التفكير في RFP لافتات رقمية؟ لا تفعل ذلك!

لنكن صادقين: طلبات تقديم العروض مروعة نوعًا ما لجميع المعنيين.

لطالما كانت طلبات العروض هي العملية الأولى لتحديد مصادر واختيار مزودي التكنولوجيا للمؤسسات من جميع الأحجام. لكنها تستغرق وقتًا طويلاً وتتسم بالبيروقراطية المفرطة وغالبًا ما لا تكون فعالة في اكتشاف الحل والمزود الأنسب.

في حين أن طلب تقديم العروض يمكن أن يفرض هيكلًا ونظامًا ، إلا أنه يمكن أن يؤدي إلى اختيار البائع الخطأ بسبب الطريقة التي يتم بها تقييم الطلبات وتسجيلها. يمكن أن تثني طلبات تقديم العروض أيضًا البائعين الأكثر ملاءمة عن مطاردة الأعمال ، بسبب كل الوقت المطلوب للاستجابة لفرصة قد تنجح أو لا تنجح. أو حتى تكون حقيقية.

إذا كنت مستخدمًا نهائيًا ، تقوم بتوريد تقنية اللافتات الرقمية لأول مرة ، أو لاستبدال أو تحديث ما لديك بالفعل ، فكر جيدًا وجادًا حول ما إذا كان إجراء RFP هو أفضل طريقة للوصول إلى حل. هناك طرق أقل كثافة في العمل للعثور على ما تحتاجه ، وربما تكون أكثر فاعلية في مساعدتك على تحديد الخيار الصحيح.

إذا كنت تعمل في شركة كبيرة أو كيان حكومي مع عمليات شراء صارمة تتطلب طلبات تقديم العروض ، حسنًا ... التوفيق. انت تفعلها.

ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فلنلقِ نظرة على بعض المسارات الأسهل.

أولاً ، إليك بعض الحقائق الصعبة حول طلبات تقديم العروض:

• لا يميل المستلمون إلى الوثوق بهم. إنهم قلقون ، على صواب أو خطأ ، من أن طلبات تقديم العروض تنحرف إلى البائعين المفضلين بالفعل ، أو حتى أن أسئلة RFP صاغها البائعون بالفعل مع المستخدم النهائي ؛
• يقلق المستلمون أيضًا من طلب تقديم العروض وإجراءاته مجرد تمارين بصرية ، وأن القرار قد تم بالفعل (لكن "القواعد" تنص على أنه يجب وضع الفرصة أمام بائعين متعددين) ؛
• ينظر المستلمون إلى حجم الفرصة ويوازنون ذلك مقابل مقدار الوقت اللازم لصياغة رد. في كثير من الحالات ، سيختار مديرو المبيعات بدلاً من ذلك إبقاء موظفيهم يركزون على مطاردة الفرص التي يعرفون أن لها فرصًا حقيقية في الحدوث ؛
• يمكن أن يرتبط حجم وثيقة طلب تقديم العروض ارتباطًا مباشرًا باحتمالية الحصول على ردود. بمعنى آخر ، إذا كان طلب تقديم العروض عبارة عن مستند مكون من 100 صفحة ومليئة بأسئلة لا نهاية لها ، فسيحصل العديد من البائعين على تصريح. إذا كانت قائمة أسئلة RFP قصيرة ، وكانت الأسئلة المطروحة دقيقة وذكية ، فسيجيب المزيد من البائعين ؛
• إذا ألقى طلب تقديم العروض RFP بشبكة واسعة عبر العشرات من مقدمي الخدمات المحتملين ، فسيعتقد البائعون أنها مجرد رحلة صيد ، وسيقرأ الأشخاص الذين يصدرون طلب تقديم العروض الردود في الساعة 3 صباحًا ، في محاولة للتغلب على الكومة. لا أحد يفوز.

هناك طريقة أفضل ...

تطوير سرد واضح ونقي للغاية حول ما هو مطلوب من حيث التكنولوجيا ، وكيف ستعمل داخل المنظمة. تريد أن تفهم ما تحتاج إلى أن تفعله التكنولوجيا ، ولكن يجب أن تحدد بشكل كامل كيف ستتم إدارتها.

على سبيل المثال ، هل ترغب الشركة في شراء البرنامج واستضافته على خوادمها الخاصة ، خلف جدار الحماية الخاص بها. أم أنها تريد "تأجير" التكنولوجيا بشكل فعال ، باستخدام البرامج كخدمة (SaaS) التي ترى البنية التحتية المستضافة على السحابة والعمليات المركزية التي يتعامل معها مزود الخدمة.

من الذي "يمتلك" شبكة الشاشة داخل المنظمة؟ من الذي سيخطط ويدير ويراقب الأشياء؟ هل هذا شخص واحد؟ فريق داخلي؟ التعيينات الجديدة؟ أم سيتم الاستعانة بمصادر خارجية لكثير من العمل أو كله لمزود خدمة؟

ما هي الخصائص التي تحتاجها مؤسستك في مزود الخدمة؟ هل تريد شركة تصنع وتدعم برامج رائعة ولكنها تخرج عن الطريق؟ أو هل تريد شركة يمكنها المساعدة في البداية - في مرحلة التفكير - لتكون شريكًا على طول الطريق من خلال التخطيط والتنفيذ والعمليات الجارية.

