Как написать личное деловое письмо, чтобы достичь своих целей и показать свой опыт

1. Что такое личное деловое письмо?
2. В чем разница между личными деловыми письмами и деловыми письмами?
3. Основные причины написать личное деловое письмо
4. Какая информация должна быть включена в личное деловое письмо?
5. Пошаговое руководство: как написать и структурировать личное деловое письмо
6. Основы оформления личного делового письма
7. Распространенные ошибки при написании личных деловых писем
8. Советы по написанию сильного личного делового письма
9. Как отправить личное деловое письмо по электронной почте
10. Лучшие 5 образцов на все случаи жизни

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Отправитель — создатель электронной почты и отправитель
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. RocketLink — ваш брендированный короткий линкер
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

В основе любых отношений лежит общение. Это относится и к деловым отношениям: они зависят от постоянных встреч, звонков и переписки.

К счастью, все эти технологии делают взаимодействие с другими людьми намного проще и эффективнее. Больше нет необходимости физически присутствовать на встрече, а отправка писем стала мгновенной благодаря электронной почте. И все же время от времени ожидается, что вы напишете деловое письмо на бумаге и отправите его по почте.

Почему так? Во-первых, это более профессионально. Во-вторых, это жест, который показывает, что вы потратили больше времени на то, чтобы связаться с конкретным человеком или организацией.

Если вам кажется, что писать настоящие письма слишком сложно, не бойтесь: эта статья для вас. В нем мы рассмотрим все основные аспекты написания личных деловых писем и рассмотрим следующее:

• Как написать личное деловое письмо
• Чем отличается личное деловое письмо от делового?
• Как оформить личное деловое письмо
• Советы и рекомендации по написанию личных деловых писем
• Какие универсальные образцы можно использовать при написании личных деловых писем

Давайте начнем с основ.

Что такое личное деловое письмо?

Как правило, личное деловое письмо — это письмо, которое вы пишете как физическое лицо либо компании, либо другим лицам в рамках определенного бизнеса. Обычно он печатается на машинке. Хотя причины и поводы для написания могут быть разными, ваша основная цель обычно носит личный характер, а ваши отношения носят деловой характер. Важно помнить, что личные деловые письма немного отличаются от деловых писем.

Изображение предоставлено Sampletemplates

В чем разница между личными деловыми письмами и деловыми письмами?

Основной целью личных деловых писем является построение отношений и установление контакта . Впрочем, это справедливо и для деловых писем. Принципиальная разница между ними заключается в том, что вы пишете личное от своего имени. Ни маркетинговые, ни продающие письма сюда не подходят.

С другой стороны, причины написать личное деловое письмо могут быть разными. Давайте взглянем на некоторые распространенные ситуации в следующем абзаце.

Основные причины написать личное деловое письмо

• Чтобы запросить информацию или действие

Наиболее распространенным примером является письмо государственным чиновникам или представителю вашего банка. Например, вы хотите получить справку о социальном обеспечении или запросить кредитный рейтинг. Еще одним популярным вариантом использования является письмо с заявлением о приеме на работу.

• Поздравлять

Поводов для этого множество: день рождения, рождение ребенка, годовщина работы, продвижение по карьерной лестнице или, например, когда компания, за которой вы наблюдаете, получает внушительное финансирование.

• Чтобы сказать «спасибо»

Можно быть благодарным за что угодно. Вы можете написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то за встречу или собеседование, за наставничество или за то, что он поделился с вами полезной информацией.

• Чтобы продолжить после случая

Для этого также существует множество возможных поводов. Вы можете связаться со своим менеджером по найму, с проводником семинара, со своим страховым агентом или с деловым партнером. Следование — отличный способ напомнить людям о себе.

• Чтобы рассказать о своем решении

Например, при разрыве контракта с поставщиком услуг или принятии предложения о работе вы можете использовать формат личного делового письма, чтобы сделать его более профессиональным.

• извиниться

Если вы не можете посетить какое-либо мероприятие или какое-либо событие, возможно, будет более вежливо написать письмо, в котором вы извинитесь за изменение планов. Его также можно использовать, когда вы выражаете сожаление, когда случилось что-то плохое.

• Пригласить на мероприятие

Хотя приглашения, как и поздравления, обычно рассылаются вместе с открытками, вы можете использовать и личное деловое письмо. Все зависит от уровня формальности.

