Come scrivere una lettera commerciale personale per raggiungere i tuoi obiettivi e mostrare la tua esperienza

1. Che cos'è una lettera commerciale personale?
2. Qual è la differenza tra lettere commerciali personali e lettere commerciali?
3. Principali ragioni per scrivere una lettera commerciale personale
4. Quali informazioni dovrebbero essere incluse in una lettera commerciale personale?
5. Guida passo passo: come scrivere e strutturare una lettera commerciale personale
6. Elementi essenziali della formattazione della lettera commerciale personale
7. Errori comuni nella scrittura di lettere commerciali personali
8. Suggerimenti per scrivere una forte lettera d'affari personale
9. Come inviare una lettera e-mail aziendale personale via e-mail
10. I migliori 5 campioni per tutte le occasioni

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mittente - Generatore di e-mail e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. RocketLink - Il tuo linker breve di marca
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Al centro di ogni relazione c'è la comunicazione. Questo vale anche per le relazioni d'affari: dipendono da incontri, telefonate e corrispondenza scritta costanti.

Fortunatamente, tutta la tecnologia rende l'interazione con gli altri molto più semplice e più efficiente in termini di tempo. Non c'è più bisogno di essere fisicamente presenti a una riunione e l'invio di lettere è diventato un'attività istantanea grazie alla posta elettronica. Eppure, ogni tanto ci si aspetta che tu scriva una lettera commerciale su carta e la invii per posta.

Perchè così? Prima di tutto, è più professionale. In secondo luogo, è un gesto che mostra che hai investito più tempo nel raggiungere una determinata persona o organizzazione.

Se trovi che scrivere lettere reali sia troppo impegnativo, non temere: questo è un articolo per te. In esso, esamineremo tutti gli aspetti principali della scrittura di lettere commerciali personali e esamineremo quanto segue:

• Come scrivere una lettera di lavoro personale
• Qual è la differenza tra una lettera commerciale personale e una lettera commerciale?
• Come formattare una lettera commerciale personale
• Suggerimenti e migliori pratiche per scrivere lettere commerciali personali
• Quali campioni universali puoi utilizzare quando scrivi lettere commerciali personali

Cominciamo prima con le basi.

Che cos'è una lettera commerciale personale?

Normalmente, una lettera commerciale personale è quella che scrivi come individuo a un'azienda o ad altri individui all'interno di una particolare attività. Normalmente è dattiloscritto. Sebbene i motivi e le occasioni per scriverne uno possano essere diversi, il tuo obiettivo principale è solitamente di carattere personale, mentre la tua relazione è di natura commerciale. Un punto importante da tenere a mente è che le lettere commerciali personali sono leggermente diverse dalle lettere commerciali.

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Qual è la differenza tra lettere commerciali personali e lettere commerciali?

Lo scopo principale delle e-mail aziendali personali è costruire relazioni e stabilire contatti . Tuttavia, questo vale anche per le lettere commerciali. La principale differenza tra i due è che scrivi quello personale per tuo conto. Né le lettere di marketing né quelle di vendita si adattano qui.

I motivi per scrivere una lettera di lavoro personale , invece, possono essere diversi. Diamo un'occhiata ad alcune delle situazioni comuni nel prossimo paragrafo.

Principali ragioni per scrivere una lettera di lavoro personale

• Per richiedere informazioni o azioni

L'esempio più comune è una lettera ai funzionari del governo o al rappresentante della tua banca. Ad esempio, vuoi ottenere una dichiarazione di previdenza sociale o richiedere un punteggio di credito. Un altro caso d'uso popolare è una lettera di domanda di lavoro.

• Congratularsi

Ci sono molte occasioni per questo: un compleanno, la nascita di un bambino, un anniversario di lavoro, una promozione di carriera o, ad esempio, quando l'azienda che stai guardando riceve un finanziamento impressionante.

• Per dire "grazie"

Si può essere grati per qualsiasi cosa. Puoi scrivere una lettera per ringraziare qualcuno per un incontro o un colloquio di lavoro, per averti fatto da mentore o per aver condiviso con te alcune informazioni utili.

