Cómo escribir una carta comercial personal para alcanzar sus objetivos y mostrar su experiencia

1. ¿Qué es una carta comercial personal?
2. ¿Cuál es la diferencia entre cartas comerciales personales y cartas comerciales?
3. Razones principales para escribir una carta comercial personal
4. ¿Qué información debe incluirse en una carta comercial personal?
5. Guía paso a paso: Cómo redactar y estructurar una carta comercial personal
6. Aspectos básicos del formato de la carta comercial personal
7. Errores comunes al escribir cartas comerciales personales
8. Consejos para escribir una carta comercial personal sólida
9. Cómo enviar una carta de correo electrónico comercial personal por correo electrónico
10. Las 5 mejores muestras para todas las ocasiones

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Remitente: generador de correo electrónico y remitente
3. Reply.io: divulgación de correo electrónico personal, llamadas y tareas
4. RocketLink - Su enlazador corto de marca
5. Canva - Herramienta online para hacer diseños

En el centro de cualquier relación, está la comunicación. Esto también es cierto para las relaciones comerciales: dependen de reuniones constantes, llamadas y correspondencia escrita.

Afortunadamente, toda la tecnología hace que la interacción con los demás sea mucho más simple y eficiente en el tiempo. Ya no es necesario estar físicamente presente en una reunión y enviar cartas se ha convertido en una actividad instantánea gracias al correo electrónico. Y aún así, de vez en cuando se espera que escribas una carta comercial en papel y la envíes por correo postal.

¿Porque? En primer lugar, es más profesional. En segundo lugar, es un gesto que muestra que ha invertido más tiempo en comunicarse con una persona u organización en particular.

Si encuentra que escribir cartas reales es demasiado desafiante, no tema: este es un artículo para usted. En él, veremos todos los aspectos principales de escribir cartas comerciales personales y analizaremos lo siguiente:

• Cómo escribir una carta comercial personal
• ¿Cuál es la diferencia entre una carta comercial personal y una carta comercial?
• Cómo dar formato a una carta comercial personal
• Consejos y mejores prácticas para escribir cartas comerciales personales
• Qué muestras universales puede usar al escribir cartas comerciales personales

Comencemos con lo básico primero.

¿Qué es una carta comercial personal?

Normalmente, una carta comercial personal es la que escribe como individuo a una empresa u otras personas dentro de un negocio en particular. Normalmente se escribe a máquina. Aunque las razones y ocasiones para escribir uno pueden diferir, su principal objetivo suele ser de carácter personal, mientras que su relación es de carácter comercial. Un punto importante a tener en cuenta es que las cartas comerciales personales son ligeramente diferentes de las cartas comerciales.

Imagen cortesía de Sampletemplates

¿Cuál es la diferencia entre cartas comerciales personales y cartas comerciales?

El propósito principal de los correos electrónicos comerciales personales es construir relaciones y establecer contacto . Sin embargo, eso también es cierto para las cartas comerciales. La principal diferencia entre los dos es que usted escribe el personal en su nombre. Ni las cartas de marketing ni las de ventas encajan aquí.

Los motivos para redactar una carta comercial personal , en cambio, pueden ser diferentes. Echemos un vistazo a algunas de las situaciones comunes en el siguiente párrafo.

Razones principales para escribir una carta comercial personal

• Para solicitar información o acción

El ejemplo más común es una carta a funcionarios gubernamentales o al representante de su banco. Por ejemplo, desea obtener una declaración del seguro social o solicitar un puntaje de crédito. Otro caso de uso popular es una carta de solicitud de empleo.

• Felicitar

Hay muchas ocasiones para esto: un cumpleaños, el nacimiento de un hijo, un aniversario de trabajo, una promoción profesional o, por ejemplo, cuando la empresa que está viendo obtiene una financiación impresionante.

• Decir gracias"

Uno puede estar agradecido por cualquier cosa. Puede escribir una carta para agradecer a alguien por una reunión o una entrevista de trabajo, por ser su mentor o por compartir con usted información útil.

• Para hacer un seguimiento después de una ocasión

Hay numerosas ocasiones posibles para esto también. Puede hacer un seguimiento con su gerente de contratación, con un conductor de taller, con su agente de seguros o con un socio comercial. El seguimiento es una excelente manera de recordarle a la gente.

• Para informar sobre su decisión

Por ejemplo, al romper el contrato con su proveedor de servicios o aceptar una oferta de trabajo, puede usar un formato de carta comercial personal para hacerlo más profesional.