• Приветствовать нового делового партнера

Если у вас появился новый деловой партнер, вы можете отправить письмо как от компании, которую представляете, так и от своего имени. В последнем случае правильным выбором будет личное деловое письмо.

Изображение предоставлено Freepik

Какая информация должна быть включена в личное деловое письмо?

Давайте теперь посмотрим, каковы основные части личного делового письма . Практически в любом случае документ должен состоять из следующего:

• Информация об отправителе
• Дата
• Информация о получателе
• Приветствие
• Тело
• Закрытие
• Ваша подпись

В зависимости от цели вашей переписки могут присутствовать и другие элементы. Например, логотип вашей компании (если вы пишете как представитель своей компании) или дополнительное примечание со списком вложений, если они у вас есть.

Рассмотрим компоненты более подробно.

Пошаговое руководство: как написать и структурировать личное деловое письмо

Ниже приведено основное руководство о том, как написать личное деловое письмо для любого случая. Просто составьте список этих элементов, прежде чем приступить к созданию сообщения. Мы советуем вам сделать шаблон и сохранить его, чтобы в случае необходимости вы могли просто заполнить необходимые данные.

Примечание. Эта инструкция следует блочному стилю форматирования. Мы поговорим об этом ниже.

1. Информация об отправителе

Начните с вашего адреса вверху страницы. Помните, что вам нужны только название улицы, номер дома, квартира или апартаменты (если применимо), почтовый индекс, город и страна для международной корреспонденции. Не указывайте здесь свое имя, так как оно будет следовать внизу страницы. Кроме того, не забывайте избегать сокращений любого рода. Например, напишите «улица» вместо «ул.

2. Дата

Через одну пустую строку после адреса отправителя укажите дату написания письма. Убедитесь, что вы используете правильный формат даты в зависимости от вашей страны. Например, в США это будет выглядеть так:

6 марта 2022 г.

и так в Великобритании и Европе:

6 марта 2022 г.

3. Информация о получателе

Теперь снова оставьте одну пустую строку после даты и напишите имя и адрес адресата. Используйте соответствующий заголовок, если ваши отношения с получателем носят формальный характер. Не забывайте об ученых званиях, если у человека есть ученая степень. Для адреса следуйте тем же правилам, что и на шаге 1 (информация об отправителе).

4. Приветствие

Одна пустая строка после предыдущего блока, адрес человека, которому вы пишете. Начните с «Уважаемый» и используйте соответствующий заголовок. Помните: если ваш получатель — женщина, и вы не знаете, предпочитает ли она мисс, миссис или мисс, используйте нейтральную мисс. Если вы хорошо знаете человека, вы можете использовать только имя. После приветствия поставьте двоеточие и оставьте пустую строку.

5. Тело

Начинайте текст сообщения с заглавной буквы. Не забывайте о кратком вступлении, если человек не знает (или не помнит), кто вы. Затем укажите цель вашего письма и предоставьте необходимые детали. Если у вас более одного абзаца, отделяйте их друг от друга пустой строкой. В конце основной части подведите итог тому, что вы сказали, и дайте призыв к действию.

6. Закрытие

Используйте формальное завершение, которое вам удобно и которое работает в данной конкретной ситуации. Безопасный способ — «С наилучшими пожеланиями» или что-то подобное. «Спасибо» или «С уважением» также подойдут в некоторых случаях.

7. Подпись

Блок подписи состоит из:

• Ваша рукописная подпись
• Ваше имя
• (Необязательно: название вашей компании)
• Ваш адрес и контактная информация (или ваши корпоративные контактные данные, если вы пишете от имени компании)

Начинайте этот блок с четырех пустых строк после закрытия. Вы будете использовать это место для своей подписи. Напишите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты — любую контактную информацию, которая вам подойдет. Если вы пишете как представитель компании, используйте название и адрес компании.

8. Дополнительные элементы

Для пустых строк после вашего адреса и номера телефона можно указать все документы, которые вы вложили и отправляете вместе с текущим письмом. Вы можете либо указать количество корпусов, либо перечислить их все.

Основы оформления личного делового письма

Изображение предоставлено Stocksnap

Вы должны помнить, что личные деловые письма требуют официального стиля и оформления. В этом разделе мы подробнее поговорим о том, как правильно написать личное деловое письмо , чтобы оно имело профессиональный вид.

