantes do texto

Para garantir uma melhor legibilidade, você pode destacar certas partes do texto que considera importantes. Dependendo do seu público, você pode fazê-lo com formatação em negrito e itálico ou com cores. Ainda assim, evite deixar sua carta muito colorida, pois isso diminui a legibilidade do documento e é considerado pouco profissional.

• Use modelos de empresa

Embora um formato de carta comercial pessoal não exija o uso de papel timbrado comercial, você ainda pode fazê-lo. Se você estiver escrevendo como representante de sua empresa ou em nome da empresa, certifique-se de usar modelos corporativos especiais. Eles normalmente incluem o logotipo e o endereço da empresa. Caso seja apropriado, você também pode usar o selo corporativo. Ainda assim, tenha cuidado: se você estiver agindo como uma pessoa privada, não deve usar nenhum simbolismo corporativo.

Erros comuns ao escrever cartas comerciais pessoais

Imagem cortesia de Freepik

Antes de começar a escrever sua carta, gostaríamos de apontar os erros mais comuns que as pessoas costumam cometer. Portanto, tente evitar o seguinte:

• Ser muito informal
• Ser muito formal e hostil
• Escrevendo uma grande quantidade de texto
• Usar o título errado ao se dirigir à pessoa
• Esquecer de se apresentar quando não estiver muito familiarizado com o destinatário
• Deixar de revisar sua carta antes de enviá-la

Lembre-se de que sua carta comercial pessoal é um texto padronizado que deve seguir certas diretrizes de estilo. Por outro lado, também é importante ter em mente que o destinatário é uma pessoa viva. Portanto, mantenha sua carta profissional e educada.

Dicas para escrever uma carta comercial pessoal forte

A maioria das dicas para escrever uma carta comercial pessoal são as mesmas para criar qualquer outra correspondência comercial, desde notas de agradecimento e mensagens de resposta automática até e-mails de prospecção . É por isso que você pode achar familiar algumas das práticas recomendadas a seguir. E ainda assim, não vai doer repeti-los.

• Evite familiaridade excessiva

Antes de tudo, lembre-se de manter uma distância um pouco maior entre você e o destinatário quando se trata de correspondência comercial. Muitas vezes acontece que você não conhece a pessoa para quem está escrevendo. Vocês dois podem ter status sociais, origens ou até percepções diferentes do que pode ser considerado engraçado ou apropriado.

• Seja conciso e vá direto ao ponto

Lembre-se de que sua carta comercial pessoal sempre tem um propósito. Este propósito deve ser claro para o seu destinatário desde o início. Evite generalizações, metáforas, figuras de linguagem ou qualquer coisa que seu destinatário possa interpretar mal. Mantenha sua mensagem ao ponto e não vá além disso.

• Evite erros de ortografia e gramática

Não importa o quão bem você expressou seu ponto de vista e formatou a carta, erros de ortografia ou gramática podem levar a consequências drásticas. É muito melhor não escrever a mensagem em primeiro lugar do que enviá-la cheia de erros. Passe algum tempo extra para verificar sua carta várias vezes antes de enviá-la. Se você não tiver certeza de sua gramaticalidade, use o Grammarly (ou algum outro aplicativo) ou mostre sua escrita para alguém que seja bom em revisão.

• Seja educado e profissional

É vital manter-se profissional quando se trata de correspondência comercial. No entanto, a coisa mais importante a lembrar é que você está escrevendo para outro ser humano. Às vezes, essa pessoa pode estar lendo dezenas de cartas como essa todos os dias. Portanto, faça valer a pena o seu tempo, mantendo-o educado e amigável.

• Use uma chamada para ação

O que você espera de seu destinatário ao ler sua carta? Você quer que eles escrevam ou liguem de volta? Ou você quer que eles lhe enviem alguma informação ou talvez seja para resolver um problema? Você precisa especificar isso no final de sua carta. Dê à pessoa uma chamada à ação clara, para que ela saiba o que fazer em seguida.