• Para decir perdón

Si no puedes asistir a un evento o cualquier ocasión, sería más educado escribir una carta en la que te disculpes por el cambio de planes. También se puede usar cuando expresas tu arrepentimiento cuando algo malo ha sucedido.

• Para invitar a un evento

Aunque las invitaciones, como las notas de felicitación, generalmente se envían con tarjetas, también puede usar una carta comercial personal. Todo depende del nivel de formalidad.

• Para dar la bienvenida a un nuevo socio comercial

Si tiene un nuevo socio comercial, puede enviar una carta tanto de la empresa que representa como en su nombre. En el caso de este último, una carta comercial personal es la elección correcta.

Imagen cortesía de Freepik

¿Qué información debe incluirse en una carta comercial personal?

Veamos ahora cuáles son las partes principales de una carta comercial personal . En casi cualquier caso, el documento debe consistir en lo siguiente:

• información del remitente
• La fecha
• Información del destinatario
• Saludo
• Cuerpo
• Clausura
• Su firma

Dependiendo del propósito de su correspondencia, también pueden estar presentes otros elementos. Por ejemplo, el logotipo de su empresa (si escribe como representante de su empresa) o una nota adicional que enumere los archivos adjuntos en caso de que los tenga.

Veamos los componentes con más profundidad.

Guía paso a paso: Cómo redactar y estructurar una carta comercial personal

A continuación se muestra su guía principal sobre cómo escribir una carta comercial personal para cualquier ocasión. Simplemente haga una lista de estos elementos antes de comenzar a elaborar su mensaje. Le recomendamos que haga una plantilla y la conserve, para que, una vez que se presente la ocasión, simplemente complete los detalles necesarios.

Nota: Esta instrucción sigue el estilo de formato de bloque. Hablaremos de ello más abajo.

1. Información del remitente

Comience con su dirección en la parte superior de la página. Recuerda que solo necesitas el nombre de la calle, el número del edificio, el apartamento o suite (si corresponde), el código postal, la ciudad y el país para la correspondencia internacional. No incluya su nombre aquí, ya que aparecerá en la parte inferior de la página. Además, recuerda evitar abreviaturas de cualquier tipo. Por ejemplo, escriba "Calle" en lugar de "Calle".

2. Fecha

Una línea vacía después de la dirección del remitente, escriba la fecha en que se escribió la carta. Asegúrese de utilizar el formato de fecha correcto según su país. Por ejemplo, en los EE. UU., se verá así:

6 de marzo de 2022

y así en el Reino Unido y Europa:

6 de marzo de 2022

3. Información del destinatario

Ahora deje una línea vacía después de la fecha nuevamente y escriba el nombre y la dirección del destinatario. Use el título apropiado si su relación con el destinatario es formal. No te olvides de los títulos académicos si la persona tiene un título. Para la dirección, siga las mismas reglas que en el paso 1 (Información del remitente).

4. Saludo

Una línea vacía después del bloque anterior, dirígete a la persona a la que le estás escribiendo. Comience con "Estimado" y use el título apropiado. Recuerda: si tu destinatario es una mujer, y no sabes si prefiere señorita, señora o señora, utiliza la señora neutral. Si conoces bien a la persona, puedes utilizar solo el nombre de pila. Siga el saludo con dos puntos y deje una línea vacía.

5. Cuerpo

Comience el cuerpo de su mensaje con una letra mayúscula. No te olvides de una breve presentación si la persona no sabe (o no recuerda) quién eres. A continuación, indique el propósito de su escrito y proporcione los detalles necesarios. Si tiene más de un párrafo, sepárelos con una línea vacía. Al final del cuerpo, resume lo que dijiste y proporciona un llamado a la acción.

6. Cierre

Use un cierre formal con el que se sienta cómodo y que funcione en esta situación particular. La forma segura de hacerlo es "Saludos cordiales" o algo similar. "Gracias" o "Sinceramente" también funcionarían en algunos casos.

7. Firma

El bloque de firma consta de:

• Tu firma manuscrita
• Su nombre
• (Opcional: el nombre de su empresa)
• Su dirección e información de contacto (o sus datos de contacto corporativos si escribe en nombre de la empresa)

Comience este bloque con cuatro líneas vacías después del cierre. Utilizará este espacio para su firma. Escriba su nombre, dirección, número de teléfono y correo electrónico, cualquier información de contacto que funcione para usted. En caso de que escriba como representante de la empresa, utilice el nombre y la dirección de la empresa.

8. Elementos opcionales

Para las líneas vacías después de su dirección y número de teléfono, puede mencionar todos los documentos que ha adjuntado y que está enviando junto con la carta actual. Puede indicar el número de recintos o enumerarlos todos.

