あなたの目標を達成し、あなたの専門知識を示すために個人的なビジネスレターを書く方法

1.個人的なビジネスレターとは何ですか？
2.個人のビジネスレターとビジネスレターの違いは何ですか？
3.個人的なビジネスレターを書く主な理由
4.個人のビジネスレターにはどのような情報を含める必要がありますか？
5.ステップバイステップガイド：個人的なビジネスレターの書き方と構成方法
6.個人的なビジネスレターのフォーマットの要点
7.個人的なビジネスレターを書く際のよくある間違い
8.強力な個人的なビジネスレターを書くためのヒント
9.電子メールで個人的なビジネスの電子メールレターを送信する方法
10.すべての機会に最適な5つのサンプル

便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.送信者-メールビルダーと送信者
3. Reply.io-個人的な電子メールのアウトリーチ、電話、およびタスク
4.RocketLink-ブランド化された短いリンカー
5.Canva-デザインを作成するためのオンラインツール

あらゆる関係の中心には、コミュニケーションがあります。 これはビジネス関係にも当てはまります。彼らは定期的な会議、電話、書面による連絡に依存しています。

幸いなことに、すべてのテクノロジーにより、他のユーザーとのやり取りがはるかに簡単になり、時間効率が向上します。 会議に物理的に出席する必要がなくなり、メールのおかげで手紙を送ることがすぐにできるようになりました。 それでも、たまに紙にビジネスレターを書いて郵送することが期待されています。

なんでそうなの？ まず第一に、それはより専門的です。 第二に、それはあなたが特定の人や組織に手を差し伸べるためにより多くの時間を費やしたことを示すジェスチャーです。

実際の手紙を書くのが難しすぎると感じたとしても、恐れることはありません。これはあなたのための記事です。 その中で、私たちは個人的なビジネスレターを書くことのすべての主要な側面をカバーし、以下を調べます：

• 個人的なビジネスレターの書き方
• 個人のビジネスレターとビジネスレターの違いは何ですか？
• 個人的なビジネスレターのフォーマット方法
• 個人的なビジネスレターを書くためのヒントとベストプラクティス
• 個人的なビジネスレターを書くときに使用できるユニバーサルサンプル

まずは基本から始めましょう。

個人的なビジネスレターとは何ですか？

通常、個人的なビジネスレターは、特定のビジネス内の会社または他の個人のいずれかに個人として書くものです。 通常はタイプライターで書かれています。 それを書く理由と機会は異なるかもしれませんが、あなたの主な目標は通常個人的な性格であり、あなたの関係はビジネス的な性質のものです。 覚えておくべき重要な点は、個人のビジネスレターはビジネスレターとは少し異なるということです。

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個人のビジネスレターとビジネスレターの違いは何ですか？

個人的なビジネスメールの主な目的は、関係を構築し、連絡先を確立することです。 しかし、それはビジネスレターにも当てはまります。 2つの主な違いは、あなたがあなたに代わって個人的なものを書くことです。 マーケティングレターもセールスレターもここには当てはまりません。

一方、個人的なビジネスレターを書く理由は異なる場合があります。 次の段落で一般的な状況のいくつかを見てみましょう。

個人的なビジネスレターを書く主な理由

• 情報またはアクションを要求するには

最も一般的な例は、政府関係者または銀行の代表者への手紙です。 たとえば、社会保障明細書を入手したり、クレジットスコアを要求したりします。 もう1つの一般的な使用例は、求人応募レターです。

• 祝福します

これには多くの機会があります：誕生日、子供の誕生、仕事の記念日、キャリアの昇進、またはたとえば、あなたが見ている会社が印象的な資金を得たとき。

• 「ありがとう」と言うには

何にでも感謝することができます。 会議や就職の面接、メンタリング、または有益な情報の共有について誰かに感謝する手紙を書くことができます。

• 機会の後にフォローアップする

これについても多くの可能性があります。 採用担当マネージャー、ワークショップの指揮者、保険代理店、またはビジネスパートナーにフォローアップすることができます。 フォローアップは、人々に自分自身を思い出させるための素晴らしい方法です。

• あなたの決定について話すために

たとえば、サービスプロバイダーとの契約を破ったり、求人を受け入れたりする場合は、個人的なビジネスレター形式を使用して、より専門的にすることができます。

• 申し訳ありません

イベントなどに参加できない場合は、計画変更をお詫びする手紙を書く方が礼儀正しいかもしれません。 また、何か悪いことが起こったときに後悔を表明するときにも使用できます。

