Optimum Sonuçlar İçin İzlenecek Proje Yönetimi Yaşam Döngüsünün 7 Aşaması

Yeni bir müşteriyle yüksek profilli bir proje teslim edilen bir proje yöneticisisiniz. Sıkı bir son teslim tarihi var ve takımdaki herkesin oyunun zirvesinde olmasına ihtiyacınız var.

Proje yönetimi yaşam döngünüz neye benziyor? Bir proje yönetimi yaşam döngüsü, bir projeyi baştan sona taşımak için en iyi uygulamalarla adım adım bir plan oluşturur. Bir proje yöneticisi, her proje için aynı yapılandırılmış şablonu takip eder ve iyileştirmenin yollarını buldukça ince ayarlar yapar. Bir projeyi oluşturmak, yürütmek ve bitirmek için yapılandırılmış bir yol sağlar.

Bir PM yaşam döngüsünün güzelliği, ölçeklenebilir ve ekipler ve projeler arasında tekrarlanabilir olmasıdır.

Temel proje yönetimi sürecinizi oluşturduğunuzda, ekipleriniz müşteriye yönelik ve dahili görevleri tamamlamada daha iyi hale gelir. Sektörünüz ne olursa olsun en iyi sonuçları elde etmek için proje yönetimi yaşam döngüsünün yedi aşamasına bir göz atın.

Başlatma olarak da adlandırılan planlama aşaması, proje yönetimi yaşam döngüsünün en önemli parçasıdır. Dwight D. Eisenhower'ın dediği gibi, "Planlar işe yaramaz ama planlama vazgeçilmezdir." Planlama, olası beklenmedik durumlara hazırlanmanız ve beklenmedik gelişmeler için biraz boşluk bırakmanız anlamına gelir.

Planlamayı dört ana faaliyete ayırabilirsiniz:

• Projede neden ilerlediğinizi belirleyin. Bunun için bir vaka oluşturun, çözmeye çalıştığınız sorunu belirleyin ve düzeltmek için bir yol haritası oluşturun.
• Projenin neleri kapsadığının kaba bir taslağını oluşturun. Temel taslak, projeniz için gereken kapsam, zaman ve kaynakların bir tahminini içermelidir.
• Projeye değerli içgörüler getirdikleri için tüm paydaşları dahil edin. Paydaşlar arasında personel, bağımsız yükleniciler, müşteriler, tedarikçiler, devlet kurumları, topluluklar ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar bulunur.
• Bir proje hiyerarşisi geliştirin. Hiyerarşi tipik olarak lider olarak proje yöneticisini, zincirdeki bir sonraki nokta olarak departman yöneticilerini ve ardından departman astlarını içerir. Daha büyük şirketlerin daha karmaşık hiyerarşileri olabilir, bu nedenle iş yapınıza en uygun olanı seçin.
• Planlamayı yaptıktan sonra, projeyi ilerletmek için nelerin gerekli olduğuna daha derinden dalın.

Projeniz için sağlam bir plan çizdikten sonra, proje yönetiminin bir sonraki aşaması, paydaşlardan ve uzmanlardan gelen verilerin daha derin bir analizini içerir. Bu, ileriye doğru hareket edip edemeyeceğinizi gösterecektir.

Fizibilite çalışmaları yapmak

Fizibilite çalışmaları, ekibinizin projenin hedeflerine ulaşılabilir olup olmadığını belirlemesini sağlar. Tüm paydaşlar, projenin artılarını ve eksilerini ve teknolojik araçlar, veriler ve ekip uzmanlığı dahil olmak üzere yeterli kaynağa sahip olup olmadığınızı değerlendirir.

Bulgularınızı özetleyin

Fizibilite çalışmalarınız tamamlandıktan sonra bulgularınızı paydaşlara özetleyin. Bir yönetici özeti (bir ila iki sayfa) yeterli olmalıdır. İnsanların daha fazla bilgiye ihtiyacı varsa, analizinizin ayrıntılarını sağlayabilirsiniz.

Karar vericilerden onay isteyin

Artık projeniz özeti onaylayabilecek kişilerin eline geçiyor çünkü bu noktadan sonra projeye yapılan yatırım daha belirgin hale geliyor.

Planlama aşamasında, projenin kapsamının kapsamlı bir taslağını çıkardınız. Proje yönetiminin tasarım aşaması, fizibilite çalışmasında bulduğunuz verilere dayanarak paydaşların ilerlemesini sağlamak için stratejinin ayrıntılarını doldurmanıza olanak tanır.

