디지털 사이니지 RFP에 대해 생각하고 계십니까? 하지마!

솔직히 말해서 RFP는 관련된 모든 사람에게 끔찍합니다.

제안 요청은 오랫동안 모든 규모의 조직을 위한 기술 공급자를 소싱하고 선택하는 과정이었습니다. 그러나 그들은 시간이 많이 걸리고 지나치게 관료적이며 가장 적합한 솔루션과 공급자를 찾는 데 그다지 효과적이지 않은 경우가 많습니다.

RFP는 구조와 규율을 적용할 수 있지만 제출물을 평가하고 점수를 매기는 방식으로 인해 잘못된 공급업체가 선택될 수 있습니다. RFP는 또한 성공할 수도 있고 성공하지 못할 수도 있는 기회에 대응하는 데 필요한 모든 시간 때문에 가장 적절한 공급업체가 비즈니스를 쫓는 것조차 단념시킬 수 있습니다. 아니면 진짜가 되십시오.

디지털 사이니지 기술을 처음으로 소싱하는 최종 사용자이거나 이미 보유하고 있는 것을 대체하거나 새로 고치려면 RFP를 수행하는 것이 솔루션에 도달하는 가장 좋은 방법인지 신중하게 생각해 보십시오. 필요한 것을 찾는 데 훨씬 덜 노동 집약적인 방법이 있으며 올바른 옵션을 식별하는 데 더 효과적일 것입니다.

RFP를 요구하는 엄격한 조달 프로세스가 있는 대기업이나 정부 기관에서 근무하는 경우 … Godspeed. 당신은 그것을하고 있습니다.

하지만 그렇지 않다면 더 쉬운 경로를 살펴보겠습니다.

먼저 RFP에 대한 몇 가지 어려운 사실이 있습니다.

• 수신자는 그들을 신뢰하지 않는 경향이 있습니다. 그들은 옳든 그르든 RFP가 이미 선호하는 공급업체에 편향되어 있거나 RFP 질문이 최종 사용자와 이미 긴밀한 공급업체에서 작성되었다고 걱정합니다.
• 수신자는 또한 RFP와 그 프로세스가 시각적인 연습일 뿐이며 이미 결정이 내려졌다고 걱정합니다(그러나 "규칙"에 따르면 기회는 여러 공급업체 앞에 있어야 합니다).
• 수신자는 기회의 크기를 살펴보고 응답을 작성하는 데 필요한 시간과 비교 평가합니다. 많은 경우에 영업 이사는 사람들이 실제로 일어날 가능성이 있다고 알고 있는 기회를 쫓는 데 집중하도록 하는 대신 선택합니다.
• RFP 문서의 크기는 응답을 받을 가능성과 직접적으로 연관될 수 있습니다. 즉, RFP가 끝없는 질문으로 가득 찬 100페이지 이상의 문서라면 많은 공급업체가 통과할 것입니다. RFP 질문 목록이 짧고 질문이 적절하고 현명하다면 더 많은 공급업체가 응답할 것입니다.
• RFP가 수십 개의 잠재적인 제공자에 걸쳐 광범위한 그물을 던지면 공급업체는 그것이 단지 낚시 여행이라고 생각할 것이고 RFP를 발행하는 사람들은 더미를 통과하려고 노력하면서 오전 3시에 응답을 읽을 것입니다. 아무도 이기지 못합니다.

더 나은 방법이 있습니다…

기술 측면에서 무엇이 필요한지, 그리고 그것이 조직 내에서 어떻게 작동할 것인지에 대해 매우 명확하고 명확한 내러티브를 개발하십시오. 수행할 기술이 필요한 것이 무엇인지 이해하고 싶지만 더 중요한 것은 관리 방법을 완전히 정의해야 합니다.

예를 들어, 회사는 소프트웨어를 구매하고 자체 방화벽 뒤에 있는 자체 서버에서 호스팅하기를 원합니까? 아니면 서비스 공급자가 처리하는 클라우드 호스팅 인프라와 중앙 운영을 확인하는 SaaS(Software as a Service)를 사용하여 기술을 효과적으로 "임대"하려고 합니까?

조직 내에서 누가 스크린 네트워크를 "소유"할 것인가? 누가 계획하고, 실행하고, 감시할 것인가? 한 사람인가요? 사내팀? 신입사원? 아니면 대부분 또는 모든 작업을 서비스 제공업체에 아웃소싱할 예정입니까?