• イベントに招待するには

おめでとうのメモのような招待状は通常カードで送られますが、個人的なビジネスレターを使用することもできます。 それはすべて、形式のレベルに依存します。

• 新しいビジネスパートナーを歓迎する

新しいビジネスパートナーがいる場合は、あなたが代表する会社とあなたに代わっての両方から手紙を送ることができます。 後者の場合、個人的なビジネスレターが正しい選択です。

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個人のビジネスレターにはどのような情報を含める必要がありますか？

個人的なビジネスレターの主要部分が何であるかを見てみましょう。 ほとんどの場合、紙は次のもので構成されている必要があります。

• 送信者の情報
• 日付
• 受信者の情報
• 敬礼
• 体
• 閉鎖
• あなたの署名

通信の目的に応じて、他の要素も存在する可能性があります。 たとえば、会社のロゴ（会社の代表として書いている場合）や、添付ファイルがある場合は添付ファイルをリストした追加のメモなどです。

コンポーネントをさらに詳しく見ていきましょう。

ステップバイステップガイド：個人的なビジネスレターの書き方と構成方法

以下は、あらゆる機会に個人的なビジネスレターを書く方法に関するあなたの主なガイドです。 メッセージの作成を開始する前に、これらの要素のリストを作成してください。 テンプレートを作成して保管することをお勧めします。そうすれば、機会があれば、必要な詳細を簡単に入力できます。

注：この命令は、ブロックのフォーマットスタイルに従います。 これについては、以下で詳しく説明します。

1.送信者の情報

ページ上部の住所から始めます。 国際通信には、通りの名前、建物番号、アパートまたはスイート（該当する場合）、郵便番号、都市、および国が必要なだけであることを忘れないでください。 ページの下部に続くので、ここにあなたの名前を含めないでください。 また、いかなる種類の略語も避けることを忘れないでください。 たとえば、「St。」の代わりに「Street」と記述します。

2.日付

送信者のアドレスの1行後に、手紙が書かれた日付を記入します。 国に応じて、正しい日付形式を使用してください。 たとえば、米国では、次のようになります。

2022年3月6日

英国とヨーロッパではこのように：

2022年3月6日

3.受信者の情報

ここで、日付の後にもう一度空の行を1行残して、宛先の名前と住所を入力します。 受信者との関係が正式なものである場合は、適切なタイトルを使用してください。 その人が学位を持っている場合は、学位を忘れないでください。 アドレスについては、手順1（送信者情報）と同じルールに従ってください。

4.敬礼

前のブロックの後の1行の空の行は、あなたが書いている人に宛ててください。 「Dear」から始めて、適切なタイトルを使用してください。 覚えておいてください：あなたの受取人が女性で、彼女がミス、ミセス、ミズのどちらを好むかわからない場合は、ニュートラルなミズを使用してください。その人をよく知っている場合は、名だけを使用できます。 コロンで挨拶の後に続き、空の行を残します。

5.ボディ

メッセージの本文は大文字で始めます。 その人があなたが誰であるかを知らない（または覚えていない）場合は、簡単な紹介を忘れないでください。 次に、あなたの執筆の目的を述べ、必要な詳細を提供します。 複数の段落がある場合は、空の行で段落を区切ります。 体の終わりに、あなたが言ったことを要約し、行動を呼びかけます。

6.クロージング

快適で、この特定の状況で機能する正式なクロージングを使用してください。 安全な方法は、「よろしく」などです。 「ありがとう」または「誠実に」が機能する場合もあります。

7.署名

署名ブロックは次のもので構成されます。

• あなたの手書きの署名
• あなたの名前
• （オプション：会社名）
• あなたの住所と連絡先情報（またはあなたが会社を代表して書いている場合はあなたの会社の連絡先の詳細）

閉じた後、このブロックを4行の空行で開始します。 このスペースを署名に使用します。 あなたの名前、住所、電話番号、および電子メールを書いてください-あなたのために働くであろう連絡先の詳細。 会社の代表者として書く場合は、会社名と住所を使用してください。

8.オプションの要素

住所と電話番号の後の空の行については、同封して現在の手紙と一緒に送っているすべての書類に言及することができます。 エンクロージャーの数を指定するか、すべてをリストすることができます。

