Stai pensando a una richiesta di offerta di segnaletica digitale? Non farlo!

Siamo onesti: le RFP sono piuttosto orribili, per tutti i soggetti coinvolti.

Le richieste di proposte sono state a lungo il processo di riferimento per l'approvvigionamento e la selezione di fornitori di tecnologia per organizzazioni di tutte le dimensioni. Ma richiedono molto tempo, sono iperburocratici e molto spesso non sono così efficaci nel trovare la soluzione e il fornitore più adatti.

Sebbene una RFP possa imporre una struttura e una disciplina, può comportare la selezione del fornitore sbagliato a causa del modo in cui le richieste vengono valutate e valutate. Le RFP possono anche dissuadere i fornitori più appropriati anche solo dall'inseguire l'attività, a causa di tutto il tempo necessario per rispondere a un'opportunità che potrebbe o meno funzionare. O anche essere reale.

Se sei un utente finale, stai acquistando la tecnologia di digital signage per la prima volta, o per sostituire o aggiornare ciò che hai già in atto, pensa bene se fare una RFP sia il modo migliore per arrivare a una soluzione. Esistono modi molto meno laboriosi per trovare ciò di cui hai bisogno e probabilmente saranno più efficaci nell'aiutarti a identificare l'opzione giusta.

Se lavori per una grande azienda o ente governativo con processi di approvvigionamento rigidi che impongono RFP, beh ... Godspeed. Lo stai facendo.

Ma se no, diamo un'occhiata ad alcuni percorsi più facili.

Innanzitutto, ecco alcune dure verità sulle RFP:

• I destinatari non tendono a fidarsi di loro. Si preoccupano, a torto oa ragione, che le RFP siano distorte verso fornitori già preferiti, o anche che le domande RFP siano state create da fornitori già stretti con l'utente finale;
• I destinatari temono anche che la RFP e il suo processo siano solo esercizi di ottica e che la decisione sia già stata presa (ma le "regole" dicono che l'opportunità deve essere messa di fronte a più fornitori);
• I destinatari esaminano la dimensione dell'opportunità e la soppesano rispetto alla quantità di tempo necessaria per creare una risposta. In molti casi, i direttori delle vendite sceglieranno invece di mantenere i propri dipendenti concentrati sulla ricerca di opportunità che sanno avere reali possibilità di realizzarsi;
• La dimensione del documento RFP può essere direttamente correlata alla probabilità di ottenere risposte. In altre parole, se la RFP è un documento di oltre 100 pagine pieno di infinite domande, molti venditori accetteranno. Se l'elenco delle domande RFP è breve e le domande poste sono puntuali e intelligenti, più fornitori risponderanno;
• Se la RFP lancia un'ampia rete tra dozzine di potenziali fornitori, i venditori penseranno che sia solo una battuta di pesca e le persone che emettono la RFP leggeranno le risposte alle 3 del mattino, cercando di superare la pila. Nessuno vince.

C'è un modo migliore...

Sviluppa una narrazione molto chiara e nitida su ciò che è necessario in termini di tecnologia e su come funzionerà all'interno dell'organizzazione. Vuoi capire cosa ti serve per fare la tecnologia, ma più precisamente, dovresti definire completamente come verrà gestita.

Ad esempio, l'azienda desidera acquistare il software e ospitarlo sui propri server, dietro il proprio firewall? Oppure vuole "affittare" in modo efficace la tecnologia, utilizzando il software come servizio (SaaS) che vede l'infrastruttura ospitata nel cloud e le operazioni centrali gestite dal fornitore di servizi.

Chi sarà "proprietario" della rete di schermate all'interno dell'organizzazione? Chi pianificherà, gestirà e guarderà le cose? È una persona? Un team interno? Nuovi assunti? O gran parte o tutto il lavoro sarà affidato a un fornitore di servizi?

