Myślisz o zapytaniu ofertowym Digital Signage? Nie rób tego!

Bądźmy szczerzy: zapytania ofertowe są trochę okropne dla wszystkich zaangażowanych.

Zapytania ofertowe od dawna są podstawowym procesem pozyskiwania i wybierania dostawców technologii dla organizacji różnej wielkości. Są one jednak czasochłonne, nadmiernie zbiurokratyzowane i bardzo często nieskuteczne w znajdowaniu najbardziej odpowiedniego rozwiązania i dostawcy.

Chociaż zapytanie ofertowe może narzucić strukturę i dyscyplinę, może skutkować wyborem niewłaściwego dostawcy ze względu na sposób oceny i punktacji zgłoszeń. Zapytania ofertowe mogą również zniechęcić najodpowiedniejszych dostawców nawet do ścigania biznesu, ze względu na cały czas potrzebny na odpowiedź na okazję, która może, ale nie musi się udać. Lub nawet być prawdziwym.

Jeśli jesteś użytkownikiem końcowym i po raz pierwszy zaopatrujesz się w technologię Digital Signage lub chcesz wymienić lub odświeżyć to, co już masz, dobrze się zastanów, czy zapytanie ofertowe nie jest najlepszym sposobem na znalezienie rozwiązania. Istnieją znacznie mniej pracochłonne sposoby znalezienia tego, czego potrzebujesz, i prawdopodobnie będą one bardziej skuteczne w określeniu właściwej opcji.

Jeśli pracujesz dla dużej korporacji lub podmiotu rządowego ze sztywnymi procesami zamówień, które wymagają zapytań ofertowych, cóż… Godspeed. robisz to.

Ale jeśli nie, spójrzmy na łatwiejsze ścieżki.

Po pierwsze, oto kilka twardych prawd na temat zapytań ofertowych:

• Odbiorcy raczej im nie ufają. Martwią się, słusznie lub nie, że zapytania ofertowe są ukierunkowane na już preferowanych dostawców lub nawet, że pytania RFP zostały opracowane przez dostawców, którzy są już blisko użytkownika końcowego;
• Odbiorcy martwią się również, że zapytanie ofertowe i jego proces to tylko ćwiczenia optyki i że decyzja została już podjęta (ale „zasady” mówią, że możliwość musi zostać przedstawiona wielu dostawcom);
• Odbiorcy patrzą na wielkość szansy i porównują ją z ilością czasu potrzebną do przygotowania odpowiedzi. W wielu przypadkach dyrektorzy ds. sprzedaży zdecydują się zamiast tego skupić swoich ludzi na pogoni za szansami, o których wiedzą, że mają realne szanse na zaistnienie;
• Rozmiar dokumentu RFP może bezpośrednio korelować z prawdopodobieństwem uzyskania odpowiedzi. Innymi słowy, jeśli zapytanie ofertowe jest ponad 100-stronicowym dokumentem wypełnionym niekończącymi się pytaniami, wielu dostawców przejdzie. Jeśli lista pytań do zapytania ofertowego jest krótka, a zadawane pytania są trafne i inteligentne, więcej dostawców odpowie;
• Jeśli zapytanie ofertowe zarzuci szeroką sieć na dziesiątki potencjalnych dostawców, sprzedawcy pomyślą, że to tylko wyprawa na ryby, a osoby wystawiające zapytanie ofertowe będą czytać odpowiedzi o 3 nad ranem, próbując przebrnąć przez stos. Nikt nie wygrywa.

Jest lepszy sposób…

Opracuj bardzo jasną, zwięzłą narrację o tym, co jest potrzebne w zakresie technologii i jak będzie działać w organizacji. Chcesz zrozumieć, do czego potrzebujesz technologii, ale bardziej szczegółowo, powinieneś w pełni zdefiniować, w jaki sposób będzie ona zarządzana.

Na przykład, czy firma chce kupić oprogramowanie i hostować je na własnych serwerach, za własnym firewallem. Czy też chce skutecznie „wydzierżawić” technologię, korzystając z oprogramowania jako usługi (SaaS), która widzi infrastrukturę hostowaną w chmurze i centralne operacje obsługiwane przez usługodawcę.

Kto będzie „właścicielem” sieci ekranów w organizacji? Kto będzie planował, prowadził i obserwował? Czy to jedna osoba? Wewnętrzny zespół? Nowe miejsca pracy? A może większość lub całość pracy zostanie zlecona usługodawcy?