個人的なビジネスレターのフォーマットの要点

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個人的なビジネスレターには公式のスタイルとフォーマットが必要であることを覚えておく必要があります。 このセクションでは、個人的なビジネスレターを正しく書く方法について詳しく説明します。これにより、プロフェッショナルな外観になります。

• ブロックフォーマットを使用する

要素について書いたとき、私たちは個人的なビジネスレターのブロック形式を念頭に置いていました。 これは、特定のブロックと段落の間に特定の数の空行を残すことを特徴としています。 主なルールは次のとおりです。

• 本文やその他のブロック（住所、日付、挨拶、締めくくり、署名）を含むすべてのテキストを左揃えにします。
• ページの上から2インチの余白を使用します。
• 左側と右側の両方で1インチの余白を使用します。
• テキストをシングルスペースにします。
• 送信者の情報、日付、受信者の情報、挨拶、および各本文の段落の後に1行空欄を残します。
• クロージングと署名の後に4行の空行を残します。
• 段落をインデントしないでください。
  

• 適切なフォントスタイルを選択してください

適切なフォントの種類とスタイルを選択してください。 必ず1つのフォントのみを使用してください。 TimesNewRomanやArialなどの標準フォントを使用します。 受信者の保守性が低い場合は、広く受け入れられ、ビジネス通信に使用されている他の読み取り可能なフォントを使用できます。 適切なフォントサイズは12です。

• テキストの重要な部分を強調表示する

読みやすくするために、重要だと思うテキストの特定の部分を強調表示することができます。 聴衆に応じて、太字と斜体のフォーマットまたは色のいずれかでそれを行うことができます。 それでも、文書の読みやすさを低下させ、専門家ではないと見なされるため、手紙をカラフルにしすぎないようにしてください。

• 会社のテンプレートを使用する

個人のビジネスレター形式ではビジネスレターヘッドを使用する必要はありませんが、それでも使用できます。 会社の代表者として、または会社を代表して執筆している場合は、必ず特別な企業テンプレートを使用してください。 通常、会社のロゴと住所が含まれています。 適切な場合は、企業スタンプを使用することもできます。 それでも、注意してください。個人として行動している場合は、企業の象徴を使用しないでください。

個人的なビジネスレターを書く際のよくある間違い

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あなたが手紙を書き始める前に、私たちは人々がしばしば犯す最も一般的な間違いを指摘したいと思います。 したがって、次のことは避けてください。

• 非公式すぎる
• フォーマルすぎて不親切
• 膨大な量のテキストを書く
• 人に宛てたときに間違ったタイトルを使用する
• 受信者にあまり詳しくないときに自己紹介を忘れる
• 手紙を送る前に校正しなかった

あなたの個人的なビジネスレターは、特定のスタイルガイドラインに従うべき標準化された文章であることを忘れないでください。 一方、受信者は生きている人であることに留意することも重要です。 ですから、あなたの手紙は専門的かつ礼儀正しくしてください。

強力な個人的なビジネスレターを書くためのヒント

個人的なビジネスレターを書くためのヒントのほとんどは、お礼状やオートレスポンダーメッセージから見込み客のメールまで、他のビジネス通信を作成するためのヒントと同じです。 これが、次のベストプラクティスのいくつかをよく知っている理由です。 それでも、それらを繰り返すことは害にはなりません。

• 過度の親しみを避ける

まず第一に、ビジネス通信に関しては、自分と受信者の距離を少し大きくすることを忘れないでください。 手紙を書いている相手がわからないことがよくあります。 2人は、まったく異なる社会的地位、背景、または面白いまたは適切と見なすことができるものについての異なる認識を持っている可能性があります。

• 簡潔にし、要点を守る

あなたの個人的なビジネスレターには常に目的があることを忘れないでください。 この目的は、最初から受信者に明確である必要があります。 一般化、比喩、比喩、または受取人が誤解する可能性のあるものは避けてください。 あなたのメッセージを要点に保ち、それを超えないでください。

• スペルや文法の間違いを避ける

あなたが自分の主張をどれほどうまく述べ、手紙をフォーマットしたとしても、つづりの間違いや文法の誤りは劇的な結果につながる可能性があります。 間違いでいっぱいに送るよりも、そもそもメッセージを書かない方がはるかに良いです。 手紙を送る前に、手紙を数回チェックするために余分な時間を費やしてください。 文法がよくわからない場合は、Grammarly（または他のアプリ）を使用するか、校正が得意な人に文章を見せてください。