• Da seguire dopo un'occasione

Ci sono anche numerose occasioni possibili per questo. Puoi contattare il tuo responsabile delle assunzioni, un conduttore di officina, il tuo agente assicurativo o un partner commerciale. Seguire è un ottimo modo per ricordare alle persone te stesso.

• Per raccontare la tua decisione

Ad esempio, quando si rompe il contratto con il fornitore di servizi o si accetta un'offerta di lavoro, è possibile utilizzare un formato di lettera commerciale personale per renderlo più professionale.

• Per chiedere scusa

Se non puoi partecipare a un evento oa qualsiasi altra occasione, potrebbe essere più educato scrivere una lettera in cui ti scusi per il cambio di programma. Può anche essere usato quando esprimi i tuoi rimpianti quando è successo qualcosa di brutto.

• Per invitare a un evento

Sebbene gli inviti, come le note di congratulazioni, vengano solitamente inviati con i biglietti, puoi anche utilizzare una lettera di lavoro personale. Tutto dipende dal livello di formalità.

• Per accogliere un nuovo partner commerciale

Se hai un nuovo partner commerciale, puoi inviare una lettera sia dalla società che rappresenti sia per tuo conto. In quest'ultimo caso, una lettera commerciale personale è la scelta giusta.

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Quali informazioni dovrebbero essere incluse in una lettera commerciale personale?

Vediamo ora quali sono le parti principali di una lettera commerciale personale . In quasi tutti i casi, la carta dovrebbe essere composta da:

• Informazioni sul mittente
• L'appuntamento
• Informazioni sul destinatario
• Saluto
• Corpo
• Chiusura
• La tua firma

A seconda dello scopo della tua corrispondenza, possono essere presenti anche altri elementi. Ad esempio, il logo della tua azienda (se stai scrivendo come rappresentante della tua azienda) o una nota aggiuntiva che elenca gli allegati nel caso ne abbia.

Diamo un'occhiata ai componenti in modo più approfondito.

Guida passo passo: come scrivere e strutturare una lettera commerciale personale

Di seguito è riportata la guida principale su come scrivere una lettera di lavoro personale per ogni occasione. Basta fare un elenco di questi elementi prima di iniziare a creare il tuo messaggio. Ti consigliamo di creare un modello e di conservarlo, in modo che, una volta capitata l'occasione, puoi semplicemente compilare i dettagli necessari.

Nota: questa istruzione segue lo stile di formattazione del blocco. Ne parleremo più avanti.

1. Informazioni sul mittente

Inizia con il tuo indirizzo nella parte superiore della pagina. Ricorda che ti servono solo il nome della via, il numero dell'edificio, l'appartamento o la suite (se applicabile), il codice postale, la città e il paese per la corrispondenza internazionale. Non includere il tuo nome qui, poiché seguirà in fondo alla pagina. Inoltre, ricorda di evitare abbreviazioni di qualsiasi tipo. Ad esempio, scrivi "Via" invece di "St."

2. Data

Una riga vuota dopo l'indirizzo del mittente, scrivi la data in cui è stata scritta la lettera. Assicurati di utilizzare il formato della data corretto a seconda del tuo paese. Ad esempio, negli Stati Uniti, sarà simile a questo:

6 marzo 2022

e così nel Regno Unito e in Europa:

6 marzo 2022

3. Informazioni sul destinatario

Ora lascia di nuovo una riga vuota dopo la data e scrivi il nome e l'indirizzo del destinatario. Usa il titolo appropriato se il tuo rapporto con il destinatario è formale. Non dimenticare i titoli accademici se la persona ha una laurea. Per l'indirizzo, seguire le stesse regole del passaggio 1 (Informazioni sul mittente).

4. Saluto

Una riga vuota dopo il blocco precedente, rivolgiti alla persona a cui stai scrivendo. Inizia con "Caro" e usa il titolo appropriato. Ricorda: se il destinatario è una donna e non sai se preferisce la signorina, la signora o la signora, usa la signora neutra. Se conosci bene la persona, puoi usare solo il nome. Segui il saluto con due punti e lascia una riga vuota.

