7 этапов жизненного цикла управления проектом, которым необходимо следовать для достижения оптимальных результатов

Вы руководитель проекта, которому только что был передан крупный проект с новым клиентом. У него сжатые сроки, и вам нужно, чтобы каждый член команды был на высоте.

Как выглядит ваш жизненный цикл управления проектами? Жизненный цикл управления проектом создает пошаговый план с рекомендациями по продвижению проекта от начала до конца. Менеджер проекта следует одному и тому же структурированному шаблону для каждого проекта, внося коррективы по мере того, как находит пути улучшения. Он обеспечивает структурированный способ создания, выполнения и завершения проекта.

Прелесть жизненного цикла PM в том, что его можно масштабировать и повторять в разных командах и проектах.

После того, как вы наладите базовый процесс управления проектами, ваши команды станут лучше справляться с клиентскими и внутренними задачами. Взгляните на семь этапов жизненного цикла управления проектами, чтобы достичь оптимальных результатов независимо от вашей отрасли.

Стадия планирования, также называемая инициацией, является наиболее важной частью жизненного цикла управления проектом. Как сказал Дуайт Д. Эйзенхауэр: «Планы бесполезны, но планирование необходимо». Планирование означает, что вы готовитесь к возможным непредвиденным обстоятельствам и оставляете место для маневра для неожиданных событий.

Вы можете разделить планирование на четыре основных вида деятельности:

• Определите, почему вы продвигаетесь вперед с проектом. Создайте для этого аргументы, определите проблему, которую вы пытаетесь решить, и разработайте план ее решения.
• Составьте примерный план того, что включает в себя проект. Базовый план должен включать оценку объема, времени и ресурсов, необходимых для вашего проекта.
• Вовлекайте все заинтересованные стороны, поскольку они привносят в проект ценную информацию. К заинтересованным сторонам относятся сотрудники, независимые подрядчики, клиенты, поставщики, государственные учреждения, сообщества и некоммерческие организации.
• Разработайте иерархию проекта. Иерархия обычно включает руководителя проекта в качестве ведущего, руководителей отделов в качестве следующего звена в цепочке, за которыми следуют подчиненные отделов. Более крупные компании могут иметь более сложную иерархию, поэтому используйте то, что лучше всего подходит для вашей бизнес-структуры.
• Когда у вас есть планирование, погрузитесь глубже в то, что потребуется для продвижения проекта.

После того, как вы набросали четкий план своего проекта, следующий этап управления проектом включает в себя более глубокий анализ данных, полученных от заинтересованных сторон и экспертов. Это покажет, сможете ли вы двигаться вперед.

Провести технико-экономическое обоснование

ТЭО позволяет вашей команде определить, достижимы ли цели проекта. Все заинтересованные стороны оценивают плюсы и минусы проекта и достаточно ли у вас ресурсов, включая технологические инструменты, данные и опыт команды.

Обобщите свои выводы

После того, как ваши технико-экономические обоснования будут завершены, подведите итоги для заинтересованных сторон. Резюме (одна-две страницы) должно быть достаточно. Если людям нужна дополнительная информация, вы можете предоставить детали своего анализа.

Получить одобрение от лиц, принимающих решения

Теперь ваш проект переходит в руки тех, кто может утвердить резюме, потому что после этого вложения в проект становятся более заметными.

На этапе планирования вы составили исчерпывающую схему масштаба проекта. Этап проектирования управления проектом позволяет вам заполнить детали стратегии, чтобы позволить заинтересованным сторонам двигаться вперед на основе данных, которые вы нашли в технико-экономическом обосновании.

Например, ваше технико-экономическое обоснование определяет, что цифровая трансформация обойдется компании в первоначальные инвестиции в размере 75 000 долларов США на оплату труда и технологические инструменты. Однако ваше исследование показало, что план позволит командам получать на 250 000 долларов больше дохода каждый год, потому что персонал может сосредоточиться на задачах более высокого уровня. Этап проектирования предоставляет больше данных, помогающих принимать соответствующие решения при продвижении проекта.

Если ваш анализ доказывает, что проект все еще может двигаться вперед, пришло время перейти к следующему этапу.

На разработку, также называемую исполнением, тратится больше всего времени и труда во время управления проектом. К настоящему времени каждый, кто работает над проектом, знает, какие задачи необходимо выполнить. Люди могут регулярно встречаться (как указано на этапе проектирования управления проектом), чтобы обсуждать успехи и проблемы продвижения по проекту.

Неизбежно, что некоторые аспекты проекта могут измениться на этапе разработки, поскольку люди все глубже погружаются в свои повседневные задачи. Очень важно делать подробные заметки о проблемах персонала и о том, как они их решают, особенно когда вы переходите на более поздние этапы управления проектом.

Тестирование, также известное как мониторинг, происходит одновременно с разработкой. Здесь вы удаляете ошибки из системы и повторно тестируете, пока не исправите их.

Если вы занимаетесь разработкой программного обеспечения, фаза тестирования вашего жизненного цикла управления проектами происходит, когда вы отлаживаете код, повторно тестируете его и продолжаете отладку до тех пор, пока не получите желаемые результаты. Для специалистов по цифровому маркетингу этап тестирования — это проверка правильности работы всех плагинов веб-сайта.

Тестирование в проекте также дает вам представление о том, насколько эффективно вы достигнете своих ключевых показателей эффективности (KPI), прежде чем перейти к следующему этапу. К этому моменту ваш проект вот-вот созреет, а окупаемость уже не за горами.

Вся тяжелая работа вашей команды окупается во время внедрения. Кусочки кода объединяются в программное обеспечение или платформу. Кампания цифрового маркетинга начинается с запуска веб-сайта и рекламы, указывающей на него. Ваша старая компьютерная система исчезла и заменена более быстрыми и эффективными цифровыми инструментами.

Внедрение звучит так, как будто работа завершена, и ваши клиенты могут принять доставку совершенно нового продукта или услуги. Однако жизненный цикл управления вашим проектом еще не завершен.

Сопровождение не так трудоемко, как разработка, тестирование или внедрение в управлении проектами. Но это по-прежнему жизненно важно для успеха проекта.

Веб-сайт и его плагины могут потребовать обновления. Производитель определяет, что новый вид сырья лучше подходит для создания самоуплотняющихся болтов штока на своей производственной линии, поэтому они улучшают свои процессы.

Сопровождение принимает разные формы, и этот этап управления проектом означает, что ваша команда постоянно развивается, адаптирует и улучшает ваши продукты или услуги.

Как только вы разработаете этапы управления проектом, вы готовы

Управление проектом может показаться сложным, если у вас его еще нет. Но как только ваша инфраструктура управления проектами создана, она работает сама по себе с редкими изменениями. Проводите ежемесячные исследования, чтобы продолжать совершенствоваться, и анализируйте ежемесячные, ежеквартальные и годовые отчеты, чтобы найти способы сделать процесс управления проектами более эффективным. Рассмотрите возможность ежеквартальных собраний, чтобы обсудить, что работает, а что нет, и как вы можете улучшить свои процессы.