7 مراحل من دورة حياة إدارة المشروع لمتابعة النتائج المثلى

أنت مدير مشروع تم تسليمه للتو مشروعًا رفيع المستوى مع عميل جديد. لها موعد نهائي ضيق ، وتحتاج إلى أن يكون كل فرد في الفريق في قمة مستواه.

كيف تبدو دورة حياة إدارة مشروعك؟ تنشئ دورة حياة إدارة المشروع خطة خطوة بخطوة مع أفضل الممارسات لنقل المشروع من البداية إلى النهاية. يتبع مدير المشروع نفس القالب المهيكل لكل مشروع ، مع إجراء التعديلات كلما وجدوا طرقًا للتحسين. يوفر طريقة منظمة لإنشاء وتنفيذ وإنهاء المشروع.

يكمن جمال دورة حياة PM في أنها قابلة للتطوير والتكرار عبر الفرق والمشاريع.

بمجرد إنشاء عملية إدارة المشروع الأساسية الخاصة بك ، تتحسن فرقك في إكمال المهام الداخلية والموجهة للعميل. ألق نظرة على المراحل السبع لدورة حياة إدارة المشروع لتحقيق أفضل النتائج بغض النظر عن مجال عملك.

تُعرف أيضًا باسم البدء ، وهي أهم جزء في دورة حياة إدارة المشروع. كما قال دوايت دي أيزنهاور ، "الخطط غير مجدية ، لكن التخطيط لا غنى عنه". يعني التخطيط أنك تستعد للطوارئ المحتملة وتترك مجالًا للمناورة للتطورات غير المتوقعة.

يمكنك تقسيم التخطيط إلى أربعة أنشطة رئيسية:

• حدد سبب تقدمك في المشروع. قم ببناء حالة لها ، وحدد المشكلة التي تحاول حلها ، وابتكار خارطة طريق لإصلاحها.
• قم بإنشاء مخطط تقريبي لما يتضمنه المشروع. يجب أن يتضمن المخطط التفصيلي الأساسي تقديرًا للنطاق والوقت والموارد اللازمة لمشروعك.
• أشرك جميع أصحاب المصلحة ، لأنهم يقدمون رؤى قيمة للمشروع. يشمل أصحاب المصلحة الموظفين والمقاولين المستقلين والعملاء والموردين والوكالات الحكومية والمجتمعات والمنظمات غير الربحية.
• تطوير التسلسل الهرمي للمشروع. يتضمن التسلسل الهرمي عادةً مدير المشروع باعتباره القائد ومديري الأقسام كنقطة تالية في السلسلة ، يليها مرؤوسو القسم. قد يكون لدى الشركات الأكبر حجمًا تسلسلات هرمية أكثر تعقيدًا ، لذا اختر ما يناسب هيكل عملك بشكل أفضل.
• بمجرد الانتهاء من التخطيط ، تعمق أكثر في ما يتطلبه الأمر لتحريك المشروع.

بمجرد رسم خطة صلبة لمشروعك ، فإن المرحلة التالية من إدارة المشروع تتضمن تحليلًا أعمق للبيانات من أصحاب المصلحة والخبراء. سيوضح هذا ما إذا كان بإمكانك المضي قدمًا.

إجراء دراسات الجدوى

تتيح دراسات الجدوى لفريقك تحديد ما إذا كانت أهداف المشروع قابلة للتحقيق. يقوم جميع أصحاب المصلحة بتقييم إيجابيات وسلبيات المشروع وما إذا كان لديك موارد كافية ، بما في ذلك الأدوات التكنولوجية والبيانات وخبرة الفريق.

لخص نتائجك

بمجرد اكتمال دراسات الجدوى الخاصة بك ، قم بتلخيص نتائجك لأصحاب المصلحة. يجب أن يكون الملخص التنفيذي (صفحة إلى صفحتين) كافياً. إذا احتاج الأشخاص إلى مزيد من المعلومات ، فيمكنك تقديم تفاصيل تحليلك.

اطلب الموافقة من صانعي القرار

الآن ينتقل مشروعك إلى أيدي أولئك الذين يمكنهم الموافقة على الملخص لأنه بعد هذه النقطة ، يصبح الاستثمار في المشروع أكثر وضوحًا.

في مرحلة التخطيط ، توصلت إلى مخطط شامل لنطاق المشروع. تتيح لك مرحلة تصميم إدارة المشروع ملء تفاصيل الاستراتيجية للسماح لأصحاب المصلحة بالمضي قدمًا بناءً على البيانات التي وجدتها في دراسة الجدوى.

