Comment rédiger une lettre commerciale personnelle pour atteindre vos objectifs et montrer votre expertise

1. Qu'est-ce qu'une lettre commerciale personnelle ?
2. Quelle est la différence entre les lettres commerciales personnelles et les lettres commerciales ?
3. Principales raisons d'écrire une lettre commerciale personnelle
4. Quelles informations doivent être incluses dans une lettre commerciale personnelle ?
5. Guide étape par étape : comment rédiger et structurer une lettre commerciale personnelle
6. L'essentiel de la mise en forme d'une lettre commerciale personnelle
7. Erreurs courantes dans la rédaction de lettres commerciales personnelles
8. Conseils pour rédiger une lettre commerciale personnelle solide
9. Comment envoyer une lettre électronique professionnelle personnelle par e-mail
10. Les 5 meilleurs échantillons pour toutes les occasions

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Expéditeur - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. RocketLink - Votre linker court de marque
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Au centre de toute relation, il y a la communication. Cela est également vrai pour les relations d'affaires : elles dépendent de réunions, d'appels et de correspondances écrites constants.

Heureusement, toute la technologie rend l'interaction avec les autres beaucoup plus simple et plus rapide. Il n'est plus nécessaire d'être physiquement présent à une réunion, et l'envoi de lettres est devenu une activité instantanée grâce au courrier électronique. Et pourtant, de temps en temps, on s'attend à ce que vous écriviez une lettre commerciale sur papier et que vous l'envoyiez par la poste.

Pourquoi donc? Tout d'abord, c'est plus professionnel. Deuxièmement, c'est un geste qui montre que vous avez investi plus de temps pour tendre la main à une personne ou à une organisation en particulier.

Si vous trouvez que l'écriture de lettres réelles est trop difficile, n'ayez crainte : cet article est fait pour vous. Dans ce document, nous examinerons tous les principaux aspects de la rédaction de lettres commerciales personnelles et examinerons les éléments suivants :

• Comment rédiger une lettre commerciale personnelle
• Quelle est la différence entre une lettre commerciale personnelle et une lettre commerciale ?
• Comment formater une lettre commerciale personnelle
• Conseils et meilleures pratiques pour rédiger des lettres commerciales personnelles
• Quels exemples universels vous pouvez utiliser lors de la rédaction de lettres commerciales personnelles

Commençons d'abord par les bases.

Qu'est-ce qu'une lettre commerciale personnelle?

Normalement, une lettre commerciale personnelle est celle que vous écrivez en tant qu'individu à une entreprise ou à d'autres personnes au sein d'une entreprise particulière. Il est normalement dactylographié. Bien que les raisons et les occasions d'en écrire un puissent différer, votre objectif principal est généralement de caractère personnel, tandis que votre relation est de nature commerciale. Un point important à garder à l'esprit est que les lettres commerciales personnelles sont légèrement différentes des lettres commerciales.

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Quelle est la différence entre les lettres commerciales personnelles et les lettres commerciales ?

L'objectif principal des e-mails professionnels personnels est d'établir des relations et d'établir des contacts . Cependant, cela est également vrai pour les lettres commerciales. La principale différence entre les deux est que vous écrivez le personnel en votre nom. Ni les lettres de marketing ni les lettres de vente ne rentrent ici.

Les raisons d'écrire une lettre commerciale personnelle , en revanche, peuvent être différentes. Jetons un coup d'œil à certaines des situations courantes dans le paragraphe suivant.

Principales raisons d'écrire une lettre commerciale personnelle

• Pour demander des informations ou une action

L'exemple le plus courant est une lettre adressée à des représentants du gouvernement ou à votre représentant bancaire. Par exemple, vous souhaitez obtenir un relevé de sécurité sociale ou demander un pointage de crédit. Un autre cas d'utilisation populaire est une lettre de demande d'emploi.

• Féliciter

Il y a beaucoup d'occasions pour cela : un anniversaire, la naissance d'un enfant, un anniversaire de travail, une promotion de carrière ou, par exemple, lorsque l'entreprise que vous surveillez obtient un financement impressionnant.

