คิดเกี่ยวกับ RFP ป้ายดิจิตอล? อย่าทำ!

พูดตามตรง: RFP นั้นแย่มากสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

คำขอสำหรับข้อเสนอเป็นกระบวนการไปสู่การจัดหาและคัดเลือกผู้ให้บริการเทคโนโลยีสำหรับองค์กรทุกขนาดมานานแล้ว แต่สิ่งเหล่านี้ใช้เวลานาน เป็นระบบราชการมากเกินไป และบ่อยครั้งไม่ใช่ทั้งหมดที่มีประสิทธิภาพในการค้นหาโซลูชันและผู้ให้บริการที่เหมาะสมที่สุด

แม้ว่า RFP สามารถบังคับใช้โครงสร้างและระเบียบวินัยได้ แต่อาจส่งผลให้มีการเลือกผู้ขายที่ไม่ถูกต้องเนื่องจากวิธีการประเมินและให้คะแนนผลงานที่ส่งเข้าประกวด RFP ยังสามารถห้ามผู้ขายที่เหมาะสมที่สุดไม่ให้ไล่ตามธุรกิจ เนื่องจากต้องใช้เวลาทั้งหมดในการตอบสนองต่อโอกาสที่อาจได้ผลหรือไม่ได้ผล หรือแม้แต่เป็นจริง

หากคุณเป็นผู้ใช้ปลายทาง กำลังจัดหาเทคโนโลยีป้ายดิจิทัลเป็นครั้งแรก หรือต้องการแทนที่หรือรีเฟรชสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว ให้คิดให้ดีว่าการทำ RFP เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการหาวิธีแก้ปัญหาหรือไม่ มีวิธีมากมายในการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการซึ่งใช้แรงงานน้อยกว่ามาก และอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าในการช่วยให้คุณระบุตัวเลือกที่เหมาะสม

หากคุณทำงานให้กับองค์กรขนาดใหญ่หรือหน่วยงานของรัฐที่มีกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่เข้มงวดซึ่งบังคับ RFPs ก็… เร็วเข้า คุณกำลังทำมัน

แต่ถ้าไม่ใช่ เรามาดูเส้นทางที่ง่ายกว่านี้กันดีกว่า

อันดับแรก ต่อไปนี้เป็นความจริงที่ยากเกี่ยวกับ RFP:

• ผู้รับมักจะไม่ไว้วางใจพวกเขา พวกเขากังวลว่าถูกหรือผิดที่ RFP นั้นเอนเอียงไปยังผู้ขายที่ต้องการอยู่แล้ว หรือแม้กระทั่งว่าคำถาม RFP นั้นสร้างขึ้นโดยผู้ขายที่แน่นแฟ้นกับผู้ใช้อยู่แล้ว
• ผู้รับยังกังวลว่า RFP และกระบวนการเป็นเพียงแบบฝึกหัดเกี่ยวกับทัศนศาสตร์ และการตัดสินใจนั้นได้ทำไปแล้ว (แต่ "กฎ" บอกว่าต้องให้โอกาสแก่ผู้ขายหลายราย)
• ผู้รับพิจารณาขนาดของโอกาสทางการขายและชั่งน้ำหนักเทียบกับเวลาที่ต้องใช้ในการตอบสนอง ในหลายกรณี ผู้อำนวยการฝ่ายขายจะเลือกที่จะให้พนักงานมุ่งความสนใจไปที่การไล่ตามโอกาสที่พวกเขารู้ว่ามีโอกาสเกิดขึ้นจริง
• ขนาดของเอกสาร RFP สามารถสัมพันธ์โดยตรงกับความน่าจะเป็นของการตอบกลับ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ถ้า RFP เป็นเอกสารมากกว่า 100 หน้าซึ่งเต็มไปด้วยคำถามที่ไม่รู้จบ ผู้ขายหลายรายจะผ่าน หากรายการคำถาม RFP สั้น และคำถามที่ถามตรงประเด็นและชาญฉลาด ผู้ขายจำนวนมากจะตอบกลับ
• หาก RFP เชื่อมโยงเครือข่ายกว้างกับผู้ให้บริการที่มีศักยภาพหลายสิบราย ผู้ขายจะคิดว่าเป็นเพียงทริปตกปลา และผู้ที่ออก RFP จะอ่านคำตอบตอนตี 3 เพื่อพยายามทำความเข้าใจ ไม่มีใครชนะ

