考虑数字标牌 RFP？不要这样做！

已发表: 2022-06-01

老实说：RFP 对所有相关人员来说都有些糟糕。

长期以来，征求建议书一直是各种规模的组织寻找和选择技术提供商的首选流程。但它们非常耗时、过于官僚，而且在发现最合适的解决方案和供应商方面往往效果不佳。

虽然 RFP 可以强制执行结构和纪律，但由于评估和评分提交的方式，它可能会导致选择错误的供应商。 RFP 甚至可以阻止最合适的供应商追逐业务，因为响应可能会或可能不会成功的机会需要所有时间。或者甚至是真实的。

如果您是最终用户，第一次采购数字标牌技术，或者要替换或更新您已有的技术，请仔细考虑一下 RFP 是否是获得解决方案的最佳方式。查找所需内容的劳动密集型方法要少得多，而且它们可能会更有效地帮助您确定正确的选项。

如果您在一家大公司或政府实体工作，采购流程严格，需要 RFP，那么……Godspeed。你在做。

但如果没有，让我们看看一些更简单的路径。

首先，这里有一些关于 RFP 的硬道理：

收件人往往不信任他们。他们担心，无论是对还是错，RFP 都偏向于已经首选的供应商，或者甚至 RFP 问题是由已经与最终用户紧密联系的供应商精心设计的；
收件人还担心 RFP 及其过程只是光学练习，并且已经做出决定（但“规则”说机会必须摆在多个供应商面前）；
收件人会查看机会的大小，并将其与做出回应所需的时间进行权衡。在很多情况下，销售总监会选择让他们的员工专注于追逐他们知道真正有机会发生的机会；
RFP 文档的大小与获得响应的可能性直接相关。换句话说，如果 RFP 是一个 100 多页的文档，充满了无穷无尽的问题，许多供应商将通过。如果 RFP 问题列表很短，而且提出的问题切中要害，就会有更多的供应商做出回应；
如果 RFP 在数十家潜在供应商之间撒下大网，供应商会认为这只是一次钓鱼之旅，而发布 RFP 的人将在凌晨 3 点阅读回复，试图从一堆邮件中脱颖而出。没有人赢。

就技术方面的需求及其在组织内的运作方式制定非常清晰、清晰的叙述。您想了解您需要技术做什么，但更重要的是，您应该完全定义如何管理它。

例如，公司是否要购买软件并将其托管在自己的服务器上，在自己的防火墙后面。或者它是否想有效地“租用”技术，使用软件即服务 (SaaS) 来查看由服务提供商处理的云托管基础设施和中央操作。

谁将“拥有”组织内的屏幕网络？谁来计划、运行和观察事物？那是一个人吗？内部团队？新员工？还是会将大部分或全部工作外包给服务提供商？

您的组织需要服务提供商具备哪些特征？您想要一家制造和支持出色软件但又不妨碍的公司吗？或者，您是否想要一家可以从一开始就提供帮助的公司——在构思阶段——成为贯穿规划、推出和持续运营的合作伙伴。

在每一种情况下，以及更多情况下，这些公司都可能是非常不同的类型。问题是 RFP 并不是梳理这些信息的好方法。

只做一个迷你 RFP。制作一份只有少数关键问题的文件，重点放在真正重要的问题上：

还有一些其他好的问题和陈述可以插入其中，所以不要被上面列出的限制。只是不要继续下去。您不应该浪费您自己或供应商的时间，喋喋不休地回答有关支持动画 gif 或社交媒体提要等问题。许多 RFP 都充满了关于供应商是否支持或做几乎每个供应商都支持和做的事情的问题。

差异不在于技术，而在于工作方式、技术方法和垂直市场适应性。例如，有些软件平台完全是关于广告的，它们也可能在学校、工作场所或医疗保健中发挥作用，但也有一些平台专门针对这些垂直市场和用例进行了优化。

例如，Spectrio 有一个完全针对汽车经销商环境的解决方案——根据其需求、动态和业务系统进行调整。

很有可能，特别是如果您已经部署了数字标牌网络，您对自己想要什么以及适合与谁合作有一些想法。将 RFP 发送给其中一些看起来合适的人选。他们没有理由不回应。

如果您不了解技术或公司，请聘请数字标牌行业顾问。有些人可能想要一个固定人员和数周的工作。你可能不需要那个。其他顾问将有希望与您一起花几个小时来帮助确定您的需求，然后推荐一份合适的服务提供商的简短列表。

如果你能找到那个候选名单，发送那个迷你 RFP，筛选响应，然后可能有三个公司参加会议——最好是亲自参加。不要让它成为一个小时。让它成为一个早晨。或者一天。您聊天的时间越多，您就越有可能超越功能和规格讨论，进入有关想法和工作方式的高质量对话。

如果数字标牌技术对您来说是全新的，也许可以让顾问旁听演示以指导对话并过滤响应。擅长响应 RFP 和销售演示的供应商不一定也擅长提供他们的服务。

这些会议会消耗一些时间，但考虑为这个过程分配两到三天，而完成完整的 RFP 可能需要数周和数月。这要短得多，也容易得多，而且结果也很有可能会更好。