Örneğin, fizibilite çalışmanız, dijital dönüşümün şirkete işgücü maliyetleri ve teknolojik araçlar için 75.000 dolarlık bir ön yatırıma mal olacağını belirledi. Bununla birlikte, çalışmanız, planın ekiplerin her yıl 250.000 ABD Doları daha fazla gelir getirmesine izin vereceğini, çünkü personelin daha yüksek seviyeli görevlere odaklanabileceğini belirledi. Tasarım aşaması, bir projeyi ilerletirken ilgili kararların alınmasına yardımcı olacak daha fazla veri sağlar.

Analiziniz projenin hala ilerleyebileceğini kanıtlarsa, bir sonraki aşamaya geçme zamanı.

Yürütme olarak da adlandırılan geliştirme, proje yönetimi sırasında en çok zaman ve emeğin harcandığı yerdir. Artık bir proje üzerinde çalışan herkes hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini biliyor. İnsanlar, projede ilerlemenin başarılarını ve zorluklarını tartışmak için (proje yönetiminin tasarım aşamasında belirtildiği gibi) düzenli olarak bir araya gelebilirler.

Kaçınılmaz olarak, projenin bazı yönleri geliştirme aşamasında, insanlar günlük görevlerinin derinliklerine indikçe değişebilir. Özellikle sonraki proje yönetimi aşamalarından geçerken, personel sorunları ve bunların nasıl çözüldüğü hakkında ayrıntılı notlar almak çok önemlidir.

İzleme olarak da bilinen test, geliştirme ile aynı anda gerçekleşir. Bu, hataları sistemden çıkardığınız ve doğru olana kadar yeniden test ettiğiniz yerdir.

Bir yazılım şirketiyseniz, proje yönetimi yaşam döngünüzün test aşaması, kodda hata ayıkladığınızda, yeniden test ettiğinizde ve istediğiniz sonuçları elde edene kadar hata ayıklamaya devam ettiğinizde gerçekleşir. Dijital pazarlamacılar için test aşaması, tüm web sitesi eklentilerinin doğru çalıştığından emin olduğunuz zamandır.

Bir projede test yapmak, bir sonraki aşamaya geçmeden önce temel performans göstergelerinize (KPI'ler) ne kadar verimli ulaşacağınız konusunda size bir fikir verir. Bu noktada, projeniz görünürde getirisi ile bir araya gelmek üzere.

Tüm ekibinizin sıkı çalışması, uygulama sırasında karşılığını verir. Kod parçaları, yazılım veya platform olarak bir araya gelir. Dijital pazarlama kampanyası, bir web sitesinin yayına girmesi ve reklamların onu işaret etmesiyle başlar. Eski bilgisayar sisteminiz gitti ve yerini daha hızlı, daha etkili dijital araçlar aldı.

Uygulama, iş tamamlanmış gibi görünüyor ve müşterileriniz yepyeni bir ürün veya hizmetin teslimini kabul edebilir. Ancak, proje yönetimi yaşam döngünüz henüz tam olarak tamamlanmadı.

Bakım, proje yönetiminde geliştirme, test etme veya uygulama kadar zahmetli değildir. Ancak yine de bir projenin başarısı için hayati önem taşır.

Bir web sitesi ve eklentileri güncelleme gerektirebilir. Bir üretici, yeni bir tür hammaddenin kendi üretim hattında kendinden contalı mil cıvataları oluşturmak için daha iyi çalıştığını belirler ve böylece süreçlerini iyileştirir.

Bakım birçok şekilde gerçekleşir ve proje yönetiminin bu aşaması, ekibinizin ürünlerinizi veya hizmetlerinizi sürekli olarak geliştirdiği, uyarladığı ve iyileştirdiği anlamına gelir.

Proje yönetimi aşamalarını geliştirdikten sonra

Halihazırda elinizde yoksa proje yönetimi karmaşık görünebilir. Ancak proje yönetimi altyapınız bir kez kurulduğunda, ara sıra ince ayarlarla kendi kendine çalışır. Geliştirmeye devam etmek için aylık araştırmalar yapın ve proje yönetimi sürecini daha verimli hale getirmenin yollarını bulmak için aylık, üç aylık ve yıllık raporları özetleyin. Neyin işe yarayıp yaramadığını ve süreçlerinizi nasıl iyileştirebileceğinizi tartışmak için üç ayda bir toplantı yapmayı düşünün.