• Pour dire "merci"

On peut être reconnaissant de tout. Vous pouvez écrire une lettre pour remercier quelqu'un pour une rencontre ou un entretien d'embauche, pour vous avoir encadré ou pour avoir partagé avec vous des informations utiles.

• Pour faire un suivi après une occasion

Il existe également de nombreuses occasions possibles pour cela. Vous pouvez faire un suivi auprès de votre responsable du recrutement, d'un chef d'atelier, de votre agent d'assurance ou d'un partenaire commercial. Le suivi est un excellent moyen de rappeler aux gens qui vous êtes.

• Pour faire part de votre décision

Par exemple, lors de la rupture du contrat avec votre fournisseur de services ou de l'acceptation d'une offre d'emploi, vous pouvez utiliser un format de lettre commerciale personnelle pour le rendre plus professionnel.

• Dire désolé

Si vous ne pouvez pas assister à un événement ou à une occasion quelconque, il serait peut-être plus poli d'écrire une lettre dans laquelle vous vous excusez pour le changement de plans. Il peut également être utilisé lorsque vous exprimez vos regrets lorsque quelque chose de grave s'est produit.

• Pour inviter à un événement

Bien que les invitations, comme les notes de félicitations, soient généralement envoyées avec des cartes, vous pouvez également utiliser une lettre commerciale personnelle. Tout dépend du niveau de formalité.

• Pour accueillir un nouveau partenaire commercial

Si vous avez un nouveau partenaire commercial, vous pouvez envoyer une lettre à la fois de la société que vous représentez et en votre nom. Dans ce dernier cas, une lettre commerciale personnelle est le bon choix.

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Quelles informations doivent être incluses dans une lettre commerciale personnelle ?

Voyons maintenant quelles sont les principales parties d'une lettre commerciale personnelle . Dans presque tous les cas, le document doit comprendre les éléments suivants :

• Informations sur l'expéditeur
• La date
• Informations sur le destinataire
• Salutation
• Corps
• Fermeture
• Votre signature

Selon l'objet de votre correspondance, d'autres éléments peuvent également être présents. Par exemple, le logo de votre entreprise (si vous écrivez en tant que représentant de votre entreprise) ou une note supplémentaire énumérant les pièces jointes au cas où vous en auriez.

Regardons les composants plus en profondeur.

Guide étape par étape : comment rédiger et structurer une lettre commerciale personnelle

Vous trouverez ci-dessous votre guide principal sur la façon d'écrire une lettre commerciale personnelle pour toute occasion. Faites simplement une liste de ces éléments avant de commencer à rédiger votre message. Nous vous conseillons de faire un modèle et de le conserver, afin que, une fois l'occasion se présente, vous puissiez simplement remplir les détails nécessaires.

Remarque : Cette instruction suit le style de formatage des blocs. Nous en reparlerons plus bas.

1. Informations sur l'expéditeur

Commencez par votre adresse en haut de la page. N'oubliez pas que vous n'avez besoin que du nom de la rue, du numéro du bâtiment, de l'appartement ou de la suite (le cas échéant), du code postal, de la ville et du pays pour la correspondance internationale. N'incluez pas votre nom ici, car il suivra au bas de la page. Aussi, n'oubliez pas d'éviter les abréviations de toute nature. Par exemple, écrivez « Street » au lieu de « St ».

2. Rendez-vous

Une ligne vide après l'adresse de l'expéditeur, écrivez la date à laquelle la lettre a été écrite. Assurez-vous d'utiliser le bon format de date en fonction de votre pays. Par exemple, aux États-Unis, cela ressemblera à ceci :

6 mars 2022

et comme ça au Royaume-Uni et en Europe :

6 mars 2022

3. Informations sur le destinataire

Laissez à nouveau une ligne vide après la date et écrivez le nom et l'adresse du destinataire. Utilisez le titre approprié si votre relation avec le destinataire est formelle. N'oubliez pas les titres académiques si la personne a un diplôme. Pour l'adresse, suivez les mêmes règles qu'à l'étape 1 (Informations sur l'expéditeur).

4. salutation

Une ligne vide après le bloc précédent, adressez-vous à la personne à qui vous écrivez. Commencez par "Cher" et utilisez le titre approprié. N'oubliez pas : si votre destinataire est une femme, et que vous ne savez pas si elle préfère Mademoiselle, Madame ou Madame, utilisez la Madame neutre. Si vous connaissez bien la personne, vous pouvez n'utiliser que le prénom. Suivez le message d'accueil avec deux-points et laissez une ligne vide.