Fundamentos del formato de carta comercial personal

Imagen cortesía de Stocksnap

Debe recordar que las cartas comerciales personales requieren un estilo y formato oficial. En esta sección, hablaremos más sobre cómo escribir correctamente una carta comercial personal , para que tenga un aspecto profesional.

• Usar formato de bloque

Cuando escribimos sobre los elementos, teníamos en mente el formato de bloque de una carta comercial personal . Se caracteriza por dejar un determinado número de líneas en blanco entre determinados bloques y párrafos. Las reglas principales son:

• Alinee a la izquierda todo su texto, incluido el cuerpo y otros bloques (direcciones, fecha, saludo, cierre y firma).
• Utilice el margen de 2 pulgadas desde la parte superior de la página.
• Utilice los márgenes de 1 pulgada en los lados izquierdo y derecho.
• Escribe un solo espacio en tu texto.
• Deje 1 línea vacía después de: la información del remitente, la fecha, la información del destinatario, el saludo y cada párrafo del cuerpo.
• Deje 4 líneas vacías después: el cierre y su firma.
• No sangrar los párrafos.
  

• Elija un estilo de fuente apropiado

Elija el tipo de fuente y el estilo adecuados. Asegúrate de usar una sola fuente. Utilice fuentes estándar, como Times New Roman o Arial. Si su destinatario es menos conservador, puede elegir otras fuentes legibles que sean ampliamente aceptadas y utilizadas para la correspondencia comercial. El tamaño de fuente adecuado es 12.

• Resaltar partes importantes del texto.

Para garantizar una mejor legibilidad, puede resaltar ciertas partes del texto que considere importantes. Dependiendo de su audiencia, puede hacerlo con formato de negrita y cursiva o con color. Aún así, evite hacer su carta demasiado colorida, ya que disminuye la legibilidad del documento y se considera poco profesional.

• Usar plantillas de empresa

Aunque un formato de carta comercial personal no requiere el uso de membretes comerciales, aún puede hacerlo. Si escribe como representante de su empresa o en nombre de la empresa, asegúrese de utilizar plantillas corporativas especiales. Normalmente incluyen el logotipo y la dirección de la empresa. En caso de que sea apropiado, también puede utilizar el sello corporativo. Aún así, tenga cuidado: si está actuando como una persona privada, no debe usar ningún simbolismo corporativo.

Errores comunes al escribir cartas comerciales personales

Imagen cortesía de Freepik

Antes de comenzar a escribir su carta, nos gustaría señalar los errores más comunes que la gente suele cometer. Por lo tanto, trate de evitar lo siguiente:

• Ser demasiado informal
• Ser demasiado formal y antipático.
• Escribir una gran cantidad de texto
• Usar el título incorrecto al dirigirse a la persona
• Olvidarse de presentarse cuando no está muy familiarizado con el destinatario
• No revisar su carta antes de enviarla

Recuerde que su carta comercial personal es un escrito estandarizado que debe seguir ciertas pautas de estilo. Por otro lado, también es importante tener en cuenta que tu destinatario es una persona viva. Así que mantén tu carta tanto profesional como cortés.

Consejos para escribir una carta comercial personal sólida

La mayoría de los consejos para escribir una carta comercial personal son los mismos que se utilizan para crear cualquier otra correspondencia comercial, desde notas de agradecimiento y mensajes de respuesta automática hasta correos electrónicos de prospección . Esta es la razón por la que puede encontrar algunas de las siguientes mejores prácticas familiares. Y aún así, no estará de más repetirlas.

• Evitar la familiaridad excesiva

En primer lugar, recuerde mantener una distancia un poco mayor entre usted y el destinatario cuando se trata de correspondencia comercial. A menudo sucede que no conoces a la persona a la que le estás escribiendo. Los dos pueden tener estatus sociales, antecedentes o incluso diferentes percepciones de lo que se puede considerar divertido o apropiado.

• Sea conciso y vaya al grano

Recuerda que tu carta comercial personal siempre tiene un propósito. Este propósito debe quedar claro para el destinatario desde el principio. Evite generalizaciones, metáforas, figuras retóricas o cualquier cosa que su destinatario pueda malinterpretar. Mantenga su mensaje al punto y no vaya más allá de eso.

• Evita errores ortográficos y gramaticales

No importa qué tan bien haya expresado su punto y formateado la carta, los errores ortográficos o gramaticales pueden tener consecuencias drásticas. Es mucho mejor no escribir el mensaje en primer lugar que enviarlo lleno de errores. Dedique algo de tiempo adicional a revisar su carta varias veces antes de enviarla. Si no está seguro de su gramaticalidad, use Grammarly (o alguna otra aplicación) o muestre su escritura a alguien que sea bueno en la revisión.

