Berpikir Tentang RFP Digital Signage? Jangan Lakukan!

Jujur saja: RFP agak buruk, untuk semua orang yang terlibat.

Permintaan Proposal telah lama menjadi proses masuk untuk mencari dan memilih penyedia teknologi untuk organisasi dari semua ukuran. Tapi mereka memakan waktu, sangat birokratis dan seringkali tidak terlalu efektif dalam menemukan solusi dan penyedia yang paling cocok.

Sementara RFP dapat menegakkan struktur dan disiplin, hal itu dapat mengakibatkan vendor yang salah dipilih karena cara pengajuan dinilai dan dinilai. RFP juga dapat menghalangi vendor yang paling tepat bahkan untuk mengejar bisnis, karena sepanjang waktu diperlukan untuk menanggapi peluang yang mungkin berhasil atau tidak. Atau bahkan menjadi nyata.

Jika Anda adalah pengguna akhir, menggunakan teknologi reklame digital untuk pertama kalinya, atau untuk mengganti atau menyegarkan apa yang sudah Anda miliki, pikirkan baik-baik apakah melakukan RFP adalah cara terbaik untuk mendapatkan solusi. Ada banyak cara yang tidak terlalu padat karya untuk menemukan apa yang Anda butuhkan, dan cara tersebut mungkin akan lebih efektif dalam membantu Anda mengidentifikasi opsi yang tepat.

Jika Anda bekerja untuk perusahaan besar atau entitas pemerintah dengan proses pengadaan yang kaku yang mengamanatkan RFP, yah… Semoga berhasil. Anda melakukannya.

Tapi jika tidak, mari kita lihat beberapa jalan yang lebih mudah.

Pertama, berikut adalah beberapa kebenaran pahit tentang RFP:

• Penerima cenderung tidak mempercayai mereka. Mereka khawatir, benar atau salah, bahwa RFP condong ke vendor yang sudah disukai, atau bahkan pertanyaan RFP dibuat oleh vendor yang sudah dekat dengan pengguna akhir;
• Penerima juga khawatir RFP dan prosesnya hanyalah latihan optik, dan bahwa keputusan telah dibuat (tetapi "aturan" mengatakan bahwa peluang harus diletakkan di depan banyak vendor);
• Penerima melihat besarnya peluang dan menimbangnya dengan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyusun respons. Dalam banyak kasus, direktur penjualan akan memilih untuk membuat orang-orang mereka fokus mengejar peluang yang mereka tahu memiliki peluang nyata untuk terjadi;
• Ukuran dokumen RFP dapat berkorelasi langsung dengan kemungkinan mendapatkan tanggapan. Dengan kata lain, jika RFP adalah dokumen 100 halaman lebih yang diisi dengan pertanyaan tanpa akhir, banyak vendor akan menerimanya. Jika daftar pertanyaan RFP pendek, dan pertanyaan yang diajukan tepat sasaran dan cerdas, lebih banyak vendor akan menjawab;
• Jika RFP menyebarkan jaring lebar ke lusinan penyedia potensial, vendor akan mengira ini hanya perjalanan memancing, dan orang yang mengeluarkan RFP akan membaca tanggapan pada pukul 3 pagi, mencoba melewati tumpukan. Tidak ada yang menang.

Ada Cara yang Lebih Baik…

Kembangkan narasi yang sangat jelas dan tajam tentang apa yang dibutuhkan dalam hal teknologi, dan bagaimana cara kerjanya di dalam organisasi. Anda ingin memahami apa yang Anda perlukan dari teknologi tersebut, tetapi yang lebih penting lagi, Anda harus sepenuhnya menentukan bagaimana teknologi itu akan dikelola.

Misalnya, apakah perusahaan ingin membeli perangkat lunak dan menyimpannya di servernya sendiri, di belakang firewallnya sendiri. Atau apakah ia ingin "menyewa" teknologi secara efektif, menggunakan perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) yang melihat infrastruktur yang dihosting di cloud dan operasi pusat yang ditangani oleh penyedia layanan.

Siapa yang akan "memiliki" jaringan layar dalam organisasi? Siapa yang akan merencanakan, menjalankan, dan mengawasi sesuatu? Apakah itu satu orang? Tim internal? Pegawai baru? Atau akankah banyak atau semua pekerjaan dialihdayakan ke penyedia layanan?

Apa karakteristik yang dibutuhkan organisasi Anda dalam penyedia layanan? Apakah Anda menginginkan perusahaan yang membuat dan mendukung perangkat lunak hebat, tetapi menyingkir? Atau apakah Anda menginginkan perusahaan yang dapat membantu sejak awal – pada tahap ideasi – menjadi mitra sepanjang perencanaan, peluncuran, dan pengoperasian yang berkelanjutan.