5. Corps

Commencez le corps de votre message par une majuscule. N'oubliez pas une brève introduction si la personne ne sait pas (ou ne se souvient pas) qui vous êtes. Ensuite, indiquez le but de votre écrit et fournissez les détails nécessaires. Si vous avez plusieurs paragraphes, séparez-les les uns des autres par une ligne vide. À la fin du corps, résumez ce que vous avez dit et lancez un appel à l'action.

6. Clôture

Utilisez une conclusion formelle avec laquelle vous êtes à l'aise et qui fonctionne dans cette situation particulière. Le moyen le plus sûr d'y aller est "Meilleures salutations" ou quelque chose de similaire. "Merci" ou "Sincèrement" fonctionneraient également dans certains cas.

7.Signature

Le bloc de signature se compose de :

• Votre signature manuscrite
• Votre nom
• (Facultatif : le nom de votre entreprise)
• Votre adresse et vos coordonnées (ou les coordonnées de votre entreprise si vous écrivez au nom de l'entreprise)

Commencez ce bloc avec quatre lignes vides après la fermeture. Vous utiliserez cet espace pour votre signature. Écrivez votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail, ainsi que toutes les coordonnées qui pourraient vous convenir. Si vous écrivez en tant que représentant de l'entreprise, utilisez le nom et l'adresse de l'entreprise.

8. Éléments facultatifs

Pour les lignes vides après votre adresse et votre numéro de téléphone, vous pouvez mentionner tous les documents que vous avez joints et que vous envoyez avec la lettre en cours. Vous pouvez soit indiquer le nombre de boîtiers, soit les énumérer tous.

L'essentiel de la mise en forme d'une lettre commerciale personnelle

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Vous devez vous rappeler que les lettres commerciales personnelles nécessitent un style et un formatage officiels. Dans cette section, nous parlerons plus en détail de la manière d' écrire correctement une lettre commerciale personnelle afin qu'elle ait un aspect professionnel.

• Utiliser la mise en forme de bloc

Lorsque nous avons écrit sur les éléments, nous avions en tête le format bloc d'une lettre commerciale personnelle . Il se caractérise par le fait de laisser un certain nombre de lignes vides entre certains blocs et paragraphes. Les principales règles sont :

• Alignez à gauche tout votre texte, y compris le corps et les autres blocs (adresses, date, salutation, fermeture et signature).
• Utilisez la marge de 2 pouces à partir du haut de la page.
• Utilisez les marges de 1 pouce sur les côtés gauche et droit.
• Interligne simple votre texte.
• Laissez 1 ligne vide après : les informations sur l'expéditeur, la date, les informations sur le destinataire, le message d'accueil et chaque paragraphe du corps.
• Laissez 4 lignes vides après : la fermeture et votre signature.
• Ne pas mettre en retrait les paragraphes.
  

• Choisissez un style de police approprié

Choisissez le type et le style de police appropriés. Assurez-vous d'utiliser une seule police. Utilisez des polices standard, telles que Times New Roman ou Arial. Si votre destinataire est moins conservateur, vous pouvez utiliser d'autres polices lisibles largement acceptées et utilisées pour la correspondance commerciale. La taille de police appropriée est 12.

• Mettre en évidence les parties importantes du texte

Pour assurer une meilleure lisibilité, vous pouvez mettre en évidence certaines parties du texte que vous jugez importantes. En fonction de votre public, vous pouvez soit le faire avec une mise en forme en gras et en italique, soit en couleur. Néanmoins, évitez de rendre votre lettre trop colorée, car cela diminue la lisibilité du document et est considéré comme non professionnel.

• Utiliser des modèles d'entreprise

Bien qu'un format de lettre commerciale personnelle ne nécessite pas l'utilisation d'en-têtes commerciaux, vous pouvez toujours le faire. Si vous écrivez en tant que représentant de votre entreprise ou au nom de l'entreprise, assurez-vous d'utiliser des modèles d'entreprise spéciaux. Ils incluent normalement le logo et l'adresse de l'entreprise. Si cela est approprié, vous pouvez également utiliser le cachet de l'entreprise. Néanmoins, soyez prudent : si vous agissez en tant que personne privée, vous ne devez utiliser aucun symbolisme d'entreprise.

