7 fasi del ciclo di vita della gestione del progetto da seguire per risultati ottimali

Sei un project manager a cui è stato appena affidato un progetto di alto profilo con un nuovo cliente. Ha una scadenza ravvicinata e hai bisogno di tutti nella squadra al top del loro gioco.

Che aspetto ha il ciclo di vita del tuo project management? Un ciclo di vita di gestione del progetto crea un piano passo-passo con le migliori pratiche per spostare un progetto dall'inizio alla fine. Un project manager segue lo stesso modello strutturato per ogni progetto, apportando modifiche mentre trova modi per migliorare. Fornisce un modo strutturato per creare, eseguire e completare un progetto.

Il bello di un ciclo di vita PM è che è scalabile e ripetibile tra team e progetti.

Una volta stabilito il processo di gestione del progetto di base, i tuoi team migliorano nel completare le attività interne e rivolte ai clienti. Dai un'occhiata alle sette fasi del ciclo di vita della gestione dei progetti per ottenere risultati ottimali indipendentemente dal tuo settore.

Detta anche avvio, la fase di pianificazione è la parte più importante del ciclo di vita della gestione del progetto. Come diceva Dwight D. Eisenhower, "I piani sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile". Pianificare significa prepararsi a possibili contingenze e lasciare un po' di spazio di manovra per sviluppi imprevisti.

È possibile suddividere la pianificazione in quattro attività principali:

• Determina perché stai andando avanti con il progetto. Crea un caso per questo, determina il problema che stai cercando di risolvere ed escogita una tabella di marcia per risolverlo.
• Crea uno schema approssimativo di ciò che il progetto prevede. Lo schema di base dovrebbe includere una stima dell'ambito, del tempo e delle risorse necessarie per il tuo progetto.
• Coinvolgi tutte le parti interessate, poiché apportano preziose informazioni al progetto. Le parti interessate includono membri del personale, appaltatori indipendenti, clienti, fornitori, agenzie governative, comunità e organizzazioni non profit.
• Sviluppare una gerarchia di progetto. La gerarchia in genere include il project manager come capofila, i responsabili del dipartimento come punto successivo della catena, seguiti dai subordinati del dipartimento. Le aziende più grandi possono avere gerarchie più complesse, quindi scegli ciò che funziona meglio con la tua struttura aziendale.
• Una volta che hai messo a punto la pianificazione, immergiti in ciò che sarà necessario per portare avanti il ​​progetto.

Dopo aver abbozzato un solido piano per il tuo progetto, la fase successiva della gestione del progetto prevede un'analisi più approfondita dei dati degli stakeholder e degli esperti. Questo mostrerà se puoi andare avanti.

Condurre studi di fattibilità

Gli studi di fattibilità consentono al tuo team di determinare se gli obiettivi del progetto sono realizzabili. Tutte le parti interessate valutano i pro ei contro del progetto e se si dispone di risorse sufficienti, inclusi strumenti tecnologici, dati e competenze del team.

Riassumi le tue scoperte

Una volta completati gli studi di fattibilità, riepiloga i risultati alle parti interessate. Un sommario esecutivo (da una a due pagine) dovrebbe essere sufficiente. Se le persone hanno bisogno di maggiori informazioni, puoi fornire i dettagli della tua analisi.

Cerca l'approvazione dei decisori

Ora il tuo progetto passa nelle mani di chi può approvare il riassunto perché, dopo questo punto, l'investimento in un progetto diventa più pronunciato.

Nella fase di pianificazione, hai elaborato uno schema completo dell'ambito del progetto. La fase di progettazione della gestione del progetto ti consente di compilare i dettagli della strategia per consentire alle parti interessate di andare avanti in base ai dati che hai trovato nello studio di fattibilità.

Ad esempio, il tuo studio di fattibilità determina che la trasformazione digitale costerà all'azienda un investimento iniziale di $ 75.000 per costi di manodopera e strumenti tecnologici. Tuttavia, il tuo studio determina che il piano consentirà ai team di guadagnare $ 250.000 in più ogni anno perché il personale può concentrarsi su attività di livello superiore. La fase di progettazione fornisce più dati per aiutare a prendere decisioni rilevanti durante l'avanzamento di un progetto.

Se la tua analisi dimostra che il progetto può ancora andare avanti, è tempo di passare alla fase successiva.

Chiamato anche esecuzione, lo sviluppo è dove viene spesa la maggior parte del tempo e del lavoro durante la gestione del progetto. Ormai, tutti coloro che lavorano su un progetto sanno quali attività devono essere completate. Le persone possono incontrarsi regolarmente (come indicato nella fase di progettazione della gestione del progetto) per discutere dei successi e delle sfide del passaggio attraverso il progetto.

Inevitabilmente, alcuni aspetti del progetto possono cambiare durante la fase di sviluppo, man mano che le persone approfondiscono le loro attività quotidiane. È essenziale prendere appunti dettagliati sui problemi del personale e su come li risolvono, in particolare quando si passa alle fasi successive di gestione del progetto.

Il test, noto anche come monitoraggio, avviene in concomitanza con lo sviluppo. Qui è dove si eliminano i bug dal sistema e si esegue nuovamente il test fino a quando non lo si ottiene correttamente.

Se sei un'azienda di software, la fase di test del ciclo di vita della gestione del progetto si verifica quando esegui il debug del codice, lo riprovi e continui a eseguire il debug fino a ottenere i risultati desiderati. Per i professionisti del marketing digitale, la fase di test è quando ti assicuri che tutti i plug-in del sito Web funzionino correttamente.

Il test in un progetto ti dà anche un'idea dell'efficienza con cui raggiungerai i tuoi indicatori chiave di prestazione (KPI) prima di entrare nella fase successiva. A questo punto, il tuo progetto sta per concretizzarsi con il payoff in vista.

Tutto il duro lavoro del tuo team viene ripagato durante l'implementazione. I bit di codice si uniscono come software o piattaforma. Una campagna di marketing digitale inizia con un sito Web attivo e annunci che puntano ad esso. Il tuo vecchio sistema informatico è sparito e sostituito con strumenti digitali più veloci ed efficaci.

L'implementazione sembra che il lavoro sia completo e che i tuoi clienti possano accettare la consegna di un prodotto o servizio nuovo di zecca. Tuttavia, il ciclo di vita della gestione del progetto non è ancora terminato.

La manutenzione non è così laboriosa come lo sviluppo, il test o l'implementazione nella gestione dei progetti. Ma è ancora vitale per il successo di un progetto.

Un sito Web e i relativi plug-in potrebbero richiedere aggiornamenti. Un produttore determina che un nuovo tipo di materia prima funziona meglio per creare bulloni dello stelo autosigillanti nella propria linea di produzione, in modo da migliorare i propri processi.

La manutenzione assume molte forme e questa fase della gestione del progetto significa che il tuo team si evolve, si adatta e migliora continuamente i tuoi prodotti o servizi.

Una volta sviluppate le fasi di gestione del progetto, sei pronto

La gestione del progetto può sembrare complicata se non l'hai già implementata. Ma una volta che l'infrastruttura di gestione dei progetti è stata stabilita, viene eseguita da sola con modifiche occasionali. Conduci ricerche mensili per continuare a migliorare e digerisci rapporti mensili, trimestrali e annuali per trovare modi per rendere più efficiente il processo di gestione del progetto. Prendi in considerazione l'idea di incontrarti trimestralmente per discutere di cosa funziona, cosa non funziona e come puoi migliorare i tuoi processi.