• 礼儀正しくプロフェッショナルになる

ビジネス通信に関しては、専門家であり続けることが不可欠です。 ただし、覚えておくべき最も重要なことは、あなたが別の人間に手紙を書いているということです。 時々、この人は毎日このような何十もの手紙を読んでいるかもしれません。 それで、それを礼儀正しくそして友好的に保つことによってそれを彼らの時間の価値があるようにしてください。

• 召喚状を使用する

あなたはあなたの手紙を読んだときにあなたの受取人に何を期待しますか？ あなたは彼らにあなたに手紙を書いてもらいたいですか、それともあなたに電話をかけ直してもらいたいですか？ それとも、彼らにあなたにいくつかの情報を送ってもらいたいですか、それとも問題を解決するためでしょうか？ 手紙の最後にこれを指定する必要があります。 次に何をすべきかがわかるように、その人に明確な行動を呼びかけます。

• 手紙を校正して編集する

上記の通信で適切な文法の重要性についてはすでに述べました。 間違いを放置することはあなたができる最悪のことであることを忘れないでください。 それはあなたがそれほど賢く見えないようにすることができる間違い自体のためではなく、むしろあなたがあなたの手紙を校正するのに十分気にしないという印象を与えるかもしれないからです。

• 能動態を使う

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受動態を使用することについてそれほど悪いことはありませんが、それを避けることを検討してください。 それは強調を主題から目的に移し、場合によっては、これは責任を取り除くことも意味します。 「問題が発見された」と言うことは、「問題を発見した」と言うことと同じではありませんが、2つは同義に見えます。 あなたの文章は能動態でより強く聞こえます。

個人のビジネス用メールレターをメールで送信する方法

場合によっては、個人的なビジネスレターを郵送する必要はありません。メールの方が適している場合があります。 これは、紙の手紙が受取人に届くまでに時間がかかりすぎる場合、または受取人が電子メールで連絡する方がよいと指定している場合に特に当てはまります。

このような場合、次の2つのいずれかを実行できます。

A）標準的な個人のビジネスレターを書いて、メールに添付してください

B）メール本文にあなたの個人的な手紙のテキストを書いてください

オプションB）を使用する場合は、テキストのフォーマットにそれほど注意を払う必要はありません。 オプションに関係なく、特に知らない場合は、受信者の住所を含めないようにすることもできます。

さらに、電子メールの場合、個人の署名を電子署名または電子メールの署名に置き換えることができます。 ここでどちらで十分かを理解するには、それぞれの要件を参照してください。

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すべての機会に最適な5つのサンプル

この記事を要約する前に、個人的なビジネスレターのサンプルをいくつか紹介しましょう。 それらは多かれ少なかれ普遍的であり、あなたはそれらのいずれかを取り、あなたの特定の機会に適応することができます。 あなたとあなたの受取人の両方の名前と個人情報を変更することを忘れないでください。

サンプル＃1：個人的なビジネスのお礼状

Un-Conf LLC

ハイストリート123

ロンドン[郵便番号]

2022年3月6日

ブライアンピーターズ

Hospital-ly LLC

ローレーン47

ロンドン[郵便番号]

親愛なるブライアン：

今月初めにロンドンで開催された「TechUn-Conference」の開催にご協力いただきありがとうございます。 あなたのサポートがなければ、私の会社はスピーカーを受け入れることができなかったでしょう。その結果、ほとんどのスピーカーが参加できなくなった可能性があります。

感謝の気持ちを込めて、あなたとあなたの従業員を一連のオンラインコーディングワークショップに招待したいと思います。このワークショップには、いつでも都合の良いときに参加できます。

皆さんに最も興味のあるテクノロジーや言語を選択して、来週の終わりまでに私に連絡してください。 その後、個人登録コードをお送りします。 [email protected]または電話番号+440000000000のいずれかで私に連絡できます。

ご不明な点がある場合や、利用可能なワークショップについて詳しく知りたい場合は、遠慮なくご連絡ください。

敬具、

アンジェラ・マルコビッチ

Un-Conf LLC

ハイストリート123

ロンドン[郵便番号]

同封：Un-ConfWorkshopsパンフレット

サンプル＃2：配達の遅延に関する地元の小売業者への手紙

[送信者の住所]

[市区町村、郵便番号/郵便番号]

[日にち]

[受取人の氏名]

【受取人の番地】

[市区町村、郵便番号/郵便番号]