في كل حالة ، وأكثر من ذلك بكثير ، يمكن أن تكون هذه أنواع مختلفة جدًا من الشركات. المشكلة هي أن طلبات تقديم العروض ليست طريقة رائعة لاستنباط تلك المعلومات.

مقاربة مختلفة

قم فقط بإجراء طلب تقديم عروض صغير. قم بصياغة مستند يتكون من عدد قليل من الأسئلة الرئيسية ، مع التركيز على الأسئلة المهمة حقًا:

• هل نظامك الأساسي موثوق وآمن ومدعوم بشكل موثوق ؟؛
• هل شركتك قابلة للاستمرار من الناحية المالية ، وبالتالي ، ستكون موجودة لمدة ثلاث إلى خمس سنوات من العقد ؟؛
• هل تتوافق منصتك مع احتياجاتنا الفنية والتشغيلية ونهجنا المخطط له؟ يجب توضيح ذلك بإيجاز - مثل SaaS vs enterprise ؛
• صف كيف ستحصل على ظهورنا طوال مدة الاتفاقية ؛
• وضّح بوضوح حجم الفرصة والجداول الزمنية وحالة الميزانية (مثل "نحن على استعداد للانطلاق") وما إذا كان هناك مورد مفضل أو شاغل الوظيفة أم لا.

هناك بعض الأسئلة والبيانات الجيدة الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار ، لذلك لا تقيدها بتلك المذكورة أعلاه. فقط لا تستمر. يجب ألا تضيع وقتك ، أو وقت البائعين ، وتطرح أسئلة حول أشياء مثل دعم صور متحركة أو موجز وسائل التواصل الاجتماعي. الكثير من طلبات تقديم العروض مليئة بالأسئلة حول ما إذا كان البائعون يدعمون أو يفعلون الأشياء التي يدعمها ويفعلها كل بائع.

الاختلافات أقل في التكنولوجيا وأكثر في أسلوب العمل ونهج التكنولوجيا وتناسب السوق الرأسي. على سبيل المثال ، هناك منصات برمجية تدور حول الإعلان والتي من المحتمل أن تؤدي المهمة أيضًا في المدارس أو أماكن العمل أو الرعاية الصحية ، ولكن هناك منصات تم تحسينها خصيصًا لتلك الأسواق الرأسية وحالات الاستخدام.

على سبيل المثال ، لدى Spectrio حلاً يدور حول بيئة تاجر السيارات - تم ضبطه وفقًا لاحتياجاته وديناميكياته وأنظمة عمله.

تحديد الخيارات

هناك احتمالات ، خاصة إذا كان لديك بالفعل شبكة لافتات رقمية ، لديك بعض الأفكار حول ما تريد ومن قد يكون من الجيد العمل معه. أرسل طلب تقديم العروض إلى عدد قليل منهم يبدو أنهم مناسبون. ليس هناك سبب وجيه لعدم الرد.

إذا كنت لا تعرف التكنولوجيا أو الشركة ، فاستعن بمستشار صناعة اللافتات الرقمية. قد يرغب البعض في التجنيب وأسابيع من العمل. ربما لا تحتاج إلى ذلك. نأمل أن يعمل مستشارون آخرون معك بضع ساعات للمساعدة في تحديد احتياجاتك ، ثم التوصية بقائمة قصيرة من مقدمي الخدمة المناسبين.

إذا كان بإمكانك الوصول إلى هذه القائمة المختصرة ، فأرسل طلب تقديم العروض الصغير هذا ، وقم بتفحص الردود ، ومن ثم ربما يكون لديك ثلاث شركات لحضور اجتماع - من الناحية المثالية شخصيًا. لا تجعلها ساعة. اجعلها صباحًا. او يوم. كلما زاد الوقت المتاح لك للدردشة ، زادت احتمالية تجاوزك لمناقشات الميزات والمواصفات ودخولك في محادثة جيدة حول الأفكار وأنماط العمل.

إذا كانت تقنية اللافتات الرقمية جديدة تمامًا بالنسبة لك ، فربما يكون الاستشاري يجلس في العروض التقديمية لتوجيه المحادثة وتصفية الردود. البائعون الذين يجيدون الاستجابة لطلبات تقديم العروض وعروض المبيعات ليسوا جيدين تلقائيًا أيضًا في تقديم خدماتهم.

ستستغرق هذه الاجتماعات بعض الوقت ، ولكن فكر في تخصيص يومين أو ثلاثة أيام لهذه العملية ، مقارنة بما قد يستغرق أسابيع وشهورًا لإجراء طلب تقديم عروض كامل. هذا أقصر وأسهل بكثير ، وهناك فرصة جيدة أن تكون النتائج أفضل أيضًا.