• Sea educado y profesional

Es vital mantenerse profesional cuando se trata de correspondencia comercial. Sin embargo, lo más importante que debe recordar es que le está escribiendo a otro ser humano. A veces, esta persona puede estar leyendo docenas de cartas como esta todos los días. Así que haga que su tiempo valga la pena manteniéndolo cortés y amistoso.

• Usa una llamada a la acción

¿Qué esperas de tu destinatario al leer tu carta? ¿Quieres que te escriban o te llamen? ¿O quieres que te envíen alguna información o quizás sea para solucionar un problema? Debe especificar esto al final de su carta. Dale a la persona un claro llamado a la acción, para que sepa qué hacer a continuación.

• Revisa y edita tu carta

Ya hemos mencionado la importancia de la gramática adecuada en su correspondencia anterior. Recuerda que dejar los errores desatendidos es lo peor que puedes hacer. No se debe a los errores en sí lo que puede hacerte lucir poco inteligente, sino porque podría dar la impresión de que no te importa lo suficiente como para revisar tu carta.

• Usar voz activa

Imagen cortesía de Atomicreach

Aunque no hay nada malo en usar la voz pasiva, considera evitarla. Desviaría el énfasis del sujeto al objeto y, en algunos casos, esto significaría eliminar también la responsabilidad. Decir "se detectó un problema" no es lo mismo que decir "detecté un problema", aunque los dos parecen sinónimos. Tus oraciones suenan más fuertes con una voz activa.

Cómo enviar una carta de correo electrónico comercial personal por correo electrónico

En algunos casos, no necesita enviar una carta comercial personal por correo postal; un correo electrónico podría ser una mejor opción. Esto es especialmente cierto si la carta en papel tarda demasiado en llegar al destinatario o si este último especifica que es mejor contactarlo por correo electrónico.

En tales casos, puede hacer una de las dos cosas:

A) Escriba una carta comercial personal estándar y adjúntela a su correo electrónico

B) Escriba el texto de su carta personal en el cuerpo del correo electrónico

Si elige la opción B), entonces no necesita prestar tanta atención al formato de su texto. También puede evitar incluir la dirección postal de su destinatario independientemente de la opción, especialmente si no la conoce.

Además, en el caso de los correos electrónicos, puedes sustituir tu firma personal por tu firma electrónica o firma de correo electrónico . Consulte los requisitos respectivos para entender cuál sería suficiente aquí.

Haga clic aquí para personalizar aún más una carta comercial creando firmas de correo electrónico profesionales

Las 5 mejores muestras para todas las ocasiones.

Antes de resumir este artículo, permítanos darle varios ejemplos de una carta comercial personal . Son más o menos universales, y puedes tomar cualquiera de ellos y ajustarlo a tu ocasión específica. No olvides cambiar los nombres y datos personales tanto tuyos como de tu destinatario.

Muestra n.º 1: una carta de agradecimiento comercial personal

Un-Conf LLC

calle principal 123

Londres [CÓDIGO POSTAL]

6 de marzo de 2022

Brian Peters

Hospital-ly LLC

Carril bajo 47

Londres [CÓDIGO POSTAL]

Querido Brian:

Quisiera agradecerles su ayuda en la organización de la "Tech Un-Conference" en Londres a principios de este mes. Sin su apoyo, mi empresa no habría podido acomodar a los oradores, lo que podría haber resultado en que la mayoría de ellos no hubiera podido participar.

Como agradecimiento, me gustaría invitarlo a usted y a sus empleados a una serie de talleres de codificación en línea, a los que puede asistir en cualquier momento que sea conveniente para usted.

Les pediría que seleccionen la tecnología o el idioma que sea de mayor interés para cada uno de ustedes y que se comuniquen conmigo a fines de la próxima semana. Luego le enviaré sus códigos de registro personales. Puede comunicarse conmigo en [email protected] o en el número de teléfono +440000000000.

Si tienes alguna pregunta o necesitas más información sobre los talleres disponibles, no dudes en ponerte en contacto conmigo.

Atentamente,

Ángela Markovic

Un-Conf LLC

calle principal 123

Londres [CÓDIGO POSTAL]

Adjunto: Folleto de talleres de la ONU-Conf

Muestra n.° 2: una carta a un minorista local sobre la demora en la entrega

[Dirección postal del remitente]

[Ciudad, código postal/código postal]

[FECHA]

[Nombre del destinatario]

[Dirección postal del destinatario]

[Ciudad, código postal/código postal]

Estimado [Nombre del destinatario]:

El 12 de enero de 2022 pedí un par de zapatillas en su tienda online (número de pedido 100997634). De acuerdo con la información en su página de envío y entrega, debería haber esperado la entrega para el 26 de enero de 2022. Sin embargo, ha pasado más de un mes desde la fecha de entrega prevista y todavía no he recibido mi pedido. Me gustaría que investigue las posibles razones por las que mi pedido se haya retrasado.