親愛なる[受取人の名前]：

2022年1月12日、私はあなたのオンラインショップにスニーカーを注文しました（注文番号100997634）。 配送と配送のページの情報によると、2022年1月26日までに配送される予定でしたが、配送予定日から1か月以上経過しており、まだ注文を受け取っていません。 注文が遅れた理由として考えられる理由を調べていただきたいと思います。

注文処理に簡単な間違いがあったと思います。 将来的にはあなたの店から購入したいと思います。この現在の問題が数日以内に解決されることを願っています。 私の注文に関する詳細情報が必要な場合は、444-444-3333または[email protected]までご連絡ください。

前もって感謝します！

[送信者名]

[差出人のアドレス]

サンプル＃3：謝罪の手紙

[送信者の住所]

[市区町村、郵便番号/郵便番号]

[日にち]

[受取人の氏名]

【受取人の番地】

[市区町村、郵便番号/郵便番号]

親愛なる[名前]、

先週の予約をキャンセルしましたことをお詫び申し上げます。 私の土壇場での電話がその日のあなたの計画を妨害したに違いないことを理解しています。 これが緊急事態でなければ、私はこれをしなかっただろう。

私たちの良好な関係は私にとって非常に重要であることを知ってほしい。 ですから、私はあなたに任せて、あなたを昼食に招待したいと思います。 ご都合のよい日時をお選びください。必ずお越しいただきます。 もちろん、昼食は私にあります。

あなたは私の電子メール[email protected]または電話4444443333でいつでも私に連絡することができます。

お返事をお待ちしております。

心から、

[送信者名]

[差出人のアドレス]

サンプル＃4：従業員への手紙

【差出人の会社名】

[会社の住所]

[市区町村、郵便番号/郵便番号]

[日にち]

[受取人の氏名]

【受取人の番地】

[市区町村、郵便番号/郵便番号]

親愛なるマーヴィン、

今年の従業員に選ばれたことを心からおめでとうございます！ 皆様の素晴らしい業績に対する当社全体の感謝の気持ちを表すために、今月末にボーナスを授与したいと思います。

また、私はあなたのすべてのコミットメントに個人的に感謝したいと思います。 あなたのスキルと専門知識のおかげで、私たちの会社は10人のスタートアップから確立された国際的なビジネスへと1年で成長しました。 あなたは私たちの会社にとってかけがえのない資産であり、チームの他のメンバーのロールモデルです。 あなたには感謝してもしきれません。

心から、

ジャネット・デリア

CTO、[会社名]

サンプル＃5：招待状

Un-Conf LLC

ハイストリート123

ロンドン[郵便番号]

2022年3月6日

ブライアンピーターズ

Hospital-ly LLC

ローレーン47

ロンドン[郵便番号]

親愛なるブライアン：

あなたとあなたのチームを次のワークショップに招待したいと思います。

• UXデザインの基礎（開始：2022年5月6日）
• React Nativeを使用したアプリの構築（開始：2022年6月14日）
• データ構造（開始：2022年6月15日）

同封の個人コードとコースプログラムをご覧ください。

ローレン、ポール、アニーシュがワークショップのデザインを楽しんだのと同じくらい、ワークショップを楽しんでいただければ幸いです。 ご不明な点がある場合や、利用可能なワークショップについて詳しく知りたい場合は、遠慮なくご連絡ください。 いつものように、 [email protected]または+440000000000で私に連絡することができます。

敬具、

アンジェラ・マルコビッチ

Un-Conf LLC

ハイストリート123

ロンドン[郵便番号]

同封：

• UXデザインの基礎：登録コードx 7、プログラムx 7
• React Nativeを使用したアプリの構築：登録コードx 5、プログラムx 5
• データ構造：登録コードx 3、プログラムx 3

結論

個人的なビジネスレターを書くことは、それらがどの要素で構成されているか、そしてそれらをどのようにフォーマットするかを知っていればそれほど難しくありません。 あなたがそのような手紙を一度書いた後、あなたは覆われます。 それでも、送信する前に校正しなかったり、詳細を入れすぎたり、文章をロボット化しすぎたりしないなど、重大な間違いを犯さないようにする必要があります。

個人的な手紙を書く理由に関係なく、常に礼儀正しく、専門的で、的を射たものでなければならないことを覚えておいてください。 また、疑問がある場合は、いつでもサンプルの1つを参照できます。