• Использовать блочное форматирование

Когда мы писали об элементах, мы имели в виду блочный формат личного делового письма . Он характеризуется оставлением определенного количества пустых строк между определенными блоками и абзацами. Основные правила:

• Выровняйте по левому краю весь текст, включая основной текст и другие блоки (адреса, дату, приветствие, закрытие и подпись).
• Используйте 2-дюймовое поле сверху страницы.
• Используйте поля в 1 дюйм как с левой, так и с правой стороны.
• Используйте одинарный интервал в тексте.
• Оставьте 1 пустую строку после: информации об отправителе, даты, информации о получателе, приветствия и каждого основного абзаца.
• Оставьте 4 пустые строки после: закрытия и вашей подписи.
• Не делайте отступы от абзацев.
  

• Выберите подходящий стиль шрифта

Выберите правильный тип и стиль шрифта. Обязательно используйте только один шрифт. Используйте стандартные шрифты, такие как Times New Roman или Arial. Если ваш получатель менее консервативен, вы можете использовать другие читаемые шрифты, которые широко распространены и используются в деловой переписке. Правильный размер шрифта 12.

• Выделите важные части текста

Чтобы обеспечить лучшую читабельность, вы можете выделить определенные части текста, которые вы считаете важными. В зависимости от вашей аудитории, вы можете сделать это жирным шрифтом и курсивом или цветом. Тем не менее, не делайте ваше письмо слишком красочным, так как это снижает удобочитаемость документа и считается непрофессиональным.

• Используйте шаблоны компании

Хотя формат личного делового письма не требует использования фирменных бланков, вы все же можете это сделать. Если вы пишете от лица своей компании или от имени компании, обязательно используйте специальные корпоративные шаблоны. Обычно они включают логотип и адрес компании. Если это уместно, вы также можете использовать корпоративную печать. Тем не менее, будьте осторожны: если вы действуете как частное лицо, вам не следует использовать корпоративную символику.

Распространенные ошибки при написании личных деловых писем

Изображение предоставлено Freepik

Прежде чем вы начнете писать свое письмо, мы хотели бы указать на самые распространенные ошибки, которые люди часто делают. Поэтому старайтесь избегать следующего:

• Быть слишком неформальным
• Быть слишком формальным и недружелюбным
• Написание большого количества текста
• Использование неправильного титула при обращении к человеку
• Забыть представиться, когда вы не слишком хорошо знакомы с получателем
• Невозможность проверить письмо перед отправкой

Помните, что ваше личное деловое письмо представляет собой стандартизированный текст, который должен соответствовать определенным правилам стиля. С другой стороны, также важно иметь в виду, что ваш получатель — живой человек. Так что пусть ваше письмо будет профессиональным и вежливым.

Советы по написанию сильного личного делового письма

Большинство советов по написанию личного делового письма такие же, как и по созданию любой другой части деловой переписки, от благодарственных записок и сообщений автоответчика до поисковых электронных писем . Вот почему некоторые из следующих передовых практик могут показаться вам знакомыми. И все же повторить их не помешает.

• Избегайте чрезмерной фамильярности

Во-первых, не забывайте держать дистанцию ​​между собой и получателем немного больше, когда дело касается деловой переписки. Часто бывает так, что вы не знаете человека, которому пишете. У вас двоих может быть абсолютно разный социальный статус, происхождение или даже разное восприятие того, что можно считать забавным или уместным.

• Будьте лаконичны и придерживайтесь сути

Помните, что у вашего личного делового письма всегда есть цель. Эта цель должна быть понятна получателю с самого начала. Избегайте обобщений, метафор, фигур речи и всего того, что ваш адресат может неверно истолковать. Держите свое сообщение по существу и не выходите за рамки этого.

• Избегайте орфографических и грамматических ошибок

Независимо от того, насколько хорошо вы изложили свою точку зрения и отформатировали письмо, орфографические или грамматические ошибки могут привести к серьезным последствиям. Лучше вообще не писать сообщение, чем отправить его с ошибками. Потратьте дополнительное время, чтобы проверить письмо несколько раз перед отправкой. Если вы не уверены в своих грамматических способностях, используйте Grammarly (или какое-либо другое приложение) или покажите свое письмо тому, кто умеет корректировать.