Quali sono le caratteristiche di cui la tua organizzazione ha bisogno in un fornitore di servizi? Vuoi un'azienda che produca e supporti un ottimo software, ma si tolga di mezzo? Oppure vuoi un'azienda che possa aiutarti fin dall'inizio, nella fase di ideazione, che sia un partner per tutto il percorso attraverso la pianificazione, l'implementazione e le operazioni in corso.

In ogni caso, e in molti altri, possono trattarsi di tipi di società molto diversi. Il problema è che le RFP non sono un ottimo modo per estrarre tali informazioni.

Un approccio diverso

Fai solo una mini RFP. Crea un documento che sia solo una manciata di domande chiave, incentrato su quelle che contano davvero:

• La tua piattaforma è affidabile, sicura e supportata in modo affidabile?;
• La tua azienda è finanziariamente sostenibile e, quindi, durerà dai tre ai cinque anni di un contratto?;
• La tua piattaforma è in linea con le nostre esigenze tecniche e operative e con il nostro approccio pianificato? Questo dovrebbe essere spiegato in breve, come SaaS vs enterprise;
• Descrivi come ci coprirai le spalle per la durata dell'accordo;
• Spiega chiaramente la dimensione dell'opportunità, le tempistiche, lo stato del budget (come "siamo a posto") e se esiste o meno un fornitore privilegiato o storico.

Ci sono altre buone domande e affermazioni da inserire, quindi non lasciarti limitare da quelle sopra elencate. Basta non andare avanti e avanti. Non dovresti sprecare il tuo tempo, o quello dei venditori, snocciolando domande su cose come il supporto per gif animate o feed di social media. Molte RFP sono piene di domande sul fatto che i fornitori supportino o facciano cose che quasi tutti i fornitori supportano e fanno.

Le differenze sono meno nella tecnologia e più nello stile di lavoro, nell'approccio tecnologico e nell'adattamento al mercato verticale. Ad esempio, esistono piattaforme software incentrate sulla pubblicità che potrebbero probabilmente svolgere anche il lavoro nelle scuole, nei luoghi di lavoro o nell'assistenza sanitaria, ma esistono piattaforme specificamente ottimizzate per quei mercati verticali e casi d'uso.

Ad esempio, Spectrio ha una soluzione che riguarda l'ambiente del concessionario di automobili, sintonizzata sulle sue esigenze, dinamiche e sistemi aziendali.

Identificazione delle opzioni

È probabile che, in particolare se disponi già di una rete di digital signage, tu abbia qualche idea su ciò che vuoi e con chi potrebbe essere utile lavorare. Invia la RFP ad alcuni di loro che sembrano la soluzione giusta. Ci sono pochi motivi per cui non rispondono.

Se non conosci la tecnologia o l'azienda, rivolgiti a un consulente del settore della segnaletica digitale. Alcuni potrebbero volere un acconto e settimane di lavoro. Probabilmente non ne hai bisogno. Si spera che altri consulenti trascorrano alcune ore con te per aiutarti a definire le tue esigenze e quindi consigliare un breve elenco di fornitori di servizi idonei.

Se riesci ad arrivare a quel breve elenco, invia quella mini RFP, vaglia le risposte e poi organizza forse tre aziende per un incontro, idealmente di persona. Non fare un'ora. Fai in modo che sia mattina. O un giorno. Più tempo hai a disposizione per chattare, più è probabile che andrai oltre le discussioni sulle funzionalità e le specifiche e in una conversazione di qualità su idee e stili di lavoro.

Se la tecnologia del digital signage è completamente nuova per te, forse chiedi al consulente di partecipare alle presentazioni per guidare la conversazione e filtrare le risposte. I fornitori che sono bravi a rispondere a RFP e presentazioni di vendita non sono automaticamente bravi anche a fornire i loro servizi.

Questi incontri richiederanno un po' di tempo, ma pensa a due o tre giorni assegnati a questo processo, rispetto a quelle che potrebbero essere settimane e mesi per fare una RFP completa. Questo è molto più breve e più facile, e ci sono buone probabilità che anche i risultati siano migliori.