5. Corpo

Inizia il corpo del tuo messaggio con una lettera maiuscola. Non dimenticare una breve introduzione se la persona non sa (o non ricorda) chi sei. Successivamente, indica lo scopo della tua scrittura e fornisci i dettagli necessari. Se hai più di un paragrafo, separali l'uno dall'altro con una riga vuota. Alla fine del corpo, riassumi ciò che hai detto e invia un invito all'azione.

6. Chiusura

Usa una chiusura formale con cui sei a tuo agio e che funziona in questa particolare situazione. Il modo sicuro per andare è "Cordiali saluti" o qualcosa di simile. Anche "Grazie" o "Cordiali saluti" funzionerebbero in alcuni casi.

7. Firma

Il blocco firma è composto da:

• La tua firma autografa
• Il tuo nome
• (Facoltativo: il nome della tua azienda)
• Il tuo indirizzo e le informazioni di contatto (o i tuoi dati di contatto aziendali se scrivi per conto dell'azienda)

Inizia questo blocco con quattro righe vuote dopo la chiusura. Utilizzerai questo spazio per la tua firma. Scrivi il tuo nome, indirizzo, numero di telefono ed e-mail, tutti i dettagli di contatto che potrebbero funzionare per te. Nel caso in cui scrivi in ​​qualità di rappresentante dell'azienda, utilizza il nome e l'indirizzo dell'azienda.

8. Elementi opzionali

Per le righe vuote dopo il tuo indirizzo e numero di telefono, puoi citare tutti i documenti che hai allegato e che stai inviando insieme alla lettera corrente. Puoi indicare il numero di allegati o elencarli tutti.

Elementi essenziali della formattazione della lettera commerciale personale

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Dovresti ricordare che le lettere commerciali personali richiedono uno stile e una formattazione ufficiali. In questa sezione parleremo di più su come scrivere correttamente una lettera di lavoro personale , in modo che abbia un aspetto professionale.

• Usa la formattazione a blocchi

Quando abbiamo scritto degli elementi, avevamo in mente il formato a blocchi di una lettera commerciale personale . È caratterizzato dal lasciare un numero particolare di righe vuote tra determinati blocchi e paragrafi. Le regole principali sono:

• Allinea a sinistra tutto il testo, incluso il corpo e altri blocchi (indirizzi, data, saluto, chiusura e firma).
• Usa il margine di 2 pollici dalla parte superiore della pagina.
• Usa i margini di 1 pollice su entrambi i lati sinistro e destro.
• Spazio singolo al testo.
• Lascia 1 riga vuota dopo: le informazioni sul mittente, la data, le informazioni sul destinatario, il saluto e ogni paragrafo del corpo.
• Lascia 4 righe vuote dopo: la chiusura e la tua firma.
• Non far rientrare i paragrafi.
  

• Scegli uno stile di carattere appropriato

Scegli il tipo di carattere e lo stile corretti. Assicurati di utilizzare un solo carattere. Usa font standard, come Times New Roman o Arial. Se il tuo destinatario è meno conservativo, puoi utilizzare altri caratteri leggibili ampiamente accettati e utilizzati per la corrispondenza commerciale. La dimensione del carattere corretta è 12.

• Evidenzia le parti importanti del testo

Per garantire una migliore leggibilità, puoi evidenziare alcune parti del testo che ritieni importanti. A seconda del tuo pubblico, puoi farlo con la formattazione in grassetto e corsivo o con il colore. Tuttavia, evita di rendere la tua lettera troppo colorata, poiché riduce la leggibilità del documento ed è considerata poco professionale.

• Usa i modelli aziendali

Sebbene un formato di lettera aziendale personale non richieda l'utilizzo di carta intestata aziendale, puoi comunque farlo. Se scrivi come rappresentante della tua azienda o per conto della società, assicurati di utilizzare modelli aziendali speciali. Normalmente includono il logo e l'indirizzo dell'azienda. Nel caso sia appropriato, potresti utilizzare anche il timbro aziendale. Tuttavia, fai attenzione: se agisci come un privato, non dovresti usare alcun simbolismo aziendale.