Dalam setiap kasus, dan banyak lagi, ini bisa menjadi jenis perusahaan yang sangat berbeda. Masalahnya adalah bahwa RFP bukanlah cara yang bagus untuk mengeluarkan informasi itu.

Pendekatan yang Berbeda

Lakukan hanya RFP mini. Buat dokumen yang berisi beberapa pertanyaan kunci, fokus pada pertanyaan yang benar-benar penting:

• Apakah platform Anda andal, aman, dan didukung dengan andal?;
• Apakah perusahaan Anda layak secara finansial dan, oleh karena itu, akan bertahan selama tiga sampai lima tahun kontrak?;
• Apakah platform Anda selaras dengan kebutuhan teknis dan operasional kami, serta pendekatan yang kami rencanakan? Ini harus dijelaskan secara singkat – seperti SaaS vs perusahaan;
• Jelaskan bagaimana Anda akan mendukung kami untuk jangka waktu perjanjian;
• Uraikan dengan jelas ukuran peluang, jadwal, status penganggaran (seperti "kami siap berangkat") dan apakah ada vendor pilihan atau pemegang jabatan.

Ada beberapa pertanyaan dan pernyataan bagus lainnya untuk diselipkan di sana, jadi jangan dibatasi oleh yang tercantum di atas. Hanya saja, jangan terus-terusan. Anda tidak boleh membuang-buang waktu, atau waktu vendor, mengoceh tentang hal-hal seperti dukungan untuk gif animasi atau umpan media sosial. Banyak RFP diisi dengan pertanyaan tentang apakah vendor mendukung atau melakukan hal-hal yang didukung dan dilakukan oleh hampir semua vendor.

Perbedaannya kurang pada teknologi dan lebih pada gaya kerja, pendekatan teknologi dan kesesuaian dengan vertikal pasar. Misalnya, ada platform perangkat lunak yang semuanya tentang periklanan yang mungkin juga dapat melakukan pekerjaan di sekolah, tempat kerja, atau layanan kesehatan, tetapi ada platform yang secara khusus dioptimalkan untuk pasar vertikal dan kasus penggunaan tersebut.

Misalnya, Spectrio memiliki solusi yang semuanya tentang lingkungan dealer mobil – disesuaikan dengan kebutuhan, dinamika, dan sistem bisnisnya.

Mengidentifikasi Pilihan

Kemungkinannya adalah, terutama jika Anda sudah memiliki jaringan reklame digital, Anda memiliki beberapa gagasan tentang apa yang Anda inginkan dan siapa yang mungkin cocok untuk diajak bekerja sama. Kirim RFP ke beberapa dari mereka yang sepertinya cocok. Ada sedikit alasan mengapa mereka tidak mau menanggapi.

Jika Anda tidak mengetahui teknologi atau perusahaannya, libatkan konsultan industri reklame digital. Beberapa mungkin menginginkan punggawa dan kerja berminggu-minggu. Anda mungkin tidak membutuhkan itu. Konsultan lain diharapkan akan melakukan beberapa jam dengan Anda untuk membantu menentukan kebutuhan Anda, dan kemudian merekomendasikan daftar singkat penyedia layanan yang sesuai.

Jika Anda bisa mendapatkan daftar pendek itu, kirim RFP mini itu, saring tanggapannya, dan kemudian mungkin ada tiga perusahaan untuk rapat – idealnya secara langsung. Jangan sampai satu jam. Buatlah pagi. Atau sehari. Semakin banyak waktu yang Anda miliki untuk mengobrol, semakin besar kemungkinan Anda melampaui diskusi fitur dan spesifikasi dan ke dalam percakapan berkualitas tentang ide dan gaya kerja.

Jika teknologi reklame digital semuanya baru bagi Anda, mungkin mintalah konsultan mengikuti presentasi untuk memandu percakapan dan memfilter tanggapan. Vendor yang pandai menanggapi RFP dan presentasi penjualan tidak secara otomatis baik, juga, dalam memberikan layanan mereka.

Pertemuan-pertemuan ini akan memakan waktu, tetapi pikirkan tentang dua atau tiga hari yang dialokasikan untuk proses ini, dibandingkan dengan beberapa minggu dan bulan untuk melakukan RFP penuh. Ini jauh lebih singkat dan mudah, dan ada kemungkinan besar hasilnya juga akan lebih baik.