على سبيل المثال ، تحدد دراسة الجدوى الخاصة بك أن التحول الرقمي سيكلف الشركة استثمارًا مقدمًا قدره 75000 دولار لتكاليف العمالة والأدوات التكنولوجية. ومع ذلك ، تحدد دراستك أن الخطة ستسمح للفرق بجلب 250 ألف دولار إضافي كل عام لأن الموظفين يمكنهم التركيز على المهام ذات المستوى الأعلى. توفر مرحلة التصميم مزيدًا من البيانات للمساعدة في اتخاذ القرارات ذات الصلة عند التقدم في المشروع.

إذا أثبت تحليلك أن المشروع لا يزال بإمكانه المضي قدمًا ، فقد حان الوقت للمضي قدمًا إلى المرحلة التالية.

يُسمى أيضًا التنفيذ ، التطوير هو المكان الذي يتم فيه إنفاق معظم الوقت والعمالة أثناء إدارة المشروع. الآن ، يعرف كل من يعمل في مشروع ما المهام التي يجب إكمالها. قد يجتمع الناس بانتظام (على النحو المبين في مرحلة تصميم إدارة المشروع) لمناقشة النجاحات والتحديات في التحرك من خلال المشروع.

حتما ، قد تتغير بعض جوانب المشروع خلال مرحلة التطوير ، حيث يتعمق الناس في مهامهم اليومية. من الضروري تدوين ملاحظات تفصيلية حول مشاكل الموظفين وكيفية حلها ، لا سيما عند الانتقال إلى مراحل لاحقة لإدارة المشروع.

الاختبار ، المعروف أيضًا باسم المراقبة ، يحدث بالتزامن مع التطوير. هذا هو المكان الذي تخرج فيه الأخطاء من النظام وتعيد اختباره حتى تحصل عليه بشكل صحيح.

إذا كنت شركة برمجيات ، فإن مرحلة الاختبار لدورة حياة إدارة مشروعك تحدث عندما تقوم بتصحيح التعليمات البرمجية ، وإعادة اختبارها ، ومتابعة تصحيحها حتى تحصل على النتائج التي تريدها. بالنسبة للمسوقين الرقميين ، تكون مرحلة الاختبار عندما تتأكد من أن جميع المكونات الإضافية لمواقع الويب تعمل بشكل صحيح.

يمنحك الاختبار في المشروع أيضًا فكرة عن مدى كفاءة وصولك إلى مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) قبل الدخول إلى المرحلة التالية. في هذه المرحلة ، يكون مشروعك على وشك تحقيق المردود في الأفق.

كل العمل الشاق لفريقك يؤتي ثماره أثناء التنفيذ. تتجمع أجزاء من التعليمات البرمجية معًا كبرنامج أو نظام أساسي. تبدأ حملة التسويق الرقمي بنشر موقع ويب مباشر وإعلانات تشير إليه. اختفى نظام الكمبيوتر القديم واستبدلت بأدوات رقمية أسرع وأكثر فاعلية.

يبدو التنفيذ وكأن العمل قد اكتمل ويمكن لعملائك قبول تسليم منتج أو خدمة جديدة تمامًا. ومع ذلك ، فإن دورة حياة إدارة مشروعك لم تنته بعد.

الصيانة ليست شاقة مثل التطوير أو الاختبار أو التنفيذ في إدارة المشروع. لكنها لا تزال حيوية لنجاح المشروع.

قد يتطلب موقع الويب ومكوناته الإضافية تحديثات. تحدد الشركة المصنعة أن نوعًا جديدًا من المواد الخام يعمل بشكل أفضل لإنشاء مسامير ساق ذاتية الختم في خط إنتاجها ، بحيث تعمل على تحسين عملياتها.

تتخذ الصيانة أشكالًا عديدة ، وهذه المرحلة من إدارة المشروع تعني أن فريقك يتطور باستمرار ويتكيف ويحسن منتجاتك أو خدماتك.

بمجرد تطوير مراحل إدارة المشروع ، تكون جاهزًا

قد تبدو إدارة المشروع معقدة إذا لم تكن لديك بالفعل. ولكن بمجرد إنشاء البنية التحتية لإدارة مشروعك ، فإنها تعمل من تلقاء نفسها مع بعض التعديلات العرضية. قم بإجراء بحث شهري لمواصلة تحسين واستيعاب التقارير الشهرية والفصلية والسنوية لإيجاد طرق لجعل عملية إدارة المشروع تعمل بكفاءة أكبر. ضع في اعتبارك الاجتماع ربع سنوي لمناقشة ما ينجح وما لا ينجح وكيف يمكنك تحسين عملياتك.