Errori comuni nella scrittura di lettere commerciali personali

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Prima di iniziare a scrivere la tua lettera, vorremmo sottolineare gli errori più comuni che le persone spesso commettono. Quindi, per favore, cerca di evitare quanto segue:

• Essere troppo informale
• Essere troppo formale e scortese
• Scrivere una grande quantità di testo
• Usare il titolo sbagliato quando ci si rivolge alla persona
• Dimenticare di presentarsi quando non si ha molta familiarità con il destinatario
• Non aver corretto la tua lettera prima di inviarla

Ricorda che la tua lettera di lavoro personale è un pezzo standardizzato che dovrebbe seguire determinate linee guida di stile. D'altra parte, è anche importante tenere a mente che il destinatario è una persona vivente. Quindi mantieni la tua lettera sia professionale che educata.

Suggerimenti per scrivere una forte lettera d'affari personale

La maggior parte dei suggerimenti per scrivere una lettera commerciale personale sono gli stessi di quelli per creare qualsiasi altro pezzo di corrispondenza commerciale, dalle note di ringraziamento e dai messaggi di risposta automatica alle e-mail di prospezione . Questo è il motivo per cui potresti trovare familiari alcune delle seguenti best practice. E comunque, non farà male ripeterli.

• Evita un'eccessiva familiarità

Prima di tutto, ricorda di mantenere una distanza leggermente maggiore tra te e il destinatario quando si tratta di corrispondenza commerciale. Capita spesso di non conoscere la persona a cui stai scrivendo. Voi due potreste avere status sociali, background o anche percezioni diverse di ciò che può essere considerato divertente o appropriato.

• Sii conciso e mantieni il punto

Ricorda che la tua lettera di lavoro personale ha sempre uno scopo. Questo scopo dovrebbe essere chiaro al tuo destinatario fin dall'inizio. Evita generalizzazioni, metafore, figure retoriche o qualsiasi cosa che il tuo destinatario potrebbe interpretare erroneamente. Mantieni il tuo messaggio al punto e non andare oltre.

• Evita errori di ortografia e grammatica

Non importa quanto bene hai espresso il tuo punto e formattato la lettera, errori di ortografia o errori grammaticali potrebbero portare a conseguenze drastiche. È molto meglio non scrivere il messaggio in primo luogo che inviarlo pieno di errori. Dedica un po' di tempo in più per controllare la tua lettera più volte prima di inviarla. Se non sei sicuro della tua grammaticalità, usa Grammarly (o qualche altra app) o mostra la tua scrittura a qualcuno che è bravo a correggere le bozze.

• Sii gentile e professionale

È fondamentale rimanere professionali quando si tratta di corrispondenza commerciale. Tuttavia, la cosa più importante da ricordare è che stai scrivendo a un altro essere umano. A volte, questa persona potrebbe leggere dozzine di lettere come questa ogni giorno. Quindi fai in modo che valga il loro tempo mantenendolo educato e amichevole.

• Usa un invito all'azione

Cosa ti aspetti dal tuo destinatario dopo aver letto la tua lettera? Vuoi che ti scrivano o ti richiamino? Oppure vuoi che ti inviino delle informazioni o magari risolvano un problema? Devi specificarlo alla fine della tua lettera. Dai alla persona un chiaro invito all'azione, in modo che sappia cosa fare dopo.

• Correggi e modifica la tua lettera

Abbiamo già menzionato l'importanza di una corretta grammatica nella tua corrispondenza sopra. Ricorda che lasciare gli errori incustoditi è il peggio che puoi fare. Non è a causa degli errori in sé che possono farti sembrare poco intelligente, ma piuttosto perché potrebbe creare l'impressione che non ti interessi abbastanza per correggere la tua lettera.