Creo que ha habido un simple error en la tramitación del pedido. Me gustaría comprar en su tienda en el futuro y espero que este problema actual pueda resolverse en unos días. Si necesita más información sobre mi pedido, puede comunicarse conmigo al 444-444-3333 o [email protected].

¡Gracias de antemano!

[Nombre del remitente]

[Dirección del remitente]

Muestra #3: Una carta de disculpa

[Dirección postal del remitente]

[Ciudad, código postal/código postal]

[FECHA]

[Nombre del destinatario]

[Dirección postal del destinatario]

[Ciudad, código postal/código postal]

Estimado [Nombre],

Quisiera disculparme por cancelar nuestra cita la semana pasada. Entiendo que mi llamada de última hora debe haber interferido con sus planes para ese día. Si esto no fuera una emergencia, no habría hecho esto.

Quiero que sepas que nuestra buena relación es de gran importancia para mí. Por lo tanto, me gustaría compensarte e invitarte a almorzar. Elija la hora y la fecha en que esté disponible y me aseguraré de estar allí. Por supuesto, el almuerzo corre por mi cuenta.

Puede comunicarse conmigo en cualquier momento a mi correo electrónico [email protected] o al teléfono 444 444 3333.

Esperamos su respuesta.

Sinceramente,

[Nombre del remitente]

[Dirección del remitente]

Muestra #4: Una carta a un empleado

[Nombre de la empresa del remitente]

[Dirección de la empresa]

[Ciudad, código postal/código postal]

[FECHA]

[Nombre del destinatario]

[Dirección postal del destinatario]

[Ciudad, código postal/código postal]

Estimado Marvin,

¡Mis más sinceras felicitaciones por haber sido elegido como el empleado del año! Para mostrarle el aprecio de toda nuestra compañía por su excelente trabajo, me gustaría otorgarle una bonificación a finales de este mes.

También quiero agradecerle personalmente todo su compromiso. Gracias a sus habilidades y experiencia, nuestra empresa ha crecido a lo largo del año de una empresa emergente de diez personas a una empresa internacional bien establecida. Usted es un activo invaluable para nuestra empresa y un modelo a seguir para otros en el equipo. No puedo agradecerte lo suficiente.

Sinceramente,

janet delia

CTO, [Nombre de la empresa]

Muestra #5: Una carta de invitación

Un-Conf LLC

calle principal 123

Londres [CÓDIGO POSTAL]

6 de marzo de 2022

Brian Peters

Hospital-ly LLC

Carril bajo 47

Londres [CÓDIGO POSTAL]

Querido Brian:

Me gustaría invitarte a ti y a tu equipo a los siguientes talleres:

• Los fundamentos del diseño UX (Inicio: 6 de mayo de 2022)
• Creación de aplicaciones con React Native (Inicio: 14 de junio de 2022)
• Estructuras de datos (Inicio: 15 de junio de 2022)

Encuentre los códigos personales y los programas de cursos adjuntos.

Espero que disfruten los talleres tanto como Lauren, Paul y Aneesh disfrutaron diseñándolos. Si tienes alguna pregunta o necesitas más información sobre los talleres disponibles, no dudes en ponerte en contacto conmigo. Como siempre, puede comunicarse conmigo en [email protected] o +440000000000.

Atentamente,

Ángela Markovic

Un-Conf LLC

calle principal 123

Londres [CÓDIGO POSTAL]

Adjunto:

• Los fundamentos del diseño UX: código de registro x 7, programa x 7
• Creación de aplicaciones con React Native: código de registro x 5, programa x 5
• Estructuras de datos: código de registro x 3, programa x 3

Conclusión

Escribir cartas comerciales personales no es tan difícil si sabes en qué elementos consisten y cómo formatearlas. Después de escribir esa carta una vez, está cubierto. Aún así, debe asegurarse de no cometer errores cruciales como no revisarlo antes de enviarlo o poner demasiados detalles en él, o ser demasiado robótico en su escritura.

Solo recuerda que, independientemente de la razón por la que escribas una carta personal, siempre debes ser cortés, profesional y directo. Y si tienes alguna duda, siempre puedes consultar una de nuestras muestras.