Думаете о RFP Digital Signage? Не делай этого!

Давайте будем честными: запросы предложений ужасны для всех участников.

Запросы предложений уже давно стали основным процессом поиска и выбора поставщиков технологий для организаций любого размера. Но они отнимают много времени, чрезмерно бюрократичны и очень часто не так уж эффективны в поиске наиболее подходящего решения и поставщика.

Хотя RFP может обеспечить соблюдение структуры и дисциплины, это может привести к выбору неверного поставщика из-за того, как оцениваются и оцениваются заявки. Запросы предложений также могут отговорить наиболее подходящих поставщиков даже от погони за бизнесом, потому что все время требуется, чтобы отреагировать на возможность, которая может сработать или не сработать. Или даже быть настоящим.

Если вы являетесь конечным пользователем, впервые приобретающим технологию цифровых вывесок или хотите заменить или обновить то, что у вас уже есть, хорошенько подумайте, является ли запрос предложений лучшим способом найти решение. Есть гораздо менее трудоемкие способы найти то, что вам нужно, и они, вероятно, будут более эффективными, помогая вам определить правильный вариант.

Если вы работаете в крупной корпорации или государственном учреждении с жесткими процедурами закупок, которые требуют RFP, что ж… Дай Бог. Вы делаете это.

Но если нет, давайте рассмотрим более простые пути.

Во-первых, вот несколько суровых истин о RFP:

• Получатели не склонны доверять им. Они обеспокоены, правильно это или неправильно, тем, что RFP перекошены в сторону уже предпочитаемых поставщиков, или даже что вопросы RFP были созданы поставщиками, которые уже тесно связаны с конечным пользователем;
• Получатели также беспокоятся, что RFP и его процесс — это всего лишь оптические упражнения, и что решение уже принято (но «правила» говорят, что возможность должна быть предоставлена ​​нескольким поставщикам);
• Получатели смотрят на размер возможности и сопоставляют ее с количеством времени, необходимого для подготовки ответа. Во многих случаях директора по продажам предпочтут вместо этого сосредоточить своих людей на поиске возможностей, которые, как они знают, имеют реальные шансы на реализацию;
• Размер документа RFP может напрямую коррелировать с вероятностью получения ответов. Другими словами, если RFP представляет собой документ на 100 с лишним страниц, заполненный бесконечными вопросами, многие поставщики примут его. Если список вопросов RFP короткий, а вопросы заданы по делу и разумны, ответит больше поставщиков;
• Если RFP закинет широкую сеть среди десятков потенциальных поставщиков, поставщики подумают, что это просто ловля рыбы, а люди, публикующие RFP, будут читать ответы в 3 часа ночи, пытаясь разобраться в этой куче. Никто не выигрывает.

Есть лучший способ…

Разработайте очень четкое и четкое описание того, что необходимо с точки зрения технологии и как она будет работать в организации. Вы хотите понять, для чего вам нужна технология, но, что более важно, вы должны полностью определить, как она будет управляться.

Например, хочет ли компания купить программное обеспечение и разместить его на своих серверах за собственным брандмауэром. Или он хочет эффективно «арендовать» технологию, используя программное обеспечение как услугу (SaaS), которое видит, что инфраструктура, размещенная в облаке, и централизованные операции обрабатываются поставщиком услуг.

Кто будет «владеть» сетью экранов внутри организации? Кто будет планировать, запускать и следить за вещами? Это один человек? Внутренняя команда? Новые сотрудники? Или большая часть или вся работа будет передана на аутсорсинг поставщику услуг?

Какие характеристики необходимы вашей организации в поставщике услуг? Вам нужна компания, которая производит и поддерживает отличное программное обеспечение, но не мешает? Или вам нужна компания, которая может помочь с самого начала — на этапе идеи — и быть партнером на всем протяжении планирования, развертывания и текущих операций.

В каждом случае и во многих других случаях это могут быть очень разные компании. Проблема в том, что RFP — не лучший способ получить эту информацию.

Другой подход

Просто сделайте мини-запрос предложений. Создайте документ, состоящий из нескольких ключевых вопросов, сфокусированных на тех, которые действительно важны:

• Является ли ваша платформа надежной, безопасной и надежно поддерживается?;
• Является ли ваша компания финансово жизнеспособной и, следовательно, будет ли она существовать в течение трех-пяти лет действия контракта?
• Соответствует ли ваша платформа нашим техническим и операционным потребностям и нашему запланированному подходу? Это следует изложить вкратце — например, SaaS против предприятия;
• Опишите, как вы будете поддерживать нас в течение срока действия соглашения;
• Четко укажите размер возможности, сроки, статус бюджета (например, «мы готовы к работе») и наличие предпочтительного или действующего поставщика.

Там есть и другие хорошие вопросы и утверждения, поэтому не ограничивайтесь перечисленными выше. Только не продолжай. Вы не должны тратить свое время или время поставщиков, засыпая вопросами о таких вещах, как поддержка анимированных GIF-файлов или ленты социальных сетей. Многие RFP наполнены вопросами о том, поддерживают ли поставщики или делают ли они то, что поддерживает и делает почти каждый поставщик.

Различия меньше в технологии и больше в стиле работы, технологическом подходе и соответствии рыночной вертикали. Например, существуют программные платформы, предназначенные исключительно для рекламы, которые, вероятно, также могли бы работать в школах, на рабочих местах или в сфере здравоохранения, но есть платформы, специально оптимизированные для этих вертикальных рынков и вариантов использования.

Например, у Spectrio есть решение, предназначенное для работы с автомобильными дилерами, адаптированное к его потребностям, динамике и бизнес-системам.

Определение вариантов

Скорее всего, особенно если у вас уже есть сеть цифровых вывесок, у вас есть некоторые идеи о том, чего вы хотите и с кем было бы полезно работать. Отправьте RFP нескольким из них, которые кажутся вам подходящими. Есть небольшая причина, по которой они не ответят.

Если вы не знакомы с технологией или компанией, наймите консультанта по цифровым вывескам. Некоторым может понадобиться гонорар и недели работы. Вам, наверное, это не нужно. Мы надеемся, что другие консультанты проведут с вами несколько часов, чтобы определить ваши потребности, а затем порекомендуют краткий список подходящих поставщиков услуг.

Если вы можете добраться до этого короткого списка, отправьте этот мини-запрос предложений, просмотрите ответы, а затем пригласите, возможно, три компании на встречу — в идеале лично. Не делайте это за час. Сделайте это утром. Или день. Чем больше времени у вас есть на общение, тем больше вероятность того, что вы выйдете за рамки обсуждений функций и спецификаций и перейдете к качественному разговору об идеях и стилях работы.

Если технология цифровых вывесок является новой для вас, возможно, пригласите консультанта присутствовать на презентациях, чтобы вести беседу и фильтровать ответы. Продавцы, которые хорошо реагируют на запросы предложений и торговые презентации, также не всегда хороши в предоставлении своих услуг.

Эти встречи займут некоторое время, но подумайте о двух-трех днях, отведенных на этот процесс, по сравнению с тем, что может занять недели и месяцы, чтобы сделать полный RFP. Это намного короче и проще, и есть большая вероятность, что результаты тоже будут лучше.