• Usa la voce attiva

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Anche se non c'è niente di male nell'usare la voce passiva, considera di evitarla. Sposterebbe l'enfasi dal soggetto all'oggetto e, in alcuni casi, ciò significa anche rimuovere la responsabilità. Dire "è stato individuato un problema" non è lo stesso che dire "Ho individuato un problema", sebbene i due sembrino sinonimi. Le tue frasi suonano più forti con una voce attiva.

Come inviare una lettera di posta elettronica aziendale personale via e-mail

In alcuni casi, non è necessario inviare una lettera di lavoro personale per posta: un'e-mail potrebbe essere un'opzione migliore. Ciò è particolarmente vero se la lettera cartacea impiega troppo tempo per raggiungere il destinatario o se quest'ultimo specifica che è meglio contattarlo via e-mail.

In questi casi, puoi fare una delle due cose:

A) Scrivi una lettera commerciale personale standard e allegala alla tua email

B) Scrivi il testo della tua lettera personale nel corpo dell'email

Se scegli l'opzione B), non devi prestare così tanta attenzione alla formattazione del testo. Potresti anche evitare di includere l'indirizzo postale del destinatario indipendentemente dall'opzione, soprattutto se non lo conosci.

Inoltre, nel caso delle e-mail, puoi sostituire la tua firma personale con la tua firma elettronica o firma e -mail . Consulta i rispettivi requisiti per capire quale sarebbe sufficiente qui.

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I migliori 5 campioni per tutte le occasioni

Prima di riassumere questo articolo, ti forniamo diversi esempi di una lettera commerciale personale . Sono più o meno universali e puoi prenderne uno qualsiasi e adattarti alla tua occasione specifica. Non dimenticare di modificare i nomi e i dati personali di te e del destinatario.

Esempio n. 1: una lettera di ringraziamento per affari personali

Un-Conf LLC

Via Alta 123

Londra [CODICE POSTALE]

6 marzo 2022

Brian Peters

Hospitally LLC

Corsia bassa 47

Londra [CODICE POSTALE]

Caro Brian:

Vorrei ringraziarvi per il vostro aiuto nell'organizzazione della "Tech Un-Conference" a Londra all'inizio di questo mese. Senza il tuo supporto, la mia azienda non sarebbe riuscita a ospitare i relatori, il che avrebbe potuto comportare che la maggior parte di loro non avrebbe potuto partecipare.

In segno di gratitudine, vorrei invitare te e i tuoi dipendenti a una serie di workshop di codifica online, a cui potrete partecipare in qualsiasi momento sia conveniente per voi.

Vi chiederei di selezionare la tecnologia o la lingua che interessa di più a ciascuno di voi e di ricontattarmi entro la fine della prossima settimana. Ti invierò quindi i tuoi codici di registrazione personali. Puoi contattarmi all'indirizzo [email protected] o al numero di telefono +440000000000.

Se hai domande o hai bisogno di maggiori informazioni sui workshop disponibili, non esitare a contattarmi.

Cordiali saluti,

Angela Markovic

Un-Conf LLC

Via Alta 123

Londra [CODICE POSTALE]

In allegato: Brochure Workshop Un-Conf

Esempio n. 2: una lettera a un rivenditore locale in merito alla consegna ritardata

[Indirizzo civico del mittente]

[Città, CAP/CAP]

[DATA]

[Nome del destinatario]

[Indirizzo civico del destinatario]

[Città, CAP/CAP]

Gentile [Nome del destinatario]:

Il 12 gennaio 2022 ho ordinato un paio di sneakers dal vostro negozio online (n. d'ordine 100997634). Secondo le informazioni sulla tua pagina Spedizione e consegna, avrei dovuto aspettarmi la consegna entro il 26 gennaio 2022. Tuttavia, è passato più di un mese dalla data di consegna prevista e non ho ancora ricevuto il mio ordine. Vorrei che esaminassi i possibili motivi per cui il mio ordine potrebbe essere arrivato in ritardo.

Credo che ci sia stato un semplice errore nell'elaborazione dell'ordine. Vorrei acquistare dal vostro negozio in futuro e spero che questo problema attuale possa essere risolto entro pochi giorni. Se hai bisogno di maggiori informazioni sul mio ordine, puoi contattarmi al 444-444-3333 o [email protected].

