Denken Sie über eine Ausschreibung für Digital Signage nach? Tu es nicht!

Seien wir ehrlich: RFPs sind irgendwie schrecklich, für alle Beteiligten.

Ausschreibungen sind seit langem der Standardprozess für die Beschaffung und Auswahl von Technologieanbietern für Unternehmen jeder Größe. Aber sie sind zeitaufwändig, hyperbürokratisch und sehr oft nicht so effektiv, um die am besten geeignete Lösung und den geeignetsten Anbieter zu finden.

Während eine Ausschreibung eine Struktur und Disziplin durchsetzen kann, kann sie dazu führen, dass aufgrund der Art und Weise, wie Einreichungen bewertet und bewertet werden, der falsche Anbieter ausgewählt wird. RFPs können auch die am besten geeigneten Anbieter davon abhalten, dem Geschäft nachzujagen, da viel Zeit erforderlich ist, um auf eine Gelegenheit zu reagieren, die sich möglicherweise ergibt oder nicht. Oder sogar echt sein.

Wenn Sie ein Endbenutzer sind, Digital Signage-Technologie zum ersten Mal beschaffen oder ersetzen oder aktualisieren möchten, was Sie bereits haben, überlegen Sie gut, ob eine Angebotsanfrage der beste Weg ist, um zu einer Lösung zu kommen. Es gibt viel weniger arbeitsintensive Methoden, um das zu finden, was Sie brauchen, und sie werden Ihnen wahrscheinlich effektiver dabei helfen, die richtige Option zu finden.

Wenn Sie für ein großes Unternehmen oder eine Regierungsbehörde mit starren Beschaffungsprozessen arbeiten, die RFPs vorschreiben, nun … Gott sei Dank. Du machst es.

Aber wenn nicht, schauen wir uns einige einfachere Wege an.

Hier sind zunächst einige harte Wahrheiten über RFPs:

• Die Empfänger neigen nicht dazu, ihnen zu vertrauen. Sie befürchten, zu Recht oder zu Unrecht, dass RFPs auf bereits bevorzugte Anbieter verzerrt sind oder dass die RFP-Fragen sogar von Anbietern erstellt wurden, die bereits eng mit dem Endbenutzer zusammenarbeiten.
• Die Empfänger befürchten auch, dass die RFP und ihr Prozess nur optische Übungen sind und dass die Entscheidung bereits getroffen wurde (aber die „Regeln“ besagen, dass die Gelegenheit mehreren Anbietern vorgelegt werden muss);
• Die Empfänger sehen sich die Größe der Gelegenheit an und wägen dies gegen die Zeit ab, die benötigt wird, um eine Antwort zu erstellen. In vielen Fällen entscheiden sich Vertriebsleiter stattdessen dafür, ihre Mitarbeiter auf die Verfolgung von Gelegenheiten zu konzentrieren, von denen sie wissen, dass sie reale Chancen haben.
• Die Größe des RFP-Dokuments kann direkt mit der Wahrscheinlichkeit korrelieren, Antworten zu erhalten. Mit anderen Worten, wenn die RFP ein mehr als 100-seitiges Dokument mit endlosen Fragen ist, werden viele Anbieter einen Pass annehmen. Wenn die RFP-Fragenliste kurz ist und die gestellten Fragen treffend und intelligent sind, werden mehr Anbieter antworten;
• Wenn die RFP ein weites Netz über Dutzende potenzieller Anbieter auswirft, werden die Anbieter denken, dass es sich nur um einen Angelausflug handelt, und die Leute, die die RFP ausstellen, werden um 3 Uhr morgens die Antworten lesen und versuchen, durch den Stapel zu kommen. Niemand gewinnt.

Es gibt einen besseren Weg…

Entwickeln Sie eine sehr klare, klare Erzählung darüber, was in Bezug auf Technologie benötigt wird und wie sie innerhalb der Organisation funktionieren wird. Sie möchten verstehen, wozu die Technologie benötigt wird, aber vor allem sollten Sie vollständig definieren, wie sie verwaltet wird.

Möchte das Unternehmen beispielsweise die Software kaufen und auf seinen eigenen Servern hinter seiner eigenen Firewall hosten. Oder möchte es die Technologie effektiv „mieten“, indem es Software as a Service (SaaS) nutzt, bei dem die in der Cloud gehostete Infrastruktur und die zentralen Vorgänge vom Dienstanbieter verwaltet werden.

Wem wird das Bildschirmnetzwerk innerhalb der Organisation „gehören“? Wer wird die Dinge planen, ausführen und überwachen? Ist das eine Person? Ein internes Team? Neue Angestellte? Oder wird ein Großteil oder die gesamte Arbeit an einen Dienstleister ausgelagert?

