Bir Dijital Tabela RFP'si mi Düşünüyorsunuz? Yapma!

Dürüst olalım: RFP'ler, dahil olan herkes için biraz berbat.

Teklif Talepleri, her büyüklükteki kuruluş için teknoloji sağlayıcıları bulmak ve seçmek için uzun süredir başvurulan bir süreç olmuştur. Ancak zaman alıcı, aşırı bürokratik ve çoğu zaman en uygun çözümü ve sağlayıcıyı keşfetmede o kadar etkili değiller.

Bir RFP bir yapı ve disiplin uygulayabilirken, gönderimlerin değerlendirilme ve puanlanma şekli nedeniyle yanlış satıcının seçilmesine neden olabilir. RFP'ler ayrıca, işe yarayan veya yaramayan bir fırsata yanıt vermek için gereken her zaman nedeniyle, en uygun satıcıları işi kovalamaktan bile caydırabilir. Ya da gerçek ol.

Digital signage teknolojisini ilk kez satın alan bir son kullanıcıysanız veya mevcut olanı değiştirmek veya yenilemek istiyorsanız, bir çözüme ulaşmanın en iyi yolunun RFP olup olmadığı konusunda iyice düşünün. İhtiyacınız olanı bulmanın çok daha az emek yoğun yolları vardır ve bunlar muhtemelen doğru seçeneği belirlemenize yardımcı olmada daha etkili olacaktır.

RFP'leri zorunlu kılan katı satın alma süreçlerine sahip büyük bir şirket veya devlet kurumu için çalışıyorsanız, peki ... Tanrı yardımcınız olsun. Yapıyorsun.

Ama değilse, bazı daha kolay yollara bakalım.

İlk olarak, RFP'lerle ilgili bazı acı gerçekler şunlardır:

• Alıcılar onlara güvenme eğiliminde değiller. Doğru ya da yanlış, RFP'lerin zaten tercih edilen satıcılara çarpık olduğundan ve hatta RFP sorularının satıcılar tarafından zaten son kullanıcıyla sıkı sıkıya yakın olduğundan endişeleniyorlar;
• Alıcılar ayrıca, RFP'nin ve sürecinin yalnızca optik alıştırmalar olduğundan ve kararın çoktan verilmiş olduğundan endişeleniyorlar (ancak "kurallar", fırsatın birden fazla satıcının önüne konması gerektiğini söylüyor);
• Alıcılar, fırsatın boyutuna bakar ve bunu bir yanıt oluşturmak için gereken süre ile karşılaştırır. Pek çok durumda, satış direktörleri bunun yerine çalışanlarını gerçek olma şansı olduğunu bildikleri fırsatları kovalamaya odaklamayı tercih edeceklerdir;
• RFP belgesinin boyutu, yanıt alma olasılığıyla doğrudan ilişkili olabilir. Diğer bir deyişle, RFP, sonu gelmeyen sorularla dolu 100'den fazla sayfalık bir belgeyse, pek çok satıcı geçer not alacaktır. RFP soru listesi kısaysa ve sorulan sorular yerinde ve akıllıysa, daha fazla satıcı yanıt verecektir;
• RFP, düzinelerce potansiyel sağlayıcı arasında geniş bir ağ oluşturursa, satıcılar bunun sadece bir balık tutma gezisi olduğunu düşünecek ve RFP'yi yayınlayan kişiler, yığından geçmeye çalışarak sabah 3'te yanıtları okuyacaklardır. Kimse kazanmaz.

Daha İyi Bir Yol Var…

Teknoloji açısından neye ihtiyaç duyulduğu ve bunun kuruluş içinde nasıl çalışacağı hakkında çok net ve net bir anlatım geliştirin. Teknolojinin ne yapmasına ihtiyacınız olduğunu anlamak istiyorsunuz, ancak daha da önemlisi, teknolojinin nasıl yönetileceğini tam olarak tanımlamalısınız.

Örneğin, şirket yazılımı satın alıp kendi sunucularında, kendi güvenlik duvarının arkasında barındırmak istiyor mu? Veya bulutta barındırılan altyapıyı ve hizmet sağlayıcı tarafından yönetilen merkezi operasyonları gören bir hizmet olarak yazılım (SaaS) kullanarak teknolojiyi etkin bir şekilde "kiralamak" mı istiyor?

Organizasyon içindeki ekran ağının “sahibi” kim olacak? Bir şeyleri kim planlayacak, yürütecek ve izleyecek? Bu bir kişi mi? Şirket içi bir ekip mi? Yeni işe alınanlar mı? Yoksa işin çoğu veya tamamı bir hizmet sağlayıcıya mı yaptırılacak?