Grazie in anticipo!

[Nome del mittente]

[Indirizzo del mittente]

Esempio n. 3: una lettera di scuse

[Indirizzo civico del mittente]

[Città, CAP/CAP]

[DATA]

[Nome del destinatario]

[Indirizzo civico del destinatario]

[Città, CAP/CAP]

Caro [Nome],

Vorrei scusarmi per aver cancellato il nostro appuntamento la scorsa settimana. Capisco che la mia telefonata dell'ultimo minuto deve aver interferito con i tuoi piani per quel giorno. Se questa non fosse un'emergenza, non l'avrei fatto.

Voglio che tu sappia che il nostro buon rapporto è di grande importanza per me. Perciò vorrei farmi perdonare e invitarvi a pranzo. Per favore, scegli l'ora e la data in cui sei disponibile, e mi assicurerò di essere lì. Naturalmente, il pranzo è su di me.

Puoi contattarmi in qualsiasi momento alla mia email [email protected] o al telefono 444 444 3333.

Rimango in attesa di una tua risposta.

Cordiali saluti,

[Nome del mittente]

[Indirizzo del mittente]

Esempio n. 4: una lettera a un dipendente

[Nome azienda del mittente]

[Indirizzo della società]

[Città, CAP/CAP]

[DATA]

[Nome del destinatario]

[Indirizzo civico del destinatario]

[Città, CAP/CAP]

Caro Marvin,

Le mie più sentite congratulazioni per essere stato scelto come impiegato dell'anno! Per mostrarti l'apprezzamento di tutta la nostra azienda per il tuo eccezionale lavoro, vorrei assegnarti un bonus alla fine di questo mese.

Voglio anche ringraziarti personalmente per tutto il tuo impegno. Grazie alle tue capacità e competenze, la nostra azienda è cresciuta nel corso dell'anno da una startup di dieci persone a un consolidato business internazionale. Sei una risorsa inestimabile per la nostra azienda e un modello per gli altri nel team. Non posso ringraziarti abbastanza.

Cordiali saluti,

Janet Deliah

CTO, [Nome azienda]

Esempio n. 5: una lettera di invito

Un-Conf LLC

Via Alta 123

Londra [CODICE POSTALE]

6 marzo 2022

Brian Peters

Hospitally LLC

Corsia bassa 47

Londra [CODICE POSTALE]

Caro Brian:

Vorrei invitare te e il tuo team ai seguenti workshop:

• Le basi dell'UX design (Inizio: 6 maggio 2022)
• Creazione di app con React Native (inizio: 14 giugno 2022)
• Strutture dati (Inizio: 15 giugno 2022)

In allegato i codici personali e i programmi dei corsi.

Spero che i workshop vi piacciano tanto quanto Lauren, Paul e Aneesh si sono divertiti a progettarli. Se hai domande o hai bisogno di maggiori informazioni sui workshop disponibili, non esitare a contattarmi. Come sempre, puoi contattarmi all'indirizzo [email protected] o +440000000000.

Cordiali saluti,

Angela Markovic

Un-Conf LLC

Via Alta 123

Londra [CODICE POSTALE]

Chiuso:

• Le basi del design UX: codice di registrazione x 7, programma x 7
• Creazione di app con React Native: codice di registrazione x 5, programma x 5
• Strutture dati: codice di registrazione x 3, programma x 3

Conclusione

Scrivere lettere di lavoro personali non è così difficile se sai in quali elementi sono composte e come formattarle. Dopo aver scritto una lettera del genere una volta, sei coperto. Tuttavia, devi assicurarti di non commettere errori cruciali come non rileggerlo prima di inviarlo o metterci troppi dettagli o essere troppo robotico nella tua scrittura.

Ricorda solo che, indipendentemente dal motivo per cui scrivi una lettera personale, devi sempre essere educato, professionale e arrivare al punto. E se hai dei dubbi, puoi sempre consultare uno dei nostri campioni.