มีวิธีที่ดีกว่า…

พัฒนาคำบรรยายที่ชัดเจนและคมชัดเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นในแง่ของเทคโนโลยี และวิธีการทำงานภายในองค์กร คุณต้องการทำความเข้าใจว่าคุณต้องการเทคโนโลยีเพื่อทำอะไร แต่ยิ่งไปกว่านั้น คุณควรกำหนดวิธีการจัดการเทคโนโลยีอย่างเต็มที่

ตัวอย่างเช่น บริษัทต้องการซื้อซอฟต์แวร์และโฮสต์ซอฟต์แวร์บนเซิร์ฟเวอร์ของตนเอง เบื้องหลังไฟร์วอลล์ของตนเองหรือไม่ หรือต้องการ "เช่า" เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ซอฟต์แวร์เป็นบริการ (SaaS) ที่เห็นโครงสร้างพื้นฐานที่โฮสต์บนคลาวด์และ ops ส่วนกลางที่จัดการโดยผู้ให้บริการ

ใครจะ “เป็นเจ้าของ” เครือข่ายหน้าจอภายในองค์กร? ใครจะวางแผนวิ่งและดูอะไร? คนนั้นคนเดียวเหรอ? ทีมงานภายใน? พนักงานใหม่? หรืองานส่วนใหญ่หรือทั้งหมดจะถูกว่าจ้างจากผู้ให้บริการภายนอก?

องค์กรของคุณต้องการผู้ให้บริการในลักษณะใด คุณต้องการบริษัทที่สร้างและสนับสนุนซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยม แต่ถูกกีดกันหรือไม่? หรือคุณต้องการบริษัทที่สามารถช่วยเหลือตั้งแต่เริ่มต้น – ในขั้นความคิด – เป็นหุ้นส่วนตลอดการวางแผน การเปิดตัว และการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

ในแต่ละกรณีและอีกมากมาย บริษัทเหล่านี้อาจเป็นบริษัทประเภทต่างๆ กัน ปัญหาคือ RFP ไม่ใช่วิธีที่ดีในการเปิดเผยข้อมูลนั้น

วิธีการที่แตกต่าง

ทำเพียงแค่ RFP ขนาดเล็ก สร้างเอกสารที่เป็นคำถามสำคัญเพียงไม่กี่ข้อ โดยเน้นไปที่คำถามที่สำคัญจริงๆ:

• แพลตฟอร์มของคุณเชื่อถือได้ ปลอดภัย และได้รับการสนับสนุนหรือไม่;
• บริษัทของคุณมีศักยภาพทางการเงินหรือไม่ และจะมีอายุสัญญาประมาณสามถึงห้าปีหรือไม่;
• แพลตฟอร์มของคุณสอดคล้องกับความต้องการด้านเทคนิคและการดำเนินงานของเรา รวมถึงแนวทางที่วางแผนไว้หรือไม่ ควรเขียนโดยย่อ เช่น SaaS vs Enterprise;
• อธิบายว่าคุณจะให้การสนับสนุนเราอย่างไรสำหรับระยะเวลาของข้อตกลง
• ระบุขนาดของโอกาส ระยะเวลา สถานะของการจัดทำงบประมาณให้ชัดเจน (เช่น “เราพร้อมดำเนินการ”) และระบุว่ามีผู้ขายที่ต้องการหรือไม่

