Pensando em um RFP de sinalização digital? Não faça isso!

Sejamos honestos: as RFPs são meio horríveis para todos os envolvidos.

As solicitações de propostas têm sido o processo de busca e seleção de fornecedores de tecnologia para organizações de todos os tamanhos. Mas eles são demorados, hiperburocráticos e muitas vezes não são tão eficazes em descobrir a solução e o provedor mais adequados.

Embora uma RFP possa impor uma estrutura e disciplina, ela pode resultar na seleção do fornecedor errado devido à forma como os envios são avaliados e pontuados. Os RFPs também podem dissuadir os fornecedores mais adequados de perseguir o negócio, devido a todo o tempo necessário para responder a uma oportunidade que pode ou não funcionar. Ou até mesmo ser real.

Se você é um usuário final, adquirindo tecnologia de sinalização digital pela primeira vez, ou para substituir ou atualizar o que já possui, pense bem se fazer uma RFP é a melhor maneira de chegar a uma solução. Existem maneiras muito menos trabalhosas de encontrar o que você precisa e provavelmente serão mais eficazes para ajudá-lo a identificar a opção certa.

Se você trabalha para uma grande corporação ou entidade governamental com processos de aquisição rígidos que exigem RFPs, bem... boa sorte. Você está fazendo isso.

Mas se não, vejamos alguns caminhos mais fáceis.

Primeiro, aqui estão algumas verdades difíceis sobre RFPs:

• Os destinatários não tendem a confiar neles. Eles se preocupam, certo ou errado, que os RFPs sejam desviados para fornecedores já preferidos, ou mesmo que as perguntas do RFP tenham sido elaboradas por fornecedores já próximos ao usuário final;
• Os destinatários também se preocupam que a RFP e seu processo sejam apenas exercícios de ótica e que a decisão já tenha sido tomada (mas as “regras” dizem que a oportunidade deve ser apresentada a vários fornecedores);
• Os destinatários analisam o tamanho da oportunidade e a comparam com a quantidade de tempo necessária para elaborar uma resposta. Em muitos casos, os diretores de vendas optarão por manter seu pessoal focado em perseguir oportunidades que eles sabem que têm chances reais de acontecer;
• O tamanho do documento RFP pode se correlacionar diretamente com a probabilidade de obter respostas. Em outras palavras, se a RFP for um documento de mais de 100 páginas repleto de perguntas intermináveis, muitos fornecedores não aceitarão. Se a lista de perguntas do RFP for curta e as perguntas feitas forem pontuais e inteligentes, mais fornecedores responderão;
• Se a RFP lançar uma ampla rede em dezenas de fornecedores em potencial, os fornecedores pensarão que é apenas uma viagem de pesca, e as pessoas que emitirem a RFP estarão lendo as respostas às 3 da manhã, tentando passar pela pilha. Ninguém ganha.

Há uma maneira melhor…

Desenvolva uma narrativa muito clara e nítida sobre o que é necessário em termos de tecnologia e como ela funcionará na organização. Você quer entender o que precisa que a tecnologia faça, mas, mais especificamente, você deve definir completamente como ela será gerenciada.

Por exemplo, a empresa deseja comprar o software e hospedá-lo em seus próprios servidores, atrás de seu próprio firewall. Ou deseja efetivamente “alugar” a tecnologia, usando software como serviço (SaaS) que vê a infraestrutura hospedada na nuvem e as operações centrais gerenciadas pelo provedor de serviços.

Quem será o “dono” da rede de telas dentro da organização? Quem vai planejar, executar e assistir as coisas? Essa é uma pessoa? Uma equipe interna? Novas contratações? Ou muito ou todo o trabalho será terceirizado para um provedor de serviços?

Quais são as características que sua organização precisa em um provedor de serviços? Você quer uma empresa que crie e dê suporte a um ótimo software, mas saia do caminho? Ou você quer uma empresa que possa ajudar desde o início - na fase de concepção - sendo um parceiro durante todo o planejamento, implantação e operações contínuas.

Em cada caso, e muitos mais, podem ser tipos de empresas muito diferentes. O problema é que as RFPs não são uma ótima maneira de extrair essas informações.

Uma Abordagem Diferente

Faça apenas um mini RFP. Elabore um documento que seja apenas um punhado de perguntas-chave, focado nas que realmente importam:

• Sua plataforma é confiável, segura e com suporte confiável?;
• A sua empresa é financeiramente viável e, portanto, estará disponível para os três a cinco anos de contrato?;
• Sua plataforma está alinhada com nossas necessidades técnicas e operacionais e nossa abordagem planejada? Isso deve ser explicado resumidamente – como SaaS versus empresa;
• Descreva como você nos apoiará durante a vigência do contrato;
• Defina claramente o tamanho da oportunidade, cronogramas, status do orçamento (como “estamos prontos”) e se há ou não um fornecedor preferencial ou titular.

Existem algumas outras boas perguntas e declarações para inserir lá, portanto, não se limite às listadas acima. Só não continue e continue. Você não deve perder seu tempo, ou o dos fornecedores, tagarelando sobre coisas como suporte para gifs animados ou feeds de mídia social. Muitos RFPs estão cheios de perguntas sobre se os fornecedores suportam ou fazem coisas que quase todos os fornecedores suportam e fazem.

As diferenças estão menos na tecnologia e mais no estilo de trabalho, abordagem tecnológica e adequação ao mercado vertical. Por exemplo, existem plataformas de software voltadas para publicidade que provavelmente também poderiam funcionar em escolas, locais de trabalho ou assistência médica, mas existem plataformas otimizadas especificamente para esses mercados verticais e casos de uso.

Por exemplo, a Spectrio tem uma solução que tem tudo a ver com o ambiente do concessionário automóvel – sintonizada com as suas necessidades, dinâmica e sistemas de negócio.

Identificando Opções

Provavelmente, especialmente se você já possui uma rede de sinalização digital, você tem algumas ideias sobre o que deseja e com quem pode ser bom trabalhar. Envie a RFP para alguns deles que parecem ser o ajuste certo. Há poucos motivos para eles não responderem.

Se você não conhece a tecnologia ou a empresa, contrate um consultor do setor de sinalização digital. Alguns podem querer um retentor e semanas de trabalho. Você provavelmente não precisa disso. Espera-se que outros consultores passem algumas horas com você para ajudar a definir suas necessidades e, em seguida, recomendar uma pequena lista de prestadores de serviços adequados.

Se você conseguir chegar a essa lista curta, envie aquele mini RFP, analise as respostas e, em seguida, talvez três empresas participem de uma reunião - de preferência pessoalmente. Não faça disso uma hora. Faça uma manhã. Ou um dia. Quanto mais tempo você tiver para conversar, maior a probabilidade de ir além das discussões sobre recursos e especificações e entrar em uma conversa de qualidade sobre ideias e estilos de trabalho.

Se a tecnologia de sinalização digital for totalmente nova para você, talvez o consultor participe das apresentações para orientar a conversa e filtrar as respostas. Fornecedores que são bons em responder a RFPs e apresentações de vendas não são automaticamente bons também em entregar seus serviços.

Essas reuniões consumirão algum tempo, mas pense em dois ou três dias alocados para esse processo, em comparação com semanas e meses para fazer uma RFP completa. Isso é muito mais curto e fácil, e há uma boa chance de os resultados também serem melhores.