• Будьте вежливы и профессиональны

Очень важно оставаться профессионалом, когда дело доходит до деловой переписки. Однако самое важное, что нужно помнить, это то, что вы пишете другому человеку. Иногда этот человек может читать десятки таких писем каждый день. Так что сделайте так, чтобы это стоило их времени, сохраняя вежливость и дружелюбие.

• Используйте призыв к действию

Чего вы ожидаете от получателя после прочтения вашего письма? Вы хотите, чтобы они написали или перезвонили вам? Или вы хотите, чтобы они прислали вам какую-то информацию или, может быть, решить проблему? Это нужно указать в конце письма. Дайте человеку четкий призыв к действию, чтобы он знал, что делать дальше.

• Проверьте и отредактируйте свое письмо

Мы уже упоминали о важности правильной грамматики в вашей переписке выше. Помните, что оставлять ошибки без внимания — это худшее, что вы можете сделать. Это не из-за самих ошибок, которые могут заставить вас выглядеть не очень умным, а скорее потому, что это может создать впечатление, что вы не достаточно заботитесь о том, чтобы вычитывать свое письмо.

• Используйте активный залог

Изображение предоставлено Atomicreach

Хотя нет ничего плохого в использовании пассивного залога, постарайтесь избегать его. Это сместит акцент с субъекта на объект, а в некоторых случаях это также означает снятие ответственности. Сказать «была обнаружена проблема» — это не то же самое, что сказать «я обнаружил проблему», хотя эти два слова выглядят синонимами. Ваши предложения звучат сильнее с активным залогом.

Как отправить личное деловое письмо по электронной почте

В некоторых случаях вам не нужно отправлять личное деловое письмо по почте — электронная почта может быть лучшим вариантом. Это особенно верно, если бумажное письмо слишком долго доходит до получателя или если последний указывает, что лучше связаться с ним по электронной почте.

В таких случаях вы можете сделать одно из двух:

А) Напишите стандартное личное деловое письмо и прикрепите его к своему электронному письму.

Б) Напишите текст личного письма в теле письма

Если вы выберете вариант Б), вам не нужно уделять столько внимания форматированию текста. Вы также можете не указывать почтовый адрес получателя независимо от варианта, особенно если вы его не знаете.

Более того, в случае электронных писем вы можете заменить свою личную подпись своей электронной подписью или подписью электронной почты . Ознакомьтесь с соответствующими требованиями, чтобы понять, какого из них здесь достаточно.

Нажмите здесь, чтобы еще больше персонализировать деловое письмо, создав профессиональные электронные подписи.

5 лучших образцов на все случаи жизни

Прежде чем подводить итоги этой статьи, приведем несколько образцов личного делового письма . Они более-менее универсальны, и вы можете взять любой из них и подстроить под свой конкретный случай. Не забудьте изменить имена и личные данные как вас, так и вашего получателя.

Образец № 1: Личное деловое благодарственное письмо

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит 123

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

6 марта 2022 г.

Брайан Питерс

ООО Хоспитал-лы

Низкий переулок 47

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Дорогой Брайан:

Я хотел бы поблагодарить вас за вашу помощь в организации «Tech Un-Conference» в Лондоне в начале этого месяца. Без вашей поддержки моя компания не смогла бы разместить докладчиков, что могло привести к тому, что большинство из них не смогли бы принять участие.

В качестве благодарности я хотел бы пригласить вас и ваших сотрудников на серию онлайн-семинаров по программированию, которые вы можете посетить в любое удобное для вас время.

Я бы попросил вас выбрать технологию или язык, которые представляют наибольший интерес для каждого из вас, и вернуться ко мне к концу следующей недели. Затем я вышлю вам ваши личные регистрационные коды. Вы можете связаться со мной по адресу [email protected] или по телефону +440000000000.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация о доступных семинарах, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением,

Анджела Маркович

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит 123

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

В приложении: Брошюра о семинарах Un-Conf

Образец № 2: Письмо местному продавцу о задержке доставки

[Почтовый адрес отправителя]

[Город, почтовый индекс/индекс]

[СВИДАНИЕ]

[Имя получателя]

[Почтовый адрес получателя]

[Город, почтовый индекс/индекс]

Уважаемый [Имя получателя]!