มีคำถามและถ้อยแถลงดีๆ อื่นๆ ที่จะแทรกเข้ามา ดังนั้นอย่าถูกจำกัดโดยรายการข้างต้น อย่าเพิ่งไปต่อ คุณไม่ควรเสียเวลาหรือเสียเวลากับผู้ขาย วุ่นวายกับคำถามเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เช่น การรองรับ gif แบบเคลื่อนไหวหรือฟีดโซเชียลมีเดีย RFP จำนวนมากเต็มไปด้วยคำถามว่าผู้ขายสนับสนุนหรือทำในสิ่งที่ผู้ขายทุกรายสนับสนุนและทำหรือไม่

ความแตกต่างจะน้อยลงในด้านเทคโนโลยีและมากขึ้นในรูปแบบการทำงาน แนวทางเทคโนโลยี และความเหมาะสมกับแนวดิ่งของตลาด ตัวอย่างเช่น มีแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวกับการโฆษณาที่อาจใช้ได้ผลในโรงเรียน ที่ทำงาน หรือสถานพยาบาล แต่ก็มีแพลตฟอร์มที่ปรับให้เหมาะสมโดยเฉพาะสำหรับตลาดแนวตั้งและกรณีการใช้งานเหล่านั้น

ตัวอย่างเช่น Spectrio มีโซลูชันที่เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ โดยปรับให้เข้ากับความต้องการ พลวัต และระบบธุรกิจ

การระบุตัวเลือก

โอกาสที่โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีเครือข่ายป้ายดิจิทัลอยู่แล้ว คุณมีความคิดบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการและผู้ที่อาจทำงานด้วยได้ดี ส่ง RFP ไปให้สองสามคนที่ดูเหมือนว่าเหมาะสม มีเหตุผลเพียงเล็กน้อยที่พวกเขาจะไม่ตอบสนอง

หากคุณไม่รู้จักเทคโนโลยีหรือบริษัท ให้ว่าจ้างที่ปรึกษาด้านอุตสาหกรรมป้ายดิจิทัล บางคนอาจต้องการรีเทนเนอร์และทำงานเป็นสัปดาห์ คุณอาจไม่ต้องการสิ่งนั้น ที่ปรึกษาคนอื่น ๆ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะใช้เวลาสองสามชั่วโมงกับคุณเพื่อช่วยกำหนดความต้องการของคุณ จากนั้นจึงแนะนำรายชื่อสั้น ๆ ของผู้ให้บริการที่เหมาะสม

หากคุณสามารถเข้าถึงรายชื่อสั้น ๆ นั้นได้ ให้ส่ง RFP ขนาดเล็กนั้น กรองคำตอบ จากนั้นอาจให้บริษัทสามแห่งเข้าร่วมการประชุม - เป็นการส่วนตัว อย่าให้ถึงหนึ่งชั่วโมง ให้เป็นตอนเช้า หรือวัน. ยิ่งคุณมีเวลาสนทนามากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นที่จะได้พูดคุยนอกเหนือไปจากฟีเจอร์และข้อกำหนดเฉพาะ และเข้าสู่การสนทนาที่มีคุณภาพเกี่ยวกับแนวคิดและรูปแบบการทำงาน

หากเทคโนโลยีป้ายดิจิทัลเป็นเรื่องใหม่สำหรับคุณ อาจให้ที่ปรึกษานั่งในงานนำเสนอเพื่อเป็นแนวทางในการสนทนาและกรองคำตอบ ผู้ขายที่ตอบสนองต่อ RFP และการนำเสนอการขายได้ดีนั้นไม่ได้เก่งโดยอัตโนมัติเช่นกันในการให้บริการของตน

การประชุมเหล่านี้จะกินเวลา แต่ลองนึกถึงสองหรือสามวันที่จัดสรรให้กับกระบวนการนี้ เทียบกับที่อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์และหลายเดือนในการทำ RFP เต็มรูปแบบ ซึ่งสั้นกว่าและง่ายกว่ามาก และมีโอกาสดีที่ผลลัพธ์จะดีขึ้นด้วย