Erreurs courantes dans la rédaction de lettres commerciales personnelles

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Avant de commencer à écrire votre lettre, nous aimerions souligner les erreurs les plus courantes que les gens commettent souvent. Essayez donc d'éviter ce qui suit :

• Être trop informel
• Être trop formel et hostile
• Écrire une grande quantité de texte
• Utiliser le mauvais titre en s'adressant à la personne
• Oublier de se présenter alors que l'on ne connaît pas trop le destinataire
• Ne pas relire votre lettre avant de l'envoyer

N'oubliez pas que votre lettre commerciale personnelle est un texte standardisé qui doit suivre certaines directives de style. D'autre part, il est également important de garder à l'esprit que votre destinataire est une personne vivante. Alors gardez votre lettre à la fois professionnelle et polie.

Conseils pour rédiger une lettre commerciale personnelle solide

La plupart des conseils pour rédiger une lettre commerciale personnelle sont les mêmes que ceux pour créer toute autre correspondance commerciale, des notes de remerciement et des messages de répondeur automatique aux e-mails de prospection . C'est pourquoi certaines des meilleures pratiques suivantes pourraient vous être familières. Et pourtant, cela ne fera pas de mal de les répéter.

• Éviter la familiarité excessive

Tout d'abord, n'oubliez pas de garder une distance un peu plus grande entre vous et le destinataire lorsqu'il s'agit de correspondance commerciale. Il arrive souvent que vous ne connaissiez pas la personne à qui vous écrivez. Vous pouvez tous les deux avoir des statuts sociaux, des antécédents ou même des perceptions différentes de ce qui peut être considéré comme drôle ou approprié.

• Soyez concis et tenez-vous-en à l'essentiel

Rappelez-vous que votre lettre commerciale personnelle a toujours un but. Cet objectif doit être clair pour votre destinataire dès le début. Évitez les généralisations, les métaphores, les figures de style ou tout ce que votre destinataire pourrait mal interpréter. Gardez votre message au point et n'allez pas au-delà.

• Éviter les fautes d'orthographe et de grammaire

Peu importe à quel point vous avez bien exprimé votre point de vue et mis en forme la lettre, les fautes d'orthographe ou de grammaire peuvent avoir des conséquences dramatiques. Il vaut bien mieux ne pas écrire le message en premier lieu que de l'envoyer plein d'erreurs. Prenez le temps de vérifier votre lettre plusieurs fois avant de l'envoyer. Si vous n'êtes pas sûr de votre grammaticalité, utilisez Grammarly (ou une autre application) ou montrez votre écriture à quelqu'un qui est doué pour la relecture.

• Soyez poli et professionnel

Il est essentiel de rester professionnel lorsqu'il s'agit de correspondance commerciale. Cependant, la chose la plus importante à retenir est que vous écrivez à un autre être humain. Parfois, cette personne peut lire des dizaines de lettres comme celle-ci chaque jour. Alors faites en sorte que cela en vaille la peine en restant poli et amical.

• Utilisez un appel à l'action

Qu'attendez-vous de votre destinataire à la lecture de votre lettre ? Voulez-vous qu'ils vous écrivent ou vous rappellent ? Ou voulez-vous qu'ils vous envoient des informations ou peut-être qu'ils résolvent un problème ? Vous devez le préciser à la fin de votre lettre. Donnez à la personne un appel clair à l'action, afin qu'elle sache quoi faire ensuite.

• Relisez et corrigez votre lettre

Nous avons déjà mentionné l'importance d'une bonne grammaire dans votre correspondance ci-dessus. N'oubliez pas que laisser les erreurs sans surveillance est la pire des choses que vous puissiez faire. Ce n'est pas à cause des erreurs elles-mêmes qui peuvent vous faire paraître moins intelligent, mais plutôt parce que cela pourrait donner l'impression que vous ne vous souciez pas assez de relire votre lettre.