Welche Eigenschaften braucht Ihr Unternehmen bei einem Dienstleister? Möchten Sie ein Unternehmen, das großartige Software herstellt und unterstützt, aber aus dem Weg geht? Oder möchten Sie ein Unternehmen, das Ihnen von Anfang an – in der Ideenphase – als Partner durch die Planung, den Rollout und den laufenden Betrieb hilft?

Dabei kann es sich jeweils um ganz unterschiedliche Arten von Unternehmen handeln. Das Problem ist, dass RFPs keine gute Möglichkeit sind, diese Informationen herauszukitzeln.

Ein anderer Versuch

Machen Sie einfach eine Mini-RFP. Erstellen Sie ein Dokument, das nur aus einer Handvoll Schlüsselfragen besteht und sich auf die wirklich wichtigen Fragen konzentriert:

• Ist Ihre Plattform zuverlässig, sicher und wird zuverlässig unterstützt?;
• Ist Ihr Unternehmen finanziell tragfähig und wird es daher für die drei bis fünf Jahre eines Vertrags bestehen?;
• Stimmt Ihre Plattform mit unseren technischen und betrieblichen Anforderungen und unserem geplanten Ansatz überein? Dies sollte kurz gesagt werden – wie SaaS vs. Enterprise;
• Beschreiben Sie, wie Sie uns während der Laufzeit der Vereinbarung den Rücken stärken;
• Formulieren Sie deutlich den Umfang der Gelegenheit, Zeitpläne, Status der Budgetierung (z. B. „Wir sind startklar“) und ob es einen bevorzugten oder etablierten Anbieter gibt oder nicht.

Es gibt noch einige andere gute Fragen und Aussagen, die Sie dort unterbringen können, also beschränken Sie sich nicht auf die oben aufgeführten. Mach einfach nicht weiter und weiter. Sie sollten nicht Ihre Zeit oder die der Anbieter verschwenden, indem Sie Fragen über Dinge wie die Unterstützung für animierte GIFs oder Social-Media-Feeds herunterrasseln. Viele RFPs sind vollgestopft mit Fragen darüber, ob Anbieter Dinge unterstützen oder tun, die fast jeder Anbieter unterstützt und tut.

Die Unterschiede liegen weniger in der Technologie als vielmehr im Arbeitsstil, dem Technologieansatz und der Anpassung an die Marktvertikale. Beispielsweise gibt es Softwareplattformen, bei denen es ausschließlich um Werbung geht, die wahrscheinlich auch in Schulen, am Arbeitsplatz oder im Gesundheitswesen eingesetzt werden könnten, aber es gibt Plattformen, die speziell für diese vertikalen Märkte und Anwendungsfälle optimiert sind.

Zum Beispiel hat Spectrio eine Lösung, die sich ganz auf die Autohändlerumgebung konzentriert – abgestimmt auf deren Bedürfnisse, Dynamik und Geschäftssysteme.

Optionen identifizieren

Die Chancen stehen gut, insbesondere wenn Sie bereits über ein Digital Signage-Netzwerk verfügen, dass Sie einige Ideen haben, was Sie wollen und mit wem Sie gut zusammenarbeiten könnten. Senden Sie die RFP an einige von ihnen, die wie die Richtigen scheinen. Es gibt wenig Grund, warum sie nicht reagieren werden.

Wenn Sie die Technologie oder das Unternehmen nicht kennen, wenden Sie sich an einen Branchenberater für Digital Signage. Einige möchten vielleicht einen Vorschuss und wochenlange Arbeit. Das brauchst du wahrscheinlich nicht. Andere Berater werden hoffentlich ein paar Stunden mit Ihnen verbringen, um Ihre Bedürfnisse zu definieren, und dann eine kurze Liste geeigneter Dienstleister empfehlen.

Wenn Sie an diese kurze Liste kommen, senden Sie diese Mini-RFP, sichten Sie die Antworten und laden Sie dann vielleicht drei Unternehmen zu einem Treffen ein – idealerweise persönlich. Machen Sie es nicht eine Stunde. Machen Sie einen Morgen daraus. Oder einen Tag. Je mehr Zeit Sie zum Chatten haben, desto wahrscheinlicher kommen Sie über Features und Spezifikationen hinaus und in ein qualitativ hochwertiges Gespräch über Ideen und Arbeitsstile.

Wenn die Digital Signage-Technologie für Sie neu ist, lassen Sie vielleicht den Berater an den Präsentationen teilnehmen, um das Gespräch zu führen und die Antworten zu filtern. Anbieter, die gut auf RFPs und Verkaufspräsentationen reagieren können, sind nicht automatisch auch gut darin, ihre Dienstleistungen zu erbringen.

Diese Meetings werden einige Zeit in Anspruch nehmen, aber denken Sie an zwei oder drei Tage, die für diesen Prozess vorgesehen sind, verglichen mit Wochen und Monaten für eine vollständige Ausschreibung. Dies ist viel kürzer und einfacher, und es besteht eine gute Chance, dass die Ergebnisse auch besser sind.