12 января 2022 года я заказал кроссовки в вашем интернет-магазине (номер заказа 100997634). Согласно информации на вашей странице «Доставка и доставка», я должен был ожидать доставку к 26 января 2022 года. Однако с ожидаемой даты доставки прошло больше месяца, а я до сих пор не получил свой заказ. Я хотел бы, чтобы вы рассмотрели возможные причины задержки моего заказа.

Я считаю, что при обработке заказа произошла простая ошибка. Я хотел бы совершить покупку в вашем магазине в будущем и надеюсь, что эта текущая проблема будет решена в течение нескольких дней. Если вам нужна дополнительная информация о моем заказе, вы можете связаться со мной по телефону 444-444-3333 или по адресу [email protected].

Заранее спасибо!

[Имя отправителя]

[Адрес отправителя]

Образец № 3: Письмо с извинениями

[Почтовый адрес отправителя]

[Город, почтовый индекс/индекс]

[СВИДАНИЕ]

[Имя получателя]

[Почтовый адрес получателя]

[Город, почтовый индекс/индекс]

Уважаемый [Имя],

Я хотел бы извиниться за отмену нашей встречи на прошлой неделе. Я понимаю, что мой звонок в последнюю минуту, должно быть, помешал твоим планам на этот день. Если бы не чрезвычайная ситуация, я бы этого не делал.

Я хочу, чтобы вы знали, что наши хорошие отношения имеют большое значение для меня. Поэтому я хотел бы загладить свою вину и пригласить вас на обед. Пожалуйста, выберите время и дату, когда вы свободны, и я позабочусь о том, чтобы быть там. Обед, конечно, за мной.

Вы можете связаться со мной в любое время по электронной почте [email protected] или по телефону 444 444 3333.

С нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,

[Имя отправителя]

[Адрес отправителя]

Образец № 4: Письмо сотруднику

[Название компании отправителя]

[Адрес компании]

[Город, почтовый индекс/индекс]

[СВИДАНИЕ]

[Имя получателя]

[Почтовый адрес получателя]

[Город, почтовый индекс/индекс]

Дорогой Марвин,

Примите самые теплые поздравления с избранием работником года! Чтобы выразить признательность всей нашей компании за вашу выдающуюся работу, я хотел бы наградить вас премией в конце этого месяца.

Я также хочу поблагодарить вас лично за все ваши обязательства. Благодаря вашим навыкам и опыту наша компания за год выросла из стартапа из десяти человек в хорошо зарекомендовавший себя международный бизнес. Вы являетесь бесценным активом для нашей компании и образцом для подражания для других в команде. Я не могу тебя отблагодарить.

Искренне,

Джанет Делия

Технический директор, [Название компании]

Образец № 5: Письмо-приглашение

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит 123

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

6 марта 2022 г.

Брайан Питерс

ООО Хоспитал-лы

Низкий переулок 47

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Дорогой Брайан:

Приглашаю вас и вашу команду на следующие мастер-классы:

• Основы UX-дизайна (начало: 6 мая 2022 г.)
• Создание приложений с помощью React Native (начало: 14 июня 2022 г.)
• Структуры данных (начало: 15 июня 2022 г.)

Пожалуйста, найдите персональные коды и программы курсов во вложении.

Надеюсь, вам понравятся мастер-классы так же, как Лорен, Пол и Аниш любили их разрабатывать. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация о доступных семинарах, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. Как всегда, вы можете связаться со мной по адресу [email protected] или +440000000000.

С уважением,

Анджела Маркович

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит 123

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Прилагается:

• Основы UX-дизайна: регистрационный код x 7, программа x 7
• Создание приложений с помощью React Native: регистрационный код x 5, программа x 5
• Структуры данных: регистрационный код x 3, программа x 3

Вывод

Писать личные деловые письма не так сложно, если знать, из каких элементов они состоят и как их форматировать. После того, как вы напишете такое письмо один раз, вы застрахованы. Тем не менее, вам нужно убедиться, что вы не совершаете критических ошибок, например, не вычитываете его перед отправкой, не добавляете в него слишком много деталей или не слишком роботизированы в своем письме.

Просто помните, что независимо от причины, по которой вы написали личное письмо, вы всегда должны оставаться вежливым, профессиональным и по существу. А если у вас есть какие-либо сомнения, вы всегда можете проконсультироваться с одним из наших образцов.