• Utiliser la voix active

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Bien qu'il n'y ait rien de mal à utiliser la voix passive, pensez à l'éviter. Cela déplacerait l'accent du sujet vers l'objet et, dans certains cas, cela signifie également supprimer la responsabilité. Dire "un problème a été repéré" n'est pas la même chose que dire "j'ai repéré un problème", bien que les deux semblent synonymes. Vos phrases sonnent plus fort avec une voix active.

Comment envoyer une lettre d'e-mail professionnelle personnelle par e-mail

Dans certains cas, vous n'avez pas besoin d'envoyer une lettre commerciale personnelle par la poste. Un e-mail peut être une meilleure option. C'est d'autant plus vrai si la lettre papier met trop de temps à parvenir au destinataire ou si ce dernier précise qu'il est préférable de le contacter par e-mail.

Dans de tels cas, vous pouvez faire l'une des deux choses suivantes :

A) Rédigez une lettre commerciale personnelle standard et joignez-la à votre e-mail

B) Écrivez le texte de votre lettre personnelle dans le corps de l'e-mail

Si vous optez pour l'option B), vous n'avez pas besoin de prêter autant d'attention à la mise en forme de votre texte. Vous pouvez également éviter d'inclure l'adresse postale de votre destinataire quelle que soit l'option, surtout si vous ne la connaissez pas.

De plus, dans le cas d'e-mails, vous pouvez remplacer votre signature personnelle par votre signature électronique ou votre signature d'e- mail . Consultez les exigences respectives pour comprendre laquelle suffirait ici.

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Les 5 meilleurs échantillons pour toutes les occasions

Avant de résumer cet article, laissez-nous vous donner plusieurs exemples de lettre commerciale personnelle . Ils sont plus ou moins universels, et vous pouvez en prendre n'importe lequel et vous adapter à votre occasion spécifique. N'oubliez pas de changer les noms et les détails personnels de vous et de votre destinataire.

Exemple n° 1 : Une lettre de remerciement professionnelle personnelle

Un-Conf LLC

Rue principale 123

Londres [CODE POSTAL]

6 mars 2022

Brian Peters

Hospital-ly LLC

Voie basse 47

Londres [CODE POSTAL]

Cher Brian :

Je tiens à vous remercier pour votre aide à l'organisation de la "Tech Un-Conference" à Londres au début du mois. Sans votre soutien, mon entreprise n'aurait pas pu accueillir les intervenants, ce qui aurait pu empêcher la plupart d'entre eux de participer.

En guise de gratitude, je voudrais vous inviter, vous et vos employés, à une série d'ateliers de codage en ligne, auxquels vous pouvez assister à tout moment qui vous convient.

Je vous demanderais de sélectionner la technologie ou le langage qui vous intéresse le plus et de me répondre d'ici la fin de la semaine prochaine. Je vous enverrai ensuite vos codes d'enregistrement personnels. Vous pouvez me joindre à [email protected] ou au numéro de téléphone +440000000000.

Si vous avez des questions ou avez besoin de plus d'informations sur les ateliers disponibles, n'hésitez pas à me contacter.

Sincères amitiés,

Angela Marković

Un-Conf LLC

Rue principale 123

Londres [CODE POSTAL]

Ci-joint: Brochure des ateliers Un-Conf

Exemple 2 : Une lettre à un détaillant local concernant un retard de livraison

[Adresse de l'expéditeur]

[Ville, code postal/code postal]

[DATE]

[Nom du destinataire]

[Adresse municipale du destinataire]

[Ville, code postal/code postal]

Cher [Nom du destinataire] :

Le 12 janvier 2022, j'ai commandé une paire de baskets dans votre boutique en ligne (n° de commande 100997634). D'après les informations sur votre page Expédition et livraison, j'aurais dû m'attendre à la livraison pour le 26 janvier 2022. Cependant, cela fait plus d'un mois depuis la date de livraison prévue, et je n'ai toujours pas reçu ma commande. J'aimerais que vous examiniez les raisons possibles pour lesquelles ma commande aurait pu être en retard.

Je crois qu'il y a eu une simple erreur dans le traitement de la commande. J'aimerais acheter dans votre magasin à l'avenir et j'espère que ce problème actuel pourra être résolu en quelques jours. Si vous avez besoin de plus d'informations sur ma commande, vous pouvez me joindre au 444-444-3333 ou [email protected].