Jakich cech potrzebuje Twoja organizacja u usługodawcy? Czy chcesz firmy, która tworzy i obsługuje świetne oprogramowanie, ale schodzi z drogi? A może potrzebujesz firmy, która może pomóc od samego początku – na etapie pomysłu – będąc partnerem przez cały czas planowania, wdrożenia i bieżącej działalności.

W każdym przypadku i wielu innych mogą to być bardzo różne rodzaje firm. Problem polega na tym, że zapytania ofertowe nie są świetnym sposobem na wydobycie tych informacji.

Inne podejście

Zrób tylko mini zapytanie ofertowe. Przygotuj dokument zawierający tylko kilka kluczowych pytań, skupionych na tych, które naprawdę mają znaczenie:

• Czy Twoja platforma jest niezawodna, bezpieczna i niezawodnie obsługiwana?;
• Czy Twoja firma jest finansowo rentowna iw związku z tym będzie istnieć przez trzy do pięciu lat obowiązywania umowy?;
• Czy Twoja platforma jest zgodna z naszymi potrzebami technicznymi i operacyjnymi oraz naszym planowanym podejściem? Należy to krótko opisać – na przykład SaaS vs Enterprise;
• Opisz, w jaki sposób będziesz mieć nasze wsparcie przez okres obowiązywania umowy;
• Jasno określ wielkość możliwości, ramy czasowe, stan budżetowania (np. „jesteśmy gotowi do pracy”) oraz czy istnieje preferowany lub zasiedziały dostawca.

Jest tam kilka innych dobrych pytań i stwierdzeń, więc nie ograniczaj się do tych wymienionych powyżej. Po prostu nie idź dalej. Nie powinieneś marnować swojego czasu ani czasu sprzedawców, odpowiadając na pytania dotyczące obsługi animowanych gifów lub kanałów mediów społecznościowych. Wiele zapytań ofertowych jest wypełnionych pytaniami o to, czy dostawcy wspierają lub robią rzeczy, które obsługuje i robi prawie każdy dostawca.

Różnice dotyczą mniej technologii, a bardziej stylu pracy, podejścia technologicznego i dopasowania do branży. Na przykład istnieją platformy programistyczne, których celem jest reklama, które prawdopodobnie mogłyby również działać w szkołach, miejscach pracy lub służbie zdrowia, ale istnieją platformy, które są specjalnie zoptymalizowane pod kątem tych rynków wertykalnych i przypadków użycia.

Na przykład Spectrio ma rozwiązanie, które skupia się na środowisku dealera samochodowego – dostosowane do jego potrzeb, dynamiki i systemów biznesowych.

Identyfikacja opcji

Są szanse, zwłaszcza jeśli masz już sieć Digital Signage, że masz jakieś pomysły na to, czego chcesz iz kim warto pracować. Wyślij zapytanie ofertowe do kilku z nich, które wydają się odpowiednie. Nie ma powodu, dla którego nie będą odpowiadać.

Jeśli nie znasz technologii lub firmy, zaangażuj konsultanta branży digital signage. Niektórzy mogą chcieć wynagrodzenia i tygodni pracy. Prawdopodobnie nie potrzebujesz tego. Inni konsultanci, miejmy nadzieję, spędzą z tobą kilka godzin, aby pomóc zdefiniować twoje potrzeby, a następnie zarekomendują krótką listę odpowiednich usługodawców.

Jeśli uda ci się dotrzeć do tej krótkiej listy, wyślij to mini zapytanie ofertowe, przejrzyj odpowiedzi, a następnie zaproś może trzy firmy na spotkanie – najlepiej osobiście. Nie przedłużaj o godzinę. Niech to będzie poranek. Albo dzień. Im więcej czasu masz na czat, tym bardziej prawdopodobne jest, że wyjdziesz poza dyskusje na temat funkcji i specyfikacji i rozpoczniesz wartościową rozmowę na temat pomysłów i stylów pracy.

Jeśli technologia digital signage jest dla Ciebie zupełnie nowa, być może poproś konsultanta, aby usiadł przy prezentacjach, aby poprowadził rozmowę i przefiltrował odpowiedzi. Dostawcy, którzy są dobrzy w odpowiadaniu na zapytania ofertowe i prezentacje handlowe, nie są automatycznie również dobrzy w dostarczaniu swoich usług.

Spotkania te zajmą trochę czasu, ale pomyśl o dwóch lub trzech dniach przeznaczonych na ten proces, w porównaniu do tego, co może zająć tygodnie i miesiące, aby sporządzić pełne zapytanie ofertowe. Jest to znacznie krótsze i łatwiejsze, a także istnieje duża szansa, że ​​​​wyniki będą lepsze.