デジタル サイネージの RFP について考えていますか? ドント・ドゥ・イット！

正直に言うと、RFP は、関係者全員にとってひどいものです。

提案依頼書は、あらゆる規模の組織のテクノロジー プロバイダーを調達および選択するための主要なプロセスでした。 しかし、それらは時間がかかり、非常に官僚的であり、最適なソリューションとプロバイダーを見つけるのにそれほど効果的ではないことがよくあります.

RFP は構造と規律を強制することができますが、提出物の評価と採点の方法が原因で、間違ったベンダーが選択される可能性があります。 また、RFP は、うまくいくかどうかわからない機会に対応するために多くの時間を必要とするため、最も適切なベンダーがビジネスを追求することさえ思いとどまらせる可能性があります。 または本物であることさえ。

初めてデジタル サイネージ テクノロジを調達するエンド ユーザーである場合、または既存のものを交換または更新する場合は、RFP を実行することが解決策に到達するための最良の方法であるかどうかについてよく考えてください。 必要なものを見つけるための労力がはるかに少ない方法があり、適切なオプションを特定するのに役立つ可能性があります.

RFP を義務付ける厳格な調達プロセスを持つ大企業または政府機関で働いている場合は、まあ…ゴッドスピードです。 あなたはそれをやっています。

しかし、そうでない場合は、より簡単な方法を見てみましょう。

まず、RFP に関するいくつかの厳しい真実を次に示します。

• 受信者はそれらを信頼する傾向がありません。 正しいか間違っているかにかかわらず、RFP がすでに優先されているベンダーに偏っていること、または RFP の質問がエンドユーザーとすでに密接な関係にあるベンダーによって作成されていることさえ心配しています。
• 受信者は、RFP とそのプロセスが単なる視覚的な演習であり、すでに決定が下されていることも心配しています (ただし、「ルール」では、機会を複数のベンダーに提示する必要があるとされています)。
• 受信者は機会の規模を見て、応答を作成するのに必要な時間と比較検討します。 多くの場合、セールス ディレクターは、実際にチャンスがあるとわかっているチャンスを追い求めることに従業員を集中させ続けることを選択します。
• RFP ドキュメントのサイズは、応答を得る可能性と直接相関する可能性があります。 言い換えれば、RFP が無限の質問で満たされた 100 ページ以上のドキュメントである場合、多くのベンダーが合格します。 RFP の質問リストが短く、質問が的を射ていて賢明であれば、より多くのベンダーが回答します。
• RFP が数十の潜在的なプロバイダーに広く網を張る場合、ベンダーはそれが単なる釣り旅行であると考えるでしょう。 誰も勝てません。

より良い方法があります…

テクノロジーに関して何が必要で、それが組織内でどのように機能するかについて、非常に明確で明確な説明を作成します。 テクノロジーを使って何をする必要があるかを理解したいのですが、もっと重要なことは、テクノロジーをどのように管理するかを完全に定義する必要があるということです。

たとえば、会社はソフトウェアを購入し、独自のファイアウォールの背後にある独自のサーバーでホストしたいと考えていますか。 それとも、サービス プロバイダーが処理するクラウド ホスト インフラストラクチャと中央運用を監視するサービスとしてのソフトウェア (SaaS) を使用して、テクノロジーを効果的に「レンタル」したいのでしょうか。

組織内のスクリーン ネットワークを「所有」するのは誰ですか? 誰が物事を計画し、実行し、監視しますか? その人は一人ですか？ 社内チーム？ 新入社員？ それとも、大部分またはすべての作業がサービス プロバイダーにアウトソーシングされますか?

あなたの組織がサービスプロバイダーに必要とする特徴は何ですか? 優れたソフトウェアを作成およびサポートしているが、邪魔にならない会社が必要ですか? それとも、アイデアの段階で、計画、展開、継続的な運用のすべての段階でパートナーになることができる会社が必要ですか。

いずれの場合も、さらに多くの場合、これらは非常に異なる種類の企業である可能性があります。 問題は、RFP がその情報を引き出すのに適した方法ではないことです。

別のアプローチ

ミニ RFP のみを行います。 本当に重要な質問に焦点を当てた、ほんの一握りの主要な質問であるドキュメントを作成します。

• あなたのプラットフォームは信頼性が高く、安全で、確実にサポートされていますか?;
• あなたの会社は財政的に実行可能であり、したがって 3 年から 5 年の契約期間は存続しますか?;
• あなたのプラットフォームは、私たちの技術的および運用上のニーズ、および私たちが計画しているアプローチと一致していますか? これは、SaaS 対エンタープライズなど、簡単に説明する必要があります。
• 契約期間中、どのように私たちを支援するかを説明してください。
• 機会の規模、タイムライン、予算編成の状況 (「準備万端です」など)、優先または既存のベンダーが存在するかどうかを明確に説明します。

他にも良い質問や説明がいくつかありますので、上記に挙げたものに限定されないでください。 何度も続けないでください。 アニメーション GIF のサポートやソーシャル メディア フィードのサポートなどに関する質問をぶつけて、あなたやベンダーの時間を無駄にするべきではありません。 多くの RFP には、ほぼすべてのベンダーがサポートし、行っていることをベンダーがサポートしているかどうか、または行っているかどうかについての質問が詰め込まれています。

違いはテクノロジーよりも、作業スタイル、テクノロジーへのアプローチ、および市場の垂直方向への適合性にあります。 たとえば、学校、職場、またはヘルスケアでも機能する可能性のある、広告に特化したソフトウェア プラットフォームがありますが、これらの垂直市場やユースケース向けに特別に最適化されたプラットフォームもあります。

たとえば、Spectrio には、自動車ディーラー環境に関するすべてのソリューションがあり、そのニーズ、ダイナミクス、およびビジネス システムに合わせて調整されています。

オプションの特定

特にデジタル サイネージ ネットワークを既に導入している場合は、何をしたいのか、誰と一緒に仕事をするのが良いのかについていくつかのアイデアを持っている可能性があります。 適切と思われる数名に RFP を送信します。 彼らが応答しない理由はほとんどありません。

テクノロジーや会社がわからない場合は、デジタル サイネージ業界のコンサルタントに相談してください。 保持者と数週間の作業が必要な場合もあります。 あなたはおそらくそれを必要としません。 他のコンサルタントが、数時間かけてお客様のニーズを定義し、適切なサービス プロバイダーの短いリストを推奨してくれることを願っています。

その短いリストにたどり着くことができたら、そのミニ RFP を送信し、回答を精査してから、おそらく 3 社を会議に参加させます (理想的には直接会う)。 1時間もしないでください。 朝にしてください。 または一日。 チャットする時間が長ければ長いほど、機能や仕様の議論を超えて、アイデアや働き方についての質の高い会話に入る可能性が高くなります.

デジタル サイネージ テクノロジがまったく初めての場合は、コンサルタントにプレゼンテーションに同席してもらい、会話を導き、回答をフィルタリングしてもらいます。 RFP やセールス プレゼンテーションへの対応が得意なベンダーは、サービスの提供も自動的に得意というわけではありません。

これらの会議には時間がかかりますが、完全な RFP を行うのに数週間から数か月かかる場合があるのと比べて、このプロセスに割り当てられる日数は 2 ～ 3 日と考えてください。 これははるかに短くて簡単で、結果も良くなる可能性が十分にあります.