Merci d'avance!

[Nom de l'expéditeur]

[L'adresse de l'expéditeur]

Exemple #3 : Une lettre d'excuses

[Adresse de l'expéditeur]

[Ville, code postal/code postal]

[DATE]

[Nom du destinataire]

[Adresse municipale du destinataire]

[Ville, code postal/code postal]

Cher [nom],

Je tiens à m'excuser d'avoir annulé notre rendez-vous la semaine dernière. Je comprends que mon appel de dernière minute a dû interférer avec vos plans pour ce jour-là. Si ce n'était pas une urgence, je ne l'aurais pas fait.

Je veux que vous sachiez que nos bonnes relations sont d'une grande importance pour moi. C'est pourquoi je voudrais me rattraper et vous inviter à déjeuner. Veuillez choisir l'heure et la date auxquelles vous êtes disponible, et je m'assurerai d'être là. Bien sûr, le déjeuner est pour moi.

Vous pouvez me joindre à tout moment à mon email [email protected] ou par téléphone au 444 444 3333.

Dans l'attente de votre réponse.

Sincèrement,

[Nom de l'expéditeur]

[L'adresse de l'expéditeur]

Exemple #4 : Une lettre à un employé

[Nom de l'entreprise de l'expéditeur]

[Adresse de l'entreprise]

[Ville, code postal/code postal]

[DATE]

[Nom du destinataire]

[Adresse municipale du destinataire]

[Ville, code postal/code postal]

Cher Marvin,

Mes plus chaleureuses félicitations pour avoir été choisi comme l'employé de l'année! Pour vous montrer l'appréciation de toute notre entreprise pour votre travail exceptionnel, je voudrais vous attribuer une prime à la fin de ce mois.

Je tiens également à vous remercier personnellement pour tout votre engagement. Grâce à vos compétences et à votre expertise, notre entreprise est passée au fil des ans d'une startup de dix personnes à une entreprise internationale bien établie. Vous êtes un atout inestimable pour notre entreprise et un modèle pour les autres membres de l'équipe. Je ne vous remercierai jamais assez.

Sincèrement,

Janet Deliah

CTO, [Nom de l'entreprise]

Exemple #5 : Une lettre d'invitation

Un-Conf LLC

Rue principale 123

Londres [CODE POSTAL]

6 mars 2022

Brian Peters

Hospital-ly LLC

Voie basse 47

Londres [CODE POSTAL]

Cher Brian :

J'aimerais vous inviter, vous et votre équipe, aux ateliers suivants :

• Les fondements de l'UX design (Début : 6 mai 2022)
• Créer des applications avec React Native (Début : 14 juin 2022)
• Structures de données (Début : 15 juin 2022)

Veuillez trouver les codes personnels et les programmes de cours ci-joints.

J'espère que vous apprécierez les ateliers autant que Lauren, Paul et Aneesh ont aimé les concevoir. Si vous avez des questions ou avez besoin de plus d'informations sur les ateliers disponibles, n'hésitez pas à me contacter. Comme toujours, vous pouvez me joindre à [email protected] ou +440000000000.

Sincères amitiés,

Angela Marković

Un-Conf LLC

Rue principale 123

Londres [CODE POSTAL]

Enfermé:

• Les fondements de l'UX design : code d'enregistrement x 7, programme x 7
• Création d'applications avec React Native : code d'enregistrement x 5, programme x 5
• Structures de données : code d'enregistrement x 3, programme x 3

Conclusion

Écrire des lettres commerciales personnelles n'est pas si difficile si vous savez en quoi elles consistent et comment les formater. Après avoir écrit une telle lettre une fois, vous êtes couvert. Néanmoins, vous devez vous assurer de ne pas commettre d'erreurs cruciales, comme ne pas le relire avant de l'envoyer ou y mettre trop de détails, ou être trop robotique dans votre écriture.

N'oubliez pas que, quelle que soit la raison pour laquelle vous écrivez une lettre personnelle, vous devez toujours rester poli, professionnel et direct. Et si vous avez des doutes, vous pouvez toujours consulter un de nos échantillons.