• Revise e edite sua carta

Já mencionamos a importância da gramática adequada em sua correspondência acima. Lembre-se de que deixar os erros sem atenção é o pior que você pode fazer. Não é por causa dos erros em si que podem fazer você não parecer tão inteligente, mas sim porque pode criar a impressão de que você não se importa o suficiente para revisar sua carta.

• Usar voz ativa

Imagem cortesia de Atomicreach

Embora não haja nada de mal em usar a voz passiva, considere evitá-la. Isso mudaria a ênfase do sujeito para o objeto e, em alguns casos, isso também significaria remover a responsabilidade. Dizer “um problema foi detectado” não é o mesmo que dizer “encontrei um problema”, embora os dois pareçam sinônimos. Suas frases soam mais fortes com uma voz ativa.

Como enviar uma carta de e-mail comercial pessoal por e-mail

Em alguns casos, você não precisa enviar uma carta comercial pessoal por correio – um e-mail pode ser uma opção melhor. Isso é especialmente verdadeiro se a carta em papel demorar muito para chegar ao destinatário ou se este especificar que é melhor contatá-lo por e-mail.

Nesses casos, você pode fazer uma das duas coisas:

A) Escreva uma carta comercial pessoal padrão e anexe-a ao seu e-mail

B) Escreva o texto da sua carta pessoal no corpo do e-mail

Se você optar pela opção B), não precisará prestar tanta atenção à formatação do seu texto. Você também pode evitar incluir o endereço postal do destinatário, independentemente da opção, especialmente se não souber.

Além disso, no caso de e-mails, você pode substituir sua assinatura pessoal por sua assinatura eletrônica ou assinatura de e- mail . Consulte os respectivos requisitos para entender qual deles seria suficiente aqui.

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As 5 melhores amostras para todas as ocasiões

Antes de resumir este artigo, vamos dar-lhe vários exemplos de uma carta comercial pessoal . Eles são mais ou menos universais, e você pode pegar qualquer um deles e ajustar à sua ocasião específica. Não se esqueça de alterar os nomes e detalhes pessoais de você e do destinatário.

Amostra #1: Uma carta de agradecimento de negócios pessoais

Un-Conf LLC

Rua Principal 123

Londres [CÓDIGO POSTAL]

6 de março de 2022

Brian Peters

Hospital-ly LLC

Faixa Baixa 47

Londres [CÓDIGO POSTAL]

Caro Brian:

Gostaria de agradecer a sua ajuda na organização da “Tech Un-Conference” em Londres no início deste mês. Sem o seu apoio, minha empresa não teria conseguido acomodar os palestrantes, o que poderia ter resultado na impossibilidade de a maioria deles participar.

Como agradecimento, gostaria de convidar você e seus funcionários para uma série de workshops de codificação on-line, nos quais você pode participar a qualquer momento que for conveniente para você.

Peço-lhes que selecionem a tecnologia ou o idioma de maior interesse para cada um de vocês e me retornem até o final da próxima semana. Em seguida, enviar-lhe-ei os seus códigos de registo pessoais. Você pode entrar em contato comigo pelo [email protected] ou pelo número de telefone +440000000000.

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações sobre os workshops disponíveis, não hesite em contactar-me.

Atenciosamente,

Ângela Markovic

Un-Conf LLC

Rua Principal 123

Londres [CÓDIGO POSTAL]

Anexo: Brochura de Workshops Un-Conf

Amostra #2: Uma carta para um varejista local sobre entrega atrasada

[Endereço do remetente]

[Cidade, CEP/Código Postal]

[ENCONTRO]

[Nome do destinatário]

[Endereço do destinatário]

[Cidade, CEP/Código Postal]

Prezado [Nome do Destinatário]:

Em 12 de janeiro de 2022, encomendei um par de tênis na sua loja online (encomenda nº 100997634). De acordo com as informações da sua página de Envio e Entrega, eu deveria ter esperado a entrega até 26 de janeiro de 2022. No entanto, já passou mais de um mês desde a data de entrega prevista e ainda não recebi meu pedido. Gostaria que você analisasse as possíveis razões pelas quais meu pedido pode estar atrasado.