Kuruluşunuzun bir hizmet sağlayıcıda ihtiyaç duyduğu özellikler nelerdir? Harika yazılımlar yapan ve destekleyen, ancak aradan çekilen bir şirket mi istiyorsunuz? Ya da başlangıçta - fikir oluşturma aşamasında - planlama, devreye alma ve devam eden operasyonlar boyunca tüm yol boyunca bir ortak olarak yardımcı olabilecek bir şirket mi istiyorsunuz?

Her durumda ve daha birçok durumda, bunlar çok farklı türde şirketler olabilir. Sorun şu ki, RFP'ler bu bilgiyi ortaya çıkarmak için harika bir yol değil.

Farklı bir yaklaşım

Sadece küçük bir RFP yapın. Gerçekten önemli olanlara odaklanan, yalnızca bir avuç anahtar sorudan oluşan bir belge oluşturun:

• Platformunuz güvenilir, emniyetli ve güvenilir bir şekilde destekleniyor mu?;
• Şirketiniz mali açıdan uygun mu ve bu nedenle, bir sözleşmenin üç ila beş yılı boyunca ortalıkta olacak mı?;
• Platformunuz, teknik ve işletim ihtiyaçlarımızla ve planladığımız yaklaşımla uyumlu mu? Bu kısaca açıklanmalıdır – örneğin SaaS ve kurumsal;
• Sözleşme süresi boyunca nasıl arkamızı kollayacağınızı açıklayın;
• Fırsatın büyüklüğünü, zaman çizelgelerini, bütçelemenin durumunu (“gidebiliriz” gibi) ve tercih edilen veya görevdeki bir tedarikçinin olup olmadığını açıkça belirtin.

Araya girecek başka iyi sorular ve ifadeler de var, bu yüzden yukarıda listelenenlerle sınırlı kalmayın. Sadece devam etme. Animasyonlu gifler veya sosyal medya beslemeleri için destek gibi şeyler hakkında sorular sorarak zamanınızı veya satıcıların zamanını boşa harcamamalısınız. Pek çok RFP, satıcıların hemen hemen her satıcının desteklediği ve yaptığı şeyleri destekleyip desteklemediği veya yapıp yapmadığıyla ilgili sorularla doludur.

Farklılıklar teknolojide daha az, çalışma tarzında, teknoloji yaklaşımında ve pazar dikeyine uygunlukta daha fazladır. Örneğin, okullarda, işyerlerinde veya sağlık hizmetlerinde muhtemelen aynı işi görebilecek tamamen reklamcılıkla ilgili yazılım platformları var, ancak bu dikey pazarlar ve kullanım durumları için özel olarak optimize edilmiş platformlar da var.

Örneğin, Spectrio'nun tamamen otomobil bayisi ortamıyla ilgili, ihtiyaçlarına, dinamiklerine ve iş sistemlerine göre ayarlanmış bir çözümü var.

Tanımlama Seçenekleri

Muhtemelen, özellikle halihazırda bir bilgi ekranı ağınız varsa, ne istediğiniz ve kiminle çalışmanın iyi olabileceği konusunda bazı fikirleriniz vardır. RFP'yi uygun görünen birkaç kişiye gönderin. Yanıt vermemeleri için çok az neden var.

Teknolojiyi veya şirketi bilmiyorsanız, bir bilgi ekranı sektörü danışmanıyla görüşün. Bazıları bir hizmetli ve haftalarca çalışmak isteyebilir. Muhtemelen buna ihtiyacın yok. Diğer danışmanlar, ihtiyaçlarınızı belirlemenize yardımcı olmak için umarız sizinle birkaç saat çalışacak ve ardından uygun hizmet sağlayıcıların kısa bir listesini önerecektir.

Bu kısa listeye ulaşabilirseniz, o mini RFP'yi gönderin, yanıtları gözden geçirin ve ardından belki de üç şirketi bir toplantıya davet edin - ideal olarak yüz yüze. Bir saat yapmayın. Bir sabah yap. Veya bir gün. Sohbet etmek için ne kadar çok zamanınız olursa, özellikler ve teknik özellikler tartışmalarının ötesine geçme ve fikirler ve çalışma stilleri hakkında kaliteli bir sohbet etme olasılığınız o kadar artar.

Digital signage teknolojisi sizin için tamamen yeniyse, konuşmayı yönlendirmesi ve yanıtları filtrelemesi için danışmanın sunumlara katılmasını sağlayabilirsiniz. RFP'lere ve satış sunumlarına yanıt vermede iyi olan satıcılar, hizmetlerini sunmada da otomatik olarak iyi değildir.

Bu toplantılar biraz zaman alacaktır, ancak tam bir RFP yapmak için haftalar ve aylar sürebilecek süreye kıyasla bu sürece ayrılan iki veya üç günü düşünün. Bu çok daha kısa ve kolaydır ve sonuçların da daha iyi olma ihtimali yüksektir.