귀사가 서비스 제공자에게 요구하는 특성은 무엇입니까? 훌륭한 소프트웨어를 만들고 지원하지만 비켜가는 회사를 원하십니까? 아니면 처음부터 아이디어 구상 단계부터 계획, 롤아웃 및 진행 중인 운영 전반에 걸쳐 파트너가 되어 도움을 줄 수 있는 회사를 원하십니까?

각각의 경우에, 그리고 더 많은 경우에 이들은 매우 다른 종류의 회사일 수 있습니다. 문제는 RFP가 해당 정보를 추출하는 좋은 방법이 아니라는 것입니다.

다른 접근법

미니 RFP만 작성하십시오. 정말 중요한 질문에 초점을 맞춘 몇 가지 핵심 질문으로 문서를 작성하세요.

• 플랫폼이 안정적이고 안전하며 안정적으로 지원됩니까?
• 귀하의 회사는 재정적으로 실행 가능하며 따라서 계약 기간 3~5년 동안 유지될 것입니까?
• 귀하의 플랫폼이 우리의 기술 및 운영 요구 사항과 계획된 접근 방식에 부합합니까? 이것은 SaaS 대 엔터프라이즈와 같이 간략하게 설명해야 합니다.
• 계약 기간 동안 귀하가 어떻게 우리의 지원을 받을 것인지 설명하십시오.
• 기회의 규모, 타임라인, 예산 책정 상태(예: "준비 완료"), 선호하는 공급업체 또는 기존 공급업체가 있는지 여부를 명확하게 설명합니다.

거기에 들어갈 수 있는 다른 좋은 질문과 진술이 있으므로 위에 나열된 질문과 진술에 제한을 받지 마십시오. 계속하지 마십시오. 애니메이션 GIF 또는 소셜 미디어 피드 지원과 같은 문제에 대해 덜덜 떨면서 시간을 낭비하거나 공급업체의 시간을 낭비해서는 안 됩니다. 많은 RFP는 공급업체가 거의 모든 공급업체가 지원하고 수행하는 일을 지원하거나 수행하는지에 대한 질문으로 가득 차 있습니다.

차이점은 기술보다는 작업 스타일, 기술 접근 ​​방식 및 시장 수직 적합성에 있습니다. 예를 들어, 학교, 직장 또는 의료 분야에서도 역할을 할 수 있는 광고에 관한 소프트웨어 플랫폼이 있지만 이러한 수직 시장 및 사용 사례에 특별히 최적화된 플랫폼이 있습니다.

예를 들어, Spectrio는 자동차 판매점 환경에 대한 솔루션을 보유하고 있습니다. 이 솔루션은 필요, 역학 및 비즈니스 시스템에 맞게 조정되었습니다.

식별 옵션

특히 이미 디지털 사이니지 네트워크를 갖추고 있다면 원하는 것이 무엇인지, 누구와 함께 일하면 좋을지에 대한 아이디어가 있을 것입니다. 적합해 보이는 몇 명에게 RFP를 보냅니다. 그들이 응답하지 않을 이유가 거의 없습니다.

기술이나 회사를 모른다면 디지털 사이니지 산업 컨설턴트를 고용하십시오. 일부는 보유자와 몇 주간의 작업을 원할 수 있습니다. 아마 필요하지 않을 것입니다. 다른 컨설턴트가 몇 시간 동안 귀하와 함께 귀하의 요구 사항을 정의한 다음 적합한 서비스 공급자의 짧은 목록을 추천할 것입니다.

짧은 목록에 도달할 수 있는 경우 미니 RFP를 보내고 응답을 선별한 다음 회의에 세 회사를 초대합니다. 이상적으로는 직접 만나는 것입니다. 한 시간으로 만들지 마십시오. 그것을 아침으로 만드십시오. 아니면 하루. 채팅할 시간이 많을수록 기능 및 사양 토론을 넘어 아이디어 및 작업 스타일에 대한 양질의 대화를 나눌 가능성이 높아집니다.

디지털 사이니지 기술이 처음이라면 컨설턴트가 프레젠테이션에 참여하여 대화를 안내하고 응답을 필터링하도록 할 수 있습니다. RFP 및 영업 프레젠테이션에 잘 응답하는 벤더가 자동으로 서비스 제공도 잘하는 것은 아닙니다.

이러한 회의는 다소 시간이 걸리겠지만 전체 RFP를 수행하는 데 몇 주 또는 몇 달이 걸릴 수 있는 것과 비교하여 이 프로세스에 할당된 2~3일 정도를 생각해 보십시오. 이것은 훨씬 더 짧고 쉬우며 결과도 더 좋을 가능성이 높습니다.