Acredito que houve um erro simples no processamento do pedido. Eu gostaria de comprar de sua loja no futuro e espero que este problema atual possa ser resolvido dentro de alguns dias. Se você precisar de mais informações sobre meu pedido, você pode entrar em contato comigo em 444-444-3333 ou [email protected].

Agradeço antecipadamente!

[Nome do remetente]

[Endereço do remetente]

Amostra #3: Uma carta de desculpas

[Endereço do remetente]

[Cidade, CEP/Código Postal]

[ENCONTRO]

[Nome do destinatário]

[Endereço do destinatário]

[Cidade, CEP/Código Postal]

Caro [Nome],

Gostaria de pedir desculpas por cancelar nosso compromisso na semana passada. Entendo que minha ligação de última hora deve ter interferido em seus planos para aquele dia. Se isso não fosse uma emergência, eu não teria feito isso.

Eu quero que você saiba que nosso bom relacionamento é de grande importância para mim. Portanto, gostaria de compensá-lo e convidá-lo para almoçar. Por favor, escolha a hora e a data em que você está disponível, e eu me certificarei de que estarei lá. Claro, o almoço é por minha conta.

Você pode entrar em contato comigo a qualquer momento no meu e-mail [email protected] ou telefone 444 444 3333.

Aguardamos a sua resposta.

Sinceramente,

[Nome do remetente]

[Endereço do remetente]

Exemplo #4: Uma carta para um funcionário

[Nome da empresa do remetente]

[Endereço da empresa]

[Cidade, CEP/Código Postal]

[ENCONTRO]

[Nome do destinatário]

[Endereço do destinatário]

[Cidade, CEP/Código Postal]

Caro Marvin,

Meus sinceros parabéns por ter sido escolhido como o funcionário do ano! Para mostrar a você o apreço de toda a nossa empresa pelo seu excelente trabalho, gostaria de lhe conceder um bônus no final deste mês.

Quero também agradecer pessoalmente todo o seu empenho. Graças às suas habilidades e experiência, nossa empresa cresceu ao longo do ano de uma startup de dez pessoas para um negócio internacional bem estabelecido. Você é um ativo inestimável para a nossa empresa e um modelo para outros membros da equipe. Eu não posso agradecer o suficiente.

Sinceramente,

Janet Deliah

CTO, [Nome da empresa]

Amostra #5: Uma carta convite

Un-Conf LLC

Rua Principal 123

Londres [CÓDIGO POSTAL]

6 de março de 2022

Brian Peters

Hospital-ly LLC

Faixa Baixa 47

Londres [CÓDIGO POSTAL]

Caro Brian:

Convido você e sua equipe para os seguintes workshops:

• Os fundamentos do design UX (Início: 6 de maio de 2022)
• Criando aplicativos com React Native (Início: 14 de junho de 2022)
• Estruturas de dados (Início: 15 de junho de 2022)

Por favor, encontre os códigos pessoais e os programas do curso em anexo.

Espero que você goste dos workshops tanto quanto Lauren, Paul e Aneesh gostaram de projetá-los. Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações sobre os workshops disponíveis, não hesite em contactar-me. Como sempre, você pode entrar em contato comigo em [email protected] ou +440000000000.

Atenciosamente,

Ângela Markovic

Un-Conf LLC

Rua Principal 123

Londres [CÓDIGO POSTAL]

Anexo:

• Os fundamentos do design UX: código de registro x 7, programa x 7
• Criando aplicativos com React Native: código de registro x 5, programa x 5
• Estruturas de dados: código de registro x 3, programa x 3

Conclusão

Escrever cartas comerciais pessoais não é tão difícil se você souber em quais elementos elas consistem e como formatá-las. Depois de escrever essa carta uma vez, você está coberto. Ainda assim, você precisa ter certeza de não cometer erros cruciais, como não revisar antes de enviar ou colocar muitos detalhes nele, ou ser muito robótico em sua escrita.

Apenas lembre-se de que, independentemente do motivo para escrever uma carta pessoal, você deve sempre ser educado, profissional e direto ao ponto. E se tiver alguma dúvida, pode sempre consultar uma das nossas amostras.